Άδεια, αναρρωτική άδεια, διακοπές — όλα αυτά τα ζητά ο εργαζόμενος από το κινητό του, και ο υπεύθυνος απαντά από το ίδιο σημείο. Το αίτημα δεν χάνεται μέσα στην αλληλογραφία: έχει κατάσταση, ιστορικό και συζήτηση.
Το διάλειμμα δεν ζητείται εδώ, αλλά στην κάρτα της βάρδιας — γι’ αυτό υπάρχει το άρθρο «Διάλειμμα και δραστηριότητα στη βάρδια».
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Πού βρίσκονται τα αιτήματα
Το τρίτο εικονίδιο της κάτω μπάρας είναι τα Αιτήματα (Requests). Η οθόνη χωρίζεται σε δύο καρτέλες:
| Καρτέλα | Τι δείχνει |
|---|---|
| Νέος (New) | Αιτήματα που περιμένουν ακόμη απόφαση |
| Αρχείο (Archive) | Επεξεργασμένα — εγκεκριμένα και απορριφθέντα |
Στην κάρτα φαίνονται ο τύπος του αιτήματος, η περίοδος και η ημερομηνία της τελευταίας αλλαγής. Κάτω δεξιά βρίσκεται το κουμπί δημιουργίας.
Πώς να ζητήσετε άδεια
1. Ανοίξτε τα Αιτήματα και πατήστε το κουμπί δημιουργίας κάτω δεξιά.
2. Θα ανοίξει η Δημιουργία αιτήματος (Create request).
3. Συμπληρώστε το μπλοκ Τύπος εφαρμογής (Request type).
4. Αν χρειάζεται, επισυνάψτε ένα έγγραφο.
5. Πατήστε υποτάσσομαι (Submit).
Τι συμπληρώνεται:
| Πεδίο | Τι ορίζει |
|---|---|
| Τύπος (Type) | Αναρρωτική άδεια, διακοπές, αργία ή άλλος τύπος που έχει δημιουργηθεί στην εταιρεία σας |
| Αμειβόμενη απουσία | Αν η απουσία επισημαίνεται ως αμειβόμενη — εξαρτάται από τον τύπο |
| Διάρκεια απαλλαγής (Time off duration) | Όλη η ημέρα ή μέρος της ημέρας |
| Δεδομένο (Date) | Η ημέρα της απουσίας |
| Φορά (Time) | Εμφανίζεται αν έχει επιλεγεί μέρος της ημέρας |
| Επισύναψη αρχείου (Attach file) | Βεβαίωση, σαρωμένο έγγραφο, φωτογραφία εγγράφου |
Η φόρμα του εργαζομένου είναι πιο σύντομη από αυτήν του υπευθύνου: δεν περιέχει το μπλοκ Επιλογές (Options), όπου επιλέγεται για ποιον καταχωρείται το αίτημα και αν οι βάρδιες θα μεταφερθούν στη λίστα των ελεύθερων. Ο εργαζόμενος καταχωρεί αίτημα μόνο για τον εαυτό του — πεδίο επιλογής εργαζομένου δεν υπάρχει στη φόρμα.
Τι γίνεται με τις βάρδιες κατά τη διάρκεια της άδειας
Η άδεια από μόνη της δεν αφαιρεί τη βάρδια. Αν αυτές τις ημέρες έχετε βάρδιες, ο υπεύθυνος αποφασίζει κατά την έγκριση τι θα κάνει με αυτές: να τις διαγράψει ή να τις στείλει στη λίστα των ελεύθερων. Αν θέλετε να είστε σίγουροι, δώστε τη βάρδια εκ των προτέρων — αυτό γίνεται στην κάρτα της βάρδιας, από τις τρεις τελείες.
Πώς θα μάθετε την απόφαση
Η απάντηση έρχεται με δύο τρόπους: στις Εκδηλώσεις (Events) — το τέταρτο εικονίδιο της κάτω μπάρας — και στο Αρχείο στην οθόνη των αιτημάτων. Το αίτημα αλλάζει κατάσταση και μπορείτε να δείτε την αλληλογραφία του.
