Πρότυπα δραστηριοτήτων

Διαχείριση επαναχρησιμοποιησιμων διαμορφώσεων δραστηριοτήτων για την επιτάχυνση της δημιουργίας εργασιών και τη διασφάλιση ομοιομορφίας σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Τι είναι αυτό;

Τα πρότυπα δραστηριοτήτων είναι προκαθορισμένες διαμορφώσεις που μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν κατά τη δημιουργία νέων δραστηριοτήτων. Αντί να συμπληρώνετε κάθε φορά τα ίδια πεδία — ονομασία, διάρκεια, έργο, σημειώσεις — τα αποθηκεύετε ως πρότυπο και τα εφαρμόζετε με λίγα κλικ.

Τα πρότυπα διαχειρίζονται στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας της σελίδας Activity (δίπλα στην καρτέλα Calendar). Μετά τη δημιουργία τους, τα πρότυπα είναι διαθέσιμα κατά τη δημιουργία νέων δραστηριοτήτων — τόσο μεμονωμένα όσο και μαζικά.

Προαπαιτούμενα

#	Απαίτηση	Λεπτομέρειες
1	Πρόσβαση στη σελίδα Activity	Απαιτείται πρόσβαση στη λειτουργικότητα δραστηριοτήτων.
2	Ρόλος Διευθυντής, Διαχειριστής η Ιδιοκτήτης	Για τη διαχείριση προτύπων απαιτούνται αυξημένα δικαιώματα.
3	Διαμορφωμένα έργα	Τα πρότυπα μπορούν να αναφέρονται σε συγκεκριμένα έργα.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Πλοήγηση στα πρότυπα δραστηριοτήτων

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Μεταβείτε στη σελίδα δραστηριότητα μέσω της αριστερής πλευρικής γραμμής.	Ανοίγει η σελίδα Activity με ενεργή την καρτέλα Calendar.
2	Κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας (δίπλα στην καρτέλα Calendar).	Ανοίγει η ενότητα προτύπων με τη λίστα υπαρχόντων προτύπων (εάν υπάρχουν).

Δημιουργία νέου προτύπου

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας κάνετε κλικ στο δημιουργώ Περίγραμμα (η στο κουμπί +).	Ανοίγει η φόρμα δημιουργίας προτύπου.
2	Εισάγετε την ονομασία προτύπου — σαφή περιγραφή του τύπου δραστηριότητας.	Το πεδίο ονομασίας είναι συμπληρωμένο.
3	Καθορίστε την προεπιλεγμένη διάρκεια για τις δραστηριότητες που δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο.	Η διάρκεια έχει οριστεί.
4	Επιλέξτε το έργο στο οποίο είναι συνδεδεμένο το πρότυπο (εάν χρειάζεται).	Το έργο είναι συνδεδεμένο.
5	Προσθέστε προεπιλεγμένες σημειώσεις η οδηγίες που θα εμφανίζονται στις δραστηριότητες που δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο.	Οι σημειώσεις αποθηκεύτηκαν ως μέρος του προτύπου.
6	Διαμορφώστε πρόσθετα πεδία κατά τις ανάγκες (τοποθεσία, απαιτήσεις θέσης κλπ.).	Όλες οι απαραίτητες προεπιλεγμένες τιμές έχουν οριστεί.
7	Κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.	Το πρότυπο δημιουργήθηκε και εμφανίζεται στη λίστα.

Επεξεργασία προτύπου

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας βρείτε το επιθυμητό πρότυπο.	Η γραμμή του προτύπου είναι ορατή στη λίστα.
2	Κάνετε κλικ στο κουμπί εκδίδω (εικονίδιο μολυβιού) δίπλα στο πρότυπο.	Ανοίγει η φόρμα επεξεργασίας με τις τρέχουσες τιμές.
3	Πραγματοποιήστε αλλαγές στα απαραίτητα πεδία.	Τα πεδία έχουν ενημερωθεί.
4	Κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.	Το πρότυπο ενημερώθηκε. Οι δραστηριότητες που δημιουργήθηκαν προηγουμένως από αυτό το πρότυπο δεν επηρεάζονται.

Διαγραφή προτύπου

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας βρείτε το πρότυπο για διαγραφή.	Η γραμμή του προτύπου είναι ορατή στη λίστα.
2	Κάνετε κλικ στο κουμπί διαγράφω (εικονίδιο κάδου) δίπλα στο πρότυπο.	Εμφανίζεται διάλογος επιβεβαίωσης.
3	Επιβεβαιώστε τη διαγραφή.	Το πρότυπο διαγράφηκε από τη λίστα. Οι δραστηριότητες που δημιουργήθηκαν προηγουμένως από αυτό το πρότυπο παραμένουν αμετάβλητες.

