Σε αυτήν τη σελίδα συγκεντρώνονται όλα όσα λαμβάνει ο πελάτης από την εταιρεία σας: και οι υπενθυμίσεις που στέλνονται προς την καθορισμένη ώρα, και τα μηνύματα που στέλνονται μόνα τους με την αλλαγή της κατάστασης της εργασίας. Τα κείμενα των μηνυμάτων ορίζονται επίσης εδώ.
Πού να βρείτε τη σελίδα
Στο αριστερό μενού αναπτύξτε την ομάδα Πύλη πελατών και επιλέξτε Ρυθμίσεις υπενθυμίσεων. Η ομάδα εμφανίζεται μόνο με ενεργοποιημένη τη μονάδα — δείτε το άρθρο «Πύλη πελατών — επισκόπηση».
Δύο μπλοκ στη σελίδα
Η σελίδα χωρίζεται σε δύο μπλοκ και δεν αξίζει να τα μπερδεύετε — ενεργοποιούνται για διαφορετικούς λόγους:
| Μπλοκ | Πότε στέλνεται | Παράδειγμα |
|---|---|---|
| Ρυθμίσεις προγραμματισμένων ειδοποιήσεων | Κατά χρόνο: N λεπτά πριν από την επίσκεψη ή μετά από αυτήν | «Σας θυμίζουμε, ο τεχνικός θα φτάσει σε μία ώρα» |
| Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων ανά κατάσταση | Κατά γεγονός: η εργασία πέρασε σε συγκεκριμένη κατάσταση | «Ο εκτελεστής ξεκίνησε προς εσάς» |
Το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο: η υπενθύμιση θα σταλεί ακόμη κι αν η κατάσταση δεν άλλαξε, και η ειδοποίηση ανά κατάσταση ακόμη κι αν μέχρι την επίσκεψη μένει μία ημέρα.
Προγραμματισμένες υπενθυμίσεις
Πώς να δημιουργήσετε
- Πατήστε «Δημιουργία υπενθύμισης».
- Τίτλος — πώς θα ονομάζεται η υπενθύμιση στη λίστα. Τον βλέπετε μόνο εσείς.
- Επιλογή υπενθύμισης — «Πριν» ή «Μετά».
- Αποστολή πριν/μετά — το διάστημα σε λεπτά. Η τιμή
0σημαίνει «τη στιγμή του σημείου αναφοράς». - Κανάλια — SMS, e-mail ή και τα δύο.
- Τα κείμενα του μηνύματος: Κείμενο SMS, Θέμα του email, Κείμενο email.
- Ενεργοποιήθηκε — να ενεργοποιηθεί η υπενθύμιση.
Στη λίστα η υπενθύμιση εμφανίζεται με τις στήλες Τίτλος, Αποστολή πριν/μετά, Επιλογή υπενθύμισης, Κανάλια, Ενεργοποιήθηκε και τις ενέργειες — μολύβι για διόρθωση και κάδος για διαγραφή.
Ειδοποιήσεις ανά κατάσταση
Οι καταστάσεις είναι δικές σας, όχι του συστήματος
Η λίστα των καταστάσεων σε αυτό το μπλοκ δεν είναι έτοιμος κατάλογος του Shifton. Τις καταστάσεις των εργασιών τις δημιουργείτε και τις ονομάζετε μόνοι σας στην ενότητα Ρυθμίσεις εργασιών → Καταστάσεις, και ο πίνακας των ειδοποιήσεων δείχνει ακριβώς το δικό σας σύνολο. Στις εικόνες αυτού του άρθρου είναι οι καταστάσεις μιας εταιρείας· εσείς θα έχετε τις δικές σας.
Από εδώ προκύπτει η σειρά της εργασίας: πρώτα οι καταστάσεις, μετά οι ειδοποιήσεις για αυτές. Μια νέα κατάσταση, που προστίθεται αργότερα, θα εμφανιστεί στον πίνακα ως κενή γραμμή — χωρίς κανάλια, και μέσω αυτής δεν θα σταλεί τίποτα στον πελάτη, όσο δεν τα ορίσετε.
Πώς να ορίσετε ειδοποίηση για μια κατάσταση
Πατήστε + στη γραμμή της κατάστασης — θα ανοίξει το παράθυρο «Προσθήκη κανόνα για καταστάσεις»:
- Κατάσταση — η κατάσταση στη μετάβαση προς την οποία θα ενεργοποιηθεί ο κανόνας.
- Κανάλια — SMS, e-mail ή και τα δύο.
- Κείμενο SMS — το κείμενο του SMS.
- Θέμα του email — το θέμα του email.
- Κείμενο email — το κείμενο του email.