Μέσα στο αίτημα υπάρχει καρτέλα συζήτησης: εκεί φαίνεται το ιστορικό — Το αίτημα δημιουργήθηκε (Request created) με ημερομηνία — και ένα πεδίο για μήνυμα. Μέσα από αυτό μπορείτε να απαντήσετε στον υπεύθυνο, αν ζητά λεπτομέρειες, χωρίς να βγείτε από το αίτημα.
Πώς να ακυρώσετε το αίτημά σας
Ανοίξτε το αίτημα στην καρτέλα Νέος και πατήστε Ακύρωση αίτησης (Cancel request). Η εφαρμογή θα ζητήσει να συμπληρώσετε το Λόγος απόρριψης (Reason of decline) και να το στείλετε — μετά από αυτό το αίτημα θα μεταφερθεί στο αρχείο.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Στη φόρμα του αιτήματος δεν υπάρχει ο τύπος απουσίας που χρειάζεστε | Ο τύπος δεν έχει δημιουργηθεί στην εταιρεία | Τους τύπους απουσίας τους δημιουργεί ο υπεύθυνος στις ρυθμίσεις |
| Δεν μπορείτε να καταχωρήσετε άδεια για συνάδελφο | Έτσι είναι σχεδιασμένο | Ο εργαζόμενος καταχωρεί αίτημα μόνο για τον εαυτό του |
| Το αίτημα στάλθηκε, αλλά τίποτα δεν αλλάζει | Περιμένει την απόφαση του υπευθύνου | Δείτε την κατάσταση του αιτήματος και τη συζήτηση μέσα σε αυτό |
| Δεν έρχονται απαντήσεις στα αιτήματα | Οι ειδοποιήσεις είναι απενεργοποιημένες | Το προφίλ μου → Ειδοποιήσεις, ομάδα Επικοινωνία |
| Το αρχείο δεν επισυνάπτεται | Είναι πολύ μεγάλο | Μειώστε το αρχείο ή φωτογραφίστε το έγγραφο απευθείας μέσα από την εφαρμογή |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Η άδεια εγκρίθηκε — θα εξαφανιστεί μόνη της η βάρδια; Απάντηση: Όχι. Τι θα γίνει με τις βάρδιες αυτών των ημερών το αποφασίζει ο υπεύθυνος: να τις διαγράψει ή να τις στείλει στη λίστα των ελεύθερων.
Ερώτηση: Μπορώ να ζητήσω άδεια για μερικές ώρες και όχι για μια ολόκληρη ημέρα; Απάντηση: Ναι, στο πεδίο Διάρκεια απαλλαγής επιλέξτε μέρος της ημέρας και ορίστε την ώρα.
Ερώτηση: Πού επισυνάπτεται η βεβαίωση αναρρωτικής άδειας; Απάντηση: Στη φόρμα του αιτήματος υπάρχει η Επισύναψη αρχείου. Μπορείτε να επιλέξετε αρχείο ή να φωτογραφίσετε το έγγραφο.
Ερώτηση: Μπορώ να ακυρώσω αίτημα που έχω ήδη στείλει; Απάντηση: Ναι, ανοίξτε το και πατήστε Ακύρωση αίτησης, αναφέροντας τον λόγο.
Ερώτηση: Πού μπορώ να δω τα απορριφθέντα αιτήματα; Απάντηση: Στην καρτέλα Αρχείο. Ο λόγος απόρριψης έρχεται μαζί με την απόφαση, και οι λεπτομέρειες φαίνονται στη συζήτηση.
Ερώτηση: Ο υπεύθυνος μου έγραψε μέσα στο αίτημα — πού να απαντήσω; Απάντηση: Μέσα στο αίτημα, στην καρτέλα συζήτησης, στο πεδίο για μήνυμα.