Το δεύτερο εικονίδιο της κάτω μπάρας είναι το ημερολόγιο των βάρδιων. Ο υπάλληλος βλέπει εδώ τις δικές του βάρδιες, τις διαθέσιμες βάρδιες που μπορεί να πάρει και — αν ο διαχειριστής το επέτρεψε — τις βάρδιες όλης της ομάδας. Διαχειριστικά κουμπιά σε αυτή την οθόνη ο υπάλληλος δεν έχει.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Τρεις λειτουργίες προβολής
Πάνω υπάρχουν τρία κουμπιά και αλλάζουν όχι μόνο τη λίστα, αλλά και τους μετρητές των ημερών:
| Λειτουργία | Τι δείχνει |
|---|---|
| Βάρδιες (My shifts) | Μόνο τις δικές σας βάρδιες |
| Διαθέσιμες βάρδιες (Open Shifts) | Βάρδιες που δόθηκαν στην κοινή λίστα: μπορείτε να τις πάρετε |
| Όλες οι αποστολές (All shifts) | Βάρδιες όλης της ομάδας |
Η λειτουργία Όλες οι αποστολές μπορεί να μην υπάρχει ή να είναι κενή: η προβολή ξένων βάρδιων ενεργοποιείται από τον διαχειριστή στο ημερολόγιο και στο έργο.
Τι υπάρχει στην κεφαλίδα
| Κουμπί | Τι κάνει |
|---|---|
| Εκσυγχρονίζω (Update) | Φορτώνει φρέσκα δεδομένα, χωρίς να περιμένετε την αυτόματη φόρτωση |
| Φίλτρα (Filters) | Επιλογή βάρδιων. Ο αριθμός στο εικονίδιο δείχνει πόσες τιμές έχουν επιλεγεί |
Τα κουμπιά Εξαγωγή (Export) και περισσότερο (More), που υπάρχουν στον διαχειριστή, ο υπάλληλος δεν τα έχει: η εξαγωγή του ημερολογίου και οι μαζικές ενέργειες είναι διαχειριστικές δυνατότητες.
Πώς είναι δομημένη η ημέρα
Κάτω από τη λωρίδα της εβδομάδας ακολουθούν οι ημέρες. Καθεμία έχει δεξιά τρία εικονίδια με αριθμούς: δύο άνθρωποι — πόσοι υπάλληλοι βγαίνουν, ημερολόγιο — πόσες βάρδιες, φλιτζάνι — πόσα διαλείμματα. Υπολογίζουν σύμφωνα με την επιλεγμένη λειτουργία: στις Βάρδιες αφορούν μόνο εσάς.
Αν αυτή την ημέρα δεν υπάρχει τίποτα, στη θέση των καρτών εμφανίζεται το Δεν υπάρχουν διαθέσιμες βάρδιες (No Events Planned Today).
Στην κάρτα της βάρδιας υπάρχουν η ώρα, η διάρκεια του διαλείμματος, ο τίτλος του προτύπου και οι σημάνσεις κατάστασης: Ξεκίνησε (Started), Πεπερασμένος (Finished), απουσία (Absence). Αριστερά υπάρχει χρωματιστή λωρίδα, είναι το χρώμα του ημερολογίου.
Η λωρίδα της εβδομάδας ανοίγει σε ημερολόγιο μήνα με το κουμπί Ανάπτυξη ημερολογίου (Expand calendar) κάτω από αυτήν.
Πώς να πάρετε μια διαθέσιμη βάρδια
1. Περάστε στη λειτουργία Διαθέσιμες βάρδιες.
2. Βρείτε τη βάρδια για την ημέρα που θέλετε.
3. Ανοίξτε την και επιβεβαιώστε τη λήψη.
Αν στο ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή, θα σταλεί αίτημα και η βάρδια θα γίνει δική σας μετά την έγκριση. Αν όχι — αμέσως.
Το κουμπί μπορεί να μην υπάρχει καθόλου: η λήψη διαθέσιμων βάρδιων ενεργοποιείται με τον διακόπτη Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να επιλέγουν βάρδιες από τη λίστα Open Shifts.
Πώς να προσθέσετε βάρδια στον εαυτό σας
Αν ο διαχειριστής το επέτρεψε, ο υπάλληλος μπορεί να βάλει μόνος του βάρδια — με το κουμπί με το σύμβολο συν κάτω δεξιά.
1. Πατήστε το συν — θα ανοίξει η Προσθήκη στρώματος (Add Shift).
2. Επιλέξτε Ημερολόγιο (Schedule). Στη λίστα υπάρχουν μόνο τα ημερολόγια που ισχύουν για την επιλεγμένη ημερομηνία.
3. Επιλέξτε Περίγραμμα (Template) — έτοιμο πρότυπο βάρδιας ή Προσαρμοσμένο ωράριο (Custom shift).
4. Ορίστε ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης, διάρκεια διαλείμματος.
5. Πατήστε Αποθήκευση (Save).
Πεδίο επιλογής υπαλλήλου στη φόρμα δεν υπάρχει: η βάρδια καταχωρείται σε εσάς. Στη συνέχεια εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του ημερολογίου — ή η βάρδια μπαίνει αμέσως, ή φεύγει ως αίτημα και η εφαρμογή απαντά: Το αίτημά σας για δημιουργία βάρδιας έγινε δεκτό και θα διεκπεραιωθεί σύντομα από τον διαχειριστή. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly).
