Η σήμανση της έναρξης και της λήξης της βάρδιας είναι αυτό για το οποίο ο υπάλληλος ανοίγει την εφαρμογή πιο συχνά. Από την έκδοση 2.1.0 και μετά, οι δύο ενέργειες γίνονται μέσα από την οθόνη Παρουσίες (Attendance) με χάρτη, και το τηλέφωνο στην πορεία ζητά μερικές άδειες.
Την τοποθεσία την παρακολουθούν δύο διαφορετικές ενότητες. Οι Παρουσίες (Attendance) ελέγχουν αν βρίσκεστε στη θέση σας στην αρχή και στο τέλος της βάρδιας — γι’ αυτό ακριβώς και οι δύο ενέργειες γίνονται μέσα από τον χάρτη. Ο Έλεγχος στο χώρο εργασίας (Work location control) παρακολουθεί πού ήσασταν κατά τη διάρκεια της βάρδιας.
Δώστε όλες τις άδειες στο τηλέφωνο αμέσως, μαζί με την πρόσβαση στη γεωθέση στη λειτουργία «όλη την ώρα». Δεν χρειάζεται να υπολογίζετε ποια ενότητα τι χρησιμοποιεί: ο ιδιοκτήτης της εταιρείας ενεργοποιεί και απενεργοποιεί ενότητες όποτε θέλει, και αν οι άδειες έχουν δοθεί μισές, η εφαρμογή θα αρχίσει να συμπεριφέρεται λάθος — και μάλιστα σιωπηλά, χωρίς προειδοποίηση. Το να επιτρέψετε όλα μία φορά κοστίζει λιγότερο από το να ψάχνετε μετά γιατί δεν καταγράφηκε η βάρδια.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Έναρξη της βάρδιας: βήμα προς βήμα
Η εκκίνηση της βάρδιας είναι μια αλυσίδα από μερικές οθόνες. Δεν επιτρέπεται να την προσπεράσετε: κάθε βήμα ενεργοποιεί κάτι.
1. Πατήστε το πράσινο κουμπί «Έναρξη βάρδιας» στον πίνακα διαχείρισης.
2. Το τηλέφωνο θα ζητήσει πρόσβαση στη γεωθέση. Δώστε την.
3. Μετά — πρόσβαση στη φυσική δραστηριότητα. Χρειάζεται για να ξεχωρίζει η κίνηση από τη στάση.
4. Στη συνέχεια η εφαρμογή εξηγεί μόνη της: χρειάζεται η λειτουργία «Να επιτρέπεται όλη την ώρα» και προτείνει να την αλλάξετε στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου. Συμφωνήστε και αλλάξτε την.
5. Θα ανοίξει η οθόνη Παρουσίες (Attendance) με χάρτη. Εδώ φαίνεται πού βρίσκεστε και υπάρχει προειδοποίηση: Με την έναρξη της βάρδιας θα ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση τοποθεσίας στο υπόβαθρο. Η βάρδια ξεκινά με το δεύτερο κουμπί Έναρξη βάρδιας ήδη σε αυτή την οθόνη.
Αν δεν βρίσκεστε στον χώρο εργασίας
Όταν στη βάρδια έχει οριστεί τοποθεσία, οι παρουσίες συγκρίνουν τη θέση σας με αυτήν. Αν βρεθείτε μακριά, η οθόνη το λέει ευθέως.
Πάνω εμφανίζεται κόκκινη πλακέτα Σφάλμα — Είστε εκτός έδρας (Error — You are outside the location). Στον χάρτη σχεδιάζεται διαδρομή από το σημείο σας μέχρι τον χώρο εργασίας, και στο πλαίσιο κάτω υπάρχουν τρία μεγέθη: απόσταση, χρόνος διαδρομής και όνομα τοποθεσίας. Για παράδειγμα: 3.34 km · 8 min · call center.
Έτσι ο υπάλληλος βλέπει αμέσως όχι μόνο ότι δεν είναι εκεί που πρέπει, αλλά και πόσο μακριά είναι και πού να πάει.
