Η καταχώριση της έναρξης και της λήξης της βάρδιας είναι αυτό για το οποίο ο εργαζόμενος ανοίγει την εφαρμογή πιο συχνά. Από την έκδοση 2.1.0 και οι δύο ενέργειες περνούν από την οθόνη Παρουσίες (Attendance) με χάρτη, και το τηλέφωνο ζητά στην πορεία μερικές άδειες.
Την τοποθεσία την παρακολουθούν δύο διαφορετικές μονάδες. Οι Παρουσίες (Attendance) ελέγχουν αν βρίσκεστε στη θέση σας στην αρχή και στο τέλος της βάρδιας — γι' αυτό ακριβώς και οι δύο ενέργειες περνούν από τον χάρτη. Ο Έλεγχος στο χώρο εργασίας (Work location control) παρακολουθεί πού ήσασταν κατά τη διάρκεια της βάρδιας.
Δώστε στο τηλέφωνο όλες τις άδειες αμέσως και όλες μαζί, μαζί με την πρόσβαση στην τοποθεσία στη λειτουργία «πάντα». Δεν χρειάζεται να υπολογίζετε ποια μονάδα χρησιμοποιεί τι: ο ιδιοκτήτης της εταιρείας ενεργοποιεί και απενεργοποιεί μονάδες όποτε θέλει, και αν οι άδειες έχουν δοθεί στη μέση, η εφαρμογή θα αρχίσει να συμπεριφέρεται λάθος — και μάλιστα σιωπηλά, χωρίς προειδοποίηση. Το να επιτρέψετε μια φορά όλα είναι φθηνότερο από το να ψάχνετε μετά γιατί δεν καταγράφηκε η βάρδια.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Έναρξη της βάρδιας: βήμα προς βήμα
Η εκκίνηση της βάρδιας είναι μια αλυσίδα από μερικές οθόνες. Δεν επιτρέπεται να την παραλείψετε: κάθε βήμα ενεργοποιεί κάτι.
1. Πατήστε το πράσινο κουμπί «Έναρξη βάρδιας» στον πίνακα ελέγχου.
2. Το τηλέφωνο θα ζητήσει πρόσβαση στην τοποθεσία. Δώστε την.
3. Έπειτα — πρόσβαση στη σωματική δραστηριότητα. Χρειάζεται για να ξεχωρίζει η κίνηση από τη στάση.
4. Στη συνέχεια η εφαρμογή εξηγεί μόνη της: χρειάζεται η λειτουργία «Να επιτρέπεται πάντα», και προτείνει να την αλλάξετε στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου. Συμφωνήστε και αλλάξτε την.
5. Θα ανοίξει η οθόνη Παρουσίες (Attendance) με χάρτη. Εδώ φαίνεται πού βρίσκεστε, και υπάρχει μια προειδοποίηση: Όταν ξεκινά η μετατόπιση, η παρακολούθηση τοποθεσίας ενεργοποιείται στο παρασκήνιο. Η βάρδια ξεκινά με το δεύτερο κουμπί Έναρξη βάρδιας ήδη σε αυτή την οθόνη.
Αν δεν βρίσκεστε στον χώρο εργασίας
Όταν στη βάρδια έχει οριστεί τοποθεσία, οι παρουσίες συγκρίνουν τη θέση σας με αυτήν. Βρεθήκατε μακριά — η οθόνη το λέει ευθέως.
Πάνω εμφανίζεται μια κόκκινη λωρίδα Λάθος — Είστε εκτός έδρας (Error — You are outside the location). Στον χάρτη χαράσσεται μια διαδρομή από το σημείο σας έως τον χώρο εργασίας, και στο πλαίσιο κάτω — τρία μεγέθη: η απόσταση, ο χρόνος της διαδρομής και το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα: 3.34 km · 8 min · call center.
Έτσι ο εργαζόμενος βλέπει αμέσως όχι μόνο ότι δεν βρίσκεται εκεί όπου πρέπει, αλλά και πόσο μακριά είναι και πού να πάει.
