Η βάρδια στην εφαρμογή δεν είναι τελεσίδικη. Αν δεν μπορείτε να βγείτε, μπορείτε να τη δώσετε στην κοινή λίστα, να την ανταλλάξετε με συνάδελφο, να τη μεταφέρετε σε συγκεκριμένο άτομο, να ζητήσετε άλλη ώρα ή να δουλέψετε μόνο ένα μέρος της. Όλα αυτά γίνονται από το κινητό, πίσω από τις τρεις τελείες.
Τα δικαιώματα για αυτές τις ενέργειες τα δίνει ο διαχειριστής στις ρυθμίσεις του ημερολογίου, γι’ αυτό το σύνολο των επιλογών διαφέρει από υπάλληλο σε υπάλληλο. Αν έχετε λιγότερες, δείτε την ενότητα «Γιατί δεν υπάρχουν ενέργειες» στο τέλος του άρθρου.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Πού βρίσκονται οι ενέργειες
Ανοίξτε το Ημερολόγιο (δεύτερο εικονίδιο στην κάτω μπάρα) και πατήστε τη βάρδια σας — θα ανοίξουν οι Πληροφορίες για τη βάρδια (Shift details). Στην πάνω δεξιά γωνία υπάρχουν τρεις τελείες: ανοίγουν το πλαίσιο Επιλέξτε ενέργεια (Select action).
| Ενέργεια | Πότε χρειάζεται |
|---|---|
| Μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες (Move to Open Shifts) | Δεν μπορείτε να βγείτε και δεν έχει σημασία ποιος θα σας αντικαταστήσει |
| Αίτημα για αλλαγή βάρδιας (Shift Swap Request) | Θέλετε να ανταλλάξετε βάρδια με συνάδελφο |
| Αίτημα για αλλαγή βάρδιας (Shift edit request) | Θα βγείτε, αλλά σε άλλη ώρα |
| Αίτημα για ακύρωση βάρδιων (Shift drop request) | Ξέρετε ποιος ακριβώς θα σας αντικαταστήσει |
| Αίτημα για διαχωρισμό μιας βάρδιας (Request to split a shift) | Θα δουλέψετε μέρος της βάρδιας και το υπόλοιπο θα το δώσετε |
Τα πρώτα τέσσερα σημεία είναι Αιτήματα και η πορεία τους διαφέρει.
Η εναλλαγή και η μεταφορά περνούν μέσα από τον συνάδελφο: πρώτα έρχεται η συναίνεση εκείνου στον οποίο προτείνετε τη βάρδια και μόνο μετά, αν στο ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή, η απόφαση του διαχειριστή. Όσο ο συνάδελφος δεν έχει συμφωνήσει, το αίτημα δεν προχωρά παρακάτω και τίποτα δεν αλλάζει.
Η αλλαγή χρόνου και ο διαχωρισμός απευθύνονται μόνο στον διαχειριστή. Η μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες, όταν η επιβεβαίωση είναι απενεργοποιημένη, εκτελείται αμέσως.
Μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες
Η βάρδια πηγαίνει στην κοινή λίστα και μπορεί να την πάρει οποιοσδήποτε το επιτρέπουν οι ρυθμίσεις.
1. Τρεις τελείες → Μετακίνηση στις ανοιχτές βάρδιες.
2. Η εφαρμογή ρωτά Είστε σίγουροι για αυτό; (Are you sure?) — επιβεβαιώστε.
3. Η βάρδια εξαφανίζεται από τις δικές σας και εμφανίζεται στη λειτουργία Διαθέσιμες βάρδιες (Open Shifts) στην οθόνη του ημερολογίου.
Όσο δεν την έχει πάρει κανείς, η βάρδια παραμένει αδιάθετη: στον μετρητή της ημέρας υπολογίζεται ως βάρδια, αλλά δεν υπάρχει υπάλληλος πίσω από αυτήν.
Εναλλαγή βάρδιων
1. Τρεις τελείες → Αίτημα για αλλαγή βάρδιας.
2. Ανοίγει η οθόνη Εναλλαγή βάρδιων (Swap shift) με τη λίστα των βάρδιων των συναδέλφων: ημερομηνία, ώρα, όνομα και τίτλος προτύπου.
