Οδηγός ρύθμισης βήμα προς βήμα του Shifton

Αυτός ο οδηγός περιγράφει τη σωστή σειρά ρύθμισης της πλατφόρμας Shifton, από την εγγραφή μέχρι την πλήρη λειτουργία. Ακολουθήστε τα βήματα διαδοχικά — κάθε επόμενο βήμα εξαρτάται από το προηγούμενο.

Επισκόπηση βημάτων

Βήμα	Ενέργεια	Πού ρυθμίζεται
1	Εγγραφή εταιρείας	shifton.com → Μητρώο
2	Επαλήθευση τηλεφώνου και προσθήκη κάρτας	Το Προφίλ μου → Τηλέφωνο / Εταιρεία → Χρέωση
3	Ρυθμίσεις μισθοδοσίας	Ρυθμίσεις εταιρείας → Ρυθμίσεις μισθοδοσίας
4	Ενεργοποίηση ενοτήτων	Μενού εταιρείας → Ενότητες
5	Ρύθμιση ενοτήτων	Μενού εταιρείας → Ενότητες → Ρυθμίσεις
6	Προσθήκη και πρόσκληση εργαζομένων	Εργαζόμενοι → + Προσθήκη εργαζομένων
7	Δημιουργία έργου	Έργα → + Δημιουργία έργου
8	Δημιουργία προγράμματος	Προγράμματα → + Προσθήκη προγράμματος
9	Εργασία με τη σελίδα προγράμματος	Σελίδα προγράμματος → προσθήκη/επεξεργασία βαρδιών
10	Πρόσθετες λειτουργίες	Δραστηριότητες, χάρτης, αιτήματα, αναφορές

Βήμα 1. Εγγραφή εταιρείας

Μεταβείτε στο shifton.com και πατήστε Μητρώο ή Try Free.

Επιλέξτε προϊόν:

στρώμαon Χρονοδρομολόγηση

mdash; για διαχείριση βαρδιών και προγραμμάτων

στρώμαon Υπηρεσία υπαίθρου

mdash; για εξωτερικές ομάδες και εργασίες

Συμπληρώστε τη φόρμα: όνομα εταιρείας, χώρα, κλάδος, όνομα, email, κωδικός πρόσβασης, τηλέφωνο.

Πατήστε Μητρώο — θα εισέλθετε αμέσως στον λογαριασμό σας.

Το άτομο που συμπληρώνει τη φόρμα γίνεται ιδιοκτήτης της εταιρείας (Ιδιοκτήτης) με πλήρη πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις.

Περισσότερα: Εγγραφή εταιρείας. Σχετικά με τις λειτουργίες Scheduling και Υπηρεσία υπαίθρου διαβάστε στο άρθρο Λειτουργίες εργασίας.

Βήμα 2. Επαλήθευση τηλεφώνου και προσθήκη κάρτας

Πριν προσκαλέσετε εργαζομένους, πρέπει να ολοκληρώσετε τρεις υποχρεωτικές ενέργειες:

2.1 Επαλήθευση αριθμού τηλεφώνου

Πατήστε το όνομά σας στην πάνω δεξιά γωνία → Το Προφίλ μου.

Στην καρτέλα Γενικά βρείτε το πεδίο Αριθμός τηλεφώνου → πατήστε στο αίτημα επαλήθευσης.

Εισάγετε τον κωδικό SMS → Επιβεβαίωση.

2.2 Προσθήκη τραπεζικής κάρτας

Πατήστε το όνομα εταιρείας → Χρέωση.

Προσθέστε κάρτα πληρωμής.

2.3 Ενεργοποίηση συνδρομής

Στην ενότητα Χρέωση ενεργοποιήστε τη μηνιαία συνδρομή.

Χωρίς αυτά τα βήματα η αποστολή προσκλήσεων στους εργαζομένους είναι αδύνατη.

Περισσότερα: Επαλήθευση τηλεφώνου. Σχετικά με τους τρόπους πληρωμής και τη συνδρομή — στα άρθρα Τρόποι πληρωμής και Υπόλοιπο εταιρείας και τιμολόγια.

