Plantillas de actividades

Gestione configuraciones de actividades reutilizables para acelerar la creación de tareas y garantizar la uniformidad en toda la organización.

¿Qué es esto?

Las plantillas de actividades son configuraciones predefinidas que se pueden reutilizar al crear nuevas actividades. En lugar de completar los mismos campos cada vez — nombre, duración, proyecto, notas — los guarda como plantilla y los aplica con unos pocos clics.

Las plantillas se gestionan en la pestaña Plantillas de actividad de la página Activity (junto a la pestaña Calendar). Una vez creadas, las plantillas están disponibles al crear nuevas actividades, tanto individualmente como de forma masiva.

Requisitos previos

#	Requisito	Detalles
1	Acceso a la página Activity	Se requiere acceso a la funcionalidad de actividades.
2	Rol de Manager, Administrador u Owner	Se necesitan permisos elevados para gestionar plantillas.
3	Proyectos configurados	Las plantillas pueden hacer referencia a proyectos específicos.

Instrucciones paso a paso

Navegar a las plantillas de actividades

Paso	Acción	Resultado esperado
1	Navegue a la página actividad a través del panel lateral izquierdo.	Se abre la página Activity con la pestaña Calendar activa.
2	Haga clic en la pestaña Plantillas de actividad (junto a la pestaña Calendar).	Se abre la sección de plantillas con una lista de plantillas existentes (si las hay).

Crear una nueva plantilla

Paso	Acción	Resultado esperado
1	En la pestaña Plantillas de actividad, haga clic en crear Plantilla (o el botón +).	Se abre el formulario de creación de plantilla.
2	Introduzca un nombre de plantilla — una descripción clara del tipo de actividad.	El campo de nombre está completado.
3	Establezca la duración predeterminada para las actividades creadas a partir de esta plantilla.	La duración está establecida.
4	Seleccione el proyecto al que está vinculada la plantilla (si es necesario).	El proyecto está vinculado.
5	Agregue notas o instrucciones predeterminadas que se mostrarán en las actividades creadas a partir de esta plantilla.	Las notas se guardan como parte de la plantilla.
6	Configure campos adicionales según sea necesario (ubicación, requisitos de puesto, etc.).	Todos los valores predeterminados necesarios están establecidos.
7	Haga clic en Ahorrar.	La plantilla se ha creado y aparece en la lista.

Editar una plantilla

Paso	Acción	Resultado esperado
1	En la pestaña Plantillas de actividad, busque la plantilla deseada.	La fila de la plantilla es visible en la lista.
2	Haga clic en el botón editarar (icono de lápiz) junto a la plantilla.	Se abre el formulario de edición con los valores actuales.
3	Realice cambios en los campos deseados.	Los campos están actualizados.
4	Haga clic en Ahorrar.	La plantilla está actualizada. Las actividades creadas previamente a partir de esta plantilla no se ven afectadas.

Eliminar una plantilla

Paso	Acción	Resultado esperado
1	En la pestaña Plantillas de actividad, busque la plantilla que desea eliminar.	La fila de la plantilla es visible en la lista.
2	Haga clic en el botón borrar (icono de papelera) junto a la plantilla.	Aparece un diálogo de confirmación.
3	Confirme la eliminación.	La plantilla se elimina de la lista. Las actividades creadas previamente a partir de esta plantilla permanecen sin cambios.

Usar una plantilla al crear una actividad

Paso	Acción	Resultado esperado
1	En el calendario de actividades, haga clic en Crear una actividad.	Se abre el formulario de creación de actividad.
2	Seleccione una plantilla de la lista desplegable.	El formulario se completa automáticamente con los valores de la plantilla (nombre, duración, proyecto, notas).
3	Ajuste los campos si es necesario (por ejemplo, fecha o empleado específico).	Los campos están configurados para esta instancia.
4	Haga clic en Ahorrar.	Se ha creado una nueva actividad basada en la plantilla.

Referencia de campos de la plantilla

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre de la plantilla	Sí	Un nombre comprensible para la plantilla.
Duración predeterminada	Sí	Duración preestablecida de las actividades creadas a partir de esta plantilla.
Proyecto	No	Proyecto predeterminado para vincular a la actividad.
Notas / Instrucciones	No	Texto predeterminado que aparecerá en el campo de notas de la actividad.
Ubicación	No	Ubicación de trabajo predeterminada.
Puesto	No	Puesto requerido para la actividad (se utiliza en la asignación).

Permisos de acceso

Rol	Ver plantillas	Crear plantillas	Editar plantillas	Eliminar plantillas
Empleado	No	No	No	No
Manager de turno	Sí	No	No	No
Manager	Sí	Sí	Sí	Sí
Administrador	Sí	Sí	Sí	Sí
Owner	Sí	Sí	Sí	Sí

Preguntas frecuentes

P1: Si actualizo una plantilla, ¿cambiarán las actividades existentes?
No. Las actividades que se crearon previamente a partir de la plantilla permanecen sin cambios. La actualización de la plantilla solo afecta a las nuevas actividades que se creen a partir de ella en el futuro.

P2: ¿Puedo crear varias plantillas para un mismo proyecto?
Sí. Puede crear tantas plantillas como necesite, incluso dentro del mismo proyecto. Por ejemplo, plantillas separadas para “Inspección matutina”, “Entrega diurna” e “Informe vespertino”, todas en el mismo proyecto.

P3: ¿Puedo duplicar una plantilla?
Si la función de duplicación está disponible, puede copiar una plantilla existente y modificarla. De lo contrario, cree una nueva plantilla y complete los valores similares manualmente.

P4: ¿Las plantillas están disponibles en todos los proyectos?
Las plantillas están disponibles a nivel de empresa. Si una plantilla está vinculada a un proyecto específico, ese proyecto se establecerá de forma predeterminada, pero al crear una actividad se puede cambiar el proyecto.

Posibles problemas y soluciones

Problema	Posible causa	Solución
El botón “Create template” no es visible	Permisos insuficientes.	Solo los Managers, Administradores u Owners pueden crear plantillas. Contacte al Administrador.
Faltan campos en el formulario de plantilla	Algunos campos pueden estar ocultos detrás de un interruptor “Advanced”.	Busque la sección de ajustes avanzados en el formulario de plantilla.
Una plantilla eliminada todavía se muestra	Problema con la caché del navegador.	Actualice la página: la plantilla debería desaparecer.
La lista de plantillas está vacía al crear una actividad	Aún no se ha creado ninguna plantilla.	Vaya a la pestaña Plantillas de actividad y cree al menos una plantilla.
Se insertaron valores incorrectos desde la plantilla	La plantilla puede contener datos desactualizados.	Edite la plantilla y actualice los valores predeterminados.