Shifton seadistamise samm-sammult juhend

See juhend kirjeldab Shifton platvormi seadistamise korrektset järjekorda registreerimisest kuni täieliku tööle asumiseni. Järgige samme järjest — iga järgmine sõltub eelmisest.

Sammude ülevaade

Samm	Tegevus	Kus seadistatakse
1	Ettevõtte registreerimine	shifton.com → Registreeru
2	Telefoni kinnitamine ja kaardi lisamine	Minu profiil → Phone / Company → Arveldamine
3	Palgaseaded	Ettevõtte seaded → Palgaseaded
4	Moodulite aktiveerimine	Company menu → Moodulid
5	Moodulite seadistamine	Company menu → Moodulid → Seaded
6	Töötajate lisamine ja kutsumine	Employees → + Lisa töötajad
7	Projekti loomine	Projects → + Loo projekt
8	Graafiku loomine	Schedules → + Lisa ajakava
9	Graafikuga töötamine (leht Schedule)	Graafiku leht → vahetuste lisamine/muutmine
10	Lisafunktsioonid	Tegevused, kaart, päringud, aruanded

Samm 1. Ettevõtte registreerimine

Avage shifton.com ja klõpsake Registreeru või Try Free.

Valige toode:

vahetuson Ajastamine

#8212; vahetuste ja graafikute haldamiseks

vahetuson Valdkonnateenus

#8212; välisteeninduse meeskondade ja ülesannete jaoks

Täitke vorm: ettevõtte nimi, riik, tegevusvaldkond, nimi, e-post, parool, telefon.

Klõpsake Registreeri — sisenete kohe oma kontole.

Vormi täitnud isikust saab ettevõtte omanik (Owner), kellel on täielik juurdepääs kõigile seadetele.

Lähemalt: Ettevõtte registreerimine. Scheduling ja Valdkonnateenus režiimide kohta lugege artiklist Töörežiimid.

Samm 2. Telefoni kinnitamine ja kaardi lisamine

Enne töötajate kutsumist tuleb teha kolm kohustuslikku toimingut:

2.1 Telefoninumbri kinnitamine

Klõpsake paremas ülanurgas nime → Minu profiil.

Vahekaardil Üldine leidke väli TelefoniArv → klõpsake kinnitamise päringut.

Sisestage SMS-kood → Kinnita.

2.2 Pangakaardi lisamine

Klõpsake ettevõtte nime → Arveldamine.

Lisage maksekaart.

2.3 Tellimuse vormistamine

Jaotises Arveldamine vormistage igakuine tellimus.

Ilma nLõppe sammudeta ei ole võimalik töötajatele kutseid saata.

Lähemalt: Telefoni kinnitamine. Makseviiside ja tellimuse kohta — artiklid Makseviisid ja Ettevõtte saldo ja arved.

Samm 3. Palgaseaded

Seadistage maksetingimused enne graafikute loomist — need mõjutavad palga arvutamist kõigis tulevastes vahetustes.

Klõpsake ettevõtte nime → Ettevõtte seaded → Palgaseaded.

Seadistage peamised parameetrid:

Parameeter	Kirjeldus
Valuuta	Arveldusvaluuta (154 maailma valuutat)
Määra režiim	Tunnihind — tasu iga töötunni eest. Tasu vahetuse kohta — fikseeritud tasu vahetuse eest
Igapäevane / Iganädalane / Kuupõhine kvoodid	Tööaja normid, mille ületamisel hakatakse arvestama ületunnitööd
Ületunnid tasemed	Ületunnitöö tasumäärad (näiteks esimesed 2 tundi → 150%, edasi → 200%)
Öise vahetuse koefitsiLõppid	Öise vahetuse koefitsiendid
Puhkus määrad	Riigipühadel töötamise tasumäärad
Tunnitasu prioriteet	Ametikohtade järgi — tasumäär ametikohalt. Asukoha järgi — tasumäär vahetuse asukohast

Lähemalt: Palgaseaded. Tasumäärade kaskaadse hierarhia kohta lugege Tasumäärade hierarhia.

Samm 4. Moodulite aktiveerimine

Shifton kasutab moodulipõhist süsteemi — aktiveerige ainult vajalikud funktsioonid.

Klõpsake ettevõtte nime → Moodulid.

