Διαχείριση αδειών (Διαχείριση διακοπών)

Η ενότητα Διαχείρισης αδειών πιστώνει αυτόματα ημέρες αδείας, παρακολουθεί το υπόλοιπο κάθε εργαζομένου και ελέγχει ώστε τα αιτήματα να μην υπερβαίνουν το διαθέσιμο όριο.

Τι προσφέρει η ενότητα Διαχείρισης αδειών

Ενεργοποίηση ενότητας

Κόστος: 1$ ανά εργαζόμενο τον μήνα. Διαθέσιμη δοκιμαστική περίοδος 1 μήνα.

Ρύθμιση κανόνων πίστωσης

Οι κανόνες πίστωσης ορίζονται ατομικά στο προφίλ του εργαζομένου.

Πώς ρυθμίζεται η αυτόματη πίστωση

Πώς λειτουργεί η πίστωση: το σύστημα διαιρεί το ετήσιο όριο δια 12 και πιστώνει αυτό το ποσό κάθε μήνα.

Παράδειγμα: κανόνας 24 ημέρες ανά έτος → κάθε μήνα πιστώνονται +2 ημέρες.

Πολλαπλές περίοδοι

Αν ο κανόνας άλλαξε, μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές εγγραφές:

Χειροκίνητος ορισμός υπολοίπου

Αν δεν χρειάζεται αυτόματη πίστωση:

Μεταφορά υπολοίπου

Το συσσωρευμένο υπόλοιπο μεταφέρεται αυτόματα — το υπόλοιπο δεν χάνεται κατά την αλλαγή έτους ή προσθήκη νέας περιόδου.

Ρύθμιση συμπεριφοράς σε υπέρβαση

Στις Ρυθμίσεις ενότητας → Διαχείριση διακοπών:

Τι να κάνετε σε περίπτωση υπέρβασης αδειών:
– Αποκλεισμός εφαρμογών — το σύστημα δεν επιτρέπει στον εργαζόμενο να στείλει αίτημα σε εξάντληση υπολοίπου.
– Εμφάνιση προειδοποίησης στον διαχειριστή — το αίτημα αποστέλλεται, αλλά ο υπεύθυνος λαμβάνει προειδοποίηση.

Υπόλοιπο αδείας εργαζομένου

Πού φαίνεται

Ανοίξτε το προφίλ εργαζομένου → καρτέλα Διακοπές. Εδώ εμφανίζεται:
– Τρέχον υπόλοιπο (πιστωμένα μείον χρησιμοποιημένα).
– Ιστορικό συναλλαγών: + πιστώσεις, − χρησιμοποιημένες ημέρες.
– Σε κάθε εγγραφή μπορεί να προστεθεί σχόλιο.

Επιτρεπόμενη υπέρβαση (Επιτρεπόμενη υπέρβαση των διακοπών)

Αριθμός ημερών που ο εργαζόμενος μπορεί να «μπει στο αρνητικό». Ορίζεται στο προφίλ εργαζομένου στην καρτέλα Vacations.

Παράδειγμα: υπόλοιπο = 5 ημέρες, overrun = 5 → ο εργαζόμενος μπορεί να ζητήσει έως 10 ημέρες.

Χειροκίνητη προσαρμογή υπολοίπου

Ο υπεύθυνος, ο διαχειριστής ή ο ιδιοκτήτης μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει ημέρες μέσω Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών. Χρήσιμο για εισαγωγή ημερών πριν τη σύνδεση ενότητας, διόρθωση σφαλμάτων ή πίστωση επιπλέον ημερών.

Σύνδεση με αιτήματα απουσίας

Πώς αφαιρείται το υπόλοιπο

Κατά την έγκριση αιτήματος αδείας, οι ημέρες αφαιρούνται αυτόματα από το υπόλοιπο. Στο προφίλ εργαζομένου εμφανίζεται συναλλαγή με πρόσημο «−».

Αν το αίτημα υπερβαίνει το διαθέσιμο υπόλοιπο (συμπεριλαμβανομένης της επιτρεπόμενης υπέρβασης), το σύστημα είτε αποκλείει την υποβολή, είτε εμφανίζει προειδοποίηση — ανάλογα με τη ρύθμιση ενότητας.

Χειροκίνητη δημιουργία αδείας από υπεύθυνο

Ο υπεύθυνος μπορεί να δημιουργήσει άδεια χειροκίνητα απευθείας στο πρόγραμμα — σε αυτή την περίπτωση τα όρια υπολοίπου δεν ελέγχονται.

Ποιοι τύποι αιτημάτων επηρεάζουν το υπόλοιπο

Μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον προσαρμοσμένους τύπους και να τους αναθέσετε ομάδα Vacation ή Ημέρα χωρίς ασθένεια.

Πώς υπολογίζονται οι ημέρες αδείας

Το σύστημα λαμβάνει υπόψη μόνο τις εργάσιμες ημέρες:

Τύπος: Ημέρες αδείας = Ημερολογιακές ημέρες − Αργίες εργαζομένου − Αργίες

Παράδειγμα: άδεια 5-10 Ιανουαρίου, 7 Ιανουαρίου — αργία → η άδεια θα είναι 5 ημέρες αντί 6.

