Kliendiportaal on moodul, mis hoiab teie klienti visiidiga kursis ilma ainsatki kõnet dispetšerilt. Klient saab teavituse eesseisvast tööst ja lingi, mille kaudu näeb kaardil, kus teostaja praegu on ja millal ta kohale jõuab, saab kirjutada vestlusesse ning pärast tööd jätta arvustuse.
Kliendil ei ole seejuures Shiftoni kontot vaja — kõik avaneb SMS-i või kirja lingi kaudu.
Tähtis: Kliendiportaal on tasuline moodul. Lülitage see sisse jaotises Ettevõtte seaded → Moodulid. Pärast sisselülitamist ilmub vasakusse menüüsse avanev rühm Kliendiportaal nelja lehega.
Mida klient saab
- Teavitused visiidist. Klient saab teada, et tellimus on vastu võetud, et teostaja on välja sõitnud, et töö on lõpetatud. Milliseid sündmusi täpselt teatada ja millise kanali kaudu — SMS, e-post või mõlemad — otsustate ise.
- Jälgimisleht. Link viib eraldi aadressile — my.shifton.com, mitte rakendusse. Lehel on: kaart kahe punktiga — kliendi aadress ja teostaja — ning nende vahele koostatud marsruut, hinnanguline sõiduaeg, ja kõrval teostaja kaart fotoga ja nimega ning kaks nuppu — „Kõne“ ja „Sõnum“. Allpool — visiidi plaanitud aeg, teeninduse aadress ja täitmise olek.
- Ülesande vestlus. Nupp „Sõnum“ avab kirjavahetuse otse samal lehel: sisestusväli ja nupp „Saada“. Teie meeskond vastab rakenduses lehel Vestlused. Kirjavahetus on seotud ülesandega, seetõttu näeb seda igaüks, kes selle ülesandega töötab. Pärast ülesande lõpetamist vestlus sulgub ja liigub vahekaardile Arhiiv.
- Arvustus pärast tööd. Teenuse kvaliteedi hindamise vorm avaneb oma lingi kaudu: teostaja foto ja nimi, hinnang viie tähega, mittekohustuslik kommentaar ja lisatud fail. Klient klõpsab „Saada“ ja arvustus jõuab lehele Arvustused. Arvustuse jätab klient üks kord — pärast saatmist muutub link mitteaktiivseks.
Arvustuse link töötab alles pärast ülesande lõpetamist. Kuni ülesanne ei ole lõplikus olekus, avaneb selle kaudu leht „Link ei ole enam kehtiv“.
Leht kliendi keeles. Kliendilehtede paremas ülanurgas on keelevalik — saadaval on kõik 41 Shiftoni keelt — ja tumeda teema lüliti. Kõik sildid tõlgitakse, seetõttu näeb klient ükskõik millisest riigist lehte oma keeles. Alljärgnevatel illustratsioonidel on leht avatud inglise keeles.
Teostaja telefoni saab seejuures mitte avaldada: mooduli seadetes on numbri asendus ja klient ei helista töötaja isiklikule numbrile.
Kui kaua lingid elavad
Mõlemad lingid on omal moel ühekordsed ja seda tasub eelnevalt teada:
- Jälgimise link töötab, kuni ülesanne on töös. Niipea kui te viite ülesande lõplikku olekusse, jälgimine sulgub — klient näeb teadet „Link ei ole enam kehtiv“.
- Arvustuse link hakkab vastupidi tööle alles pärast ülesande lõpetamist. Ja see kehtib kuni esimese arvustuseni: klient saatis hinnangu — link muutus mitteaktiivseks, teist korda arvustust jätta ei saa.
- Vestlus elab koos ülesandega: kuni ülesanne on töös, klient ja teie meeskond kirjutavad üksteisele; pärast lõplikku olekusse viimist aga kirjavahetus sulgub ja liigub Arhiiv-vahekaardile — see jääb teile lugemiseks kättesaadavaks lehe Vestlused vahekaardil Arhiiv.
Lihtsam on meelde jätta nii: töö käib — avatud on kaart ja vestlus; töö on lõpetatud — avatud on ainult arvustus, ja see on avatud üks kord.
Kuidas kõik seadistada: viis sammu
1. Lülitage moodul sisse
Ettevõtte seaded → Moodulid → märkige Kliendiportaal → Salvesta. Täpsemalt — artiklis „Moodulid ja moodulite seaded“.