Lülitage vajalikud moodulid lülitiga sisse.

Soovitatavad moodulid alustamiseks

Moodul	Milleks vajalik	Hind
Osakonnad ja projektid	Mitu projekti/osakonda (1 tasuta)	$1/kuu lisaprojekti eest
Palgaleht	Palgaarvestus ja aruanded	$0.50/töötaja/kuu
Puhkuse taotlKasutatud	Vabade päevade ja puhkuse päringud	$1/töötaja/kuu
Osalemine	Kohaloleku arvestus	$1/töötaja/kuu
Pausid	Pauside arvestus	$0.50/töötaja/kuu

Kõikidel moodulitel on 30-päevane tasuta prooviperiood (Töö asukoha kontrollimine — ainult 10 päeva).

Lähemalt: Moodulisüsteemi ülevaade

Samm 5. Moodulite seadistamine

Pärast moodulite aktiveerimist seadistage nende parameetrid.

Klõpsake ettevõtte nime → Moodulid → vahekaart Seaded.

Seadistage iga aktiveeritud moodul.

Peamised seaded

Moodul	Mida seadistada
Põhiline	Ajaformaat, kuupäevaformaat, teavituste keel, SMS-teavitused
Pausid	Pauside tüübid (tasuline/tasuta), kestus, piirangud
Osalemine	Märkimise viisid (nupp / GPS / QR), automaatne lõpetamine, meeldetuletused
Puhkuse taotlus	Vabade päevade tüübid (haiguspäev, puhkus, riigipüha), kohandatud tüübid
Puhkus	Päevade automaatne kogunemine, saldo, ülekandmine
Töö asukoha kontrollimine	GPS-raadius, kontroll sisseregistreerimisel/väljaregistreerimisel
Hädaolukorra vahetKasutatud	Teavitused kiireloomulistest vahetustest
Tegevus	Tegevuste mallid, seostamine graafikutega

Lähemalt: artiklid jaotises Moodulid

Samm 6. Töötajate lisamine ja kutsumine

Klõpsake vasakul külgpaneelil Töötajad.

Klõpsake + Lisa töötajad.

Täitke vorm:

Väli	Kohustuslik	Kirjeldus
Eesnimi	Jah	Eesnimi
Perekonnanimi	Jah	Perekonnanimi
TelefoniArv	Ei	Mobiiltelefon koos riigikoodiga
E-post	Ei	Kutse saatmiseks
Kuutundide määr, %	Jah	100% = täiskoormus, 50% = poole kohaga
Valige projekt	Ei	Kohe projekti määramine
Valige ajakava	Ei	Kohe graafikuase määramine
Positsioon	Ei	Ametikoht
Saada kutse	Ei	Kutse saatmine e-posti teel

Klõpsake Lisa ja sulge või Add (järgmise töötaja lisamiseks).

Alternatiiv: importige töötajaid Excel/CSV-failist nupu Importimineimine kaudu — laadige mall alla, täitke see ja laadige üles.

Lähemalt: Töötajate lisamine

Samm 7. Projekti loomine

Projekt on konteiner töötajate ja graafikute ühendamiseks (osakond, meeskond, filiaal).

Esimene projekt luuakse automaatselt registreerimisel. Selle saab ümber nimetada ja seadistada.

Projekti seadistamine

Avage Projektid külgpaneelil.

Klõpsake soovitud projekti juures Muuda.

Täitke väljad:

Väli	Kirjeldus
Projekti nimi *	Projekti nimi (kohustuslik)
värv	Värv visuaalseks tuvastamiseks graafikutes ja aruannetes
Ajavöönd	Projekti ajavöönd. Saab muuta ainult siis, kui projektis veel graafikuid ei ole
Vaikimisi asukoht	Asukoht, mis määratakse automaatselt vahetustele graafiku genereerimisel
Juhid	Projekti juhid — saavad luua ja muuta graafikuid
Töötajad	Projekti töötajad (mitmikvalik)
Vaatlejad	Vaatlejad — ainult graafikute vaatamine, ilma muutmisõiguseta
Põhipalga määr	Baastasumäär palgaarvestuse jaoks

Seadistage õigKasutatud: graafikute nähtavus, vahetuste vahetus, avatud vahetused, möödunud vahetuste muutmise keeld.

