Un turno en la aplicación no es una condena. Si no puede acudir, puede pasarlo a la lista común, intercambiarlo con un compañero, cederlo a una persona concreta, pedir otro horario o trabajar solo una parte. Todo esto se hace desde el teléfono, detrás de un único botón de tres puntos.
Los permisos para estas acciones los concede el responsable en los ajustes del cronograma, por eso el conjunto de opciones varía de un empleado a otro. Si usted tiene menos, consulte la sección «Por qué no hay acciones» al final del artículo.
Instrucciones paso a paso
Dónde encontrar las acciones
Abra cronograma (el segundo icono de la barra inferior) y pulse su turno: se abrirá Información sobre el turno. (Shift details). En la esquina superior derecha hay tres puntos: abren el panel Seleccione una acción (Select action).
| Acción | Cuándo resulta útil |
|---|---|
| Cambiar a turnos abiertos (Move to Open Shifts) | No puede acudir y da igual quién le sustituya |
| Solicitud de cambio de turno (Shift Swap Request) | Quiere intercambiar su turno con un compañero |
| Solicitud de cambio de turno (Shift edit request) | Acudirá, pero a otra hora |
| Solicitud de cancelación de turnos (Shift drop request) | Sabe exactamente quién le va a sustituir |
| Solicitud para dividir un turno (Request to split a shift) | Trabajará una parte del turno y cederá el resto |
Las primeras cuatro opciones son Solicitudes y su recorrido es distinto.
El intercambio y la cesión pasan por el compañero: primero hace falta el consentimiento de la persona a la que ofrece el turno y solo después, si en el cronograma está activada la confirmación por parte del responsable, llega la decisión de este. Mientras el compañero no acepte, la solicitud no avanza y nada cambia.
El cambio de hora y la división van dirigidos únicamente al responsable. El paso a turnos abiertos, con la confirmación desactivada, se aplica de inmediato.
Cambiar a turnos abiertos
El turno pasa a la lista común y puede tomarlo cualquiera a quien lo permitan los ajustes.
1. Tres puntos → Cambiar a turnos abiertos.
2. La aplicación pregunta ¿Estás seguro de eso? (Are you sure?): confirme.
3. El turno desaparece de los suyos y aparece en el modo Turnos abiertos (Open Shifts) en la pantalla del cronograma.
Mientras nadie tome el turno, este no pertenece a nadie: en el contador del día cuenta como turno, pero no hay ningún empleado detrás de él.
Intercambio de turnos
1. Tres puntos → Solicitud de cambio de turno.
2. Se abre la pantalla Intercambiar turnos (Swap shift) con la lista de turnos de los compañeros: fecha, hora, nombre y título de la plantilla.
3. Elija el turno por el que quiere cambiar y envíe la solicitud.
4. Espere la respuesta del compañero: la solicitud le llega a él y sin su consentimiento el intercambio no se produce.
5. Si en el cronograma está activada la confirmación por parte del responsable, después de la aceptación del compañero la solicitud pasa al responsable.
En la lista solo estarán los turnos con los que el intercambio es realmente posible: turnos de otros empleados de este mismo cronograma. Si el responsable activó el intercambio solo dentro del puesto, quedarán los compañeros con su mismo puesto.
Cambio de la hora del turno
1. Tres puntos → Solicitud de cambio de turno.
2. Se abre cambio de hora (Change of time): fecha, hora de inicio, hora de fin.
3. En el campo Noticias (Message) explique el motivo: el responsable lo verá junto con la solicitud.
4. Envíela.
El turno sigue siendo suyo: solo cambian las horas y solo después de la aprobación.
Cesión del turno
1. Tres puntos → Solicitud de cancelación de turnos.
2. Se abre Capa de transferencia (Transfer shift).
3. En Seleccionar empleados (Select employees) marque a quién le ofrece el turno: puede ser a varias personas.
4. Enviar solicitud (Send request).
5. Espere hasta que alguno de ellos acepte: sin consentimiento el turno sigue siendo suyo.
La diferencia con los turnos abiertos: aquí nombra a personas concretas en lugar de ceder el turno a todos. La solicitud les llegará precisamente a ellos y solo después de que alguien acepte seguirá adelante, hacia el responsable, si este debe confirmarla.
División del turno
Hace falta cuando puede trabajar una parte del turno.
1. Tres puntos → Solicitud para dividir un turno.
2. Se abre Turno compartido (Split shift) con una indicación: divida el turno para elegir su horario de trabajo y enviar el resto a los turnos abiertos.
3. Con el control deslizante fije el punto de división.
4. Elija cuál de los dos fragmentos se queda con usted y cuál pasa a los turnos abiertos.
5. Envíe la solicitud.
Qué se puede cambiar en la propia ficha
Además de los tres puntos, en su turno futuro hay dos campos disponibles: Ubicación (Location) y Marcado (Marks) en el bloque Detalles (Details), y debajo de ellos Ahorrar (Save). En un turno pasado estos campos no existen.
La segunda pestaña de la ficha es Bonificaciones/Sanciones (Bonuses/Penalties/Advances): lo que se ha abonado y descontado por este turno concreto.
