Προτυπα δραστηριοτητων

Διαχειριση επαναχρησιμοποιησιμων διαμορφωσεων δραστηριοτητων για την επιταχυνση της δημιουργιας εργασιων και τη διασφαλιση ομοιομορφιας σε ολοκληρο τον οργανισμο.

Τι ειναι αυτο;

Τα προτυπα δραστηριοτητων ειναι προκαθορισμενες διαμορφωσεις που μπορουν να επαναχρησιμοποιηθουν κατα τη δημιουργια νεων δραστηριοτητων. Αντι να συμπληρωνετε καθε φορα τα ιδια πεδια — ονομασια, διαρκεια, εργο, σημειωσεις — τα αποθηκευετε ως προτυπο και τα εφαρμοζετε με λιγα κλικ.

Τα προτυπα διαχειριζονται στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας της σελιδας Activity (διπλα στην καρτελα Calendar). Μετα τη δημιουργια τους, τα προτυπα ειναι διαθεσιμα κατα τη δημιουργια νεων δραστηριοτητων — τοσο μεμονωμενα οσο και μαζικα.

Προαπαιτουμενα

#	Απαιτηση	Λεπτομερειες
1	Προσβαση στη σελιδα Activity	Απαιτειται προσβαση στη λειτουργικοτητα δραστηριοτητων.
2	Ρολος Διευθυντης, Διαχειριστης η Owner	Για τη διαχειριση προτυπων απαιτουνται αυξημενα δικαιωματα.
3	Διαμορφωμενα εργα	Τα προτυπα μπορουν να αναφερονται σε συγκεκριμενα εργα.

Οδηγιες βημα προς βημα

Πλοηγηση στα προτυπα δραστηριοτητων

Βημα	Ενεργεια	Αναμενομενο αποτελεσμα
1	Μεταβειτε στη σελιδα δραστηριότητα μεσω της αριστερης πλευρικης γραμμης.	Ανοιγει η σελιδα Activity με ενεργη την καρτελα Calendar.
2	Κανετε κλικ στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας (διπλα στην καρτελα Calendar).	Ανοιγει η ενοτητα προτυπων με τη λιστα υπαρχοντων προτυπων (εαν υπαρχουν).

Δημιουργια νεου προτυπου

Βημα	Ενεργεια	Αναμενομενο αποτελεσμα
1	Στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας κανετε κλικ στο δημιουργώ Περίγραμμα (η στο κουμπι +).	Ανοιγει η φορμα δημιουργιας προτυπου.
2	Εισαγετε την ονομασια προτυπου — σαφη περιγραφη του τυπου δραστηριοτητας.	Το πεδιο ονομασιας ειναι συμπληρωμενο.
3	Καθοριστε την προεπιλεγμενη διαρκεια για τις δραστηριοτητες που δημιουργουνται απο αυτο το προτυπο.	Η διαρκεια εχει οριστει.
4	Επιλεξτε το εργο στο οποιο ειναι συνδεδεμενο το προτυπο (εαν χρειαζεται).	Το εργο ειναι συνδεδεμενο.
5	Προσθεστε προεπιλεγμενες σημειωσεις η οδηγιες που θα εμφανιζονται στις δραστηριοτητες που δημιουργουνται απο αυτο το προτυπο.	Οι σημειωσεις αποθηκευτηκαν ως μερος του προτυπου.
6	Διαμορφωστε προσθετα πεδια κατα τις αναγκες (τοποθεσια, απαιτησεις θεσης κλπ.).	Ολες οι απαραιτητες προεπιλεγμενες τιμες εχουν οριστει.
7	Κανετε κλικ στο Αποθήκευση.	Το προτυπο δημιουργηθηκε και εμφανιζεται στη λιστα.

Επεξεργασια προτυπου

Βημα	Ενεργεια	Αναμενομενο αποτελεσμα
1	Στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας βρειτε το επιθυμητο προτυπο.	Η γραμμη του προτυπου ειναι ορατη στη λιστα.
2	Κανετε κλικ στο κουμπι εκδίδω (εικονιδιο μολυβιου) διπλα στο προτυπο.	Ανοιγει η φορμα επεξεργασιας με τις τρεχουσες τιμες.
3	Πραγματοποιηστε αλλαγες στα απαραιτητα πεδια.	Τα πεδια εχουν ενημερωθει.
4	Κανετε κλικ στο Αποθήκευση.	Το προτυπο ενημερωθηκε. Οι δραστηριοτητες που δημιουργηθηκαν προηγουμενως απο αυτο το προτυπο δεν επηρεαζονται.

Διαγραφη προτυπου

Βημα	Ενεργεια	Αναμενομενο αποτελεσμα
1	Στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας βρειτε το προτυπο για διαγραφη.	Η γραμμη του προτυπου ειναι ορατη στη λιστα.
2	Κανετε κλικ στο κουμπι διαγράφω (εικονιδιο καδου) διπλα στο προτυπο.	Εμφανιζεται διαλογος επιβεβαιωσης.
3	Επιβεβαιωστε τη διαγραφη.	Το προτυπο διαγραφηκε απο τη λιστα. Οι δραστηριοτητες που δημιουργηθηκαν προηγουμενως απο αυτο το προτυπο παραμενουν αμεταβλητες.

