Να προσθέσετε έναν άνθρωπο στην εταιρεία, να ορίσετε δικαιώματα, να στείλετε πρόσκληση, να αλλάξετε θέση και νόρμα ωρών — όλα αυτά γίνονται από το τηλέφωνο. Παλαιότερα η διαχείριση της ομάδας γινόταν μόνο στον browser.
Η ενότητα είναι ανοιχτή στον υπεύθυνο, στον διαχειριστή και στον ιδιοκτήτη.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Πώς ανοίγει
☰ → ενότητα Ομάδα (TEAM) → Υπάλληλοι της εταιρείας (Company employees).
Στην κάρτα κάθε εργαζομένου: φωτογραφία ή αρχικά, όνομα, επίπεδο δικαιωμάτων, τηλέφωνο, email και κατάσταση της πρόσκλησης — Η πρόσκληση εκκρεμεί (Invite pending) με πορτοκαλί ή Η πρόσκληση έγινε αποδεκτή (Invite accepted) με πράσινο. Σε όσους δεν έχουν επιβεβαιωθεί υπάρχει δίπλα το κουμπί Επανάληψη αποστολής πρόσκλησης (Resend invite).
Στην κεφαλίδα υπάρχουν τρία κουμπιά: αναζήτηση με το όνομα, Φιλτράρισμα ανά έργο (Filter by project) και Υπάλληλοι εισαγωγής (Import Employees). Κάτω δεξιά βρίσκεται το μπλε κουμπί με το σύμβολο συν — η προσθήκη.
Προσθήκη εργαζομένου
Πατήστε +. Θα ανοίξει η φόρμα Προσθήκη υπαλλήλου (Add employee) από τρία μπλοκ.
Προσωπικές πληροφορίες (Personal information)
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Ονομα (First name) | Το όνομα του εργαζομένου |
| Επώνυμο (Last name) | Το επώνυμο |
| Αριθμός τηλεφώνου (Phone number) | Το τηλέφωνο με τον κωδικό της χώρας |
| E-mail (E-mail) | Η διεύθυνση του email |
Κάτω από τη φόρμα υπάρχει η υπόδειξη Απαιτείται τηλέφωνο ή email (Phone or email required) — αρκεί ένα από τα δύο, αλλά χωρίς πρόσκληση στο email ο εργαζόμενος δεν θα μπορέσει να δημιουργήσει κωδικό πρόσβασης.
Ρυθμίσεις εργασίας (Work settings)
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Αριθμός προσωπικού (Personnel Number) | Ο εσωτερικός αριθμός του εργαζομένου· με αυτόν γίνεται εύκολα η ταξινόμηση και η εξαγωγή σε άλλα συστήματα |
| Μηνιαία ωριαία χρέωση, % (Monthly rate of hours, %) | Το ποσοστό επί της πλήρους νόρμας. Από προεπιλογή 100 |
| Επιλέξτε μια θέση (Select a position) | Η θέση από τη δομή της εταιρείας. Από αυτήν λαμβάνεται το τιμολόγιο, αν τα τιμολόγια ορίζονται ανά θέση |
Χρονοδρομολόγηση (Scheduling)
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Έργο (Project) | Σε ποιο έργο θα προστεθεί |
| Πρόγραμμα (Schedule) | Σε ποιο πρόγραμμα θα τοποθετηθεί |
| Προσθήκη υπαλλήλων από (Add employee starting from) | Από ποια ημερομηνία ο άνθρωπος θεωρείται ότι εργάζεται |
Ο διακόπτης Αποστολή πρόσκλησης (Send invite) καθορίζει αν θα φύγει αμέσως το μήνυμα. Όλα ολοκληρώνονται με το κουμπί Αποθήκευση (Save).
Εδώ είναι το σημαντικό: η φόρμα καλύπτει και τα τρία υποχρεωτικά βήματα μαζί — να καταχωριστεί ο άνθρωπος, να προστεθεί στο έργο και να μπει στο πρόγραμμα. Αν παραλείψετε το έργο ή το πρόγραμμα, ο εργαζόμενος θα καταχωριστεί, αλλά δεν θα εμφανιστεί στο πλέγμα.
Αλλαγή των δικαιωμάτων
Το επίπεδο των δικαιωμάτων αλλάζει απευθείας στη λίστα των εργαζομένων: δίπλα του υπάρχει ένα βέλος προς τα κάτω, πατήστε το και επιλέξτε άλλο επίπεδο. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε την κάρτα του εργαζομένου.
| Επίπεδο | Τι δίνει |
|---|---|
| Υπάλληλος (Employee) | Το δικό του πρόγραμμα, τα δικά του αιτήματα, η δική του διαθεσιμότητα |
| Διαχειριστής (Administrator) | Διαχείριση των εργαζομένων, των μονάδων και των προγραμμάτων όλης της εταιρείας |
Αυτά είναι τα δικαιώματα στην εταιρεία και ορίζονται εδώ, στη λίστα των εργαζομένων. Ξεχωριστά από αυτά, ο άνθρωπος έχει και ρόλο στο έργο: Εργαζόμενοι (Employees), διαχείριση (Managers) ή θεατής (Viewers) — αυτόν τον ρόλο τον αναθέτετε στις ρυθμίσεις του ίδιου του έργου και όχι εδώ. Ο διευθυντής είναι ρόλος μέσα στο έργο και όχι επίπεδο δικαιωμάτων· διαχειριστής στο έργο δεν ορίζεται.