Vajadusel lisage märgised (Märks) — värvilised sildid vahetuste kategoriseerimiseks.

Klõpsake Salvesta.

Oluline: Lisaprojektide loomiseks aktiveerige moodul Osakonnad ja projektid ($1/kuu iga lisaprojekti eest).

Lähemalt: Projektide haldamine. Mitme projekti mooduli kohta — Osakonnad ja projektid.

Samm 8. Graafiku loomine

Graafik määrab tööaja reeglid ja sisaldab töötajate vahetusi.

Klõpsake vasakul külgpaneelil Ajakavad → + Lisa ajakava.

Täitke põhiteave: nimi, projekt, kuupäevad (kuni 3 kuud ühe sammuga), baastasumäär.

Valige graafiku tüüp:

Tüüp	Kirjeldus	Näide
Tühi	Täielikult käsitsi — vahetused lisatakse käsitsi	Väike kontor, juht määrab vahetused ise
Põhiline	Fikseeritud vahetusmallid	Kontor E–R 09:00–18:00
Saadavuse järgi	Töötajate saadavuse alusel	Kohvik üliõpilastest baristadega
Täiustatud	Mitu vahetuse tüüpi erineva vajadusega	Kõnekeskus hommiku-, õhtu- ja öövahetustega
Eelseade	Rotatsioonimustrid (2/2, 5/2 jne)	Turvateenus, tehas, ööpäevaringselt

Seadistage vahetusmallid (aeg, pausid, nädalapäevad).

Tüüpide Saadavuse järgi ja Täiustatud puhul — seadistage piirangud (tundide kvoodid, minimaalne puhkeaeg).

Lisage töötajad graafikuase.

Ärge unusSilte avaldada graafikut (Avalda ja teavita töötajaid) — ilma avaldamiseta ei näe töötajad oma vahetusi.

Lähemalt: Graafiku loomine

Samm 9. Graafikuga töötamine (leht Schedule)

Pärast graafiku loomist minge graafiku lehele vahetuste haldamiseks.

Vaaterežiimid

Päev / Nädal / Kuu

#8212; perioodi ümberlülitamine

Töötajate poolt / By Vahetuse mallid

#8212; grupeerimine

Põhitoimingud

Vahetuse lisamine:

klõpsake ⋮ töötaja kõrval → Lisa töötajale vahetus → määrake aeg, paus, asukoht

Vahetuse muutmine:

klõpsake vahetust tabelis → muutke parameetreid → salvesSilte

Vahetuste palJuundamine:

Actions → Dubleeri vahetusi → määrake lähteperiood ja sihtperiood

Masstoimingud:

Actions → Hulgiviisilised vahetuse tegevKasutatud → valige periood, töötajad → Liiguta avatud juurde / Edit / Delete

Avatud vahetKasutatud:

ääramata töötajaga vahetused, mida saab ise võtta

Filtrid ja ülekatted

Filtrid:

töötajate, ametikohtade, asukohtade, märgiste, vahetuse staatuse järgi

Ülekatted:

vahetuste, vabade päevade, saadavuse, pauside, tegevuste näitamine/peitmine

Eksport

Excel

(mitu vormingut), PDF

LiLaupäevasude/kinnipidamiste Importimine

#8212; lisatasude ja mahaarvamiste import

Lähemalt: artiklid jaotises Graafiku leht ja vahetused

Samm 10. Lisafunktsioonid

Pärast baasilist seadistamist aktiveerige lisafunktsioone vastavalt vajadusele:

Tegevused (moodul Activity)

Lisaülesannete planeerimine vahetuste juurde — koolitused, koosolekud, inventuurid. Looge tegevuste malle ja määrake need töötajatele.

GPS-kaart (moodul Töö asukoha kontrollimine)

Töötajate asukoha kontroll sisseregistreerimisel/väljaregistreerimisel. Seadistage lubatud kauguse raadius töökohast.

Töötajate päringud

Töötajad saavad iseseisvalt rakenduse või veebiversiooni kaudu:
– Taotleda vabu päevi ja puhkust (moodul Puhkuse taotlused)
– Vahetada vahetusi (kui see on projekti seadetes lubatud)
– Võtta avatud vahetusi
– Loobuda vahetustest

Aruanded

11 tüüpi aruandeid: töötunnid, palk, kohalolek, vabad päevad, ületunnitöö ja muud. Filtreerige perioodi, töötajate, projektide järgi.

