Έγκριση και απόρριψη αιτημάτων απουσίας

Όταν ένας εργαζόμενος υποβάλλει αίτημα, αυτό μεταβαίνει σε κατάσταση Εκκρεμής και αναμένει εξέταση. Οι υπεύθυνοι και οι διαχειριστές ελέγχουν τις λεπτομέρειες και εγκρίνουν ή απορρίπτουν το αίτημα από τη σελίδα Requests.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Σχήμα αλλαγής καταστάσεων

Κατάσταση	Σημασία	Τι ακολουθεί
Εκκρεμής	Το αίτημα υποβλήθηκε και αναμένει εξέταση	Ο Υπεύθυνος ή ο Διαχειριστής εγκρίνει ή απορρίπτει
Εγκρίθηκε	Το αίτημα εγκρίθηκε	Η απουσία επιβεβαιώνεται· εφαρμόζονται κανόνες για αλληλεπικαλυπτόμενες βάρδιες
Απορρίφθηκε	Το αίτημα απορρίφθηκε	Ο εργαζόμενος ειδοποιείται· δεν γίνονται αλλαγές στις βάρδιες

Φιλτράρισμα αιτημάτων σε κατάσταση Pending

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Ανοίξτε Αιτήματα στο πλευρικό πάνελ	Ανοίγει η σελίδα Requests
2	Ανοίξτε αναπτυσσόμενη λίστα Κατάσταση	Εμφανίζονται επιλογές: Pending, Approved, Rejected
3	Επιλέξτε Εκκρεμής	Εμφανίζονται μόνο αιτήματα σε αναμονή
4	(Προαιρετικά) Επιλέξτε εργαζόμενο στη λίστα Υπάλληλος	Η λίστα περιορίζεται στα αιτήματα του επιλεγμένου εργαζομένου

Έγκριση αιτήματος

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Πατήστε τη γραμμή αιτήματος	Ανοίγει λεπτομερής προβολή με τύπο, ημερομηνίες, τύπο πληρωμής και συνημμένα
2	Πατήστε Να επιτρέψει	Η κατάσταση αλλάζει σε Εγκρίθηκε. Ο εργαζόμενος ειδοποιείται. Οι αλλαγές βαρδιών εφαρμόζονται σύμφωνα με τον επιλεγμένο κανόνα

Απόρριψη αιτήματος

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Πατήστε τη γραμμή αιτήματος	Ανοίγει λεπτομερής προβολή
2	Πατήστε Απορρίμματα	Μπορεί να εμφανιστεί διάλογος για εισαγωγή αιτιολόγησης
3	(Προαιρετικά) Εισαγάγετε αιτιολόγηση απόρριψης	Η αιτιολόγηση είναι ορατή στον εργαζόμενο
4	Επιβεβαιώστε απόρριψη	Η κατάσταση αλλάζει σε Απορρίφθηκε. Δεν γίνονται αλλαγές στις βάρδιες

Εξέταση πολλαπλών αιτημάτων

Βήμα	Ενέργεια	Αναμενόμενο αποτέλεσμα
1	Φιλτράρετε τη λίστα κατά κατάσταση Εκκρεμής	Εμφανίζονται μόνο μη εξετασμένα αιτήματα
2	Ανοίξτε και εξετάστε κάθε αίτημα διαδοχικά	Η κατάσταση καθενός ενημερώνεται αμέσως
3	Πατήστε εικονίδιο Ανανέωση αν φτάνουν νέα αιτήματα	Η λίστα ανανεώνεται με τα πιο πρόσφατα δεδομένα

Σχετικά άρθρα

Συχνές ερωτήσεις

Ε1: Μπορεί να ακυρωθεί η έγκριση ή η απόρριψη;
Κατά κανόνα, η κατάσταση είναι οριστική. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή — μπορεί να διορθώσει το αίτημα χειροκίνητα.

Ε2: Λαμβάνει ο εργαζόμενος ειδοποίηση κατά την αλλαγή κατάστασης;
Ναι. Ο εργαζόμενος λαμβάνει ειδοποίηση σε κάθε αλλαγή κατάστασης.