Συνιστώμενη σειρά ρύθμισης

Σχετικά άρθρα

• Ενότητα «Διαχείριση αδειών»
• Αιτήματα απουσίας — επισκόπηση
• Προφίλ εργαζομένου — άδειες
• Αναφορά υπολοίπου αδείας
• Ενότητα «Αιτήματα απουσίας»
• Αναφορά απουσιών

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί η Διαχείριση αδειών να χρησιμοποιηθεί χωρίς ενότητα αιτημάτων απουσίας;
Τεχνικά ναι, αλλά τα αιτήματα αδείας δεν θα μπορούν να δημιουργηθούν μέσω τυπικής διεπαφής. Συνιστάται η ενεργοποίηση και των δύο ενοτήτων μαζί.

Ο εργαζόμενος λαμβάνει σφάλμα κατά τη δημιουργία αιτήματος — γιατί;
Πιθανότατα το υπόλοιπο (συμπεριλαμβανομένης της επιτρεπόμενης υπέρβασης) εξαντλήθηκε και στις ρυθμίσεις επιλέχθηκε Αποκλεισμός εφαρμογών. Ελέγξτε το υπόλοιπο στην καρτέλα Vacations και αν χρειαστεί, διορθώστε χειροκίνητα.

Ο υπεύθυνος δημιούργησε άδεια στο πρόγραμμα, αλλά το υπόλοιπο δεν άλλαξε — είναι φυσιολογικό;
Ναι. Κατά τη χειροκίνητη δημιουργία το υπόλοιπο δεν ενημερώνεται αυτόματα. Διορθώστε χειροκίνητα μέσω Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών.

Πώς λαμβάνονται υπόψη ημέρες που χρησιμοποιήθηκαν πριν τη σύνδεση ενότητας;
Προσθέστε συναλλαγή με αρνητική τιμή στο Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών με σχόλιο.

Οι αργίες εξαιρούνται από τις ημέρες αδείας αυτόματα;
Ναι, αλλά μόνο αν οι αργίες έχουν προστεθεί στη γραμμή Holidays στη σελίδα προγράμματος.

Μπορεί να οριστεί διαφορετικός κανόνας για διαφορετικούς εργαζομένους;
Ναι. Οι Ρυθμίσεις για διακοπές ρυθμίζονται ατομικά στο προφίλ κάθε εργαζομένου.

Πώς μπορώ να δω το υπόλοιπο αδείας όλων των εργαζομένων ταυτόχρονα;
Αναφορές → Έκθεση ισοζυγίου διακοπών — εμφανίζει το υπόλοιπο κάθε εργαζομένου για την επιλεγμένη περίοδο.

Χάνονται οι αχρησιμοποίητες ημέρες αδείας στο τέλος του χρόνου;
Όχι. Το συσσωρευμένο υπόλοιπο μεταφέρεται αυτόματα κατά την προσθήκη νέας περιόδου.

Πώς ρυθμίζω τον αποκλεισμό αιτημάτων σε μηδενικό υπόλοιπο;
Ρυθμίσεις ενότητας → Διαχείριση διακοπών → πεδίο Τι να κάνετε αν ξεπεράσετε τις διακοπές σας → επιλέξτε Αποκλεισμός εφαρμογών.

Ο εργαζόμενος υπέβαλε αίτημα «Διακοπές», αλλά το υπόλοιπο δεν άλλαξε.
Το υπόλοιπο αλλάζει μόνο κατά την έγκριση αιτήματος από τον υπεύθυνο. Ενώ η κατάσταση είναι Pending — το υπόλοιπο δεν αλλάζει.

Πώς πιστώνονται ημέρες αδείας σε ατελή μήνα εργασίας;
Η πίστωση γίνεται μηνιαία. Αν ο εργαζόμενος εργάστηκε ατελή μήνα, ρυθμίστε το αρχικό υπόλοιπο χειροκίνητα μέσω Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών.

Μπορούν να πιστωθούν επιπλέον ημέρες αδείας για υπερωρίες;
Δεν υπάρχει απευθείας αυτόματη σύνδεση. Προσθέστε ημέρες χειροκίνητα μέσω Αλλαγή στο ισοζύγιο των διακοπών με σχόλιο.

Τι είναι η «Επιτρεπόμενη υπέρβαση αδείας» και πώς ορίζεται;
Αυτός είναι ο αριθμός ημερών στον οποίο το υπόλοιπο μπορεί να γίνει αρνητικό. Ορίζεται στο προφίλ εργαζομένου → καρτέλα Διακοπές → πεδίο Επιτρεπόμενη υπέρβαση των διακοπών.

Η ενότητα Διαχείρισης αδειών μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς αιτήματα απουσίας;
Τεχνικά ναι, αλλά χωρίς αιτήματα απουσίας οι εργαζόμενοι δεν θα μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα αυτόνομα. Συνιστάται η ενεργοποίηση και των δύο ενοτήτων.

Πόσο κοστίζει η ενότητα Διαχείρισης αδειών;
1$ ανά ενεργό εργαζόμενο τον μήνα. Δοκιμαστική περίοδος — 1 μήνας.

Αν δεν ρυθμιστεί το Ρυθμίσεις για διακοπές — θα λειτουργήσει η πίστωση;
Όχι. Χωρίς προσθήκη περιόδου στο Ρυθμίσεις για διακοπές δεν θα υπάρχει αυτόματη πίστωση.