- Ενεργοποιήθηκε — αν ο κανόνας είναι ενεργοποιημένος.
Πατήστε «Αποθήκευση». Στον πίνακα, απέναντι από την κατάσταση, θα εμφανιστούν τα επιλεγμένα κανάλια και η γκρι ένδειξη θα γίνει πράσινη.
Η κατάσταση για την οποία δεν έχει οριστεί κανένα κανάλι επισημαίνεται με γκρι — μέσω αυτής ο πελάτης δεν λαμβάνει τίποτα.
Υποκαταστάσεις στο κείμενο του μηνύματος
Τα κείμενα δεν είναι στατικά: σε αυτά συμπληρώνονται τα δεδομένα της συγκεκριμένης εργασίας. Κάτω από κάθε πεδίο υπάρχει υπόδειξη με τη λίστα των επιτρεπόμενων υποκαταστάσεων:
{executor_name} — το όνομα του εκτελεστή · {company_name} — η επωνυμία της εταιρείας · {client_first_name} — το όνομα του πελάτη · {client_last_name} — το επώνυμο του πελάτη · {scheduled_time} — ο προγραμματισμένος χρόνος της επίσκεψης · {task_id} — ο αριθμός της εργασίας · {company_id} — ο αριθμός της εταιρείας · {client_id} — ο αριθμός του πελάτη · {link_map} — ο σύνδεσμος για τη σελίδα παρακολούθησης · {link_feedback} — ο σύνδεσμος για τη φόρμα της κριτικής
Το κύριο για τους συνδέσμους. Οι σύνδεσμοι για τον χάρτη και για την κριτική δεν προστίθενται αυτόματα — μπαίνουν στο μήνυμα μόνο μέσω των {link_map} και {link_feedback}. Αν δεν εισαγάγετε την υποκατάσταση, το μήνυμα θα σταλεί χωρίς σύνδεσμο: ο πελάτης δεν θα μπορέσει ούτε να παρακολουθήσει τον εκτελεστή ούτε να αφήσει κριτική, και από τη διεπαφή αυτό δεν φαίνεται καθόλου — ο κανόνας θα δείχνει ρυθμισμένος.
Παράδειγμα κειμένου SMS για την κατάσταση «ο εκτελεστής ξεκίνησε»:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Και το θέμα του email για αυτήν:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}Το email στον πελάτη έρχεται στο όνομα του Shifton Robot ([email protected]) με το θέμα που ορίσατε εσείς.
Τι χρειάζεται, για να φτάνουν τα μηνύματα
- Για τα SMS χρειάζεται υπόλοιπο. Κάθε SMS χρεώνεται από το υπόλοιπο SMS — βρίσκεται στη σελίδα Χρέωση SMS. Με μηδενικό υπόλοιπο τα SMS δεν στέλνονται. Τα email είναι δωρεάν και δεν εξαρτώνται από το υπόλοιπο.
- Ο πελάτης πρέπει να έχει συμπληρωμένα τηλέφωνο και/ή email, και αυτά τα πεδία πρέπει να είναι συνδεδεμένα με τα κανάλια στο Μονάδες → Ρυθμίσεις → Πύλη πελατών.
- Ο κανόνας πρέπει να είναι ενεργοποιημένος — διακόπτης Ενεργοποιήθηκε.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Η υπενθύμιση δημιουργήθηκε, αλλά δεν στέλνεται | Ο διακόπτης Ενεργοποιήθηκε είναι κλειστός | Ενεργοποιήστε την υπενθύμιση στη λίστα |
| Με την αλλαγή της κατάστασης ο πελάτης δεν έλαβε τίποτα | Στην κατάσταση δεν έχει οριστεί κανένα κανάλι (γκρι ένδειξη) | Πατήστε + στη γραμμή της κατάστασης και ορίστε κανάλια και κείμενο |
| Εμφανίστηκε νέα κατάσταση, ειδοποιήσεις για αυτήν δεν υπάρχουν | Η κατάσταση προστέθηκε μετά τη ρύθμιση των ειδοποιήσεων | Ορίστε κανόνα για αυτήν — η νέα κατάσταση δημιουργείται κενή |
| Ο πελάτης έλαβε μήνυμα χωρίς σύνδεσμο | Στο κείμενο δεν έχει εισαχθεί η υποκατάσταση {link_map} ή {link_feedback} | Προσθέστε την υποκατάσταση που χρειάζεται στο κείμενο του κανόνα |
Στο μήνυμα φαίνεται η ίδια η υποκατάσταση, για παράδειγμα {client_first_name} | Τυπογραφικό λάθος στην ονομασία — μια άγνωστη υποκατάσταση φτάνει στον πελάτη ως απλό κείμενο | Αντιγράψτε την ονομασία από την υπόδειξη κάτω από το πεδίο |
| Τα email έρχονται, τα SMS όχι | Μηδενικό υπόλοιπο SMS ή ο πελάτης δεν έχει τηλέφωνο | Ανανεώστε το υπόλοιπο στη σελίδα Χρέωση SMS, ελέγξτε την κάρτα του πελάτη |
Συχνές ερωτήσεις
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει η προγραμματισμένη υπενθύμιση από την ειδοποίηση ανά κατάσταση; Απάντηση: Η υπενθύμιση είναι συνδεδεμένη με τον χρόνο της επίσκεψης — στέλνεται N λεπτά πριν ή μετά. Η ειδοποίηση ανά κατάσταση είναι συνδεδεμένη με το γεγονός — η εργασία πέρασε σε μια κατάσταση. Το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο.