3. Επιλέξτε τη βάρδια με την οποία θέλετε να αλλάξετε και στείλτε το αίτημα.
4. Περιμένετε την απάντηση του συναδέλφου: το αίτημα φτάνει σε εκείνον και χωρίς τη συναίνεσή του η εναλλαγή δεν γίνεται.
5. Αν στο ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή, μετά τη συναίνεση του συναδέλφου το αίτημα πηγαίνει στον διαχειριστή.
Στη λίστα θα υπάρχουν μόνο οι βάρδιες με τις οποίες η εναλλαγή είναι όντως δυνατή: βάρδιες άλλων υπαλλήλων του ίδιου ημερολογίου. Αν ο διαχειριστής ενεργοποίησε την εναλλαγή μόνο εντός της θέσης εργασίας, θα μείνουν οι συνάδελφοι με τη δική σας θέση.
Αλλαγή χρόνου της βάρδιας
1. Τρεις τελείες → Αίτημα για αλλαγή βάρδιας.
2. Ανοίγει η Αλλαγή χρόνου (Change of time): ημερομηνία, ώρα έναρξης, ώρα λήξης.
3. Στο πεδίο Νέα (Message) εξηγήστε τον λόγο — ο διαχειριστής θα τον δει μαζί με το αίτημα.
4. Στείλτε το.
Η βάρδια παραμένει δική σας: αλλάζουν μόνο οι ώρες και μόνο μετά την έγκριση.
Μεταφορά βάρδιας
1. Τρεις τελείες → Αίτημα για ακύρωση βάρδιων.
2. Ανοίγει το Στρώμα μεταφοράς (Transfer shift).
3. Στο Επιλέξτε υπαλλήλους (Select employees) σημειώστε σε ποιους προτείνετε τη βάρδια — μπορείτε σε περισσότερους από έναν.
4. Αποστολή αιτήματος (Send request).
5. Περιμένετε μέχρι κάποιος από αυτούς να συμφωνήσει: χωρίς συναίνεση η βάρδια παραμένει δική σας.
Η διαφορά από τις διαθέσιμες βάρδιες: εδώ ονομάζετε συγκεκριμένα άτομα, δεν δίνετε τη βάρδια σε όλους. Το αίτημα θα φτάσει σε αυτούς και μόνο μετά τη συναίνεση κάποιου θα προχωρήσει παρακάτω — στον διαχειριστή, αν εκείνος πρέπει να επιβεβαιώσει.
Διαχωρισμός βάρδιας
Χρειάζεται όταν μπορείτε να δουλέψετε μέρος της βάρδιας.
1. Τρεις τελείες → Αίτημα για διαχωρισμό μιας βάρδιας.
2. Ανοίγει η Κοινή βάρδια (Split shift) με μια υπόδειξη: χωρίστε τη βάρδια για να επιλέξετε τον χρόνο εργασίας σας και να στείλετε το υπόλοιπο στις διαθέσιμες βάρδιες.
3. Με τον ολισθητήρα ορίστε το σημείο διαχωρισμού.
4. Επιλέξτε ποιο από τα δύο κομμάτια μένει σε εσάς και ποιο πηγαίνει στις διαθέσιμες.
5. Στείλτε το αίτημα.
Τι μπορείτε να αλλάξετε στην ίδια την κάρτα
Εκτός από τις τρεις τελείες, στη μελλοντική σας βάρδια είναι διαθέσιμα δύο πεδία: Τοποθεσία (Location) και Μαρκαρισμένος (Marks) στο μπλοκ Καθέκαστα (Details), και κάτω από αυτά το Αποθήκευση (Save). Σε βάρδια που έχει περάσει αυτά τα πεδία δεν υπάρχουν.
Η δεύτερη καρτέλα της κάρτας είναι Μπόνους/Πέναλτι (Bonuses/Penalties/Advances): τι πιστώθηκε και τι κρατήθηκε για αυτή συγκεκριμένα τη βάρδια.