Ε3: Τι συμβαίνει με τις βάρδιες κατά την έγκριση;
Εξαρτάται από τον κανόνα που επέλεξε ο εργαζόμενος: Διαγραφή επιπέδων — οι αλληλεπικαλυπτόμενες βάρδιες διαγράφονται· Μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες — μεταφέρονται στη λίστα ανοιχτών βαρδιών· Τίποτα — οι βάρδιες παραμένουν αμετάβλητες.

Ε4: Μπορεί αίτημα να εγκριθεί αναδρομικά;
Ναι. Το σύστημα επιτρέπει έγκριση αιτημάτων ανεξαρτήτως αν οι ημερομηνίες έχουν παρέλθει.

Ε5: Τα κουμπιά Να επιτρέψει/Απορρίμματα δεν εμφανίζονται — γιατί;
Ο ρόλος σας είναι Εργαζόμενος. Μόνο Υπεύθυνοι και Διαχειριστές μπορούν να εγκρίνουν και να απορρίψουν. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή.

Ε6: Μπορεί αίτημα να εγκριθεί μερικώς (π.χ. μόνο μέρος των ημερών);
Όχι. Το αίτημα εγκρίνεται ή απορρίπτεται ολόκληρο. Για μερική έγκριση, ζητήστε από τον εργαζόμενο να ανακαλέσει και να υποβάλει νέο αίτημα για μικρότερη περίοδο.

Ε7: Είναι υποχρεωτική η αιτιολόγηση κατά την απόρριψη;
Όχι υποχρεωτική, αλλά συνιστάται — ο εργαζόμενος θα δει το σχόλιο στην ειδοποίηση.

Ε8: Τι συμβαίνει με το υπόλοιπο αδείας κατά την έγκριση;
Για τύπο Διακοπές οι ημέρες αφαιρούνται αυτόματα από το υπόλοιπο εργαζομένου (με ενεργή ενότητα Διαχείρισης αδειών).

Ε9: Μπορεί αίτημα να εγκριθεί αν το υπόλοιπο αδείας είναι αρνητικό;
Εξαρτάται από τις ρυθμίσεις: αν επιλεχθεί Εμφάνιση προειδοποίησης στον διαχειριστή — το αίτημα μπορεί να εγκριθεί, αλλά θα εμφανιστεί προειδοποίηση. Αν Αποκλεισμός εφαρμογών — το αίτημα δεν θα υποβληθεί καθόλου.

Ε10: Ο εργαζόμενος απολύθηκε — τι γίνεται με τα εκκρεμή αιτήματά του;
Πρέπει να απορριφθούν χειροκίνητα. Το σύστημα δεν απορρίπτει αυτόματα αιτήματα κατά την απόλυση.

Ε11: Πώς βρίσκω γρήγορα όλα τα αιτήματα του προηγούμενου μήνα;
Requests → ορίστε Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία λήξης στον προηγούμενο μήνα → πατήστε Ανανέωση.

Ε12: Μπορούν πολλά αιτήματα να εγκριθούν μαζικά;
Όχι. Κάθε αίτημα εγκρίνεται ατομικά.

Ε13: Λαμβάνει ο υπεύθυνος ειδοποίηση για νέο αίτημα;
Ναι, αν στο προφίλ του υπευθύνου είναι ενεργοποιημένες οι ειδοποιήσεις αιτημάτων (τύπος Ανταλαγή/Drop Αιτήματα ή ανάλογος).

Ε14: Θα αλλάξει το πρόγραμμα αυτόματα μετά την έγκριση;
Ναι, αν ο εργαζόμενος επέλεξε Διαγραφή επιπέδων ή Μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες — οι βάρδιες υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά την έγκριση.

Ε15: Μπορεί ο Διαχειριστής να αλλάξει την κατάσταση ήδη εγκεκριμένου αιτήματος;
Όχι απευθείας. Η εκ νέου αλλαγή κατάστασης μέσω διεπαφής δεν προβλέπεται — αν χρειαστεί, δημιουργήστε χειροκίνητα διορθωτική εγγραφή.