2. Siduge kliendi väljad sidekanalitega
Moodulid → Seaded → Kliendiportaal. Siin määratakse, millistest kliendikaardi väljadest võtta eesnimi, perekonnanimi, telefon ja e-post — just sellele telefonile läheb SMS ja sellele aadressile kiri. Samas kohas valitakse, kuidas näidata kliendile teostaja nime, ja lülitatakse sisse telefoninumbri asendus.
3. Seadistage teavitused ülesande olekute järgi
Leht Meeldetuletuste seaded („Meeldetuletuste seaded“), plokk Staatuseteavituste seaded. See on mooduli peamine tabel: selles on loetletud teie ettevõtte ülesannete olekud ja iga oleku vastas lülitatakse sisse kanalid, mille kaudu klient saab sõnumi, kui ülesanne läheb sellesse olekusse.
Igal ettevõttel on omad olekud. See ei ole valmis süsteemne loend: te loote ja nimetate olekud ise jaotises Ülesannete seaded → Olekud, teavituste tabel aga lihtsalt näitab seda, mis teil on seadistatud. Seetõttu on teie tabelis teie nimetused, mitte need, mis on alljärgneval illustratsioonil (seal on näiteks olekud „TO DO“, „Started“, „Doing“, „Pause“, „Decline“, „On my way“, „Accepted“, „Finished“).
Sellest tuleneb ka toimingute järjekord: kõigepealt olekud, siis teavitused. Kui lisada uus olek pärast teavituste seadistamist, ilmub see tabelisse eraldi reana ilma kanaliteta — ja selle kohta ei lähe kliendile midagi, kuni te kanalid sisse lülitate.
Olekud, millel kanaleid ei ole, on märgitud halliga — nende kohta ei lähe kliendile midagi. Oleku sisselülitamiseks klõpsake selle real + — avaneb aken „Add rule for statuses“, kus määratakse kogu sõnum tervikuna:
- Olek — olek, mille juures reegel käivitub (näiteks On my way).
- Kanalid — kanalid: SMS, E-mail või mõlemad.
- SMS tekst — SMS-i tekst.
- Kirja teema — kirja teema.
- E-kirja tekst — kirja tekst.
- Lubatud — kas reegel on sisse lülitatud.
Asendused sõnumi tekstis
Tekstid ei ole staatilised: neisse lisatakse ülesande andmed. Saadaval on asendused:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Kõige tähtsam: lingid jõuavad sõnumisse ainult asenduste kaudu. {link_map} — link jälgimislehele kaardiga, {link_feedback} — link arvustuse vormile. Kui neid teksti mitte lisada, läheb sõnum välja ilma lingita ja klient ei saa teostajat jälgida ega arvustust jätta.
Näide SMS-i tekstist oleku On my way jaoks:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Kirja teema võib aga välja näha nii: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Lisage meeldetuletused kellaaja järgi
Samas kohas, plokk Ajastatud teavituste seaded — nupp Loo meeldetuletus. Erinevalt olekuteavitustest ei ole meeldetuletus seotud sündmusega, vaid ajaga: mitu minutit enne visiiti või pärast seda sõnum saata. Meeldetuletusel on nimetus, intervall (Saada enne/pärast), valik „enne/pärast“ (Meeldetuletuse valik), kanalid ja sisselülitamise lüliti.
Näiteks meeldetuletus „30 minutit enne visiiti“ SMS-iga — klient jõuab valmistuda ja teie vähendate ebaõnnestunud väljasõitude arvu.
5. Täiendage SMS-saldot
SMS-id kulutavad saldot ja nullsaldo korral sõnumid lihtsalt ei lähe välja. Saldo, kulu ja automaatne täiendamine — lehel SMS-i arveldus. E-kiri saadetakse tasuta, seetõttu saab alustada ka ainult ühest e-posti kanalist.