Dónde llega la respuesta
Las respuestas llegan a Eventos (Events), el cuarto icono de la barra inferior, y a Archivo (Archive) en la pantalla de solicitudes. En el intercambio y la cesión habrá dos respuestas: primero del compañero y después del responsable, si este confirma. Dentro de la propia solicitud hay una pestaña de conversación: allí puede escribirse con el responsable sin salir de la solicitud.
Por qué no hay acciones
Esta es la queja más frecuente y la causa es casi siempre una de dos.
La primera: las acciones están desactivadas en los ajustes del cronograma. Cada acción se activa con un interruptor propio; el responsable lo hace en la sección Información básica del cronograma. Si están desactivadas, detrás de los tres puntos queda una sola opción en lugar de cinco.
| Qué falta | Qué interruptor hace falta |
|---|---|
| Intercambio de turnos | Permitir cambios de turno |
| Cesión del turno | Permitir que los empleados tomen turnos |
| Paso a turnos abiertos | Permitir que los empleados elijan turnos de la lista de Turnos abiertos |
| Tomar un turno abierto | Permitir que los empleados elijan turnos de la lista de Turnos abiertos |
| División del turno | Permitir que los empleados compartan turnos |
| Turno propio | Permitir que los empleados creen sus propios turnos |
| Turnos ajenos en el cronograma | Permitir a los empleados ver todos los turnos |
Parte de esos mismos ajustes está en la ficha del proyecto, en el bloque de ajustes de turnos: se aplican a todos los cronogramas del proyecto a la vez.
La segunda: el cronograma ha terminado. En los turnos que quedan fuera del periodo de vigencia del cronograma no hay acciones en absoluto: los tres puntos no se abren. El responsable tiene que prolongar el cronograma.
Hay una tercera, más rara: el turno ya ha empezado o empieza muy pronto. La aplicación no permite ceder un turno media hora antes de acudir.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Los tres puntos no se abren | El cronograma ha terminado o el turno ya ha empezado | Pida al responsable que prolongue el cronograma; las acciones funcionan en los turnos futuros |
| En la lista hay una opción en lugar de cinco | Los interruptores de autoservicio están desactivados | El responsable activa los necesarios en la Información básica del cronograma |
| No hay nadie con quien intercambiar | En la lista no hay turnos adecuados | El intercambio solo es posible con turnos de compañeros de este cronograma y, con el ajuste «dentro del puesto», con el mismo puesto |
| El intercambio o la cesión se han enviado, pero no pasa nada | Estamos esperando la respuesta del compañero: sin su consentimiento la solicitud no avanza | Recuérdeselo al compañero: la solicitud está en sus solicitudes |
| La solicitud está enviada, pero el turno no ha cambiado | Está activada la confirmación por parte del responsable | Espere la decisión: llegará a Eventos y a Archivo |
| El turno ha vuelto | El responsable rechazó la solicitud | El motivo del rechazo llega junto con la respuesta: consulte la conversación dentro de la solicitud |
| Los turnos abiertos están vacíos | Nadie ha cedido nada o está prohibido tomarlos | Compruebe con el responsable el interruptor para tomar turnos abiertos |
| La división no está disponible | Está desactivada en el cronograma | Hace falta el interruptor Permitir que los empleados compartan turnos |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿En qué se diferencia el paso a turnos abiertos de la cesión del turno? Respuesta: En el primer caso el turno pasa a la lista común y lo toma cualquiera que lo desee. En el segundo usted nombra a personas concretas y la solicitud les llega precisamente a ellas.
Pregunta: ¿Puedo trabajar la mitad del turno y ceder el resto? Respuesta: Sí, esa es la Solicitud para dividir un turno: con el control deslizante elige el punto de división e indica qué fragmento se envía a los turnos abiertos.
Pregunta: ¿Es obligatorio esperar la aprobación? Respuesta: En el intercambio y la cesión, siempre: primero hace falta el consentimiento del compañero al que ofrece el turno. Después, si en el cronograma está activada la confirmación por parte del responsable, decide además este. El paso a turnos abiertos, con la confirmación desactivada, se aplica de inmediato.
Pregunta: Mi compañero no responde a mi intercambio, ¿qué hago? Respuesta: Mientras no acepte, la solicitud no va a ninguna parte y el turno sigue siendo suyo. Recuérdeselo: la solicitud está en su sección de solicitudes. O cancele la solicitud y ofrezca el turno a otra persona.
Pregunta: ¿Por qué yo no tengo el botón de intercambio y mi compañero sí? Respuesta: Los ajustes se definen por separado para cada cronograma. Si están en cronogramas distintos, los conjuntos de acciones son diferentes.
Pregunta: ¿Puedo cancelar mi solicitud? Respuesta: Sí, abra la solicitud en la pantalla de solicitudes: allí está Cancelar solicitud (Cancel request).
Pregunta: ¿Quién verá mi mensaje en la solicitud de cambio de hora? Respuesta: El responsable que vaya a decidir sobre la solicitud. El mensaje llega junto con la solicitud.
Pregunta: ¿Qué pasará con el turno si nadie lo toma de los abiertos? Respuesta: Se quedará en la lista de turnos abiertos. El responsable puede asignarlo a alguien manualmente o repartirlo de forma automática.
Pregunta: ¿Puedo cambiar la ubicación de mi turno? Respuesta: Sí, en un turno futuro el bloque Detalles tiene los campos de ubicación y marcado; después de cambiarlos pulse Ahorrar.