Βήμα 3. Ρυθμίσεις μισθοδοσίας

Διαμορφώστε τις παραμέτρους αμοιβής πριν δημιουργήσετε προγράμματα — επηρεάζουν τον υπολογισμό μισθοδοσίας σε όλες τις μελλοντικές βάρδιες.

Πατήστε όνομα εταιρείας → Ρυθμίσεις εταιρείας → Ρυθμίσεις μισθοδοσίας.

Διαμορφώστε τις βασικές παραμέτρους:

Παράμετρος	Περιγραφή
Νόμισμα	Νόμισμα υπολογισμών (154 παγκόσμια νομίσματα)
Τρόπος αμοιβής	Αμοιβή ανά ώρα — πληρωμή για κάθε ώρα εργασίας. Αμοιβή ανά βάρδια — σταθερή πληρωμή ανά βάρδια
Ημερήσια / Εβδομαδιαία / Μηνιαία όρια	Όρια εργάσιμου χρόνου, μετά τα οποία υπολογίζονται υπερωρίες
Κλίμακες υπερωριών	Συντελεστές υπερωρίας (π.χ. πρώτες 2 ώρες → 150%, μετά → 200%)
Συντελεστές νυχτερινής βάρδιας	Συντελεστές για νυχτερινές βάρδιες
Αμοιβές αργιών	Συντελεστές για εργασία σε αργίες
Προτεραιότητα αμοιβής	Κατά θέση — αμοιβή από τη θέση. Κατά τοποθεσία — αμοιβή από την τοποθεσία της βάρδιας

Περισσότερα: Ρυθμίσεις μισθοδοσίας. Σχετικά με τη διαδοχική ιεραρχία αμοιβών διαβάστε στο Ιεραρχία αμοιβών.

Βήμα 4. Ενεργοποίηση ενοτήτων

Το Shifton χρησιμοποιεί αρθρωτό σύστημα — ενεργοποιήστε μόνο τις λειτουργίες που χρειάζεστε.

Πατήστε όνομα εταιρείας → Ενότητες.

Ενεργοποιήστε τις απαραίτητες ενότητες με τον διακόπτη.

Προτεινόμενες ενότητες για την αρχή

Ενότητα	Σε τι χρησιμεύει	Τιμή
Τμήματα και Έργα	Πολλαπλά έργα/τμήματα (1 δωρεάν)	$1/μήνα ανά πρόσθετο έργο
Μισθοδοσία	Υπολογισμός μισθοδοσίας και αναφορές	$0,50/εργαζόμενο/μήνα
Αιτήματα αδείας	Αιτήματα ρεπό/άδειας	$1/εργαζόμενο/μήνα
Παρουσίες	Καταγραφή είσοδος/έξοδος	$1/εργαζόμενο/μήνα
Διαλείμματα	Καταγραφή διαλειμμάτων	$0,50/εργαζόμενο/μήνα

Όλες οι ενότητες έχουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών (Έλεγχος τοποθεσίας εργασίας — μόνο 10 ημέρες).

Περισσότερα: Επισκόπηση αρθρωτού συστήματος

Βήμα 5. Ρύθμιση ενοτήτων

Μετά την ενεργοποίηση των ενοτήτων, διαμορφώστε τις παραμέτρους τους.

Πατήστε όνομα εταιρείας → Ενότητες → καρτέλα Ρυθμίσεις.

Ρυθμίστε κάθε ενεργοποιημένη ενότητα.