Το κουμπί Έναρξη βάρδιας παραμένει ενεργό και μπορείτε να το πατήσετε — αλλά η βάρδια δεν θα ξεκινήσει: πάνω θα εμφανιστεί ξανά το σφάλμα. Η σήμανση θα περάσει μόνο όταν βρεθείτε εντός της ακτίνας που όρισε ο διαχειριστής στις ρυθμίσεις της τοποθεσίας.
Αν στη βάρδια δεν έχει οριστεί τοποθεσία, δεν γίνεται έλεγχος — στην οθόνη θα γράφει ότι η τοποθεσία δεν έχει καθοριστεί και η βάρδια θα ξεκινήσει από οπουδήποτε. Το ίδιο ισχύει και για τις έκτακτες βάρδιες: αυτές δεν έχουν τοποθεσία, γι’ αυτό ο έλεγχος δεν εκτελείται.
Όσο η βάρδια είναι σε εξέλιξη
Η πλακέτα αλλάζει σε Σε βάρδια (On shift) με μετρητή του χρόνου που δουλέψατε, και το κουμπί σε Τέλος βάρδιας (End shift). Πιο κάτω εμφανίζεται το μπλοκ του διαλείμματος: πότε θα ξεκινήσει, η ώρα του και το κουμπί Έναρξη διαλείμματος (Start break).
Ολοκλήρωση της βάρδιας: βήμα προς βήμα
1. Πατήστε «Τέλος βάρδιας». Η εφαρμογή θα ζητήσει επιβεβαίωση: Θέλετε πραγματικά να ολοκληρώσετε; (Do you really want to finish?)
2. Θα ανοίξει η ίδια οθόνη «Παρουσίες» με χάρτη και κουμπί ολοκλήρωσης — η τοποθεσία σημειώνεται και στην έξοδο.
3. Τελευταία επιβεβαίωση — Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να ολοκληρώσετε τη βάρδια; (Are you sure you want to complete the shift?)
Οι δύο διαδοχικές επιβεβαιώσεις είναι σκόπιμες: η βάρδια δεν πρέπει να κλείνει με τυχαίο άγγιγμα. Μετά την ολοκλήρωση, η κάρτα της βάρδιας στη λίστα της ημέρας σημειώνεται ως Ολοκληρώθηκε το (Completed), και δίπλα εμφανίζονται οι αποκλίσεις — καθυστέρηση και πρόωρη αποχώρηση.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Δεν υπάρχει το κουμπί Έναρξη βάρδιας | Η βάρδια δεν έχει φτάσει ακόμη ή έχει ήδη ολοκληρωθεί | Το κουμπί εμφανίζεται στο παράθυρο που ορίζουν οι ρυθμίσεις της ενότητας παρουσιών |
| Η βάρδια δεν ξεκινά, πάνω υπάρχει σφάλμα Είστε εκτός έδρας | Οι παρουσίες ελέγχουν τη θέση και εσείς είστε εκτός του χώρου εργασίας | Πλησιάστε στον χώρο εργασίας: στην οθόνη φαίνονται η απόσταση, ο χρόνος διαδρομής και το όνομα της τοποθεσίας. Το κουμπί πατιέται, αλλά η σήμανση δεν θα περάσει όσο δεν είστε εντός της ακτίνας |
| Η τοποθεσία σταματά να μεταδίδεται | Η άδεια δόθηκε ως «κατά τη χρήση της εφαρμογής» | Αλλάξτε σε «Να επιτρέπεται όλη την ώρα» στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου |
| Η εφαρμογή δεν δουλεύει όπως πριν, παρόλο που δεν αλλάξατε τίποτα | Στην εταιρεία ενεργοποιήθηκε νέα ενότητα, ενώ οι άδειες στο τηλέφωνο δεν επαρκούν | Ελέγξτε τις άδειες της εφαρμογής και δώστε τις όλες, μαζί με τη λειτουργία «Να επιτρέπεται όλη την ώρα» |
| Η βάρδια ξεκίνησε, αλλά η σήμανση δεν καταχωρήθηκε | Ακυρώθηκε το αίτημα για γεωθέση στο υπόβαθρο | Δώστε την άδεια και ξεκινήστε τη βάρδια από την αρχή |