Kohalolek (moodul Attendance)

Töötajate sisseregistreerimise/väljaregistreerimise arvestus — rakenduse nupu, GPS-koordinaatide või QR-koodi kaudu.

Pausid (moodul Breaks)

Vahetusesiseste pauside arvestus — tasulised ja tasuta, koguse ja kestuse piirangutega.

Seotud artiklid

Korduma kippuvad küsimused

K: Kas mõne sammu võib vahele jätta?
V: Sammud 1–2 on kohustuslikud. Samme 3–5 soovitatakse tungivalt enne graafikute loomist, kuna palga- ja mooduliseaded mõjutavad arvutusi. Sammud 6–8 on miinimum töö alustamiseks.

K: Kui kaua võtab täielik seadistamine aega?
V: Põhiline seadistamine (sammud 1–8) võtab väikese meeskonna jaoks 15–30 minutitutitutit.

K: Kas palka tuleb seadistada enne graafiku loomist?
V: Tungivalt soovitatav. Palgaseaded (valuuta, tasumäära režiim, ületunnitöö) rakenduvad kõigile tulevastele vahetustele. Neid saab hiljem muuta, kuid tagasiulatuvat ümberarvutust ei toimu.

K: Kas töötajaid saab lisada ilma kutseta?
V: Jah. Lisage töötaja ilma märkeruutu Saada kutse — ta ilmub süsteemi staatusega «Pole kutsutud». Kutsuda saab hiljem.

K: Mis juhtub, kui ma ühtegi moodulit ei aktiveeri?
V: Põhifunktsioonid (graafik, töötajate loend, juhtpaneel) töötavad ilma mooduliteta. Moodulid lisavad lisavõimalusi — palgaarvestus, vabad päevad, kohalolek jne.

K: Õige järjekord: esmalt töötajad või esmalt projekt?
V: Esimene projekt luuakse automaatselt registreerimisel. Soovitatav on esmalt seadistada projekt, seejärel lisada töötajad — lisamisel saab nad kohe projekti ja graafikuase määrata.

K: Töötaja on liLaupäevud, aga ei näe vahetusi — mida teha?
V: Kontrollige kolme sammu: 1) töötaja on lisatud projekti, 2) töötaja on lisatud graafikuase, 3) graafik on avaldatud. Kõik kolm sammu on kohustuslikud.

K: Kas seadeid saab hiljem muuta?
V: Jah. Kõiki seadeid (välja arvatud graafiku tüüp ja graafikutega projekti ajavöönd) saab igal ajal muuta.

K: Kuidas mõista, milliseid mooduleid mul vaja on?
V: Alustage põhifunktsioonidega. Aktiveerige mooduleid vastavalt vajadusele — igal moodulil on 30-päevane tasuta prooviperiood testimiseks.

K: Kas ametikohtade (Ametikohad) ja oskuste (OskKasutatud) loomine on kohustuslik?
V: Ei ole kohustuslik. Ametikohad on kasulikud erinevate tasumäärade ja filtreerimise jaoks. Oskused — töötajate automaatseks määramiseks teatud ülesannetele või tegevustele.

K: Kuidas kutsuda töötajat ilma e-postita?
V: Märkige mobiiltelefoni number — kutse saadetakse SMS-iga.

K: Mis on «aktiivne töötaja» kulude arvutamisel?
V: Töötaja, kellel oli arvelduskuus vähemalt üks vahetus. Mitteaktiivseid töötajaid ei arveldata.

K: Kas graafiku avaldamine on kohustuslik?
V: Juhi töö jaoks — ei, vahetused on nähtavad halduspaneelil. Kuid töötajad näevad oma vahetusi rakenduses alles pärast avaldamist.

K: Kas süsteemi saab seadistada mitme filiaali jaoks?
V: Jah. Looge iga filiaali jaoks eraldi projekt (moodul Osakonnad ja projektid). Igal projektil on oma juhid, töötajad ja graafikud.

K: Kuidas seadistada rotatsioongraafik (2/2, ööpäev kolme vastu)?
V: Graafiku loomisel valige tüüp Eelseade ja määrake rotatsiooni muster — süsteem kordab seda automaatselt kogu perioodi ulatuses.