El registro del inicio y del fin del turno es aquello para lo que el empleado abre la aplicación con más frecuencia. A partir de la versión 2.1.0 ambas operaciones pasan por la pantalla presencia (Attendance) con un mapa, y por el camino el teléfono pide varios permisos.
De la ubicación se encargan dos módulos distintos. presencia (Attendance) comprueba si está en su sitio al principio y al final del turno: precisamente por eso ambas operaciones pasan por el mapa. El Control del lugar de trabajo (Work location control) vigila dónde ha estado durante el turno.
Conceda todos los permisos del teléfono de una vez, incluido el acceso a la geolocalización en el modo «todo el tiempo». No hace falta calcular qué módulo usa qué: el propietario de la empresa activa y desactiva módulos cuando quiere, y si los permisos se conceden a medias, la aplicación empezará a comportarse de forma incorrecta, y además en silencio, sin avisar. Permitir todo una vez cuesta menos que buscar después por qué no se registró el turno.
Instrucciones paso a paso
Inicio del turno: paso a paso
Poner en marcha el turno es una cadena de varias pantallas. No se puede saltar: cada paso activa algo.
1. Pulse el botón verde «inicio de turno» en el panel de control.
2. El teléfono pedirá acceso a la geolocalización. Concédalo.
3. Después, acceso a la actividad física. Hace falta para distinguir el movimiento de la parada.
4. A continuación la aplicación lo explica ella misma: hace falta el modo «Permitir todo el tiempo» y propone cambiarlo en los ajustes del teléfono. Acepte y cámbielo.
5. Se abrirá la pantalla presencia (Attendance) con un mapa. Aquí se ve dónde está y hay un aviso: Al iniciar el turno se activará el seguimiento de la ubicación en segundo plano. El turno se inicia con el segundo botón inicio de turno, ya en esta pantalla.
Si no está en el lugar de trabajo
Cuando el turno tiene una ubicación fijada, la presencia compara su posición con ella. Si está lejos, la pantalla lo dice directamente.
Arriba aparece un rótulo rojo Error — estas fuera del sitio (Error — You are outside the location). En el mapa se traza una ruta desde su punto hasta el lugar de trabajo y en el panel de abajo hay tres magnitudes: la distancia, el tiempo de camino y el nombre de la ubicación. Por ejemplo: 3.34 km · 8 min · call center.
Así el empleado ve enseguida no solo que no está donde debe, sino también a qué distancia está y hacia dónde ir.
El botón inicio de turno sigue activo y se puede pulsar, pero el turno no empezará: arriba volverá a aparecer el error. El registro solo se completará cuando esté dentro del radio fijado por el responsable en los ajustes de la ubicación.
Si el turno no tiene ubicación fijada, no hay comprobación: en la pantalla se indicará que la ubicación no está especificada y el turno empezará desde cualquier sitio. Lo mismo ocurre con los turnos no previstos: no tienen ubicación, por eso la comprobación no se realiza.
Mientras el turno está en marcha
El rótulo cambia a durante el turno (On shift) con un contador del tiempo trabajado y el botón pasa a ser Fin del turno (End shift). Debajo aparece el bloque del descanso: cuándo empezará, su hora y el botón inicio del descanso (Start break).
Finalización del turno: paso a paso
1. Pulse «Fin del turno». La aplicación pedirá confirmación: ¿De verdad quieres terminar? (Do you really want to finish?)
2. Se abrirá la misma pantalla «presencia» con el mapa y con el botón de finalización: la ubicación también se registra a la salida.
3. La última confirmación — ¿Estás seguro de que deseas completar el turno? (Are you sure you want to complete the shift?)
Las dos confirmaciones seguidas son intencionadas: el turno no debe cerrarse con un toque accidental. Después de finalizarlo, la ficha del turno en la lista del día se marca como Terminado (Completed) y a su lado aparecen las desviaciones: el retraso y la salida anticipada.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| No hay botón inicio de turno | El turno aún no ha llegado o ya ha finalizado | El botón aparece en la ventana fijada por los ajustes del módulo de presencia |
| El turno no se puede iniciar, arriba hay un error estas fuera del sitio | La presencia comprueba el lugar y usted está fuera de la ubicación de trabajo | Acérquese al lugar de trabajo: en la pantalla se ven la distancia, el tiempo de camino y el nombre de la ubicación. El botón se pulsa, pero el registro no se completará mientras no esté dentro del radio |
| La ubicación deja de transmitirse | El permiso se concedió como «mientras se usa la aplicación» | Cámbielo a «Permitir todo el tiempo» en los ajustes del teléfono |
| La aplicación no funciona como antes, aunque no se ha cambiado nada | En la empresa han activado un módulo nuevo y los permisos del teléfono no son suficientes | Compruebe los permisos de la aplicación y concédalos todos, incluido el modo «Permitir todo el tiempo» |
| El turno ha empezado, pero el registro no se ha contado | Se canceló la solicitud de geolocalización en segundo plano | Conceda el permiso e inicie el turno de nuevo |
| El turno está marcado como No programado | Se inició fuera del cronograma | Está previsto así: el turno no previsto no tiene plantilla y la comprobación de la ubicación no se realiza para él |
| El turno se ha cerrado solo, aunque yo no he pulsado nada | Ha pasado la ventana en la que el turno todavía se podía finalizar a mano | La ventana se fija con el ajuste «Cuánto más tarde puede el empleado finalizar el turno» en el módulo de presencia |
| La desviación se muestra con una cifra extraña | Defecto de visualización conocido | El valor es correcto, pero se muestra sin redondear. Guíese por el rótulo de arriba: allí el formato es «0h 2m» |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿Por qué al iniciar el turno el teléfono pide tantos permisos? Respuesta: Son tres: geolocalización, actividad física y acceso a la ubicación en segundo plano. Distintos módulos usan distintos permisos: la presencia usa el registro del lugar al principio y al final del turno; el control del lugar de trabajo, los desplazamientos durante el turno. No hace falta averiguar qué necesita cada uno: conceda los tres.
Pregunta: ¿Es obligatorio dar acceso «todo el tiempo»? Respuesta: Sí. El modo «mientras se usa la aplicación» deja de funcionar en cuanto la aplicación se minimiza y parte de los datos no se registrará.
Pregunta: ¿Se puede tomar un descanso desde la aplicación? Respuesta: Sí, durante el turno, debajo del botón de finalización aparece el bloque del descanso con el botón inicio del descanso.
Pregunta: ¿Por qué la finalización se confirma dos veces? Respuesta: La primera pregunta es general y la segunda surge ya en la pantalla con el mapa, después de registrar la ubicación. Así el turno no se cerrará con un toque accidental.
Pregunta: ¿Se puede iniciar un turno que no está en el cronograma? Respuesta: Sí, si están permitidos los turnos no previstos. Ese turno se marca como No programado.
Pregunta: ¿Qué ocurre si me olvido de finalizar el turno? Respuesta: El turno se cerrará solo, pero de forma distinta según su tipo. En los no previstos, los ajustes fijan una duración máxima tras la cual el turno se cierra automáticamente. Los previstos tienen una ventana: el ajuste ¿Cuánto más tarde puede el empleado «finalizar» el turno o el descanso? (min) fija cuántos minutos después del fin del turno todavía se puede cerrar a mano. Si no llega a tiempo, el sistema lo cerrará solo.
Pregunta: ¿Ve el responsable que he iniciado el turno? Respuesta: Sí, el estado del turno se ve de inmediato en el cronograma y en los informes, y con las notificaciones activadas llega un mensaje.