Το πρόγραμμα που έχει ήδη δημιουργηθεί αλλάζει απευθείας μέσα στην εφαρμογή: όνομα, άδειες αυτοεξυπηρέτησης, σύνθεση της ομάδας, περίοδος, τιμολόγια, πρόβλεψη του φόρτου. Υπάρχει και κάτι που δεν υπάρχει στην έκδοση για υπολογιστή — να επαναδιαμορφώσετε το πρόγραμμα από την αρχή με τους ενημερωμένους κανόνες.
Τα προγράμματα μπορούν να τα επεξεργάζονται ο υπεύθυνος, ο διαχειριστής και ο ιδιοκτήτης της εταιρείας.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Πώς ανοίγει
☰ → Δρομολόγια (Schedules) → Δρομολόγια → πατήστε στη λίστα το πρόγραμμα που θέλετε. Θα ανοίξει μια οθόνη με έξι ενότητες.
| Ενότητα | Τι αλλάζει |
|---|---|
| Βασικές Πληροφορίες (Main information) | Όνομα, χρώμα, έλεγχος της εβδομάδας και άδειες αυτοεξυπηρέτησης |
| Εργαζόμενοι (Employees) | Σύνθεση: ποιον να προσθέσετε στο πρόγραμμα, ποιον να αφαιρέσετε |
| Μείωση/επέκταση προγράμματος (Reduce/extend schedule) | Περίοδος: επέκταση ή μείωση |
| Φορτώστε όπως απαιτείται (Load demand) | Πρόβλεψη του φόρτου — πόσες βάρδιες χρειάζονται σε κάθε θέση |
| Εργαζόμενοι εντός προγράμματος (Scheduled team members) | Το βασικό τιμολόγιο για όλους όσοι βρίσκονται σε αυτό το πρόγραμμα |
| Επαναδιαμόρφωση του προγράμματος (Rebuild schedule) | Αναδημιουργία του προγράμματος με τους ενημερωμένους κανόνες |
Βασικές πληροφορίες: τι μπορεί να κάνει μόνος του ο εργαζόμενος
Εκτός από το όνομα, το χρώμα και τον τύπο ελέγχου της εβδομάδας, εδώ είναι συγκεντρωμένοι όλοι οι διακόπτες της αυτοεξυπηρέτησης — αυτά που ο εργαζόμενος μπορεί να κάνει μόνος του με τις δικές του βάρδιες. Είναι δέκα, σε πέντε ομάδες.
Αυτό δεν είναι το επίπεδο δικαιωμάτων στην εταιρεία: εργαζόμενο, διαχειριστή ή ιδιοκτήτη τον κάνουν στην κάρτα του και αυτό ισχύει παντού. Οι παρακάτω διακόπτες ισχύουν μόνο μέσα σε αυτό το πρόγραμμα, γι’ αυτό σε ένα πρόγραμμα η ανταλλαγή βαρδιών μπορεί να επιτρέπεται και στο διπλανό όχι.
| Ομάδα | Διακόπτης | Τι επιτρέπει |
|---|---|---|
| Ορατότητα (Visibility) | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δουν όλες τις βάρδιες | Να βλέπουν τις βάρδιες όλης της ομάδας και όχι μόνο τις δικές τους |
| Ανταλλαγή βαρδιών (Shift exchange) | Επιτρέπονται οι εναλλαγές βάρδιων (Allow shift swapping) | Να ανταλλάσσουν βάρδιες με τους συναδέλφους |
| Με επιβεβαίωση από τον διευθυντή (With manager confirmation) | Η ανταλλαγή γίνεται μόνο μετά την έγκριση του υπευθύνου | |
| Ανταλλαγή βαρδιών με την ίδια θέση (Swap shifts with the same position) | Να ανταλλάσσουν μόνο με την ίδια θέση | |
| Διαθέσιμες βάρδιες (Free shifts) | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να στέλνουν βάρδιες στη λίστα των ελεύθερων βαρδιών (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Να δίνουν τη βάρδια τους στη λίστα των ελεύθερων |
| Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να παίρνουν βάρδιες από τη λίστα των ελεύθερων (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Να παίρνουν βάρδιες από τη λίστα των ελεύθερων | |
| Αιτήματα εργαζομένων (Employee requests) | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δημιουργούν τις δικές τους βάρδιες (Allow employees to create their own shifts) | Να δημιουργούν βάρδιες για τον εαυτό τους |
| Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δημιουργούν διαλείμματα (Allow employees to create breaks) | Να δημιουργούν διαλείμματα | |
| Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να παραδίδουν βάρδιες (Allow employees to drop shifts) | Να παραιτούνται από μια βάρδια | |
| Αλλος | Επιτρέψτε στους υπαλλήλους την ανταλλαγή διαλειμμάτων μεταξύ διαφορετικών προτύπων βαρδιών (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Να ανταλλάσσουν διαλείμματα μεταξύ διαφορετικών προτύπων βαρδιών |
| Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να διαχωρίζουν τις βάρδιες (Allow employees to split shifts) | Να χωρίζουν τη βάρδια σε μέρη |
Οι αλλαγές τίθενται σε ισχύ μετά το κουμπί Αποθήκευση (Save).