| Η βάρδια είναι σημειωμένη ως Μη προγραμματισμένο | Ξεκίνησε εκτός ημερολογίου | Έτσι είναι σχεδιασμένο: η έκτακτη βάρδια δεν έχει πρότυπο και ο έλεγχος τοποθεσίας για αυτήν δεν εκτελείται |
| Η βάρδια έκλεισε μόνη της, παρόλο που δεν πάτησα | Πέρασε το παράθυρο μέσα στο οποίο η βάρδια μπορούσε ακόμη να ολοκληρωθεί χειροκίνητα | Το παράθυρο ορίζεται από τη ρύθμιση «Πόσο αργότερα μπορεί ο υπάλληλος να ολοκληρώσει τη βάρδια» στην ενότητα παρουσιών |
| Η απόκλιση εμφανίζεται με παράξενο αριθμό | Γνωστό σφάλμα εμφάνισης | Η τιμή είναι σωστή, αλλά εμφανίζεται χωρίς στρογγυλοποίηση. Βασιστείτε στην πλακέτα πάνω — εκεί η μορφή είναι «0h 2m» |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Γιατί με την εκκίνηση της βάρδιας το τηλέφωνο ζητά τόσες άδειες; Απάντηση: Είναι τρεις: γεωθέση, φυσική δραστηριότητα και πρόσβαση στην τοποθεσία στο υπόβαθρο. Διαφορετικές ενότητες χρησιμοποιούν διαφορετικές από αυτές: οι παρουσίες τη σήμανση της θέσης στην αρχή και στο τέλος της βάρδιας, ο έλεγχος στο χώρο εργασίας τις μετακινήσεις κατά τη διάρκεια της βάρδιας. Δεν χρειάζεται να ψάχνετε τι χρειάζεται σε ποιον: δώστε και τις τρεις.
Ερώτηση: Είναι υποχρεωτικό να δώσω πρόσβαση «όλη την ώρα»; Απάντηση: Ναι. Η λειτουργία «κατά τη χρήση της εφαρμογής» σταματά να δουλεύει μόλις η εφαρμογή ελαχιστοποιηθεί και μέρος των δεδομένων δεν θα καταγραφεί.
Ερώτηση: Μπορώ να πάω σε διάλειμμα από την εφαρμογή; Απάντηση: Ναι, κατά τη διάρκεια της βάρδιας κάτω από το κουμπί ολοκλήρωσης εμφανίζεται το μπλοκ του διαλείμματος με το κουμπί Έναρξη διαλείμματος.
Ερώτηση: Γιατί η ολοκλήρωση επιβεβαιώνεται δύο φορές; Απάντηση: Η πρώτη ερώτηση είναι γενική, η δεύτερη εμφανίζεται ήδη στην οθόνη με τον χάρτη, μετά τη σήμανση της τοποθεσίας. Έτσι η βάρδια δεν κλείνει με τυχαίο άγγιγμα.
Ερώτηση: Μπορώ να ξεκινήσω βάρδια που δεν υπάρχει στο ημερολόγιο; Απάντηση: Ναι, αν επιτρέπονται οι έκτακτες βάρδιες. Μια τέτοια βάρδια σημειώνεται ως Μη προγραμματισμένο.
Ερώτηση: Τι γίνεται αν ξεχάσω να ολοκληρώσω τη βάρδια; Απάντηση: Η βάρδια θα κλείσει μόνη της, αλλά διαφορετικά ανάλογα με τον τύπο. Στις έκτακτες, στις ρυθμίσεις ορίζεται μέγιστη διάρκεια, μετά την οποία η βάρδια κλείνει αυτόματα. Στις προγραμματισμένες υπάρχει παράθυρο: η ρύθμιση Πόσο αργότερα μπορεί ο υπάλληλος να «ολοκληρώσει» τη βάρδια/το διάλειμμα; (λεπτά) ορίζει πόσα λεπτά μετά το τέλος της βάρδιας μπορεί ακόμη να κλείσει χειροκίνητα. Αν δεν προλάβετε, το σύστημα θα την κλείσει μόνο του.
Ερώτηση: Βλέπει ο διαχειριστής ότι ξεκίνησα τη βάρδια; Απάντηση: Ναι, η κατάσταση της βάρδιας φαίνεται αμέσως στο ημερολόγιο και στις αναφορές, και με ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις έρχεται μήνυμα.