Marcar el inicio y el fin del turno es lo que más a menudo hace que el empleado abra la aplicación. Desde la versión 2.1.0 ambas operaciones pasan por la pantalla presencia (Attendance) con mapa, y por el camino el teléfono pide varios permisos.
De la ubicación se ocupan dos módulos distintos. presencia (Attendance) comprueba si está en el sitio al inicio y al final del turno: precisamente por eso ambas operaciones pasan por el mapa. Control del lugar de trabajo (Work location control) vigila dónde estuvo durante el turno.
Conceda todos los permisos del teléfono de una vez, incluido el acceso a la ubicación en el modo «todo el tiempo». No hace falta calcular qué módulo usa qué: el propietario de la empresa activa y desactiva los módulos cuando quiere, y si los permisos se conceden a medias, la aplicación empezará a comportarse mal, y además en silencio, sin avisar. Permitirlo todo una vez sale más barato que buscar después por qué no se registró el turno.
Instrucciones paso a paso
Inicio del turno: paso a paso
Iniciar el turno es una cadena de varias pantallas. No se puede saltar: cada paso activa algo.
1. Pulse el botón verde «inicio de turno» en el panel de control.
2. El teléfono pedirá acceso a la ubicación. Concédalo.
3. Después, acceso a la actividad física. Sirve para distinguir el movimiento de la parada.
4. A continuación la aplicación lo explica ella misma: hace falta el modo «Permitir todo el tiempo», y propone cambiarlo en los ajustes del teléfono. Acepte y cámbielo.
5. Se abrirá la pantalla presencia (Attendance) con el mapa. Aquí se ve dónde está y aparece el aviso: Cuando comienza el turno, el seguimiento de ubicación se activa en segundo plano. El turno se inicia con un segundo botón inicio de turno, ya en esta pantalla.
Si no está en el puesto de trabajo
Cuando el turno tiene una ubicación asignada, la presencia compara su posición con ella. Si está lejos, la pantalla lo dice directamente.
Arriba aparece una franja roja Error — estas fuera del sitio (Error — You are outside the location). En el mapa se traza la ruta desde su punto hasta el puesto de trabajo, y en el panel inferior hay tres valores: la distancia, el tiempo de camino y el nombre de la ubicación. Por ejemplo: 3.34 km · 8 min · call center.
Así el empleado ve enseguida no solo que no está donde debe, sino también a qué distancia y hacia dónde ir.
El botón inicio de turno sigue activo y se puede pulsar, pero el turno no empezará: arriba volverá a salir el error. La marca solo se registrará cuando esté dentro del radio fijado por el responsable en los ajustes de la ubicación.
Si el turno no tiene ubicación asignada, no hay comprobación: en la pantalla se indicará que la ubicación no está especificada y el turno empezará desde cualquier sitio. Lo mismo ocurre con los turnos no planificados: no tienen ubicación, por lo que la comprobación no se realiza.
Mientras el turno está en curso
La franja cambia a durante el turno (On shift) con el contador del tiempo trabajado, y el botón, a Fin del turno (End shift). Debajo aparece el bloque del descanso: cuándo empieza, su duración y el botón inicio del descanso (Start break).
Fin del turno: paso a paso
1. Pulse «Fin del turno». La aplicación pedirá confirmación: ¿De verdad quieres terminar? (Do you really want to finish?)
2. Se abrirá la misma pantalla «presencia» con el mapa y el botón de finalización: la ubicación se marca también a la salida.
3. La última confirmación — ¿Estás seguro de que deseas completar el turno? (Are you sure you want to complete the shift?)
Las dos confirmaciones seguidas están hechas a propósito: el turno no debe cerrarse con un toque accidental. Tras la finalización, la tarjeta del turno en la lista del día se marca como Completado (Completed), y al lado aparecen las desviaciones: el retraso y la salida anticipada.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| No hay botón inicio de turno | El turno aún no ha llegado o ya ha finalizado | El botón aparece en la ventana fijada por los ajustes del módulo de presencia |
| El turno no se puede iniciar, arriba sale el error estas fuera del sitio | La presencia comprueba el sitio y usted está fuera de la ubicación de trabajo | Acérquese al puesto de trabajo: en la pantalla se ven la distancia, el tiempo de camino y el nombre de la ubicación. El botón se pulsa, pero la marca no se registrará mientras no esté dentro del radio |
| La ubicación deja de transmitirse | El permiso se concedió como «solo mientras se usa la app» | Cámbielo a «Permitir todo el tiempo» en los ajustes del teléfono |
| La aplicación funciona de otra manera que antes, aunque no se cambió nada | En la empresa se activó un módulo nuevo y faltan permisos en el teléfono | Revise los permisos de la aplicación y concédalos todos, incluido el modo «Permitir todo el tiempo» |
| El turno empezó, pero la marca no se contabilizó | Se canceló la solicitud de ubicación en segundo plano | Conceda el permiso y vuelva a iniciar el turno |
| El turno está marcado como No programado | Se inició fuera del horario | Está pensado así: el turno no planificado no tiene plantilla y la comprobación de la ubicación no se realiza para él |
| El turno se cerró solo, aunque no lo pulsé | Pasó la ventana en la que todavía se podía finalizar el turno a mano | La ventana la fija el ajuste «Cuánto más tarde puede un empleado registrar la salida» en el módulo de presencia |
| La desviación se muestra con un número extraño | Defecto conocido de visualización | El valor es correcto, pero se muestra sin redondear. Fíjese en la franja de arriba: allí el formato es «0h 2m» |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿Por qué al iniciar el turno el teléfono pide tantos permisos? Respuesta: Son tres: la ubicación, la actividad física y el acceso a la ubicación en segundo plano. Los distintos módulos usan unos u otros: la presencia, la marca del sitio al inicio y al final del turno; el control del lugar de trabajo, los desplazamientos durante el turno. No hace falta averiguar qué necesita cada uno: conceda los tres.
Pregunta: ¿Es obligatorio dar el acceso «todo el tiempo»? Respuesta: Sí. El modo «solo mientras se usa la app» deja de funcionar en cuanto la aplicación se minimiza, y parte de los datos no se registrará.
Pregunta: ¿Se puede irse al descanso desde la aplicación? Respuesta: Sí, durante el turno, debajo del botón de finalización aparece el bloque del descanso con el botón inicio del descanso.
Pregunta: ¿Por qué la finalización se confirma dos veces? Respuesta: La primera pregunta es general; la segunda surge ya en la pantalla con el mapa, después de marcar la ubicación. Así el turno no se cierra con un toque accidental.
Pregunta: ¿Se puede iniciar un turno que no está en el horario? Respuesta: Sí, si están permitidos los turnos no planificados. Ese turno se marca como No programado.
Pregunta: ¿Qué pasa si se olvida finalizar el turno? Respuesta: El turno se cerrará solo, pero de forma distinta según el tipo. Para los no planificados, en los ajustes se fija una duración máxima tras la cual el turno se cierra automáticamente. Los planificados tienen una ventana: el ajuste ¿Cuánto más tarde puede un empleado "registrar salida"? (min) fija cuántos minutos después del fin del turno todavía se puede cerrar a mano. Si no llega a tiempo, el sistema lo cerrará solo.
Pregunta: ¿Ve el responsable que he iniciado el turno? Respuesta: Sí, el estado del turno se ve inmediatamente en el horario y en los informes, y con las notificaciones activadas llega un mensaje.