Guia detallada del Paso 1 del asistente de creación de horarios: control de horas extra, visibilidad de empleados y ocho permisos que determinan lo que sus empleados pueden hacer con sus turnos.
Que es esto?
Al crear un nuevo horario, en el Paso 1 debe indicar la información básica y configurar los parámetros que determinan el comportamiento del horario. Las dos secciones de configuración mas importantes son:
La configuración correcta de estos parámetros ayuda a encontrar el equilibrio entre la flexibilidad para los empleados y el control por parte de la dirección.
Requisitos previos
| # | Requisito | Detalles |
|---|---|---|
| 1 | Cuenta activa de Shifton | Debe tener una cuenta de empresa registrada |
| 2 | Rol de Administrador, Propietario o Gerente | Necesita permisos para crear o editar horarios |
| 3 | Proyecto creado | El horario debe estar vinculado a un Proyecto |
Instrucciones paso a paso
Acceso a la configuración del horario
Los permisos del horario se configuran en el Paso 1 del asistente de creación de horarios y también pueden modificarse posteriormente:
Selección del tipo de control semanal
Este menu desplegable obligatorio determina como el sistema gestiona las horas extra en este horario. Valor predeterminado: Permitir con Confirmaración.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Permitir con Confirmaración | Las horas extra se permiten, pero se marcan para confirmación del gerente (por defecto) |
| Permitir | Las horas extra se permiten sin confirmación |
| Disallow | Los turnos con horas extra se marcan como problemáticos (se muestran con un indicador rojo) — la creación de turnos no se bloquea, pero se marcan |
Esta configuración se muestra como “con el tiempo” en el bloque de resumen del horario.
Permitir a los empleados ver todos los turnos
Cuando esta casilla esta activada, los empleados ven los turnos de sus compañeros, no solo los suyos.
Al activarla, aparece una opción anidada con interruptores:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Ver todos los empleados | El empleado ve los turnos de todos los compañeros en el horario |
| Ver empleados con el mismo puesto | El empleado solo ve los turnos de compañeros con la misma posición |
Valor predeterminado: desactivado (los empleados solo ven sus propios turnos).
Permisos de acciones de empleados
En el Paso 1 se presentan ocho interruptores de permisos que determinan lo que los empleados pueden hacer con los turnos. Cada permiso puede activarse o desactivarse, y para la mayoría hay una opción adicional: Con Confirmararación del gerente (requiere la aprobación del gerente antes de que la acción entre en vigor).
| # | Permiso | Predeterminado | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | Permitir cambio de turno | Activado | Los empleados pueden solicitar el intercambio de turnos con compañeros. Adicional: “Con confirmación del gerente” (activado por defecto); “Intercambio de turnos solo con la misma posición” (desactivado por defecto) |
| 2 | Permitir Empleados to post capas to turno abierto Listaa | Desactivado | El empleado puede enviar su turno al grupo de turnos abiertos. Adicional: “Con confirmación del gerente” (activado por defecto) |
| 3 | Permitir Empleados to crear own capas | Desactivado | El empleado puede solicitar la creación de un nuevo turno para si mismo. Adicional: “Con confirmación del gerente” (desactivado por defecto) |
| 4 | Permitir a los empleados crear descansos | Desactivado | El empleado puede agregar descansos en sus turnos. Requiere el módulo Descansos. Adicional: “Con confirmación del gerente” (desactivado por defecto) |
| 5 | Permitir a los empleados renunciar a turnos | Desactivado | El empleado puede rechazar un turno asignado. Adicional: “Con confirmación del gerente” (desactivado por defecto) |
| 6 | Permitir Empleados to Llevar capas from turno abierto Listaa | Activado | El empleado puede tomar un turno abierto no asignado. Adicional: “Con confirmación del gerente” (activado por defecto) |
| 7 | Permitir a los empleados intercambiar descansos entre diferentes plantillas de turnos | Desactivado | Los empleados pueden intercambiar tiempos de descanso entre diferentes plantillas de turnos. Requiere el módulo Descansos. |
| 8 | Permitir a los empleados dividir turnos | Desactivado | El empleado puede dividir un turno en dos bloques de tiempo separados. |
Configuraciones adicionales del horario
Dos campos numéricos adicionales se encuentran en la configuración del horario (debajo de los interruptores de permisos):
| Campo | Predeterminado | Descripción |
|---|---|---|
| Maximum Número of consegundoutive capas | 0 | Número máximo de turnos consecutivos que se pueden asignar a un empleado. 0 = sin límite. El sistema mostrará una advertencia al superar el límite. |