Βασικές ρυθμίσεις

Ενότητα	Τι να ρυθμίσετε
Βασικές	Μορφή ώρας, μορφή ημερομηνίας, γλώσσα ειδοποιήσεων, SMS ειδοποιήσεις
Διαλείμματα	Τύποι διαλειμμάτων (αμειβόμενα/μη αμειβόμενα), διάρκεια, όρια
Παρουσίες	Μέθοδοι σήμανσης (κουμπί / GPS / QR), αυτόματη ολοκλήρωση, υπενθυμίσεις
Αίτημα αδείας	Τύποι αδειών (αναρρωτική, διακοπές, αργία), προσαρμοσμένοι τύποι
Διακοπές	Αυτόματη χορήγηση ημερών, υπόλοιπο, μεταφορά
Έλεγχος τοποθεσίας εργασίας	Ακτίνα GPS, έλεγχος κατά την είσοδο/έξοδο
Έκτακτες βάρδιες	Ειδοποιήσεις για επείγουσες βάρδιες
Δραστηριότητα	Πρότυπα δραστηριοτήτων, σύνδεση με προγράμματα

Περισσότερα: άρθρα στην ενότητα Ενότητες

Βήμα 6. Προσθήκη και πρόσκληση εργαζομένων

Πατήστε Εργαζόμενοι στην αριστερή πλευρική γραμμή.

Πατήστε + Προσθήκη εργαζομένων.

Συμπληρώστε τη φόρμα:

Πεδίο	Υποχρεωτικό	Περιγραφή
Όνομα	Ναι	Όνομα
Επώνυμο	Ναι	Επώνυμο
Αριθμός τηλεφώνου	Όχι	Κινητό με κωδικό χώρας
Email	Όχι	Για αποστολή πρόσκλησης
Μηνιαίο ποσοστό ωρών, %	Ναι	100% = πλήρης απασχόληση, 50% = μερική
Επιλογή έργου	Όχι	Ανάθεση σε έργο αμέσως
Επιλογή προγράμματος	Όχι	Ανάθεση σε πρόγραμμα αμέσως
Θέση	Όχι	Θέση εργασίας
Αποστολή πρόσκλησης	Όχι	Αποστολή πρόσκλησης μέσω email

Πατήστε Προσθήκη και κλείσιμο ή Προσθήκη (για προσθήκη του επόμενου εργαζομένου).

Εναλλακτικά: εισαγάγετε εργαζομένους από Excel/CSV μέσω του κουμπιού Εισαγωγή — κατεβάστε το πρότυπο, συμπληρώστε το και ανεβάστε το.

Περισσότερα: Προσθήκη εργαζομένων

Βήμα 7. Δημιουργία έργου

Το έργο είναι ένας χώρος ομαδοποίησης εργαζομένων και προγραμμάτων (τμήμα, ομάδα, υποκατάστημα).

Το πρώτο έργο δημιουργείται αυτόματα κατά την εγγραφή. Μπορείτε να το μετονομάσετε και να το διαμορφώσετε.

Ρύθμιση έργου

Ανοίξτε Έργα στην πλευρική γραμμή.

Πατήστε Επεξεργασία στο επιθυμητό έργο.

Συμπληρώστε τα πεδία:

Πεδίο	Περιγραφή
Όνομα έργου *	Όνομα έργου (υποχρεωτικό)
Χρώμα	Χρώμα για οπτική αναγνώριση σε προγράμματα και αναφορές
Ζώνη ώρας	Ζώνη ώρας του έργου. Μπορεί να αλλάξει μόνο εάν δεν υπάρχουν ακόμη προγράμματα στο έργο
Προεπιλεγμένη τοποθεσία	Τοποθεσία που ορίζεται αυτόματα στις βάρδιες κατά τη δημιουργία προγράμματος
Υπεύθυνοι	Υπεύθυνοι έργου — μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται προγράμματα
Εργαζόμενοι	Εργαζόμενοι του έργου (πολλαπλή επιλογή)
Παρατηρητές	Παρατηρητές — μόνο προβολή προγραμμάτων, χωρίς επεξεργασία
Βασική αμοιβή	Βασική αμοιβή για τον υπολογισμό μισθοδοσίας

Ρυθμίστε τα δικαιώματα: ορατότητα προγραμμάτων, ανταλλαγή βαρδιών, ανοιχτές βάρδιες, απαγόρευση αλλαγής παλαιών βαρδιών.

Εάν χρειάζεται, προσθέστε ετικέτες — χρωματιστά σήματα για κατηγοριοποίηση βαρδιών.

Πατήστε Αποθήκευση.

