Enne esimese arve esitamist tuleb moodul seadistada: määrata, mida dokumentidele trükitakse, ja mis numbrist alustada nummerdamist. Seaded avatakse üks kord ja need kehtivad ettevõtte kõigi dokumentide kohta.
Tee: menüü Shifton (ettevõtte nimi päises) → Moodulid → vahekaart Seaded → Arveldamine vasakpoolses loendis.
Põhiseaded
Need väljad satuvad iga dokumendi päisesse — arve, töökorralduse, kviitungi, akti.
| Väli | Mida teeb |
|---|---|
| Ettevõtte logo | Logo dokumentidel. Nupp Valige logo — laadida üles või asendada |
| Ettevõtte nimi | Organisatsiooni nimi, kohustuslik väli |
| Vaike maksu (protsent) | Vaikimisi maks, mis lisatakse uude dokumenti. Võite jätta 0 ja märkida maksu igas dokumendis käsitsi |
| Aadressiplokk | Organisatsiooni aadress. Vabatekst: trükitakse dokumendile nii, nagu see on, reavahetused säilivad |
| Arveldamise blokaad | Makseandmed — saaja, pank, BIC, kontonumber. Samuti vabatekst mitmel real |
Aadress ja makseandmed on tavalised tekstiväljad ilma vormingu kontrollita. See on tehtud teadlikult: nõuded makseandmetele on eri riikides erinevad ja jäik vorming segaks.
Dokumentide loendurid
Igal dokumendiliigil on oma nummerdus ja seda seadistatakse eraldi. Kaks välja liigi kohta: Prefiks — numbri ette lisatav osa, Loendur — mis numbrist jätkata.
| Loendur | Vaikimisi prefiks | Millise dokumendi jaoks |
|---|---|---|
| Hinnanguloend | EST- | Hinnang |
| Töökorralduse loendur | WO- | Töökorraldus |
| Arve loendur | INV- | Arve |
| Kviitungiloendur | REC- | Kviitung |
| Teenindusloenduri tõend | POW- | Tööde vastuvõtu akt |
Dokumendi number koosneb prefiksist ja loenduri praegusest väärtusest: prefiksi INV- ja loenduri 5 puhul saab järgmine arve numbri INV-5 ning loenduriks saab 6.
Milleks loendurit muuta. Kui te tulite Shiftonisse teisest süsteemist, kus arved jõudsid 340. numbrini, pange loenduriks 341 — nummerdus jätkub katkestusteta ja aruandluses ei ole kahte sama numbriga dokumenti.
Prefiksi võib jätta tühjaks — siis on number lihtsalt arv.
Pärast mis tahes välja muutmist klõpsake lehe allosas Salvesta. Seaded rakenduvad uutele dokumentidele; juba vormistatud dokumendid ei muutu.
Õigused
| Roll | Mida saab teha |
|---|---|
| Töötaja | Ei näe moodulite seadeid |
| Administraator | Avab ja muudab seadeid |
| Omanik | Täielik juurdepääs |
Võimalikud probleemid ja lahendused
| Probleem | Põhjus | Lahendus |
|---|---|---|
| Vasakpoolses loendis ei ole punkti Arveldamine | Moodul „Arveldamine“ ei ole sisse lülitatud | Lülitage see sisse vahekaardil Moodulid ja klõpsake Salvesta |
| Nupp Salvesta ei toimi | Kohustuslik väli ei ole täidetud — ettevõtte nimi või loenduri väärtus | Kontrollige tärniga tähistatud välju |
| Dokumendil ei ole logo | Logo ei ole üles laaditud või dokument loodi enne üleslaadimist | Laadige logo üles ja looge dokument uuesti |
| Kaks dokumenti sama numbriga | Loendur viidi tagasi | Pange loendur suuremaks kui suurim väljastatud number |
| Maksu ei lisatud arvele | Seadetes on 0 | Märkige vaikimisi maks või määrake see dokumendis endas |
| Makseandmed trükitakse ühele reale | Reavahetused ei säilinud teisest rakendusest kleepimisel | Sisestage reavahetused uuesti väljal Arveldamise blokaad |
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Küsimus: Kas moodul tuleb kindlasti enne esimest arvet seadistada? Vastus: Tehniliselt ei, kuid dokumendil ei ole siis logo ega makseandmeid. Mõistlikum on seaded üks kord ette ära täita.
Küsimus: Kas eri klientidele saab määrata erinevad makseandmed? Vastus: Ei, makseandmete plokk on ettevõttes üks ja see trükitakse kõigile dokumentidele.
Küsimus: Mis saab juba vormistatud dokumentidest, kui logo vahetada? Vastus: Mitte midagi. Seaded rakenduvad uutele dokumentidele, vanad jäävad endiseks.
Küsimus: Kas nummerdust saab alustada suvalisest numbrist? Vastus: Jah, pange vajalik väärtus väljale Loendur. Peaasi, et see oleks suurem kui juba väljastatud numbrid, muidu tekivad duplikaadid.
Küsimus: Kas prefiks on kohustuslik? Vastus: Ei. Kui jätate välja tühjaks, on number lihtsalt arv.
Küsimus: Kas vaikimisi maks mõjutab juba loodud dokumente? Vastus: Ei, see lisatakse ainult uutele.
Küsimus: Kust vaadata, millise numbri saab järgmine dokument? Vastus: Prefiks ja loenduri praegune väärtus on samades seadetes: nende liitmisel saategi järgmise numbri.
Küsimus: Miks on aadress ja makseandmed lihtsad tekstiväljad? Vastus: Nõuded makseandmetele on eri riikides erinevad, seetõttu vormingut ei suruta peale: trükitakse see, mille te sisestasite.
Küsimus: Kas loendurid nullitakse aasta alguses? Vastus: Ei, automaatset nullimist ei ole. Kui vajate nummerdust aasta algusest, pange loenduriks käsitsi 1.
Küsimus: Kes saab neid seadeid muuta? Vastus: Ettevõtte administraator ja omanik. Töötajad moodulite seadete jaotist ei näe.