Klient saab oma visiidi kohta küsimuse esitada ilma kontorisse helistamata, teie meeskond aga saab talle vastata ühes kohas. Kogu kirjavahetus on seotud ülesandega, seetõttu näeb seda iga töötaja, kes selle ülesandega töötab, ja see ei kao isiklikesse telefonidesse.
Leht avaneb vasakust menüüst: Kliendiportaal → Vestlused.
Kuidas klient vestlusesse jõuab
Eraldi linki vestlusele ei ole. Klient avab kirjavahetuse nupuga „Sõnum“ visiidi jälgimislehel — just sellel, kuhu viib link teie teavitusest.
Sellest tuleneb tähtis järeldus: ilma jälgimise lingita ei ole vestlus kättesaadav. Link jõuab sõnumisse ainult asenduse {link_map} kaudu — kui seda reegli teksti mitte lisada, ei ole kliendil kuhugi kirjutada. Kuidas seda seadistada — artiklis „Meeldetuletuste seaded“.
Klient ei vaja registreerimist ega parooli — ta kirjutab otse lehelt. Vestluse kõrval on nupp „Kõne“, nii et klient saab valida: kirjutada või helistada.
Vestluste loend
Lehel on kaks vahekaarti:
| Vahekaart | Mida näitab |
|---|---|
| Vestlused | Aktiivsed kirjavahetused — nende ülesannete kohta, mis on veel töös |
| Arhiiv | Lõpetatud ülesannete kirjavahetused |
Mõlemad vahekaardid näitavad ühesugust tabelit:
| Veerg | Mida näitab |
|---|---|
| Ülesanne | Selle ülesande number, millega kirjavahetus on seotud |
| Klient | Kes kirjutab |
| Sõnumite arv | Kui palju sõnumeid on kirjavahetuses |
| Toimingud | Vestluse avamise nupp |
Kuidas lugeda ja vastata
- Klõpsake vajaliku rea veerus Toimingud olevat nuppu — kirjavahetus avaneb külgpaneelis.
- Paneelis on näha kogu sõnumite ajalugu koos kuupäeva ja kellaajaga.
- Kirjutage vastus väljale „Enter message here…“ ja klõpsake „Saada“.
- „Tühista“ või rist sulgevad paneeli.
Arhiiv: lugeda saab, vastata ei saa
Vestlus elab koos ülesandega. Kuni ülesanne on töös, klient ja teie meeskond kirjutavad üksteisele. Niipea kui ülesanne on viidud lõplikku olekusse, vestlus sulgub: klient ei saa enam kirjutada ja kirjavahetus liigub vahekaardile Arhiiv.
Arhiveeritud kirjavahetust saab avada ja tervikuna läbi lugeda — ajalugu säilib. Kuid saatmise nupp on arhiivivestluses mitteaktiivne: suletud ülesande kohta vastata enam ei saa.
Sellest tuleneb praktiline reegel: lahendage ülesandega seotud küsimused ära enne selle viimist lõplikku olekusse. Pärast lõpetamist jääb kirjavahetusest ainult ajalugu.
Võimalikud probleemid ja lahendused
| Probleem | Põhjus | Lahendus |
|---|---|---|
| Loendis ei ole ühtegi vestlust | Kliendid ei ole veel kirjutanud — või ei ole neil kuhugi kirjutada | Kontrollige, et reegli tekstis on asendus {link_map}: ilma jälgimise lingita klient vestlusesse ei jõua |
| Klient ütleb, et ei saa kirjutada | Ülesanne on juba lõplikus olekus — vestlus on suletud | Kirjavahetus liikus vahekaardile Arhiiv. Võtke kliendiga ühendust tavapärasel viisil |
| Vana kirjavahetus kadus loendist | Ülesanne on lõpetatud, vestlus arhiveeritud | Avage vahekaart Arhiiv |
| Arhiivivestluses ei saa saatmisnuppu vajutada | Nii ongi mõeldud: lõpetatud ülesande kohta vastata ei saa | Kui küsimus on veel lahtine, ärge viige ülesannet lõplikku olekusse enne selle lahendamist |
| Klient ei saanud vastust | Sõnum ei ole saadetud või jõudis ülesanne sulguda | Veenduge, et vestlus on vahekaardil Vestlused, mitte arhiivis, ja et vastus on saadetud nupuga „Saada“ |
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Küsimus: Kuidas klient vestlust alustab? Vastus: Nupuga „Sõnum“ visiidi jälgimislehel. Eraldi linki vestlusele ei ole.
Küsimus: Kas kliendil on kontot vaja? Vastus: Ei. Ta kirjutab lehelt, mis avaneb teie teavituses oleva lingi kaudu.
Küsimus: Miks meil üldse vestlusi ei ole? Vastus: Tõenäoliselt ei ole teavituste tekstides asendust {link_map} — kliendil ei ole kuhugi jõuda. Ilma jälgimislehta ei ole vestlus kättesaadav.
Küsimus: Kes töötajatest kirjavahetust näeb? Vastus: Vestlus on seotud ülesandega, mitte töötajaga: seda näeb igaüks, kellel on sellele ülesandele juurdepääs. Kõik kirjavahetused on koos lehel Vestlused.
Küsimus: Kas kliendi uue sõnumi kohta tuleb teavitus? Vastus: Lehel eraldi teavitust ei ole — sõnumite loendur on näha vestluste loendis, seetõttu tasub lehte töö käigus üle vaadata.
Küsimus: Kas lõpetatud ülesande kohta saab vastata? Vastus: Ei. Arhiivivestluses on saatmise nupp mitteaktiivne — kirjavahetus on ainult lugemiseks.
Küsimus: Kuhu kadus lõpetatud ülesande kirjavahetus? Vastus: Vahekaardile Arhiiv. See säilib tervikuna.
Küsimus: Kas kirjavahetust saab kustutada? Vastus: Ei. Vestlust hoitakse koos ülesandega kui pöördumise ajalugu.
Küsimus: Kas klient saab vestluses faili lisada? Vastus: Vestluses saadab klient teksti. Faili saab ta lisada arvustusele pärast töö lõpetamist.
Küsimus: Kas klient saab helistada, mitte kirjutada? Vastus: Jah, jälgimislehel on sõnumi nupu kõrval nupp „Kõne“. Kui mooduli seadetes on numbri asendus sisse lülitatud, ei lähe kõne teostaja isiklikule telefonile.
Küsimus: Mitu vestlust saab ühe ülesande kohta olla? Vastus: Üks — ülesande kirjavahetust peetakse ühes vestluses ja loendur näitab selles olevate sõnumite arvu.