Εργαζόμενοι: ποιον να προσθέσετε και ποιον να αφαιρέσετε
Η ενότητα έχει τρία πεδία.
| Πεδίο | Τι κάνει |
|---|---|
| Προσθέστε υπαλλήλους στο σχέδιο (Add employees to schedule) | Η επιλογή των ανθρώπων που πρέπει να μπουν σε αυτό το πρόγραμμα |
| Προσθήκη υπαλλήλων από (Add employee starting from) | Η ημερομηνία από την οποία ο άνθρωπος μπαίνει στο πρόγραμμα. Όχι από την αρχή της περιόδου, αλλά από την επιλεγμένη ημέρα |
| Απομάκρυνση υπαλλήλων (Remove employees) | Να βγει ο άνθρωπος από το πρόγραμμα, χωρίς να διαγραφεί από την εταιρεία |
Το πεδίο με την ημερομηνία είναι αυτό για το οποίο μπαίνουν εδώ πιο συχνά από κάθε άλλο: ένας νέος άνθρωπος ξεκίνησε δουλειά στα μέσα του μήνα και οι βάρδιες δεν του χρειάζονται από την πρώτη του μήνα.
Μείωση ή επέκταση της περιόδου
Η οθόνη ονομάζεται Χρονοδιάγραμμα αλλαγής μεγέθους (Schedule resizing), και επάνω φαίνεται η τρέχουσα περίοδος.
| Πεδίο | Επιλογές |
|---|---|
| δράση (Action) | Επέκταση προγράμματος (Extend schedule) ή Συντομεύστε το πρόγραμμα (Shorten schedule) |
| Αλλαγή τύπου (Change type) | Για παράδειγμα Επιμήκυνση χωρίς βάρδιες (Extend without shifts) — η περίοδος θα γίνει μεγαλύτερη, αλλά βάρδιες μέσα σε αυτήν δεν θα εμφανιστούν |
| Επέκταση προγράμματος σε (Extend schedule to) | Η ημερομηνία μέχρι την οποία τεντώνουμε την περίοδο |
| Τι να κάνετε με τις υπάρχουσες βάρδιες στη νέα περίοδο; (What to do with existing shifts in the new period?) | Αγνοώ (Ignore) ή Διαγραφή (Delete) |
Η τελευταία ερώτηση είναι πιο σημαντική από όσο φαίνεται: αν στη νέα περίοδο υπάρχουν ήδη βάρδιες — για παράδειγμα από άλλο πρόγραμμα — η εφαρμογή θα ρωτήσει αν θα τις αφήσετε ή θα τις σβήσετε.
Η επιμήκυνση χωρίς βάρδιες ταιριάζει όταν η περίοδος πρέπει να τεντωθεί, ενώ τις βάρδιες θα τις βάλετε αργότερα με το χέρι ή θα ξαναφτιάξετε το πρόγραμμα.
Φορτώστε όπως απαιτείται
Πρόβλεψη: πόσες βάρδιες χρειάζονται σε κάθε θέση. Με βάση αυτά τα δεδομένα το σύστημα τοποθετεί τις βάρδιες κατά την αυτόματη κατανομή.
Όσο η πρόβλεψη δεν έχει οριστεί, στην οθόνη αναγράφεται Δεν υπάρχουν δεδομένα (No data) — έτσι θα είναι σε ένα νέο πρόγραμμα.
