Inimese lisamine ettevõttesse, õiguste määramine, kutse saatmine, ametikoha ja tundide normi muutmine — kõike seda saab teha telefonist. Varem sai meeskonda hallata ainult brauseris.
Jaotis on avatud juhile, administraatorile ja omanikule.
Samm-sammult juhend
Kuidas avada
☰ → rühm Meeskond (TEAM) → Ettevõtte töötajad (Company employees).
Iga töötaja kaardil on foto või initsiaalid, nimi, õiguste tase, telefon, e-post ja kutse olek — oranžiga Kutse ootel (Invite pending) või rohelisega Kutse vastu võetud (Invite accepted). Kinnitamata töötajate kõrval on nupp Saada kutse uuesti (Resend invite).
Päises on kolm nuppu: otsing nime järgi, Filtreeri projekti järgi (Filter by project) ja Impordi töötajad (Import Employees). All paremal on sinine plussmärgiga nupp — lisamine.
Töötaja lisamine
Vajutage +. Avaneb vorm Lisa töötaja (Add employee), mis koosneb kolmest plokist.
Isiklikud andmed (Personal information)
| Väli | Kirjeldus |
|---|---|
| Eesnimi (First name) | Töötaja eesnimi |
| Perekonnanimi (Last name) | Perekonnanimi |
| Telefoninumber (Phone number) | Telefon koos riigikoodiga |
| e-kiri (E-mail) | E-posti aadress |
Vormi all on vihje Telefoni või e-posti aadress on vajalik (Phone or email required) — piisab ühest kahest, kuid ilma e-kirjaga saadetud kutseta ei saa töötaja endale parooli luua.
Töö seaded (Work settings)
| Väli | Kirjeldus |
|---|---|
| Töötaja number (Personnel Number) | Töötaja sisemine number, selle järgi on mugav sorteerida ja teistesse süsteemidesse eksportida |
| Kuutundide määr, % (Monthly rate of hours, %) | Osa täisnormist. Vaikimisi 100 |
| Valige ametikoht (Select a position) | Ametikoht ettevõtte struktuurist. Selle järgi võetakse tariif, kui tariifid on määratud ametikohtade kaupa |
Ajastamine (Scheduling)
| Väli | Kirjeldus |
|---|---|
| Projekt (Project) | Millisesse projekti lisada |
| Ajakava (Schedule) | Millisesse ajakavasse panna |
| Lisa töötaja alates (Add employee starting from) | Millisest kuupäevast alates loetakse inimene töötavaks |
Lüliti Saada kutse (Send invite) otsustab, kas kiri läheb kohe välja. Kõik lõpeb nupuga Salvesta (Save).
Ja siin on kõige tähtsam: vorm katab korraga kõik kolm kohustuslikku sammu — inimese loomine, projekti lisamine ja ajakavasse panemine. Kui projekt või ajakava vahele jätta, siis töötaja luuakse, kuid võrgustikku ta ei ilmu.
Õiguste muutmine
Õiguste taset muudetakse otse töötajate loendis: selle kõrval on allanool, vajutage seda ja valige teine tase. Töötaja kaarti ei ole selleks vaja avada.
| Tase | Mida annab |
|---|---|
| Töötaja (Employee) | Oma ajakava, oma taotlused, oma saadavus |
| Administraator (Administrator) | Kogu ettevõtte töötajate, moodulite ja ajakavade haldamine |
Need on õigused ettevõttes ja need määratakse siin, töötajate loendis. Neist eraldi on inimesel roll projektis: Töötajad (Employees), Juhid (Managers) või Vaatajad (Viewers) — selle rolli määrate projekti enda seadetes, mitte siin. Juht on roll projektis, mitte õiguste tase; administraatorit projektis ei määrata.
Täielik ligipääs, kaasa arvatud ettevõtte seaded ja rahaasjad, on ainult omanikul.
Töötaja kaart: kuus vahekaarti
Kaardil vajutamine avab akna Muuda töötajat (Edit employee), ja see ei ole üks vorm, vaid kuus vahekaarti. Vahekaartide riba kerib küljele, seetõttu ei ole viimaseid kohe näha.
| Vahekaart | Mis on sees |
|---|---|
| Üldine teave (General info) | Isikuandmed, töö seaded, oskused, värv, oma tööpäevad ja õigused |
| Saadavus (Availability) | Millal töötaja on valmis töötama, päevade kaupa |
| Projektid (Projects) | Millistesse projektidesse ta kuulub ja millise rolliga |
| Märkused (Notes) | Sissekanded töötaja kohta koos perioodi ja nähtavusega |
| Failid (Files) | Inimesega seotud dokumendid |
| Puhkused (Vacations) | Puhkuse limiidid perioodide kaupa ja jäägi liikumine |
Üldine teave on kõige pikem vahekaart, seda tuleb kerida. Järjekorras: Isiklikud andmed (Personal information) eesnime, perekonnanime, telefoni ja e-postiga; Töö seaded (Work settings) töötaja numbri, ametikoha ja kuutundide määraga; Oskused (Skills); Töötaja värv (Employee color) — sellega märgitakse inimene geoasukoha kaardil ja ajakavas; Töötaja tööpäevade isiklikud seaded koos linnukestega E–P ja lülitiga Arvesta isiklikke seadeid; ning all Õigused (Permissions) — Töötaja õigused (Employee rights) ja Juurdepääs tegevuslogidele (Access to activity logs).
