El horario ya creado se cambia directamente en la aplicación: el nombre, los permisos de autoservicio, la composición del equipo, el periodo, las tarifas, la previsión de carga. Hay además algo que no existe en la versión web: reconfigurar el horario desde cero según las reglas actualizadas.
Pueden editar los horarios el responsable, el administrador y el propietario de la empresa.
Instrucciones paso a paso
Cómo abrirlo
☰ → Horarios (Schedules) → Horarios → pulse en la lista el horario que necesite. Se abrirá una pantalla con seis secciones.
| Sección | Qué cambia |
|---|---|
| Información más importante (Main information) | El nombre, el color, el control de la semana y los permisos de autoservicio |
| Empleados (Employees) | La composición: a quién añadir al horario y a quién quitar |
| Reducir/ampliar horario (Reduce/extend schedule) | El periodo: ampliarlo o reducirlo |
| Cargar según sea necesario (Load demand) | La previsión de carga: cuántos turnos hacen falta en cada franja |
| Empleados a tiempo (Scheduled team members) | La tarifa básica para todos los que están en este horario |
| Reconfiguración del horario (Rebuild schedule) | La regeneración del horario según las reglas actualizadas |
Información principal: qué puede hacer el empleado por su cuenta
Además del nombre, el color y el tipo de control de la semana, aquí están reunidos todos los interruptores de autoservicio: lo que el empleado puede hacer por su cuenta con sus propios turnos. Son diez, en cinco grupos.
Esto no es el nivel de derechos en la empresa: empleado, administrador o propietario se hace a una persona en su ficha, y eso rige en todas partes. Los interruptores de abajo rigen solo dentro de este horario, por eso en un horario el intercambio de turnos puede estar permitido y en el de al lado no.
| Grupo | Interruptor | Qué permite |
|---|---|---|
| Visibilidad (Visibility) | Permitir a los empleados ver todos los turnos | Ver los turnos de todo el equipo y no solo los suyos |
| Intercambio de turnos (Shift exchange) | Permitir cambios de turno (Allow shift swapping) | Intercambiar turnos con los compañeros |
| Con confirmación del gerente (With manager confirmation) | El intercambio se realiza solo tras la aprobación del responsable | |
| Intercambiar turnos con la misma posición (Swap shifts with the same position) | Intercambiar solo con la misma posición | |
| Turnos libres (Free shifts) | Permitir a los empleados enviar turnos a la lista de turnos libres (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Ceder su turno a la lista de los libres |
| Permitir a los empleados tomar turnos de la lista de turnos libres (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Tomar turnos de la lista de los libres | |
| Solicitudes de empleados (Employee requests) | Permitir a los empleados crear sus propios turnos (Allow employees to create their own shifts) | Crearse turnos a sí mismos |
| Permitir a los empleados crear pausas (Allow employees to create breaks) | Crear pausas | |
| Permitir a los empleados ceder turnos (Allow employees to drop shifts) | Renunciar a un turno | |
| Otro | Permitir a los empleados intercambiar pausas entre distintas plantillas de turno (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Intercambiar pausas entre distintas plantillas de turno |
| Permitir a los empleados dividir turnos (Allow employees to split shifts) | Dividir un turno en partes |
Los cambios entran en vigor tras pulsar el botón Ahorrar (Save).
Empleados: a quién añadir y a quién quitar
La sección tiene tres campos.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Agregar empleados al plan (Add employees to schedule) | La elección de las personas que hay que colocar en este horario |
| Agregar empleados de (Add employee starting from) | La fecha a partir de la cual la persona entra en el horario. No desde el inicio del periodo, sino desde el día elegido |
| Eliminar empleados (Remove employees) | Sacar a la persona del horario sin borrarla de la empresa |
El campo con la fecha es aquello por lo que más a menudo se entra aquí: una persona nueva se ha incorporado a mitad de mes y los turnos no le hacen falta desde el día uno.
Reducir o ampliar el periodo
La pantalla se llama Horario de cambio de tamaño (Schedule resizing) y arriba se muestra el periodo actual.
| Campo | Opciones |
|---|---|
| acción (Action) | Ampliar horario (Extend schedule) o Acortar el horario (Shorten schedule) |
| Tipo de cambio (Change type) | Por ejemplo Alargar sin turnos (Extend without shifts): el periodo se hará más largo, pero los turnos no aparecerán en él |
| Ampliar horario a (Extend schedule to) | La fecha hasta la que estiramos el periodo |
| ¿Qué hacer con los turnos existentes en el nuevo período? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorar (Ignore) o Eliminar (Delete) |
La última pregunta es más importante de lo que parece: si en el nuevo periodo ya hay turnos, por ejemplo de otro horario, la aplicación preguntará si dejarlos o barrerlos.
La ampliación sin turnos sirve cuando hay que estirar el periodo y los turnos los colocará usted más tarde a mano o reconfigurará el horario.