| Descanso mínimo entre turnos (en horas) | 0.0000 | Tiempo mínimo de descanso entre dos turnos. 0 = sin límite. |
Como configurar los permisos
Configuraciones de permisos recomendadas
| Tipo de equipo | Configuración recomendada |
|---|---|
| Equipo pequeño de confianza | Activo la mayoría de permisos sin confirmación del gerente para máxima flexibilidad |
| Equipo mediano | Activo permisos con confirmación del gerente para intercambio, rechazo y turnos abiertos |
| Equipo grande o regulado | Activo solo los permisos necesarios, todos con confirmación del gerente |
| En En totalmente gestionado | Desactive todos los permisos de empleados; los gerentes controlan todo |
Que tipos de solicitudes activa cada permiso
Cuando un permiso esta activado, los empleados ven el tipo de solicitud correspondiente en la página Solicitudes y en la aplicación movil:
| Permiso | Tipo de solicitud |
|---|---|
| Allow cambio de turno | Solicitud de intercambio de turnos |
| Allow employees to post shifts to turno abierto list | Solicitud de publicación en la lista abierta |
| Allow employees to create own shifts | Solicitud de creación de turno |
| Permitir a los empleados crear descansos | Solicitud de creación de descanso |
| Permitir a los empleados renunciar a turnos | Solicitud de rechazo de turno |
| Allow employees to take shifts from turno abierto list | Solicitud de toma de turno abierto |
| Allow employees to swap breaks | Solicitud de intercambio de descansos |
| Permitir a los empleados dividir turnos | Solicitud de división de turno |
Permisos de acceso
| Rol | Ver configuración | Configurar parámetros | Aprobar solicitudes de empleados |
|---|---|---|---|
| Propietario | Si | Si | Si |
| Administraciónistraciónistrador | Si | Si | Si |
| Gerente | Si (horarios asignados) | Si (horarios asignados) | Si (empleados asignados) |
| Empleado | No | No | No |
Preguntas frecuentes
P: Se pueden cambiar los permisos después de crear el horario?
R: Si. Haga clic en el icono de edición (lapiz) en el horario en la lista de horarios. Se abrirá el mismo diálogo de configuración, y todos los cambios entrarán en vigor inmediatamente después de guardar.
P: Que sucede con las solicitudes pFinientes si desactivo un permiso?
R: Las solicitudes pendientes del permiso desactivado deberán procesarse manualmente. Se recomienda procesar todas las solicitudes pendientes antes de cambiar la configuración de permisos.
P: La opción “Con Confirmararación del gerente” notifica al gerente automáticamente?
R: Si. Cuando un empleado realiza una acción que requiere confirmación, el gerente asignado recibe una notificación y puede aprobar o rechazar la solicitud.
P: Se pueden establecer diferentes permisos para diferentes empleados en el mismo horario?
R: No. Los permisos se aplican a todos los empleados del horario de manera uniforme. Si necesita diferentes niveles de permisos, cree horarios separados con diferentes configuraciones.
P: Para que sirve el permiso de “División de turnos”?
R: La división de turno permite al empleado dividir un turno largo en dos mas cortos, por ejemplo, convertir un turno de 8 horas en un bloque matutino de 4 horas y un bloque vespertino de 4 horas.
P: Activo un permiso, pero el empleado no ve la opción. Por que?
R: Verifique que: (1) la configuración esta guardada, (2) el empleado esta asignado a este horario específico, y (3) el módulo necesario esta activo (módulo Descansos para permisos relacionados con descansos).
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Posible causa | Solución |
|---|---|---|
| Los empleados no pueden intercambiar turnos aunque el permiso esta activado | La opción “Con confirmación del gerente” esta activada y el gerente aun no ha aprobado la solicitud | Verifique la cola de solicitudes pendientes y apruebe o rechace las solicitudes de intercambio |
| El gerente no recibe solicitudes de confirmación | Las notificaciones estan configuradas incorrectamente | Asegúrese de que las acciones de horario esten habilitadas en la configuración de notificaciones del gerente |
| Los empleados ven demasiados compañeros en el horario | La visibilidad de empleados esta configurada como “Todos los empleados” | Cambie a “Con la misma posición” para limitar la visibilidad |
| Los cambios de permisos no entran en vigor | La cache del navegador muestra la configuración anterior | Pida a los empleados que actualicen la página o limpien la cache del navegador |
| No encuentro la sección de permisos | Paso por alto la sección en el formulario del Paso 1 | Desplácese hacia abajo en el formulario del Paso 1; los permisos generalmente se encuentran en la parte inferior |