Εργαζόμενοι εντός προγράμματος: το τιμολόγιο
Η οθόνη Επεξεργασία του βασικού μισθού βάσει χρονοδιαγράμματος (Basic pay rate editing in the schedule). Επάνω βρίσκονται το νόμισμα και η μονάδα — για παράδειγμα USD · Ανά ώρα (USD · Per hour) — και η ίδια η τιμή του τιμολογίου.
Δύο υποδείξεις στην οθόνη εξηγούν τη διαφορά ανάμεσα στο κοινό τιμολόγιο και στο ατομικό:
- Ορίστε το βασικό τιμολόγιο για τους εργαζόμενους στο πρόγραμμα — δηλαδή το κοινό τιμολόγιο για όλους τους συμμετέχοντες·
- Ορίστε ατομικό βασικό τιμολόγιο στον εργαζόμενο. Θα ισχύει από την επιλεγμένη ημερομηνία και έως το τέλος του προγράμματος — δηλαδή σε έναν ξεχωριστό άνθρωπο μπορεί να ανατεθεί το δικό του, και μόνο μέσα σε αυτό το πρόγραμμα.
Πιο κάτω υπάρχει το κουμπί Εργαζόμενοι (Employees) — η μετάβαση στη λίστα, όπου το τιμολόγιο ορίζεται ονομαστικά.
Επαναδιαμόρφωση του προγράμματος: να το φτιάξετε ξανά από την αρχή
Η ενότητα ανοίγει τον ίδιο οδηγό όπως και κατά τη δημιουργία, αλλά ήδη συμπληρωμένο με τα δεδομένα αυτού του προγράμματος — όνομα, χρώμα, έργο, περίοδος, τιμολόγιο. Διορθώνετε αυτό που χρειάζεται να αλλάξει και ξεκινάτε ξανά τη δημιουργία.
Αυτό χρειάζεται όταν οι κανόνες έγιναν περισσότεροι ή άλλαξαν: προστέθηκε πρότυπο βάρδιας, άλλαξαν οι ημέρες της εβδομάδας, διορθώθηκε ο φόρτος. Αντί να διαγράψετε το πρόγραμμα και να το φτιάξετε από το μηδέν, ξαναχτίζετε το υπάρχον.
Πιθανά προβλήματα και λύσεις
| Πρόβλημα | Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Ο εργαζόμενος δεν βλέπει τις ξένες βάρδιες | Είναι απενεργοποιημένο το Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δουν όλες τις βάρδιες (Allow employees to see all shifts) | Ενεργοποιήστε τον διακόπτη στις Βασικές Πληροφορίες και αποθηκεύστε |
| Οι εργαζόμενοι ανταλλάσσουν βάρδιες χωρίς να ρωτήσουν | Είναι απενεργοποιημένο το Με επιβεβαίωση από τον διευθυντή (With manager confirmation) | Ενεργοποιήστε το — η ανταλλαγή θα περνάει από τη δική σας έγκριση |
| Οι αλλαγές δεν αποθηκεύτηκαν | Δεν πατήθηκε το κουμπί Αποθήκευση | Επιστρέψτε στην ενότητα και αποθηκεύστε |
| Χρειάζεται πρόγραμμα μεγαλύτερο από αυτό που δημιουργήθηκε | Η περίοδος ορίστηκε κατά τη δημιουργία | Η Μείωση/επέκταση προγράμματος — επεκτείνει χωρίς να ξαναδημιουργηθεί το πρόγραμμα |
| Μετά τη διόρθωση των κανόνων οι βάρδιες έμειναν οι παλιές | Οι κανόνες αλλάζουν, οι βάρδιες που έχουν ήδη δημιουργηθεί όχι | Ξεκινήστε την Επαναδιαμόρφωση του προγράμματος |
Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
Ερώτηση: Σε τι διαφέρει η «Επαναδιαμόρφωση του προγράμματος» από τη δημιουργία νέου προγράμματος; Απάντηση: Ο οδηγός είναι ο ίδιος, αλλά τα πεδία είναι ήδη συμπληρωμένα με τα δεδομένα του υπάρχοντος προγράμματος, και το αποτέλεσμα το αντικαθιστά αντί να προσθέτει δεύτερο.