Πλήρη πρόσβαση, μαζί με τις ρυθμίσεις της εταιρείας και τα οικονομικά, έχει μόνο ο ιδιοκτήτης.
Η κάρτα του εργαζομένου: έξι καρτέλες
Το πάτημα της κάρτας ανοίγει την Επεξεργασία υπαλλήλου (Edit employee), και αυτή δεν είναι μία φόρμα αλλά έξι καρτέλες. Η λωρίδα των καρτελών κυλάει πλάγια, γι’ αυτό οι τελευταίες δεν φαίνονται αμέσως.
| Καρτέλα | Τι περιέχει |
|---|---|
| Γενικές πληροφορίες (General info) | Προσωπικά στοιχεία, ρυθμίσεις εργασίας, δεξιότητες, χρώμα, δικές του εργάσιμες ημέρες και δικαιώματα |
| Διαθεσιμότητα (Availability) | Πότε ο εργαζόμενος είναι έτοιμος να δουλέψει, ανά ημέρα |
| Έργα (Projects) | Σε ποια έργα συμμετέχει και με ποιον ρόλο |
| Σημειώσεις (Notes) | Καταχωρίσεις για τον εργαζόμενο με περίοδο και ορατότητα |
| Αρχεία (Files) | Τα έγγραφα που είναι συνδεδεμένα με τον άνθρωπο |
| Διακοπές (Vacations) | Τα όρια των διακοπών ανά περίοδο και η κίνηση του υπολοίπου |
Γενικές πληροφορίες — η πιο μεγάλη καρτέλα, χρειάζεται κύλιση. Με τη σειρά: Προσωπικές πληροφορίες (Personal information) με όνομα, επώνυμο, τηλέφωνο και email· Ρυθμίσεις εργασίας (Work settings) με αριθμό προσωπικού, θέση και μηνιαία νόρμα ωρών· Δεξιότητες (Skills)· Χρώμα του υπαλλήλου (Employee color) — με αυτό σημειώνεται ο άνθρωπος στον χάρτη γεωεντοπισμού και στο πρόγραμμα· Προσωπικές ρυθμίσεις των εργάσιμων ημερών του υπαλλήλου με τα τικ Δευ–Κυρ και τον διακόπτη Να λαμβάνονται υπόψη οι προσωπικές ρυθμίσεις· και στο κάτω μέρος Άδειες (Permissions) — Δικαιώματα των εργαζομένων (Employee rights) και Πρόσβαση σε αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων (Access to activity logs).
Διαθεσιμότητα — δείχνει την ίδια εικόνα που βλέπει και ο ίδιος ο εργαζόμενος στην ενότητα «Πότε είμαι διαθέσιμος»: η εβδομάδα ανά ημέρα, η εναλλαγή των εβδομάδων και η Ανάπτυξη του ημερολογίου. Εκεί όπου ο άνθρωπος δεν έχει δηλώσει τίποτα, αναγράφεται Η διαθεσιμότητα δεν αναφέρεται (Availability not specified).
Έργα — η λίστα των έργων του εργαζομένου με τον ρόλο του σε καθένα, το κουμπί Προσθήκη στο έργο (Add to project) και το Προσθήκη στο πρόγραμμα (Add to schedule). Από εδώ ο άνθρωπος συνδέεται με τη δουλειά, χωρίς να βγείτε από την κάρτα.
Σημειώσεις — το κουμπί Δημιουργία σημείωσης (Create a note) και η λίστα των καταχωρίσεων. Η σημείωση έχει περίοδο ισχύος και ορατότητα: Μόνο διευθυντές και διαχειριστές (Only managers and administrators). Είναι ο χώρος για υπηρεσιακές σημειώσεις που δεν πρέπει να βλέπει ο ίδιος ο εργαζόμενος.
Αρχεία — τα έγγραφα αυτού του ανθρώπου, το κουμπί Μεταφόρτωση αρχείων (Upload). Όσο δεν υπάρχουν, αναγράφεται Δεν υπάρχουν δεδομένα (No data).
Διακοπές — η καρτέλα για την οποία ανοίγουν την κάρτα πιο συχνά από κάθε άλλη. Αποτελείται από τρία μέρη:
| Μέρος | Τι ορίζει |
|---|---|
| Επιτρεπόμενη υπέρβαση των διακοπών (Permissible vacation overrun) | Για πόσες ημέρες μπορεί ο εργαζόμενος να πάει σε αρνητικό. Αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση |
| Ρυθμίσεις διακοπών (Vacation settings) | Περίοδοι με όριο: αρχή, τέλος και Όριο διακοπών ανά έτος. Προστίθενται με το κουμπί Προσθήκη ρύθμισης διακοπών |
| Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών (Change in vacation balance) | Χειροκίνητες πιστώσεις και χρεώσεις: ημερομηνία, μέγεθος με πρόσημο και σχόλιο. Το κουμπί Προσθήκη πράξης διακοπών |
Οι περίοδοι μπορεί να είναι πολλές στη σειρά — για παράδειγμα με όριο 0, μετά 24 και μετά 50 ημέρες τον χρόνο: έτσι φαίνεται πώς άλλαξαν οι όροι του ανθρώπου. Στην κίνηση του υπολοίπου το πρόσημο πλην σημαίνει χρέωση.