Σημαντικό: Για τη δημιουργία πρόσθετων έργων ενεργοποιήστε την ενότητα Τμήματα και Έργα ($1/μήνα ανά πρόσθετο έργο).

Περισσότερα: Διαχείριση έργων. Σχετικά με την ενότητα για πολλαπλά έργα — Τμήματα και έργα.

Βήμα 8. Δημιουργία προγράμματος

Το πρόγραμμα καθορίζει τους κανόνες εργάσιμου χρόνου και περιέχει τις βάρδιες των εργαζομένων.

Πατήστε Προγράμματα στην πλευρική γραμμή → + Προσθήκη προγράμματος.

Συμπληρώστε τα βασικά στοιχεία: όνομα, έργο, ημερομηνίες (έως 3 μήνες ανά βήμα), βασική αμοιβή.

Επιλέξτε τύπο προγράμματος:

Τύπος	Περιγραφή	Παράδειγμα
Κενό	Πλήρως χειροκίνητο — οι βάρδιες προστίθενται χειροκίνητα	Μικρό γραφείο, ο προϊστάμενος τοποθετεί βάρδιες μόνος του
Βασικό	Σταθερά πρότυπα βαρδιών	Γραφείο Δευ–Παρ 09:00–18:00
Κατά διαθεσιμότητα	Βάσει διαθεσιμότητας εργαζομένων	Καφετέρια με φοιτητές-μπαρίστα
Προχωρημένο	Πολλαπλοί τύποι βαρδιών με διαφορετικές ανάγκες	Τηλεφωνικό κέντρο με πρωινή, βραδινή και νυχτερινή βάρδια
Προκαθορισμένο	Εναλλασσόμενα μοτίβα (2/2, 5/2 κ.λπ.)	Φύλαξη, εργοστάσιο, λειτουργία 24/7

Ρυθμίστε τα πρότυπα βαρδιών (ώρα, διαλείμματα, ημέρες εβδομάδας).

Για τους τύπους Κατά διαθεσιμότητα και Προχωρημένο — ρυθμίστε περιορισμούς (όρια ωρών, ελάχιστη ανάπαυση).

Προσθέστε εργαζομένους στο πρόγραμμα.

Μην ξεχάσετε να δημοσιεύσετε το πρόγραμμα (Δημοσίευση και ειδοποίηση εργαζομένων) — χωρίς δημοσίευση οι εργαζόμενοι δεν θα δουν τις βάρδιες τους.

Περισσότερα: Δημιουργία προγράμματος

Βήμα 9. Εργασία με τη σελίδα προγράμματος

Μετά τη δημιουργία του προγράμματος, μεταβείτε στη σελίδα προγράμματος για τη διαχείριση βαρδιών.

Λειτουργίες προβολής

Ημέρα / Εβδομάδα / Μήνας

mdash; εναλλαγή περιόδου

Κατά εργαζομένους / Κατά πρότυπα βαρδιών

mdash; ομαδοποίηση

Κύριες ενέργειες

Προσθήκη βάρδιας:

πατήστε ⋮ δίπλα στον εργαζόμενο → Προσθήκη βάρδιας σε εργαζόμενο → ορίστε ώρα, διάλειμμα, τοποθεσία

Επεξεργασία βάρδιας:

πατήστε στη βάρδια στο πλέγμα → αλλάξτε τις παραμέτρους → αποθηκεύστε

Αντιγραφή βαρδιών:

Ενέργειες → Αντιγραφή βαρδιών → ορίστε περίοδο-πηγή και περίοδο-προορισμό

Μαζικές ενέργειες:

Ενέργειες → Μαζικές ενέργειες βαρδιών → επιλέξτε περίοδο, εργαζομένους → Μετακίνηση σε ανοιχτές / Επεξεργασία / Διαγραφή

Ανοιχτές βάρδιες:

βάρδιες χωρίς ανάθεση εργαζομένου, που μπορεί κάποιος να αναλάβει μόνος του

Φίλτρα και επικαλύψεις

Φίλτρα:

κατά εργαζομένους, θέσεις, τοποθεσίες, ετικέτες, κατάσταση βαρδιών

Επικαλύψεις:

εμφάνιση/απόκρυψη βαρδιών, αδειών, διαθεσιμότητας, διαλειμμάτων, δραστηριοτήτων

Εξαγωγή

Excel

(πολλές μορφές), PDF

Εισαγωγή μπόνους/κρατήσεων

mdash; εισαγωγή επιδομάτων και αφαιρέσεων

Περισσότερα: άρθρα στην ενότητα Σελίδα προγράμματος και βάρδιες

Βήμα 10. Πρόσθετες λειτουργίες

Μετά τη βασική ρύθμιση, ενεργοποιείτε πρόσθετες δυνατότητες ανάλογα με τις ανάγκες σας:

Δραστηριότητες (ενότητα Δραστηριότητα)

Σχεδιασμός πρόσθετων εργασιών πάνω στις βάρδιες — εκπαιδεύσεις, συναντήσεις, απογραφές. Δημιουργήστε πρότυπα δραστηριοτήτων και αναθέστε τα σε εργαζομένους.

Χάρτης GPS (ενότητα Έλεγχος τοποθεσίας εργασίας)

Έλεγχος τοποθεσίας εργαζομένων κατά τη σήμανση είσοδος/έξοδος. Ρυθμίστε την ακτίνα αποδεκτής απόστασης από την εργασιακή τοποθεσία.

Αιτήματα εργαζομένων

Οι εργαζόμενοι μπορούν μόνοι τους μέσω της εφαρμογής ή της έκδοσης ιστού:
– Να ζητήσουν ρεπό και διακοπές (ενότητα Αιτήματα αδείας)
– Να ανταλλάξουν βάρδιες (εάν επιτρέπεται στις ρυθμίσεις έργου)
– Να αναλάβουν ανοιχτές βάρδιες
– Να αρνηθούν βάρδιες

Αναφορές

11 τύποι αναφορών: ώρες εργασίας, μισθοδοσία, παρουσίες, άδειες, υπερωρίες και άλλα. Φιλτράρετε κατά περίοδο, εργαζομένους, έργα.

Παρουσίες (ενότητα Παρουσίες)

Καταγραφή είσοδος/έξοδος εργαζομένων — μέσω κουμπιού στην εφαρμογή, συντεταγμένων GPS ή κωδικού QR.

Διαλείμματα (ενότητα Διαλείμματα)

Καταγραφή διαλειμμάτων εντός βάρδιας — αμειβόμενα και μη αμειβόμενα, με όρια ποσότητας και διάρκειας.

Σχετικά άρθρα

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Μπορώ να παραλείψω κάποιο βήμα;
Α: Τα βήματα 1–2 είναι υποχρεωτικά. Τα βήματα 3–5 συνιστώνται ιδιαίτερα πριν τη δημιουργία προγραμμάτων, καθώς οι ρυθμίσεις μισθοδοσίας και ενοτήτων επηρεάζουν τους υπολογισμούς. Τα βήματα 6–8 είναι το ελάχιστο για να ξεκινήσετε.

Ε: Πόσο χρόνο χρειάζεται η πλήρης ρύθμιση;
Α: Η βασική ρύθμιση (βήματα 1–8) διαρκεί 15–30 λεπτά για μια μικρή ομάδα.

Ε: Είναι απαραίτητο να ρυθμίσω τη μισθοδοσία πριν τη δημιουργία προγράμματος;
Α: Συνιστάται ιδιαίτερα. Οι ρυθμίσεις μισθοδοσίας (νόμισμα, τρόπος αμοιβής, υπερωρίες) εφαρμόζονται σε όλες τις μελλοντικές βάρδιες. Μπορείτε να τις αλλάξετε αργότερα, αλλά δεν γίνεται αναδρομικός επανυπολογισμός.

Ε: Μπορώ να προσθέσω εργαζομένους χωρίς πρόσκληση;
Α: Ναι. Προσθέστε εργαζόμενο χωρίς να ενεργοποιήσετε το πλαίσιο Αποστολή πρόσκλησης — θα εμφανιστεί στο σύστημα με κατάσταση «Δεν έχει προσκληθεί». Μπορείτε να τον προσκαλέσετε αργότερα.