Πού φτάνει η απάντηση
Οι απαντήσεις φτάνουν στις Εκδηλώσεις (Events) — τέταρτο εικονίδιο στην κάτω μπάρα — και στο Αρχείο (Archive) στην οθόνη των αιτημάτων. Στην εναλλαγή και τη μεταφορά οι απαντήσεις θα είναι δύο: πρώτα από τον συνάδελφο, μετά από τον διαχειριστή, αν εκείνος επιβεβαιώνει. Μέσα στο ίδιο το αίτημα υπάρχει καρτέλα συζήτησης: εκεί μπορείτε να ανταλλάσσετε μηνύματα με τον διαχειριστή χωρίς να βγείτε από το αίτημα.
Γιατί δεν υπάρχουν ενέργειες
Αυτό είναι το συχνότερο παράπονο και η αιτία είναι σχεδόν πάντα μία από τις δύο.
Πρώτη: οι ενέργειες είναι απενεργοποιημένες στις ρυθμίσεις του ημερολογίου. Κάθε ενέργεια ενεργοποιείται με ξεχωριστό διακόπτη — ο διαχειριστής το κάνει στην ενότητα Βασικές πληροφορίες του ημερολογίου. Αν είναι απενεργοποιημένες, πίσω από τις τρεις τελείες μένει ένα σημείο αντί για πέντε.
| Τι λείπει | Ποιος διακόπτης χρειάζεται |
|---|---|
| Εναλλαγή βάρδιων | Επιτρέπονται οι εναλλαγές βάρδιων |
| Μεταφορά βάρδιας | Επιτρέψτε στους εργαζόμενους να κάνουν βάρδιες |
| Μετακίνηση στις διαθέσιμες | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να επιλέγουν βάρδιες από τη λίστα Open Shifts |
| Λήψη διαθέσιμης βάρδιας | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να επιλέγουν βάρδιες από τη λίστα Open Shifts |
| Διαχωρισμός βάρδιας | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να μοιράζονται τις βάρδιες |
| Δική σας βάρδια | Επιτρέψτε στους εργαζόμενους να δημιουργήσουν τις δικές τους βάρδιες |
| Ξένες βάρδιες στο ημερολόγιο | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δουν όλες τις βάρδιες |
Μέρος των ίδιων ρυθμίσεων υπάρχει στην κάρτα του έργου, στο μπλοκ ρυθμίσεων των βάρδιων: ισχύουν για όλα τα ημερολόγια του έργου ταυτόχρονα.
Δεύτερη: το ημερολόγιο έληξε. Πάνω από βάρδιες εκτός της διάρκειας ισχύος του ημερολογίου δεν υπάρχουν καθόλου ενέργειες — οι τρεις τελείες δεν ανοίγουν. Ο διαχειριστής πρέπει να παρατείνει το ημερολόγιο.
Υπάρχει και μια τρίτη, πιο σπάνια: η βάρδια έχει ήδη ξεκινήσει ή ξεκινά πολύ σύντομα. Η εφαρμογή δεν επιτρέπει να δώσετε τη βάρδια μισή ώρα πριν βγείτε.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Οι τρεις τελείες δεν ανοίγουν | Το ημερολόγιο έληξε ή η βάρδια έχει ήδη ξεκινήσει | Ζητήστε από τον διαχειριστή να παρατείνει το ημερολόγιο· οι ενέργειες δουλεύουν σε μελλοντικές βάρδιες |
| Στη λίστα υπάρχει ένα σημείο αντί για πέντε | Οι διακόπτες αυτοεξυπηρέτησης είναι απενεργοποιημένοι | Ο διαχειριστής ενεργοποιεί τους απαραίτητους στις Βασικές πληροφορίες του ημερολογίου |
| Δεν υπάρχει κανείς για εναλλαγή | Στη λίστα δεν υπάρχουν κατάλληλες βάρδιες | Η εναλλαγή είναι δυνατή μόνο με βάρδιες συναδέλφων αυτού του ημερολογίου και, με τη ρύθμιση «εντός της θέσης εργασίας», με την ίδια θέση |
| Η εναλλαγή ή η μεταφορά στάλθηκε, αλλά δεν συμβαίνει τίποτα | Περιμένουμε την απάντηση του συναδέλφου — χωρίς τη συναίνεσή του το αίτημα δεν προχωρά | Θυμίστε στον συνάδελφο: το αίτημα βρίσκεται στα δικά του αιτήματα |
| Το αίτημα στάλθηκε, αλλά η βάρδια δεν άλλαξε | Είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή | Περιμένετε την απόφαση: θα έρθει στις Εκδηλώσεις και στο Αρχείο |
| Η βάρδια επέστρεψε πίσω | Ο διαχειριστής απέρριψε το αίτημα | Ο λόγος της απόρριψης έρχεται μαζί με την απάντηση — δείτε τη συζήτηση μέσα στο αίτημα |
| Οι διαθέσιμες βάρδιες είναι κενές | Κανείς δεν έδωσε τίποτα ή η λήψη απαγορεύεται | Ελέγξτε με τον διαχειριστή τον διακόπτη λήψης διαθέσιμων βάρδιων |
| Ο διαχωρισμός δεν είναι διαθέσιμος | Είναι απενεργοποιημένος στο ημερολόγιο | Χρειάζεται ο διακόπτης Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να μοιράζονται τις βάρδιες |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει η μετακίνηση στις διαθέσιμες βάρδιες από τη μεταφορά βάρδιας; Απάντηση: Στην πρώτη περίπτωση η βάρδια πηγαίνει στην κοινή λίστα και την παίρνει οποιοσδήποτε θέλει. Στη δεύτερη ονομάζετε συγκεκριμένα άτομα και το αίτημα φτάνει σε αυτούς.