Εισαγωγή με λίστα
Το κουμπί Υπάλληλοι εισαγωγής στην κεφαλίδα φορτώνει πολλούς μαζί από αρχείο. Η εισαγωγή χωρίς διευθύνσεις email είναι δυνατή, αλλά σε αυτούς τους εργαζόμενους δεν θα σταλούν προσκλήσεις — θα χρειαστεί να προστεθούν αργότερα.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Ο εργαζόμενος καταχωρίστηκε, αλλά δεν υπάρχει στο πρόγραμμα | Παραλείφθηκε το έργο ή το πρόγραμμα στη φόρμα προσθήκης | Ανοίξτε την κάρτα και συμπληρώστε το μπλοκ Χρονοδρομολόγηση |
| Η πρόσκληση δεν φτάνει | Το μήνυμα βρίσκεται στα ανεπιθύμητα ή δεν έχει επιβεβαιωθεί ο αριθμός τηλεφώνου της εταιρείας | Ελέγξτε τα ανεπιθύμητα, πατήστε Επανάληψη αποστολής πρόσκλησης, επιβεβαιώστε τον αριθμό στο προφίλ |
| Λευκή οθόνη στον εργαζόμενο κατά την ενεργοποίηση | Αυτή η διεύθυνση email είναι ήδη δεσμευμένη από άλλον λογαριασμό | Διαγράψτε τον παλιό λογαριασμό με αυτή τη διεύθυνση |
| Καταχωρίστηκε χωρίς email και χωρίς τηλέφωνο | Η φόρμα απαιτεί τουλάχιστον ένα από τα δύο | Συμπληρώστε τηλέφωνο ή email — αλλιώς το κουμπί της αποθήκευσης δεν θα λειτουργήσει |
| Ο εργαζόμενος που αποχώρησε παρέμεινε στο πρόγραμμα | Έτσι είναι σχεδιασμένο | Οι παλιές βάρδιες και οι εγγραφές των πληρωμών διατηρούνται, δίπλα στο όνομα υπάρχει σήμανση διαγραφής |
| Δεν γίνεται να οριστεί διαχειριστής στο έργο | Τέτοιος ρόλος στο έργο δεν υπάρχει | Ο διαχειριστής είναι επίπεδο δικαιωμάτων στην εταιρεία· στο έργο ορίζονται εργαζόμενος, διευθυντής και θεατής |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Μπορεί να καταχωριστεί ένας εργαζόμενος και να μπει αμέσως στο πρόγραμμα; Απάντηση: Ναι, η φόρμα προσθήκης το κάνει με μία κίνηση: το μπλοκ Χρονοδρομολόγηση ορίζει το έργο, το πρόγραμμα και την ημερομηνία έναρξης.
Ερώτηση: Τι είναι ο αριθμός προσωπικού; Απάντηση: Ο εσωτερικός αριθμός του εργαζομένου. Με αυτόν γίνεται εύκολα η ταξινόμηση της λίστας και η εξαγωγή των δεδομένων σε άλλα συστήματα.
Ερώτηση: Γιατί χρειάζεται η μηνιαία νόρμα ωρών σε ποσοστό; Απάντηση: Έτσι ορίζεται η μερική απασχόληση: το 50 % σημαίνει τη μισή μηνιαία νόρμα.
Ερώτηση: Μπορεί να προστεθεί εργαζόμενος χωρίς διεύθυνση email; Απάντηση: Μπορεί να καταχωριστεί, αν έχει δηλωθεί τηλέφωνο. Αλλά η πρόσκληση θα σταλεί μόνο στο email.
Ερώτηση: Πώς αλλάζουν γρήγορα τα δικαιώματα ενός εργαζομένου; Απάντηση: Με το βέλος δίπλα στο επίπεδο των δικαιωμάτων, απευθείας στη λίστα· δεν χρειάζεται να μπείτε στην κάρτα.
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει ο διευθυντής από τον διαχειριστή; Απάντηση: Ο διευθυντής είναι ρόλος μέσα στο έργο: τα προγράμματα και τα αιτήματα αυτού του έργου. Ο διαχειριστής είναι επίπεδο δικαιωμάτων σε όλη την εταιρεία.
Ερώτηση: Τι γίνεται με τα δεδομένα αυτού που αποχώρησε; Απάντηση: Οι βάρδιες και οι εγγραφές των πληρωμών παραμένουν στις αναφορές, ενώ ο ίδιος ο εργαζόμενος σημειώνεται ως διαγραμμένος.