Ερώτηση: Σε ποιες μονάδες ορίζεται το διάστημα της υπενθύμισης; Απάντηση: Σε λεπτά. Η τιμή 0 σημαίνει αποστολή στο ίδιο το σημείο αναφοράς.
Ερώτηση: Πόσες υπενθυμίσεις μπορούν να δημιουργηθούν; Απάντηση: Περιορισμός δεν υπάρχει. Συνήθως φτιάχνουν δύο-τρεις: για παράδειγμα, μία ημέρα πριν με email και 30 λεπτά πριν με SMS.
Ερώτηση: Έχω άλλες καταστάσεις από αυτές της εικόνας. Είναι κανονικό; Απάντηση: Ναι. Τις καταστάσεις τις δημιουργείτε εσείς στο Ρυθμίσεις εργασιών → Καταστάσεις, και ο πίνακας δείχνει ακριβώς το δικό σας σύνολο.
Ερώτηση: Πρόσθεσα νέα κατάσταση — γιατί δεν έχει ειδοποιήσεις; Απάντηση: Η νέα κατάσταση εμφανίζεται στον πίνακα ως κενή γραμμή, χωρίς κανάλια. Ανοίξτε την μέσω του + και ορίστε κανάλια και κείμενο.
Ερώτηση: Μπορώ να στέλνω μόνο email και να μην ξοδεύω SMS; Απάντηση: Ναι, αφήστε στον κανόνα μόνο το κανάλι e-mail.
Ερώτηση: Ο πελάτης έλαβε μήνυμα, αλλά χωρίς σύνδεσμο για τον χάρτη. Γιατί; Απάντηση: Στο κείμενο δεν υπάρχει η υποκατάσταση {link_map}. Ο σύνδεσμος δεν προστίθεται μόνος του — πρέπει να γραφτεί στο κείμενο.
Ερώτηση: Μπορώ να γράψω το κείμενο του μηνύματος στη γλώσσα μου; Απάντηση: Ναι, το κείμενο είναι εξ ολοκλήρου δικό σας. Λάβετε υπόψη ότι θα σταλεί σε όλους τους πελάτες σε αυτήν τη μορφή — στη γλώσσα του πελάτη δεν μεταφράζεται.
Ερώτηση: Τι βλέπει ο πελάτης στη θέση της υποκατάστασης, αν δεν υπάρχουν δεδομένα; Απάντηση: Η υποκατάσταση αντικαθίσταται με ό,τι υπάρχει στην εργασία. Αν το πεδίο του πελάτη δεν είναι συμπληρωμένο, στη θέση του θα υπάρχει κενό — γι’ αυτό το όνομα καλύτερα να το ελέγχετε στην κάρτα του πελάτη από πριν.
Ερώτηση: Μπορώ να απενεργοποιήσω τις ειδοποιήσεις για όλες τις καταστάσεις μαζί; Απάντηση: Ξεχωριστός διακόπτης δεν υπάρχει — τα κανάλια αφαιρούνται από κάθε κατάσταση χωριστά. Πιο γρήγορα είναι να απενεργοποιήσετε ολόκληρη τη μονάδα στο Ρυθμίσεις εταιρείας → Μονάδες.
Ερώτηση: Ποιος μπορεί να αλλάξει αυτές τις ρυθμίσεις; Απάντηση: Ο ιδιοκτήτης και ο διαχειριστής της εταιρείας.
Ερώτηση: Οι ειδοποιήσεις στέλνονται και στον πελάτη και στον υπάλληλο; Απάντηση: Όχι. Οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα αφορούν μόνο τον πελάτη. Οι ειδοποιήσεις στους υπαλλήλους ρυθμίζονται ξεχωριστά — στο προφίλ του υπαλλήλου και στις ρυθμίσεις της μονάδας Εργασίες.