Saadavus näitab sedasama pilti, mida näeb töötaja ise jaotises „Millal ma olen saadaval“: nädal päevade kaupa, nädalate vahetamine ja Laienda kalender. Seal, kus inimene ei ole midagi märkinud, on kirjas Saadavus pole määratud (Availability not specified).
Projektid on töötaja projektide loend koos tema rolliga igas neist, nupp Lisa projekti juurde (Add to project) ja Lisa ajakavasse (Add to schedule). Siit ühendatakse inimene tööga, ilma et peaks kaardilt lahkuma.
Märkused on nupp Loo märge (Create a note) ja sissekannete loend. Märkusel on kehtivusperiood ja nähtavus: Ainult juhid ja administraatorid (Only managers and administrators). See on koht ametialaste märkuste jaoks, mida töötaja ise ei tohi näha.
Failid on selle inimese dokumendid, nupp Laadi failid üles (Upload). Kuni neid ei ole, on kirjas Andmed puuduvad (No data).
Puhkused on vahekaart, mille pärast kaarti kõige sagedamini avataksegi. See koosneb kolmest osast:
| Osa | Mida määrab |
|---|---|
| Lubatud puhkuse ületamine (Permissible vacation overrun) | Mitme päeva ulatuses võib töötaja miinusesse minna. Salvestatakse nupuga Salvesta |
| Puhkuse seaded (Vacation settings) | Limiidiga perioodid: algus, lõpp ja Puhkuse limiit aastas. Lisatakse nupuga Lisa puhkuse seade |
| Puhkuse jäägi muutus (Change in vacation balance) | Käsitsi tehtud arvestused ja mahaarvamised: kuupäev, märgiga suurus ja kommentaar. Nupp Lisa puhkuse toiming |
Perioode võib olla mitu järjest — näiteks limiidiga 0, seejärel 24 ja siis 50 päeva aastas: nii on näha, kuidas inimese tingimused muutusid. Jäägi liikumises tähendab miinusmärk mahaarvamist.
Import loendina
Päises olev nupp Impordi töötajad laadib failist korraga sisse palju inimesi. Import ilma e-posti aadressideta on võimalik, kuid sellistele töötajatele kutsed välja ei lähe — aadressid tuleb hiljem juurde lisada.
Võimalikud probleemid ja lahendused
| Probleem | Põhjus | Lahendus |
|---|---|---|
| Töötaja on loodud, kuid teda ei ole ajakavas | Lisamisvormis jäi projekt või ajakava vahele | Avage kaart ja täitke plokk Ajastamine |
| Kutse ei jõua kohale | Kiri on rämpspostis või ettevõtte telefoninumber ei ole kinnitatud | Vaadake rämpsposti, vajutage Saada kutse uuesti, kinnitage number profiilis |
| Töötajal on aktiveerimisel valge ekraan | See e-posti aadress on juba teise kontoga hõivatud | Kustutage selle aadressiga vana konto |
| Loodud ilma e-posti ja telefonita | Vorm nõuab vähemalt üht kahest | Täitke telefon või e-post — muidu salvestusnupp ei tööta |
| Lahkunud töötaja jäi ajakavasse | Nii ongi mõeldud | Möödunud vahetused ja tasu kirjed säilivad, nime kõrval on kustutamise märge |
| Projektis ei õnnestu administraatorit määrata | Projektis sellist rolli ei ole | Administraator on õiguste tase ettevõttes; projektis määratakse töötaja, juht ja vaataja |
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Küsimus: Kas töötaja saab luua ja kohe ajakavasse panna? Vastus: Jah, lisamisvorm teeb seda ühe korraga: plokk Ajastamine määrab projekti, ajakava ja alguskuupäeva.
Küsimus: Mis on töötaja number? Vastus: Töötaja sisemine number. Selle järgi on mugav loendit sorteerida ja andmeid teistesse süsteemidesse eksportida.
Küsimus: Milleks on kuutundide määr protsentides? Vastus: Nii määratakse osaline tööaeg: 50 % tähendab poolt kuunormist.
Küsimus: Kas töötajat saab lisada ilma e-posti aadressita? Vastus: Luua saab, kui on märgitud telefon. Kutse läheb aga välja ainult e-postile.
Küsimus: Kuidas töötaja õigusi kiiresti muuta? Vastus: Õiguste taseme kõrval oleva noolega otse loendis, kaarti ei ole vaja avada.
Küsimus: Mille poolest erineb juht administraatorist? Vastus: Juht on roll projekti sees: selle projekti ajakavad ja taotlused. Administraator on õiguste tase kogu ettevõtte ulatuses.
Küsimus: Mis juhtub lahkunud töötaja andmetega? Vastus: Vahetused ja tasu kirjed jäävad aruannetesse, töötaja ise aga märgitakse kustutatuks.