Αρχείο αιτημάτων

Η καρτέλα Αρχείο στη σελίδα Requests αποθηκεύει όλα τα αιτήματα που έφτασαν σε τελική κατάσταση — Εγκρίθηκε ή Απορρίφθηκε. Αυτό είναι αρχείο μόνο για ανάγνωση: χρησιμοποιήστε το για αναζήτηση παλαιότερων απουσιών, έλεγχο εγγραφών αδειών ή ανάλυση τάσεων.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Μετάβαση στο Archive

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Ανοίξτε Αιτήματα στο πλευρικό πάνελ	Ανοίγει η σελίδα Requests
2	Πατήστε την καρτέλα Αρχείο	Η προβολή αλλάζει σε ιστορικά αιτήματα

Προβολή και φιλτράρισμα αρχειοθετημένων αιτημάτων

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Δείτε τη λίστα — κάθε γραμμή εμφανίζει όνομα εργαζομένου, τύπο απουσίας, ημερομηνίες και κατάσταση
2	Πατήστε τη γραμμή αιτήματος	Ανοίγει λεπτομερής προβολή με πλήρεις πληροφορίες και συνημμένα
3	Επιλέξτε εργαζόμενο στο Υπάλληλος	Εμφανίζονται μόνο τα αρχειοθετημένα αιτήματά του
4	Ορίστε Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία λήξης	Εμφανίζονται αιτήματα για την επιλεγμένη περίοδο
5	Επιλέξτε Εγκρίθηκε ή Απορρίφθηκε στο Κατάσταση	Η λίστα περιορίζεται στην επιθυμητή κατάσταση
6	Πατήστε εικονίδιο Ανανέωση	Η λίστα ανανεώνεται

Πεδία αρχειοθετημένου αιτήματος

Πεδίο	Περιγραφή
Employee	Όνομα εργαζομένου που υπέβαλε το αίτημα
Type payment	Πληρωμένη ή μη πληρωμένη απουσία
Type time-off	Κατηγορία: Ημέρα χωρίς ασθένεια, Vacation, Holiday ή προσαρμοσμένος τύπος
Date / Time range	Ημερομηνίες (ή ημερομηνία και ώρα για μερικά αιτήματα) From και To
Status	Τελική κατάσταση — Εγκρίθηκε ή Απορρίφθηκε
Shift action	Τι έγινε με τις αλληλεπικαλυπτόμενες βάρδιες (Nothing, Deleted, Moved to Ανοιχτές βάρδιες)
Attachment	Αρχείο επισυναπτόμενο στο αρχικό αίτημα

Σχετικά άρθρα

Συχνές ερωτήσεις

Ε1: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ καρτελών Αιτήματα και Αρχείο;
Η καρτέλα Αιτήματα εμφανίζει ενεργά αιτήματα (Pending και πρόσφατα Approved). Η καρτέλα Αρχείο αποθηκεύει αιτήματα με τελική κατάσταση.

Ε2: Μπορεί αρχειοθετημένο αίτημα να επεξεργαστεί ή να διαγραφεί;
Όχι. Τα αρχειοθετημένα αιτήματα είναι μόνο για ανάγνωση. Αν χρειαστεί διόρθωση, υποβάλετε νέο αίτημα.

Ε3: Πόσο πίσω πηγαίνει το Αρχείο;
Το Archive αποθηκεύει όλα τα ιστορικά αιτήματα χωρίς αυτόματη διαγραφή. Χρησιμοποιήστε φίλτρα εύρους ημερομηνιών για αναζήτηση σε οποιαδήποτε περίοδο.

Ε4: Γιατί εγκεκριμένο αίτημα εμφανίζεται ακόμα στην καρτέλα Αιτήματα και όχι στο Αρχείο;
Πρόσφατα εγκεκριμένα αιτήματα μπορεί να παραμείνουν στην καρτέλα Requests μέχρι τη λήξη της περιόδου απουσίας — στη συνέχεια μεταφέρονται αυτόματα στο Archive.

Ε5: Το αρχείο δεν εμφανίζει εγγραφές — γιατί;
Είτε κανένα αίτημα δεν έχει εγκριθεί ή απορριφθεί ακόμη, είτε τα φίλτρα είναι πολύ αυστηρά. Πατήστε Ανανέωση και καθαρίστε τα φίλτρα.

Ε6: Μπορούν τα δεδομένα αρχείου να εξαχθούν σε Excel;
Όχι, η απευθείας εξαγωγή από το Archive δεν είναι διαθέσιμη. Χρησιμοποιήστε την ενότητα Αναφορές για εξαγωγή δεδομένων απουσιών.

Ε7: Βλέπει ο εργαζόμενος τα αρχειοθετημένα αιτήματά του;
Ναι. Ο εργαζόμενος βλέπει το ιστορικό των αιτημάτων του στο Archive — μόνο τις δικές του εγγραφές.

Ε8: Πόσο καιρό αποθηκεύονται οι εγγραφές στο αρχείο;
Επ’ αόριστον. Το αρχείο δεν καθαρίζεται αυτόματα.

Ε9: Μπορεί ένα απορριφθέν αίτημα να αποκατασταθεί;
Όχι. Για νέα περίοδο απουσίας πρέπει να δημιουργηθεί νέο αίτημα.

Ε10: Εμφανίζεται το συνημμένο αρχείο στο αρχειοθετημένο αίτημα;
Ναι. Πατήστε στη γραμμή αιτήματος — ανοίγει λεπτομερής προβολή με όλα τα συνημμένα.

Ε11: Το αίτημα εξαφανίστηκε από την καρτέλα Αιτήματα, αλλά δεν μπορώ να το βρω στο Αρχείο.
Ορίστε Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία λήξης με ευρύ εύρος και πατήστε Refresh. Πιθανόν το αίτημα εγκρίθηκε και μεταφέρθηκε αυτόματα.

Ε12: Εμφανίζει το Αρχείο αιτήματα «μέρος της ημέρας» ξεχωριστά από «Ολόκληρη μέρα»;
Όχι, και οι δύο τύποι αποθηκεύονται στο ίδιο αρχείο. Ο τύπος εμφανίζεται στη στήλη Date/Time — για «μέρος της ημέρας» φαίνεται η ακριβής ώρα.

Ε13: Μπορεί το Αρχείο να φιλτραριστεί κατά τύπο απουσίας;
Όχι. Τα φίλτρα στην καρτέλα Archive — μόνο κατά εργαζόμενο, ημερομηνίες και κατάσταση (Approved/Rejected).

Ε14: Πώς μπορεί ο υπεύθυνος να ελέγξει πόσες φορές ένας εργαζόμενος πήρε αναρρωτική μέσα στο έτος;
Archive → φίλτρο κατά εργαζόμενο + εύρος ημερομηνιών για το έτος → δείτε τις γραμμές με τύπο Ημέρα χωρίς ασθένεια.

Ε15: Εμφανίζονται αιτήματα που δημιουργήθηκαν χειροκίνητα από υπεύθυνο στο Αρχείο;
Όχι. Το Archive περιέχει μόνο αιτήματα που υποβλήθηκαν μέσω φόρμας + Ζητήστε άδεια και πέρασαν τη διαδικασία έγκρισης/απόρριψης.