Ε: Τι συμβαίνει αν δεν ενεργοποιήσω καμία ενότητα;
Α: Η βασική λειτουργικότητα (πρόγραμμα, λίστα εργαζομένων, πίνακας ελέγχου) λειτουργεί χωρίς ενότητες. Οι ενότητες προσθέτουν πρόσθετες δυνατότητες — μισθοδοσία, άδειες, παρουσίες κ.λπ.

Ε: Ποια η σωστή σειρά: πρώτα εργαζόμενοι ή πρώτα έργο;
Α: Το πρώτο έργο δημιουργείται αυτόματα κατά την εγγραφή. Συνιστάται πρώτα να ρυθμίσετε το έργο και μετά να προσθέσετε εργαζομένους — κατά την προσθήκη μπορείτε να τους αναθέσετε αμέσως σε έργο και πρόγραμμα.

Ε: Ο εργαζόμενος προστέθηκε, αλλά δεν βλέπει βάρδιες — τι να κάνω;
Α: Ελέγξτε τρία βήματα: 1) ο εργαζόμενος έχει προστεθεί στο έργο, 2) ο εργαζόμενος έχει προστεθεί στο πρόγραμμα, 3) το πρόγραμμα είναι δημοσιευμένο. Και τα τρία βήματα είναι υποχρεωτικά.

Ε: Μπορώ να επιστρέψω και να αλλάξω ρυθμίσεις αργότερα;
Α: Ναι. Όλες οι ρυθμίσεις (εκτός από τον τύπο προγράμματος και τη ζώνη ώρας έργου με προγράμματα) μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή.

Ε: Πώς καταλαβαίνω ποιες ενότητες χρειάζομαι;
Α: Ξεκινήστε με τη βασική λειτουργικότητα. Ενεργοποιείτε ενότητες ανάλογα με τις ανάγκες — κάθε μία έχει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών για δοκιμή.

Ε: Χρειάζεται να δημιουργήσω θέσεις και δεξιότητες;
Α: Δεν είναι υποχρεωτικό. Οι θέσεις είναι χρήσιμες για διαφορετικές αμοιβές και φιλτράρισμα. Οι δεξιότητες — για αυτόματη ανάθεση εργαζομένων σε συγκεκριμένες εργασίες ή δραστηριότητες.

Ε: Πώς προσκαλώ εργαζόμενο χωρίς email;
Α: Εισάγετε τον αριθμό κινητού — η πρόσκληση θα σταλεί μέσω SMS.

Ε: Τι σημαίνει «ενεργός εργαζόμενος» για τον υπολογισμό κόστους;
Α: Εργαζόμενος που είχε τουλάχιστον μία βάρδια τον μήνα χρέωσης. Οι ανενεργοί εργαζόμενοι δεν χρεώνονται.

Ε: Είναι υποχρεωτική η δημοσίευση του προγράμματος;
Α: Για τη δουλειά του υπευθύνου — όχι, οι βάρδιες φαίνονται στον πίνακα διαχείρισης. Αλλά οι εργαζόμενοι θα δουν τις βάρδιες τους στην εφαρμογή μόνο μετά τη δημοσίευση.

Ε: Μπορώ να ρυθμίσω το σύστημα για πολλά υποκαταστήματα;
Α: Ναι. Δημιουργήστε ξεχωριστό έργο για κάθε υποκατάστημα (ενότητα Τμήματα και Έργα). Κάθε έργο έχει τους δικούς του υπευθύνους, εργαζομένους και προγράμματα.

Ε: Πώς ρυθμίζω εναλλασσόμενο πρόγραμμα (2/2, 24ωρο ανά τρεις);
Α: Κατά τη δημιουργία προγράμματος επιλέξτε τον τύπο Προκαθορισμένο και ορίστε το μοτίβο εναλλαγής — το σύστημα θα το επαναλάβει αυτόματα για όλη την περίοδο.