Δύο ενότητες της κάτω μπάρας, για τις οποίες ανοίγουν πιο συχνά την εφαρμογή: Αιτήματα (Requests) — τι ζητούν οι εργαζόμενοι, Ειδοποιήσεις (Notifications) — τι συνέβη.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Κατάλογος αιτημάτων
Το τρίτο εικονίδιο της κάτω μπάρας. Η οθόνη χωρίζεται σε δύο καρτέλες: Νέος (New) — εκείνα που περιμένουν απόφαση, και Αρχείο (Archive) — όσα έχουν ήδη διεκπεραιωθεί. Επάνω βρίσκονται τα Φίλτρα (Filters), κάτω δεξιά το κουμπί δημιουργίας.
Στην κάρτα φαίνονται ο τύπος του αιτήματος, το όνομα του εργαζομένου, το έργο, η περίοδος και η ημερομηνία της τελευταίας αλλαγής.
Κάρτα αιτήματος
Το πάτημα ανοίγει το αίτημα με δύο καρτέλες.
Λεπτομέρειες (Details) — κατάσταση, εργαζόμενος, τύπος αιτήματος, περίοδος Από (From) — Έως (To), πότε δημιουργήθηκε και πότε τροποποιήθηκε. Κάτω υπάρχουν δύο κουμπιά: Επιβεβαίωση (Confirm) — έγκριση, Ακύρωση (Cancel) — απόρριψη.
Συζήτηση (Discussion) — η αλληλογραφία για το αίτημα. Εδώ φαίνεται το ιστορικό (Το αίτημα δημιουργήθηκε (Request created) με ημερομηνία) και το πεδίο Εισαγάγετε το μήνυμα εδώ (Enter message here) με το κουμπί αποστολής. Μπορείτε να ρωτήσετε τον εργαζόμενο για λεπτομέρειες χωρίς να βγείτε από το αίτημα και χωρίς να περάσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Δημιουργία αιτήματος
Το κουμπί προσθήκης ανοίγει το Δημιουργία αιτήματος (Create request):
| Ενότητα | Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|---|
| Τύπος αιτήματος (Request type) | Τύπος (Type) | Τύπος: αναρρωτική άδεια, διακοπές, αργία ή δικός σας τύπος |
| Αμειβόμενο ή όχι | Αν η απουσία σημειώνεται ως αμειβόμενη | |
| Διάρκεια απαλλαγής (Time off duration) | Όλη η ημέρα ή μέρος της ημέρας | |
| Ημερομηνία (Date) | Η ημερομηνία | |
| Ώρα (Time) | Η ώρα, αν έχει επιλεγεί μέρος της ημέρας | |
| Επιλογές (Options) | Υπάλληλος (Employee) | Για ποιον καταχωρείται. Ο υπεύθυνος μπορεί να δημιουργήσει αίτημα για λογαριασμό του εργαζομένου |
| Μετακινήστε τις βάρδιες στις Ανοιχτές βάρδιες (Move shifts to Open Shifts) | Μεταφορά των βαρδιών αυτής της περιόδου στον κατάλογο των ανοιχτών, ώστε να τις πάρει κάποιος άλλος |
Κάτω βρίσκεται το Επισύναψη αρχείου (Attach file) — στο αίτημα επισυνάπτεται ένα έγγραφο, για παράδειγμα ιατρική βεβαίωση. Αποστέλλεται με το κουμπί Υποβολή (Submit).
Ειδοποιήσεις
Το τέταρτο εικονίδιο, το καμπανάκι. Ο κόκκινος κύκλος δείχνει τον αριθμό των μη αναγνωσμένων· πάνω από ενενήντα εννέα εμφανίζεται ως 99+.
Στη ροή υπάρχουν συμβάντα με ημερομηνία και ώρα: ένας εργαζόμενος δεν εμφανίστηκε στη βάρδια, ήρθε ένα αίτημα, άλλαξε το πρόγραμμα. Η ειδοποίηση ενημερώνει για ένα γεγονός· η απόφαση λαμβάνεται στην ενότητα των αιτημάτων.