Cargar según sea necesario
La previsión: cuántos turnos hacen falta en cada franja. Con esos datos el sistema coloca los turnos en la distribución automática.
Mientras la previsión no esté fijada, en la pantalla figura Sin datos (No data): así estará en un horario nuevo.
Empleados a tiempo: la tarifa
La pantalla Procesamiento del salario base según lo previsto (Basic pay rate editing in the schedule). Arriba están la moneda y la unidad, por ejemplo USD · Por hora (USD · Per hour), y el propio valor de la tarifa.
Dos indicaciones en la pantalla explican la diferencia entre la tarifa común y la personal:
- Establezca la tarifa básica para los empleados del horario, es decir, la tarifa común para todos los participantes;
- Establezca una tarifa básica individual para el empleado. Regirá desde la fecha elegida y hasta el final del horario, es decir, a una persona concreta se le puede asignar la suya, y solo dentro de este horario.
Más abajo está el botón Empleados (Employees): el paso a la lista donde la tarifa se fija persona por persona.
Reconfiguración del horario: rehacerlo desde cero
La sección abre el mismo asistente que la creación, pero ya relleno con los datos de este horario: el nombre, el color, el proyecto, el periodo, la tarifa. Usted corrige lo que haya que cambiar y lanza la generación de nuevo.
Esto hace falta cuando las reglas han aumentado o han cambiado: se ha añadido una plantilla de turno, se han cambiado los días de la semana, se ha corregido la carga. En lugar de borrar el horario y montarlo desde cero, usted reconstruye el que ya existe.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El empleado no ve los turnos ajenos | Está desactivado Permitir a los empleados ver todos los turnos (Allow employees to see all shifts) | Active el interruptor en Información más importante y guarde |
| Los empleados intercambian turnos sin preguntar | Está desactivado Con confirmación del gerente (With manager confirmation) | Actívelo: el intercambio pasará por su aprobación |
| Los cambios no se han guardado | No se ha pulsado el botón Ahorrar | Vuelva a la sección y guarde |
| Hace falta un horario más largo que el creado | El periodo se fijó al crearlo | Reducir/ampliar horario lo amplía sin volver a crearlo |
| Tras corregir las reglas los turnos siguen siendo los antiguos | Las reglas cambian, pero los turnos ya creados no | Lance la Reconfiguración del horario |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿En qué se diferencia la «Reconfiguración del horario» de la creación de un horario nuevo? Respuesta: El asistente es el mismo, pero los campos ya están rellenos con los datos del horario existente, y el resultado lo sustituye en lugar de añadir un segundo.
Pregunta: ¿Se puede ampliar el horario sin volver a crearlo? Respuesta: Sí, la sección Reducir/ampliar horario, que también acorta el periodo.
Pregunta: ¿Dónde se cambia la tarifa a todos a la vez en el horario? Respuesta: En la sección Empleados a tiempo: allí está la tarifa básica para todos los participantes de este horario.
Pregunta: ¿Qué derechos se fijan aquí y cuáles en la ficha del empleado? Respuesta: Aquí solo estos diez interruptores de autoservicio: lo que la persona puede hacer con sus propios turnos (intercambiarlos, cederlos a los libres, tomarlos de allí, crear turnos y pausas, dividir un turno). Rigen dentro de un horario y en horarios distintos pueden ser distintos. En cambio, el nivel de derechos en la empresa —empleado, administrador, propietario— se fija en la ficha del empleado y rige para toda la empresa; el horario no influye en él.
Pregunta: El empleado puede ceder un turno, pero no puede tomarlo, ¿por qué? Respuesta: Son dos interruptores distintos del grupo Turnos libres: ceder a la lista de los libres y tomar de allí se permiten por separado.
Pregunta: ¿Qué es «Cargar según sea necesario»? Respuesta: La previsión de carga: cuántos turnos se requieren en cada franja. Con esos datos el sistema coloca los turnos en la distribución automática.
Pregunta: ¿Se puede quitar a un empleado del horario sin borrarlo de la empresa? Respuesta: Sí, en la sección Empleados de ese horario.
Pregunta: Un empleado nuevo se ha incorporado a mitad de mes, ¿cómo lo coloco no desde el principio? Respuesta: En la sección Empleados está el campo Agregar empleados de: indique la fecha de incorporación.
Pregunta: ¿Qué pasará con los turnos que ya están en el nuevo periodo al ampliarlo? Respuesta: La aplicación preguntará: Ignorar, dejarlos como están, o Eliminar, barrerlos y construir de nuevo.
Pregunta: ¿Dónde se fija en definitiva la tarifa del empleado? Respuesta: En el perfil del empleado no hay tarifa. La tarifa se fija en cuatro niveles: en la configuración de la empresa, en el proyecto, en la posición y aquí, en el horario. El sistema la busca por la cadena empresa → horario → posición → ubicación. La tarifa del horario rige solo dentro de él y solo desde la fecha elegida hasta el final del periodo, por eso a una misma persona se le puede pagar de distinta manera en distintos horarios.