Ερώτηση: Μπορώ να δουλέψω τη μισή βάρδια και το υπόλοιπο να το δώσω; Απάντηση: Ναι, αυτό είναι το Αίτημα για διαχωρισμό μιας βάρδιας: με τον ολισθητήρα επιλέγετε το σημείο διαχωρισμού και ορίζετε ποιο κομμάτι θα σταλεί στις διαθέσιμες.
Ερώτηση: Είναι υποχρεωτικό να περιμένω έγκριση; Απάντηση: Στην εναλλαγή και τη μεταφορά πάντα: πρώτα χρειάζεται η συναίνεση του συναδέλφου στον οποίο προτείνετε τη βάρδια. Μετά, αν στο ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένη η επιβεβαίωση από τον διαχειριστή, αποφασίζει και εκείνος. Η μετακίνηση στις διαθέσιμες, με την επιβεβαίωση απενεργοποιημένη, εκτελείται αμέσως.
Ερώτηση: Ο συνάδελφος δεν απαντά στην εναλλαγή μου — τι να κάνω; Απάντηση: Όσο δεν έχει συμφωνήσει, το αίτημα δεν πηγαίνει πουθενά και η βάρδια παραμένει δική σας. Θυμίστε του: το αίτημα βρίσκεται στην ενότητα των αιτημάτων του. Ή ακυρώστε το αίτημα και προτείνετε τη βάρδια σε άλλον.
Ερώτηση: Γιατί εγώ δεν έχω κουμπί εναλλαγής και ο συνάδελφος έχει; Απάντηση: Οι ρυθμίσεις ορίζονται ξεχωριστά για κάθε ημερολόγιο. Αν βρίσκεστε σε διαφορετικά ημερολόγια, τα σύνολα των ενεργειών διαφέρουν.
Ερώτηση: Μπορώ να ακυρώσω το αίτημά μου; Απάντηση: Ναι, ανοίξτε το αίτημα στην οθόνη των αιτημάτων — εκεί υπάρχει το Ακύρωση αίτησης (Cancel request).
Ερώτηση: Ποιος θα δει το μήνυμά μου στο αίτημα αλλαγής χρόνου; Απάντηση: Ο διαχειριστής που θα αποφασίσει για το αίτημα. Το μήνυμα έρχεται μαζί με το αίτημα.
Ερώτηση: Τι θα γίνει με τη βάρδια, αν κανείς δεν την πάρει από τις διαθέσιμες; Απάντηση: Θα παραμείνει στη λίστα των διαθέσιμων. Ο διαχειριστής μπορεί να την αναθέσει σε κάποιον χειροκίνητα ή να την κατανείμει αυτόματα.
Ερώτηση: Μπορώ να αλλάξω την τοποθεσία της βάρδιας μου; Απάντηση: Ναι, σε μελλοντική βάρδια στο μπλοκ Καθέκαστα υπάρχουν τα πεδία τοποθεσίας και μαρκαρίσματος· μετά την αλλαγή πατήστε Αποθήκευση.