Επικαλύψεις η εφαρμογή δεν επιτρέπει. Αν αυτή την ώρα έχετε ήδη βάρδια, η αποθήκευση ακυρώνεται με την ένδειξη Η προώθηση ακυρώθηκε λόγω επικάλυψης με άλλη μετατόπιση (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Τι μπορείτε να κάνετε με βάρδια που είναι ήδη καταχωρημένη
Το πάτημα στην κάρτα ανοίγει τις Πληροφορίες για τη βάρδια (Shift details): εταιρεία, έργο, ημερολόγιο. Στη δική σας μελλοντική βάρδια μπορείτε να αλλάξετε Τοποθεσία (Location) και Μαρκαρισμένος (Marks) και να πατήσετε Αποθήκευση. Οι τρεις τελείες στην πάνω δεξιά γωνία ανοίγουν τις ενέργειες — εναλλαγή, μεταφορά, μετακίνηση στις διαθέσιμες, αλλαγή χρόνου και διαχωρισμό.
Αναλυτικά για αυτές — στο άρθρο «Ενέργειες με τη βάρδια: εναλλαγή, μεταφορά, διαθέσιμες βάρδιες και διαχωρισμός».
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Βλέπω μόνο τις δικές μου βάρδιες | Είναι επιλεγμένη η λειτουργία Βάρδιες | Περάστε στις Όλες οι αποστολές. Αν ο διακόπτης δεν δουλεύει, η προβολή ξένων βάρδιων είναι απενεργοποιημένη στο ημερολόγιο |
| Οι Όλες οι αποστολές είναι κενές | Απαγόρευση στο επίπεδο του ημερολογίου ή του έργου | Ο διαχειριστής ενεργοποιεί το Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δουν όλες τις βάρδιες |
| Δεν υπάρχουν διαθέσιμες βάρδιες | Κανείς δεν έδωσε τίποτα ή η λήψη απαγορεύεται | Χρειάζεται ο διακόπτης Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να επιλέγουν βάρδιες από τη λίστα Open Shifts |
| Δεν υπάρχει κουμπί με το σύμβολο συν | Η δημιουργία δικών βάρδιων είναι απενεργοποιημένη | Χρειάζεται ο διακόπτης Επιτρέψτε στους εργαζόμενους να δημιουργήσουν τις δικές τους βάρδιες |
| Στο πλέγμα δεν υπάρχει τίποτα, παρόλο που υπάρχουν βάρδιες | Είναι ενεργό φίλτρο | Δείτε τον αριθμό στο εικονίδιο των φίλτρων και μηδενίστε την επιλογή |
| Στον επιλογέα ημερολογίων δεν υπάρχει τίποτα | Κανένα ημερολόγιο δεν ισχύει για την επιλεγμένη ημερομηνία | Επιλέξτε άλλη ημερομηνία ή ζητήστε από τον διαχειριστή να παρατείνει το ημερολόγιο |
| Η βάρδια δεν αποθηκεύεται | Επικάλυψη ώρας με άλλη βάρδια | Αλλάξτε την ώρα ή την ημερομηνία |
| Η βάρδια δεν εμφανίστηκε μετά την αποθήκευση | Έφυγε ως αίτημα για έγκριση | Περιμένετε την απόφαση: θα έρθει στις Εκδηλώσεις και στο Αρχείο των αιτημάτων |
| Οι αλλαγές που έκανε ο διαχειριστής δεν φαίνονται | Τα δεδομένα φορτώθηκαν νωρίτερα | Πατήστε Εκσυγχρονίζω |
| Δεν υπάρχουν τα κουμπιά Εξαγωγή και περισσότερο | Έτσι είναι σχεδιασμένο | Είναι διαχειριστικά κουμπιά, ο υπάλληλος δεν τα έχει |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει αυτή η οθόνη από το ημερολόγιο του διαχειριστή; Απάντηση: Στη σύνθεση των κουμπιών. Ο υπάλληλος δεν έχει εξαγωγή και μαζικές ενέργειες, και τα δεδομένα είναι μόνο τα δικά του και, αν επιτρέπεται, της ομάδας.
Ερώτηση: Τι είναι οι διαθέσιμες βάρδιες; Απάντηση: Βάρδιες που δόθηκαν στην κοινή λίστα. Μπορεί να τις πάρει οποιοσδήποτε το επιτρέπουν οι ρυθμίσεις.
Ερώτηση: Μπορώ να βάλω μόνος μου βάρδια; Απάντηση: Ναι, αν ο διαχειριστής ενεργοποίησε αυτή τη δυνατότητα. Η βάρδια καταχωρείται σε εσάς και μπορεί να φύγει για έγκριση.
Ερώτηση: Γιατί δεν βλέπω τις βάρδιες των συναδέλφων; Απάντηση: Η προβολή ξένων βάρδιων ενεργοποιείται ξεχωριστά — στις ρυθμίσεις του ημερολογίου και του έργου.
Ερώτηση: Τι σημαίνουν οι τρεις αριθμοί δίπλα στην ημερομηνία; Απάντηση: Πόσοι υπάλληλοι βγαίνουν αυτή την ημέρα, πόσες βάρδιες και πόσα διαλείμματα. Υπολογίζονται σύμφωνα με την επιλεγμένη λειτουργία.
Ερώτηση: Μπορώ να δω ολόκληρο τον μήνα; Απάντηση: Ναι, με το κουμπί Ανάπτυξη ημερολογίου κάτω από τη λωρίδα της εβδομάδας.
Ερώτηση: Γιατί δεν μπορώ να βάλω βάρδια στην ημερομηνία που θέλω; Απάντηση: Για αυτή την ημερομηνία δεν ισχύει κανένα ημερολόγιο. Το ημερολόγιο το παρατείνει ο διαχειριστής.
Ερώτηση: Πήρα διαθέσιμη βάρδια — είναι αμέσως δική μου; Απάντηση: Αν στο ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή, πρώτα θα σταλεί αίτημα. Διαφορετικά η βάρδια γίνεται δική σας αμέσως.