Ποιες ειδοποιήσεις έρχονται και πού, ρυθμίζεται στο Το προφίλ μου → Ειδοποιήσεις. Εκεί, στην ομάδα TELEGRAM, βρίσκεται και το διακριτικό για το bot — οι ειδοποιήσεις στο Telegram συνδέονται απευθείας από την εφαρμογή.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Ο εργαζόμενος δεν μπορεί να στείλει αίτημα | Ο συγκεκριμένος τύπος απαγορεύεται στις ρυθμίσεις του προγράμματος | Ενεργοποιήστε την άδεια στα Δρομολόγια → πρόγραμμα → Βασικές πληροφορίες |
| Δεν υπάρχει ποιος να καλύψει τις βάρδιες του εργαζομένου που απουσιάζει | Κατά τη δημιουργία του αιτήματος δεν ενεργοποιήθηκε η μεταφορά των βαρδιών | Ενεργοποιείτε το Μετακινήστε τις βάρδιες στις Ανοιχτές βάρδιες — οι βάρδιες θα περάσουν στον κατάλογο των ανοιχτών |
| Το αίτημα εξαφανίστηκε από τον κατάλογο | Έχει διεκπεραιωθεί | Ψάξτε το στην καρτέλα Αρχείο |
| Δεν είναι σαφές γιατί ο εργαζόμενος ζητά ρεπό | Λείπουν λεπτομέρειες | Ρωτήστε απευθείας μέσα στο αίτημα, στην καρτέλα Συζήτηση |
| Χρειάζεται βεβαίωση για την αναρρωτική άδεια | Δεν έχει επισυναφθεί αρχείο | Ο εργαζόμενος επισυνάπτει το έγγραφο με το κουμπί Επισύναψη αρχείου κατά τη δημιουργία του αιτήματος |
| Δεν έρχονται ειδοποιήσεις | Είναι απενεργοποιημένοι οι σχετικοί τύποι | Το προφίλ μου → Ειδοποιήσεις |
| Δεν έρχονται SMS | Δεν αρκεί μόνο να ενεργοποιήσετε τη μονάδα | Χρειάζονται τέσσερις προϋποθέσεις ταυτόχρονα: η μονάδα ενεργοποιημένη, τα SMS επιτρεπόμενα στις ρυθμίσεις της εταιρείας, ο εργαζόμενος να έχει καταχωρημένο αριθμό, το υπόλοιπο της εταιρείας ανεφοδιασμένο |
| Δεν δημιουργείται αίτημα με αναδρομική ημερομηνία | Έτσι έχει σχεδιαστεί | Ανοιχτή βάρδια, ανταλλαγή και μεταβίβαση δεν μπορούν να ζητηθούν αναδρομικά |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει η ειδοποίηση από το αίτημα; Απάντηση: Η ειδοποίηση ενημερώνει για ένα συμβάν, το αίτημα απαιτεί απόφαση. Η έγκριση και η απόρριψη γίνονται στην κάρτα του αιτήματος με τα κουμπιά Επιβεβαίωση και Ακύρωση.
Ερώτηση: Μπορώ να συνομιλήσω με τον εργαζόμενο για το αίτημα; Απάντηση: Ναι, στην καρτέλα Συζήτηση μέσα στο αίτημα. Εκεί φαίνεται και το ιστορικό των αλλαγών.
Ερώτηση: Μπορώ να επισυνάψω ιατρική βεβαίωση; Απάντηση: Ναι, με το κουμπί Επισύναψη αρχείου κατά τη δημιουργία του αιτήματος.
Ερώτηση: Τι κάνει το Μετακινήστε τις βάρδιες στις Ανοιχτές βάρδιες (Move shifts to Open Shifts); Απάντηση: Μεταφέρει τις βάρδιες του εργαζομένου για αυτή την περίοδο στον κατάλογο των ανοιχτών, ώστε να μπορούν να τις πάρουν οι συνάδελφοι.
Ερώτηση: Μπορεί ο υπεύθυνος να δημιουργήσει αίτημα για λογαριασμό του εργαζομένου; Απάντηση: Ναι, στην ενότητα Επιλογές επιλέγεται για ποιον καταχωρείται το αίτημα.
Ερώτηση: Ποιος εγκρίνει τα αιτήματα; Απάντηση: Ο υπεύθυνος του έργου, ο διαχειριστής ή ο ιδιοκτήτης.
Ερώτηση: Πού βλέπω τα αιτήματα που έχουν διεκπεραιωθεί; Απάντηση: Στην καρτέλα Αρχείο.