Το κουμπί Έναρξη βάρδιας παραμένει στο μεταξύ ενεργό και μπορείτε να το πατήσετε — αλλά η βάρδια δεν θα ξεκινήσει: πάνω θα πέσει ξανά το λάθος. Η καταχώριση θα περάσει μόνο όταν βρεθείτε εντός της ακτίνας που έχει ορίσει ο υπεύθυνος στις ρυθμίσεις της τοποθεσίας.
Αν στη βάρδια δεν έχει οριστεί τοποθεσία, δεν υπάρχει έλεγχος — στην οθόνη θα γράφει ότι δεν καθορίστηκε τοποθεσία, και η βάρδια θα ξεκινήσει από οπουδήποτε. Το ίδιο ισχύει και για τις μη προγραμματισμένες βάρδιες: αυτές δεν έχουν τοποθεσία, γι' αυτό ο έλεγχος δεν εκτελείται.
Όσο η βάρδια τρέχει
Η λωρίδα αλλάζει σε Σε βάρδια (On shift) με μετρητή του χρόνου που έχει δουλευτεί, το κουμπί — σε Τέλος βάρδιας (End shift). Πιο κάτω εμφανίζεται το μπλοκ του διαλείμματος: πότε θα ξεκινήσει, η ώρα του και το κουμπί Έναρξη διαλείμματος (Start break).
Λήξη της βάρδιας: βήμα προς βήμα
1. Πατήστε «Τέλος βάρδιας». Η εφαρμογή θα ζητήσει επιβεβαίωση: Θέλετε πραγματικά να ολοκληρώσετε; (Do you really want to finish?)
2. Θα ανοίξει η ίδια οθόνη «Παρουσίες» με χάρτη και κουμπί ολοκλήρωσης — η τοποθεσία καταχωρίζεται και στην έξοδο.
3. Η τελευταία επιβεβαίωση — Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να ολοκληρώσετε τη βάρδια; (Are you sure you want to complete the shift?)
Οι δύο διαδοχικές επιβεβαιώσεις έχουν γίνει σκόπιμα: η βάρδια δεν πρέπει να κλείνει με ένα τυχαίο άγγιγμα. Μετά την ολοκλήρωση η καρτέλα της βάρδιας στη λίστα της ημέρας σημειώνεται ως Ολοκληρώθηκε (Completed), και δίπλα εμφανίζονται οι αποκλίσεις — η καθυστέρηση και η πρόωρη αποχώρηση.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Το κουμπί Έναρξη βάρδιας δεν υπάρχει | Η βάρδια δεν έχει φτάσει ακόμη ή έχει ήδη ολοκληρωθεί | Το κουμπί εμφανίζεται στο διάστημα που ορίζεται από τις ρυθμίσεις της μονάδας παρουσιών |
| Η βάρδια δεν ξεκινά, πάνω το λάθος Είστε εκτός έδρας | Οι παρουσίες ελέγχουν τον τόπο, και εσείς είστε εκτός της τοποθεσίας εργασίας | Πλησιάστε στον χώρο εργασίας: στην οθόνη φαίνονται η απόσταση, ο χρόνος της διαδρομής και το όνομα της τοποθεσίας. Το κουμπί πατιέται, αλλά η καταχώριση δεν θα περάσει όσο δεν είστε εντός της ακτίνας |
| Η τοποθεσία σταματά να μεταδίδεται | Η άδεια έχει δοθεί ως «κατά τη χρήση της εφαρμογής» | Αλλάξτε σε «Να επιτρέπεται πάντα» στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου |
| Η εφαρμογή δεν δουλεύει όπως πριν, παρόλο που δεν αλλάξαμε τίποτα | Στην εταιρεία ενεργοποίησαν μια νέα μονάδα, και οι άδειες στο τηλέφωνο δεν αρκούν | Ελέγξτε τις άδειες της εφαρμογής και δώστε τις όλες, μαζί με τη λειτουργία «Να επιτρέπεται πάντα» |
| Η βάρδια ξεκίνησε, αλλά η καταχώριση δεν προσμετρήθηκε | Ακυρώθηκε το αίτημα για τοποθεσία στο παρασκήνιο | Δώστε την άδεια και ξεκινήστε τη βάρδια από την αρχή |