Χρήση προτύπου κατά τη δημιουργία δραστηριότητας

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Στο ημερολόγιο δραστηριοτήτων κάνετε κλικ στο Δημιουργήστε μια δραστηριότητα.	Ανοίγει η φόρμα δημιουργίας δραστηριότητας.
2	Επιλέξτε πρότυπο από την αναπτυσσόμενη λίστα.	Η φόρμα συμπληρώνεται αυτόματα με τις τιμές του προτύπου (ονομασία, διάρκεια, έργο, σημειώσεις).
3	Εάν χρειάζεται, προσαρμόστε τα πεδία (π.χ. ημερομηνία η συγκεκριμένο υπάλληλο).	Τα πεδία έχουν ρυθμιστεί για αυτό το στιγμιότυπο.
4	Κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.	Δημιουργήθηκε νέα δραστηριότητα βασισμένη στο πρότυπο.

Αναφορά πεδίων προτύπου

Πεδίο	Υποχρεωτικό	Περιγραφή
Ονομασία προτύπου	Ναι	Σαφής ονομασία για το πρότυπο.
Προεπιλεγμένη διάρκεια	Ναι	Προκαθορισμένη διάρκεια δραστηριοτήτων που δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο.
Έργο	Όχι	Προεπιλεγμένο έργο για σύνδεση με τη δραστηριότητα.
Σημειώσεις / Οδηγίες	Όχι	Προεπιλεγμένο κείμενο που θα εμφανίζεται στο πεδίο σημειώσεων της δραστηριότητας.
Τοποθεσία	Όχι	Προεπιλεγμένη τοποθεσία εργασίας.
Θέση	Όχι	Απαιτούμενη θέση για τη δραστηριότητα (χρησιμοποιείται κατά την κατανομή).

Δικαιώματα πρόσβασης

Ρόλος	Προβολή προτύπων	Δημιουργία προτύπων	Επεξεργασία προτύπων	Διαγραφή προτύπων
Εργαζόμενος	Όχι	Όχι	Όχι	Όχι
Διευθυντής βάρδιας	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι
Διευθυντής	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Διαχειριστής	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Ιδιοκτήτης	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι

Συχνές ερωτήσεις

Ε1: Εάν ενημερώσω ένα πρότυπο, θα αλλάξουν οι υπάρχουσες δραστηριότητες;
Όχι. Οι δραστηριότητες που δημιουργήθηκαν προηγουμένως από το πρότυπο παραμένουν αμετάβλητες. Η ενημέρωση του προτύπου επηρεάζει μόνο τις νέες δραστηριότητες που δημιουργούνται από αυτό στο μέλλον.

Ε2: Μπορώ να δημιουργήσω πολλαπλά πρότυπα για ένα έργο;
Ναι. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα πρότυπα χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένων πολλαπλών προτύπων στο πλαίσιο ενός έργου. Για παράδειγμα, ξεχωριστά πρότυπα για «Πρωινό έλεγχο», «Ημερήσια παράδοση» και «Βραδινή αναφορά» — όλα σε ένα έργο.

Ε3: Μπορώ να αντιγράψω ένα πρότυπο;
Εάν η λειτουργία αντιγραφής είναι διαθέσιμη, μπορείτε να αντιγράψετε ένα υπάρχον πρότυπο και να το τροποποιήσετε. Διαφορετικά, δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο και συμπληρώστε παρόμοιες τιμές χειροκίνητα.

Ε4: Είναι τα πρότυπα διαθέσιμα σε όλα τα έργα;
Τα πρότυπα είναι διαθέσιμα σε επίπεδο εταιρείας. Εάν ένα πρότυπο είναι συνδεδεμένο με συγκεκριμένο έργο, αυτό το έργο θα οριστεί ως προεπιλογή, αλλά κατά τη δημιουργία δραστηριότητας το έργο μπορεί να αλλαχθεί.

Πιθανά προβλήματα και λύσεις

Πρόβλημα	Πιθανή αιτία	Λύση
Το κουμπί «Δημιουργία προτύπου» δεν είναι ορατό	Ανεπαρκή δικαιώματα.	Πρότυπα μπορούν να δημιουργήσουν μόνο Διευθυντής, Διαχειριστής η Ιδιοκτήτης. Επικοινωνήστε με τον Διαχειριστή.
Δεν υπάρχουν αρκετά πεδία στη φόρμα προτύπου	Ορισμένα πεδία μπορεί να είναι κρυμμένα πίσω από τον διακόπτη «Προχωρημένος».	Αναζητήστε την ενότητα προχωρημένων ρυθμίσεων στη φόρμα προτύπου.
Ένα διαγραμμένο πρότυπο εξακολουθεί να εμφανίζεται	Πρόβλημα με την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησης.	Ανανεώστε τη σελίδα — το πρότυπο πρέπει να εξαφανιστεί.
Η λίστα προτύπων είναι κενή κατά τη δημιουργία δραστηριότητας	Δεν έχει δημιουργηθεί κανένα πρότυπο.	Μεταβείτε στην καρτέλα Πρότυπα δραστηριότητας και δημιουργήστε τουλάχιστον ένα πρότυπο.
Από το πρότυπο φορτώθηκαν εσφαλμένες τιμές	Το πρότυπο μπορεί να περιέχει παλαιά δεδομένα.	Επεξεργαστείτε το πρότυπο και ενημερώστε τις προεπιλεγμένες τιμές.