Mooduli lehed
| Leht | Milleks vaja | Täpsemalt |
|---|---|---|
| Vestlused („Vestlused“) | Lugeda klientide sõnumeid ülesannete kohta ja neile vastata. Vahekaart Arhiiv hoiab suletud kirjavahetusi | Vestlused |
| Arvustused („Arvustused“) | Vaadata klientide hinnanguid ja kommentaare, filtritega töötaja ja kliendi järgi | Arvustused |
| Meeldetuletuste seaded („Meeldetuletuste seaded“) | Olekuteavitused ja meeldetuletused kellaaja järgi | Meeldetuletuste seaded |
| SMS-i arveldus („SMS-i arveldus“) | SMS-i saldo, kulu riikide ja tüüpide järgi, täiendamine ja automaatne täiendamine | SMS-i arveldus |
Mis on vajalik, et teavitused kohale jõuaksid
| # | Tingimus | Kus kontrollida |
|---|---|---|
| 1 | Moodul Kliendiportaal on sisse lülitatud | Ettevõtte seaded → Moodulid |
| 2 | Ettevõte töötab režiimis Ülesanded (Field Service) | ettevõtte menüü → töörežiimi vahetus |
| 3 | Kliendil on täidetud telefon ja/või e-post | kliendikaart jaotises Kliendid |
| 4 | Kliendi väljad on kanalitega seotud | Moodulid → Seaded → Kliendiportaal |
| 5 | Vajalike olekute jaoks on kanalid sisse lülitatud | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | SMS-saldol on raha (SMS-i jaoks) | SMS Billing |
Võimalikud probleemid ja lahendused
| Probleem | Põhjus | Lahendus |
|---|---|---|
| Menüüs ei ole rühma Kliendiportaal | Moodul on välja lülitatud või ettevõte ei ole režiimis Ülesanded | Lülitage moodul sisse jaotises Ettevõtte seaded → Moodulid; lülituge režiimi Ülesanded (Field Service) |
| Rühm on olemas, aga punkte ei ole näha | Rühm on kokku volditud | Klõpsake nimetusel Kliendiportaal — loend avaneb |
| Klient ei saanud ei SMS-i ega kirja | Selle oleku jaoks ei ole ükski kanal sisse lülitatud | Reminder settings → Notification settings by statuses → lülitage vajaliku oleku juures kanal sisse |
| Kirjad tulevad, SMS-e ei ole | SMS-saldo on null või number on vale | Täiendage saldot lehel SMS-i arveldus; kontrollige telefoni kliendikaardil |
| Teavitused lähevad valele telefonile | Kliendi väli on valesti seotud | Moodulid → Seaded → Kliendiportaal → Mapping: customer’s phone number |
| Jälgimise link on tühi | Teostaja ei ole veel välja sõitnud või on tal asukoha tuvastus välja lülitatud | Kontrollige ülesande olekut ja asukoha lubasid töötaja mobiilirakenduses |
| Klient avas lingi ja näeb teadet „Link ei ole enam kehtiv“ | Ülesanne on juba lõpetatud — jälgimine selle jaoks lõppes | See on normaalne: kaardi link elab, kuni ülesanne on töös |
| Klient soovib arvustuse vormi uuesti avada | Arvustus on juba saadetud, link muutus mitteaktiivseks | Korduvalt arvustust jätta ei saa — võtke täiendus vastu ülesande vestluse kaudu |
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Küsimus: Kas kliendil on Shiftoni kontot vaja? Vastus: Ei. Kõik avaneb SMS-i või kirja lingi kaudu — ei ole vaja registreerimist ega parooli.
Küsimus: Mis täpselt käivitab kliendile mineva teavituse? Vastus: Kaks erinevat mehhanismi. Esimene on ülesande oleku muutumine: seadistatakse jaotises Reminder settings → Notification settings by statuses. Teine on meeldetuletus kellaaja järgi: luuakse nupuga Loo meeldetuletus ja käivitub N minutit enne või pärast visiiti.
Küsimus: Mille poolest erineb meeldetuletus olekuteavitusest? Vastus: Olekuteavitus on seotud sündmusega — ülesanne läks teise olekusse, klient sai sõnumi. Meeldetuletus on seotud visiidi ajaga ja läheb välja sõltumata sellest, kas olek muutus või mitte.
Küsimus: Kas saab hakkama ilma SMS-ideta? Vastus: Jah. Jätke sisselülitatuks ainult e-posti kanal — see ei kuluta SMS-saldot.
Küsimus: Kas klient näeb töötaja isiklikku telefoni? Vastus: Mitte tingimata. Mooduli seadetes on numbri asendus — siis ei lähe kliendi kõne teostaja isiklikule numbrile.
Küsimus: Kuidas klient näeb teostaja nime? Vastus: Nii, nagu on määratud mooduli seadetes — näiteks ainult eesnimi ilma perekonnanimeta.
Küsimus: Kes ettevõttes näeb kliendiga peetud vestlust? Vastus: Kirjavahetus on seotud ülesandega, seetõttu näeb seda igaüks, kellel on sellele ülesandele juurdepääs. Kõik vestlused on koos lehel Vestlused.
Küsimus: Kuhu kaob kirjavahetus pärast ülesande sulgemist? Vastus: Arhiivi — vahekaart Arhiiv lehel Vestlused.
Küsimus: Kas arvustust tuleb kindlasti igalt kliendilt küsida? Vastus: Ei, arvustus on eraldi sõnum ja te otsustate ise, kas seda saata või mitte.