Ερώτηση: Μπορεί να επεκταθεί το πρόγραμμα χωρίς να ξαναδημιουργηθεί; Απάντηση: Ναι, η ενότητα Μείωση/επέκταση προγράμματος — αυτή και μειώνει την περίοδο.
Ερώτηση: Πού αλλάζει το τιμολόγιο σε όλους μαζί μέσα στο πρόγραμμα; Απάντηση: Στην ενότητα Εργαζόμενοι εντός προγράμματος — εκεί βρίσκεται το βασικό τιμολόγιο για όλους τους συμμετέχοντες αυτού του προγράμματος.
Ερώτηση: Ποια δικαιώματα ορίζονται εδώ και ποια στην κάρτα του εργαζομένου; Απάντηση: Εδώ ορίζονται μόνο αυτοί οι δέκα διακόπτες της αυτοεξυπηρέτησης: τι μπορεί να κάνει ο άνθρωπος με τις δικές του βάρδιες (να τις ανταλλάσσει, να τις δίνει στις ελεύθερες, να παίρνει από εκεί, να δημιουργεί βάρδιες και διαλείμματα, να χωρίζει τη βάρδια). Ισχύουν μέσα σε ένα πρόγραμμα και σε διαφορετικά προγράμματα μπορεί να διαφέρουν. Ενώ το επίπεδο δικαιωμάτων στην εταιρεία — εργαζόμενος, διαχειριστής, ιδιοκτήτης — ορίζεται στην κάρτα του εργαζομένου και ισχύει για όλη την εταιρεία· το πρόγραμμα δεν το επηρεάζει.
Ερώτηση: Ο εργαζόμενος μπορεί να δώσει βάρδια, αλλά δεν μπορεί να πάρει — γιατί; Απάντηση: Είναι δύο διαφορετικοί διακόπτες στην ομάδα Διαθέσιμες βάρδιες: το να δίνει στη λίστα των ελεύθερων και το να παίρνει από εκεί επιτρέπονται ξεχωριστά.
Ερώτηση: Τι είναι το «Φορτώστε όπως απαιτείται»; Απάντηση: Η πρόβλεψη του φόρτου: πόσες βάρδιες απαιτούνται σε κάθε θέση. Με βάση αυτά τα δεδομένα το σύστημα τοποθετεί τις βάρδιες κατά την αυτόματη κατανομή.
Ερώτηση: Μπορεί να αφαιρεθεί ένας εργαζόμενος από το πρόγραμμα, χωρίς να διαγραφεί από την εταιρεία; Απάντηση: Ναι, στην ενότητα Εργαζόμενοι αυτού του προγράμματος.
Ερώτηση: Ένας νέος εργαζόμενος ξεκίνησε στα μέσα του μήνα — πώς μπαίνει όχι από την αρχή; Απάντηση: Στην ενότητα Εργαζόμενοι υπάρχει το πεδίο Προσθήκη υπαλλήλων από: δηλώστε την ημερομηνία που ξεκίνησε.
Ερώτηση: Τι θα γίνει με τις βάρδιες που υπάρχουν ήδη στη νέα περίοδο κατά την επέκταση; Απάντηση: Η εφαρμογή θα ρωτήσει: Αγνοώ — να μείνουν όπως είναι, Διαγραφή — να σβηστούν και να δημιουργηθούν από την αρχή.
Ερώτηση: Πού ορίζεται τελικά το τιμολόγιο του εργαζομένου; Απάντηση: Στο προφίλ του εργαζομένου δεν υπάρχει τιμολόγιο. Το τιμολόγιο ορίζεται σε τέσσερα επίπεδα: στις ρυθμίσεις της εταιρείας, στο έργο, στη θέση και εδώ, στο πρόγραμμα. Το σύστημα το αναζητά κατά τη σειρά εταιρεία → πρόγραμμα → θέση → τοποθεσία. Το τιμολόγιο από το πρόγραμμα ισχύει μόνο μέσα σε αυτό και μόνο από την επιλεγμένη ημερομηνία έως το τέλος της περιόδου, γι’ αυτό ο ίδιος άνθρωπος μπορεί να πληρώνεται διαφορετικά σε διαφορετικά προγράμματα.