| Η βάρδια είναι σημειωμένη ως Μη προγραμματισμένο | Ξεκίνησε εκτός προγράμματος | Έτσι είναι σχεδιασμένο: η μη προγραμματισμένη βάρδια δεν έχει πρότυπο, και ο έλεγχος τοποθεσίας για αυτήν δεν εκτελείται |
| Η βάρδια έκλεισε μόνη της, παρόλο που δεν πάτησα | Πέρασε το διάστημα μέσα στο οποίο η βάρδια μπορούσε ακόμη να ολοκληρωθεί με το χέρι | Το διάστημα ορίζεται από τη ρύθμιση «Πόσο αργότερα μπορεί ένας εργαζόμενος να ολοκληρώσει τη βάρδια» στη μονάδα παρουσιών |
| Η απόκλιση εμφανίζεται με παράξενο αριθμό | Γνωστό σφάλμα εμφάνισης | Η τιμή είναι σωστή, αλλά εμφανίζεται χωρίς στρογγυλοποίηση. Βασιστείτε στη λωρίδα πάνω — εκεί η μορφή είναι «0h 2m» |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Γιατί κατά την εκκίνηση της βάρδιας το τηλέφωνο ζητά τόσες άδειες; Απάντηση: Είναι τρεις: η τοποθεσία, η σωματική δραστηριότητα και η πρόσβαση στην τοποθεσία στο παρασκήνιο. Διαφορετικές μονάδες χρησιμοποιούν διαφορετικές από αυτές: οι παρουσίες — την καταχώριση του τόπου στην αρχή και στο τέλος της βάρδιας, ο έλεγχος στο χώρο εργασίας — τις μετακινήσεις κατά τη διάρκεια της βάρδιας. Δεν χρειάζεται να καταλάβετε τι χρειάζεται ο καθένας: δώστε και τις τρεις.
Ερώτηση: Είναι υποχρεωτικό να δοθεί πρόσβαση «πάντα»; Απάντηση: Ναι. Η λειτουργία «κατά τη χρήση της εφαρμογής» σταματά να δουλεύει μόλις η εφαρμογή ελαχιστοποιηθεί, και ένα μέρος των δεδομένων δεν θα καταγραφεί.
Ερώτηση: Μπορεί κανείς να πάει σε διάλειμμα από την εφαρμογή; Απάντηση: Ναι, κατά τη βάρδια κάτω από το κουμπί ολοκλήρωσης εμφανίζεται το μπλοκ του διαλείμματος με το κουμπί Έναρξη διαλείμματος.
Ερώτηση: Γιατί η ολοκλήρωση επιβεβαιώνεται δύο φορές; Απάντηση: Η πρώτη ερώτηση είναι γενική, η δεύτερη προκύπτει ήδη στην οθόνη με τον χάρτη, μετά την καταχώριση της τοποθεσίας. Έτσι η βάρδια δεν θα κλείσει με ένα τυχαίο άγγιγμα.
Ερώτηση: Μπορεί να ξεκινήσει μια βάρδια που δεν υπάρχει στο πρόγραμμα; Απάντηση: Ναι, αν επιτρέπονται οι μη προγραμματισμένες βάρδιες. Μια τέτοια βάρδια σημειώνεται ως Μη προγραμματισμένο.
Ερώτηση: Τι συμβαίνει αν ξεχάσετε να ολοκληρώσετε τη βάρδια; Απάντηση: Η βάρδια θα κλείσει μόνη της, αλλά διαφορετικά ανάλογα με τον τύπο. Στις μη προγραμματισμένες στις ρυθμίσεις έχει οριστεί μέγιστη διάρκεια, μετά την οποία η βάρδια κλείνει αυτόματα. Στις προγραμματισμένες υπάρχει διάστημα: η ρύθμιση Πόσο αργότερα μπορεί ένας εργαζόμενος να "χτυπήσει κάρτα"; (λεπτά) ορίζει πόσα λεπτά μετά το τέλος της βάρδιας μπορεί ακόμη να κλείσει με το χέρι. Δεν προλάβατε — το σύστημα θα την κλείσει μόνο του.
Ερώτηση: Βλέπει ο υπεύθυνος ότι ξεκίνησα τη βάρδια; Απάντηση: Ναι, η κατάσταση της βάρδιας φαίνεται αμέσως στο πρόγραμμα και στις αναφορές, και με ενεργοποιημένες ειδοποιήσεις έρχεται μήνυμα.