Η δραστηριότητα είναι μια απασχόληση μέσα στη βάρδια: κλήσεις, επεξεργασία της αλληλογραφίας, εκπαίδευση. Η βάρδια απαντά στο ερώτημα «πότε εργάζεται ο άνθρωπος», ενώ η δραστηριότητα «με τι ακριβώς ασχολείται αυτές τις ώρες».
Στην εφαρμογή η ενότητα αποτελείται από δύο καρτέλες: το ημερολόγιο των δραστηριοτήτων και τα πρότυπά τους.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Πώς να την ανοίξετε
☰ → ομάδα Χρονοδρομολόγηση (SCHEDULING) → Δραστηριότητες (Activity).
Επάνω υπάρχουν δύο καρτέλες: Ημερολόγιο (Calendar) και Πρότυπα δραστηριότητας (Activity Templates).
Ημερολόγιο
Στην καρτέλα του ημερολογίου φαίνεται ποιες δραστηριότητες έχουν ανατεθεί στους εργαζομένους και για ποια ώρα. Είναι το ίδιο ημερολόγιο με αυτό της έκδοσης για υπολογιστή.
Πρότυπα δραστηριότητας
Το πρότυπο είναι ένα έτοιμο σχέδιο, από το οποίο οι δραστηριότητες δημιουργούνται γρήγορα και με τον ίδιο τρόπο. Στην κάρτα του προτύπου φαίνονται το όνομα και η ώρα, για παράδειγμα «Emails 08:00 – 12:00» ή «Calls 08:00 – 16:00», με επεξήγηση.
Ένα νέο πρότυπο δημιουργείται με το κουμπί Δημιουργία προτύπου (Create template) κάτω δεξιά. Η φόρμα χωρίζεται σε τέσσερα μπλοκ:
| Μπλοκ | Τι ορίζει |
|---|---|
| Γενικά (General) | Το όνομα και το χρώμα με το οποίο η δραστηριότητα φαίνεται στο ημερολόγιο |
| Χρόνος (Time) | Η ώρα έναρξης και λήξης εξ ορισμού |
| Πεδίο εφαρμογής (Scope of application) | Ο περιορισμός του προτύπου με βάση το έργο, το πρόγραμμα, την τοποθεσία ή τη θέση |
| Ετικέτες και δεξιότητες (Tags and skills) | Οι επισημάνσεις για ομαδοποίηση και οι δεξιότητες |
Η υπόδειξη στην ίδια την οθόνη εξηγεί το νόημα του τελευταίου μπλοκ: οι επισημάνσεις βοηθούν στην ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων, ενώ οι δεξιότητες είναι υποχρεωτικές για τους εκτελεστές. Αυτό είναι και το βασικό στα πρότυπα — το σύστημα επιλέγει για τη δραστηριότητα ανθρώπους με την απαραίτητη ικανότητα και όχι οποιονδήποτε είναι ελεύθερος.
Τι κάνει ο εργαζόμενος με τη δραστηριότητά του
Στην εφαρμογή ο εργαζόμενος μπορεί μόνο να ξεκινήσει και να ολοκληρώσει τη δραστηριότητα. Λίστες ελέγχου, φωτογραφίες και σχόλια μέσα στη δραστηριότητα δεν υπάρχουν — δεν πρόκειται για εργασία της λειτουργίας εργασιών πεδίου.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Δεν υπάρχει η ενότητα Δραστηριότητες | Η μονάδα δραστηριοτήτων δεν είναι συνδεδεμένη | Συνδέστε την: Οργάνωση → Μονάδες. Η μονάδα απαιτεί ενεργοποιημένη την καταγραφή παρουσιών |
| Η δραστηριότητα δεν ανατίθεται στον εργαζόμενο | Δεν έχει τη δεξιότητα που ορίζεται στο πρότυπο | Προσθέστε τη δεξιότητα στον εργαζόμενο ή αφαιρέστε την απαίτηση από το πρότυπο |
| Χρειάζεται να δημιουργηθούν αμέσως πολλές ίδιες δραστηριότητες | Μία προς μία αργεί | Κατά τη δημιουργία υπάρχει πεδίο ποσότητας — ορίστε πόσες χρειάζονται |
| Δεν γίνεται μαζική αλλαγή της κατάστασης των δραστηριοτήτων | Τέτοια ενέργεια δεν υπάρχει | Μαζικά είναι διαθέσιμη μόνο η διαγραφή |
| Η δραστηριότητα δεν φαίνεται στο πρόγραμμα | Η εμφάνιση των δραστηριοτήτων είναι απενεργοποιημένη | Ενεργοποιήστε την εμφάνιση των δραστηριοτήτων στις ρυθμίσεις προβολής του προγράμματος |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει η δραστηριότητα από τη βάρδια; Απάντηση: Η βάρδια είναι ο χρόνος εργασίας συνολικά. Η δραστηριότητα είναι μια απασχόληση μέσα σε αυτόν τον χρόνο.
Ερώτηση: Χρειάζεται ξεχωριστή μονάδα; Απάντηση: Ναι, η μονάδα δραστηριοτήτων, και λειτουργεί μαζί με την καταγραφή παρουσιών.
Ερώτηση: Γιατί χρειάζονται οι δεξιότητες στο πρότυπο; Απάντηση: Για να επιλέγονται για τη δραστηριότητα εργαζόμενοι με την απαραίτητη ικανότητα και όχι οποιοιδήποτε.
Ερώτηση: Μπορεί ο εργαζόμενος να δημιουργήσει μόνος του δραστηριότητα; Απάντηση: Στην εφαρμογή ξεκινά και ολοκληρώνει τη δραστηριότητα που του έχει ανατεθεί. Τις δημιουργούν ο υπεύθυνος, ο διαχειριστής και ο ιδιοκτήτης.
Ερώτηση: Μπορεί να αλλάξει η κατάσταση σε πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα; Απάντηση: Όχι. Από τις μαζικές ενέργειες είναι διαθέσιμη μόνο η διαγραφή.
Ερώτηση: Υπάρχει μέσα στη δραστηριότητα λίστα ελέγχου ή φωτογραφική αναφορά; Απάντηση: Όχι. Οι λίστες ελέγχου και οι φωτογραφίες αφορούν τις εργασίες της λειτουργίας εργασιών πεδίου και όχι τις δραστηριότητες των προγραμμάτων.