Χρηση προτυπου κατα τη δημιουργια δραστηριοτητας

Βημα	Ενεργεια	Αναμενομενο αποτελεσμα
1	Στο ημερολογιο δραστηριοτητων κανετε κλικ στο Δημιουργήστε μια δραστηριότητα.	Ανοιγει η φορμα δημιουργιας δραστηριοτητας.
2	Επιλεξτε προτυπο απο την αναπτυσσομενη λιστα.	Η φορμα συμπληρωνεται αυτοματα με τις τιμες του προτυπου (ονομασια, διαρκεια, εργο, σημειωσεις).
3	Εαν χρειαζεται, προσαρμοστε τα πεδια (π.χ. ημερομηνια η συγκεκριμενο υπαλληλο).	Τα πεδια εχουν ρυθμιστει για αυτο το στιγμιοτυπο.
4	Κανετε κλικ στο Αποθήκευση.	Δημιουργηθηκε νεα δραστηριοτητα βασισμενη στο προτυπο.

Αναφορα πεδιων προτυπου

Πεδιο	Υποχρεωτικο	Περιγραφη
Ονομασια προτυπου	Ναι	Σαφης ονομασια για το προτυπο.
Προεπιλεγμενη διαρκεια	Ναι	Προκαθορισμενη διαρκεια δραστηριοτητων που δημιουργουνται απο αυτο το προτυπο.
Εργο	Οχι	Προεπιλεγμενο εργο για συνδεση με τη δραστηριοτητα.
Σημειωσεις / Οδηγιες	Οχι	Προεπιλεγμενο κειμενο που θα εμφανιζεται στο πεδιο σημειωσεων της δραστηριοτητας.
Τοποθεσια	Οχι	Προεπιλεγμενη τοποθεσια εργασιας.
Θεση	Οχι	Απαιτουμενη θεση για τη δραστηριοτητα (χρησιμοποιειται κατα την κατανομη).

Δικαιωματα προσβασης

Ρολος	Προβολη προτυπων	Δημιουργια προτυπων	Επεξεργασια προτυπων	Διαγραφη προτυπων
Εργαζομενος	Οχι	Οχι	Οχι	Οχι
Διευθυντης βαρδιας	Ναι	Οχι	Οχι	Οχι
Διευθυντης	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Διαχειριστης	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Owner	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι

Συχνες ερωτησεις

Ε1: Εαν ενημερωσω ενα προτυπο, θα αλλαξουν οι υπαρχουσες δραστηριοτητες;
Οχι. Οι δραστηριοτητες που δημιουργηθηκαν προηγουμενως απο το προτυπο παραμενουν αμεταβλητες. Η ενημερωση του προτυπου επηρεαζει μονο τις νεες δραστηριοτητες που δημιουργουνται απο αυτο στο μελλον.

Ε2: Μπορω να δημιουργησω πολλαπλα προτυπα για ενα εργο;
Ναι. Μπορειτε να δημιουργησετε οσα προτυπα χρειαζεστε, συμπεριλαμβανομενων πολλαπλων προτυπων στο πλαισιο ενος εργου. Για παραδειγμα, ξεχωριστα προτυπα για «Πρωινο ελεγχο», «Ημερησια παραδοση» και «Βραδινη αναφορα» — ολα σε ενα εργο.

Ε3: Μπορω να αντιγραψω ενα προτυπο;
Εαν η λειτουργια αντιγραφης ειναι διαθεσιμη, μπορειτε να αντιγραψετε ενα υπαρχον προτυπο και να το τροποποιησετε. Διαφορετικα, δημιουργηστε ενα νεο προτυπο και συμπληρωστε παρομοιες τιμες χειροκινητα.

Ε4: Ειναι τα προτυπα διαθεσιμα σε ολα τα εργα;
Τα προτυπα ειναι διαθεσιμα σε επιπεδο εταιρειας. Εαν ενα προτυπο ειναι συνδεδεμενο με συγκεκριμενο εργο, αυτο το εργο θα οριστει ως προεπιλογη, αλλα κατα τη δημιουργια δραστηριοτητας το εργο μπορει να αλλαχθει.

Πιθανα προβληματα και λυσεις

Προβλημα	Πιθανη αιτια	Λυση
Το κουμπι «Create template» δεν ειναι ορατο	Ανεπαρκη δικαιωματα.	Προτυπα μπορουν να δημιουργησουν μονο Διευθυντης, Διαχειριστης η Owner. Επικοινωνηστε με τον Διαχειριστη.
Δεν υπαρχουν αρκετα πεδια στη φορμα προτυπου	Ορισμενα πεδια μπορει να ειναι κρυμμενα πισω απο τον διακοπτη «Advanced».	Αναζητηστε την ενοτητα προχωρημενων ρυθμισεων στη φορμα προτυπου.
Ενα διαγραμμενο προτυπο εξακολουθει να εμφανιζεται	Προβλημα με την προσωρινη μνημη του προγραμματος περιηγησης.	Ανανεωστε τη σελιδα — το προτυπο πρεπει να εξαφανιστει.
Η λιστα προτυπων ειναι κενη κατα τη δημιουργια δραστηριοτητας	Δεν εχει δημιουργηθει κανενα προτυπο.	Μεταβειτε στην καρτελα Πρότυπα δραστηριότητας και δημιουργηστε τουλαχιστον ενα προτυπο.
Απο το προτυπο φορτωθηκαν εσφαλμενες τιμες	Το προτυπο μπορει να περιεχει παλαια δεδομενα.	Επεξεργαστειτε το προτυπο και ενημερωστε τις προεπιλεγμενες τιμες.