Küsimus: Miks on olek tabelis halliga märgitud? Vastus: See tähendab, et selle jaoks ei ole ükski kanal sisse lülitatud ja selle oleku kohta ei lähe kliendile midagi. Klõpsake oleku real +, et kanal sisse lülitada.
Küsimus: Kui palju meeldetuletusi saab luua? Vastus: Piirangut ei ole — luua saab mitu: näiteks ööpäev enne visiiti kirjaga ja 30 minutit enne SMS-iga.
Küsimus: Mis keeles teavitused tulevad? Vastus: Sõnumite tekst määratakse seadetes, seetõttu on see selline, nagu te selle kirjutasite.
Küsimus: Kas moodul on tasuline? Vastus: Jah. Lisaks kulub iga saadetud SMS-i eest eraldi SMS-saldot; e-kirjad on tasuta.
Küsimus: Klient sai sõnumi, aga ilma kaardi lingita. Miks? Vastus: Reegli teksti ei ole lisatud asendust {link_map}. Linki ei lisata automaatselt — see tuleb kirjutada SMS-i või kirja teksti.
Küsimus: Kuidas klient vestlusesse jõuab? Vastus: Jälgimislehelt — seal on nupp MESSAGE. Eraldi linki vestlusele ei ole vaja saata.
Küsimus: Kas klient saab jälgimislehelt teostajale helistada? Vastus: Jah, nupuga CALL. Kui mooduli seadetes on numbri asendus sisse lülitatud, ei lähe kõne töötaja isiklikule telefonile.
Küsimus: Kas klient saab arvustusele foto lisada? Vastus: Jah, arvustuse vormis on manuse väli — klient valib faili ja saadab selle koos hinnangu ja kommentaariga.
Küsimus: Mis keeles klient jälgimislehte näeb? Vastus: Lehel on keelelüliti, klient saab endale sobiva ise valida. Samas kohas lülitatakse ka tumedat teemat.
Küsimus: Kas sõnumi teksti saab ise kirjutada? Vastus: Mitte ainult saab — nii tulebki teha. SMS-i tekst, kirja teema ja kirja tekst määratakse reeglis iga oleku jaoks eraldi, asendustega nagu {client_first_name} või {scheduled_time}.
Küsimus: Millisel aadressil kliendi leht avaneb? Vastus: Eraldi aadressil — my.shifton.com, mitte rakenduses. Klient ei satu ettevõtte liidesesse ega näe seal midagi.
Küsimus: Kui kaua jälgimise link elab? Vastus: Kuni ülesanne on töös. Niipea kui ülesanne on viidud lõplikku olekusse, jälgimine sulgub: link näitab teadet „Link ei ole enam kehtiv“.
Küsimus: Millal arvustuse link tööle hakkab? Vastus: Pärast ülesande lõpetamist. Enne seda avaneb selle kaudu samuti teade „The link is no longer valid“.
Küsimus: Kas klient näeb ülesande numbrit? Vastus: Jah, kui te lisasite sõnumi teksti {task_id} — näiteks kirja teemasse „Your Specialist Is On the Way — Request #401428“.
Küsimus: Kelle nimelt kiri kliendile tuleb? Vastus: Nime Shifton Robot alt ([email protected]) teemaga, mille te reeglis määrasite.
Küsimus: Minu tabelis on teised olekud kui pildil. Kas see on normaalne? Vastus: Jah. Ülesannete olekud loote te ise jaotises Ülesannete seaded → Olekud ja teavituste tabel näitab just teie oma valikut. Nimetused illustratsioonidel on ühe ettevõtte näide.
Küsimus: Lisasin uue oleku — miks selle kohta teavitusi ei ole? Vastus: Uus olek ilmub tabelisse tühja reana, ilma kanaliteta. Avage see + kaudu ning määrake kanalid ja sõnumi tekst.
Küsimus: Kas teavitust saab seadistada ükskõik millisele oma olekule? Vastus: Jah, ükskõik millisele teie ettevõtte olekule — nimetuse või arvu piiranguid ei ole.
Küsimus: Kui kaua jälgimise link elab? Vastus: Kuni ülesanne on töös. Niipea kui ülesanne on viidud lõplikku olekusse, jälgimine sulgub.
Küsimus: Mitu korda saab klient arvustuse jätta? Vastus: Ühe korra. Pärast saatmist muutub link mitteaktiivseks ja vormi ei saa uuesti avada.
Küsimus: Kas kliendiga saab kirjavahetust pidada pärast ülesande lõpetamist? Vastus: Ei. Lõpliku olekuga vestlus sulgub ja liigub arhiivi. Kirjavahetust saab lugeda lehe Vestlused vahekaardil Arhiiv.