Osio Yrityksen asetukset antaa sinulle mahdollisuuden hallita yrityksen yleisiä tietoja, laskutustietoja, maksutapoja, laskuja, tapahtumia ja aktiivisia moduuleja.
Avaa yrityksen asetusten sivu napsauttamalla yrityksen nimeä näytön ylälaidassa ja valitsemalla ”Yrityksen asetukset”.
Yleistä tietoa
Tässä osiossa voit täyttää yrityksesi perustiedot:
- yrityksen nimi;
- työtila (toimistotila tai Field Service — kenttätehtävät);
- työntekijöiden määrä;
- maa / alue;
- osavaltio / provinssi / alue;
- kaupunki;
- yritystä koskevat lisätiedot.
Voit myös ladata yrityksen logon. Tänne ladattu logo siirtyy automaattisesti moduulin Laskutus (laskujen muodostaminen) asetuksiin ja tulostuu asiakirjoihin, jotka muodostat asiakkaillesi (laskut, tarjoukset jne.), ja sitä käytetään myös tehtävän PDF-raportissa osiossa ”Tehtävät” (lisätietoja artikkelissa ”Raportit”).
Jos asiakirjoihin tarvitaan toinen logo, se voidaan vaihtaa kohdassa Moduulit → Asetukset → Laskutus → Yrityksen logo.
Tärkeää: logo ei koske laskuja, jotka Shifton lähettää yrityksellesi moduulien käytöstä (ne ovat alempana osiossa ”Laskut”) — sitä käytetään vain asiakirjoissa, jotka yrityksesi luo asiakkailleen.
Kun olet tehnyt muutokset, napsauta ”Tallenna”.
Yrityksen toimet
Yrityksen omistajan vaihdos
Voit siirtää omistajuuden toiselle käyttäjälle. Siirron jälkeen käyttöoikeustasosi muuttuu automaattisesti Omistajasta Työntekijäksi.
- Napsauta ”Vaihda omistaja”.
- Valitse sivupaneelissa työntekijä, josta tulee uusi omistaja.
- Vahvista toimi napsauttamalla ”Vahvista”.
- Jos haluat keskeyttää, napsauta ”Peruuta”.
> Tämä toimi on peruuttamaton. Vain uusi omistaja voi palauttaa omistajuuden sinulle.
Keskeytä yritys
Yrityksen keskeyttäminen pysäyttää sen toiminnan väliaikaisesti.
Keskeytyksen jälkeen:
- kaikki maksutavat irrotetaan;
- kaikki moduulit poistetaan käytöstä;
- uuden kauden laskutus keskeytetään;
- toimi voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Näin keskeytät yrityksen:
- Napsauta ”Keskeytä yritys”.
- Kirjoita sivupaneeliin ehdottomasti vahvistusteksti englanniksi — kirjoita se täsmälleen niin kuin se näkyy näytöllä (voit kopioida sen ja liittää kenttään). Ilman tätä tekstiä vahvistuspainike pysyy passiivisena.
- Valitse keskeytyksen syy.
- Lisää kommentti (vapaaehtoinen).
- Vahvista toimi napsauttamalla ”Vahvista”.
- Jos haluat keskeyttää, napsauta ”Peruuta”.
Poista yritys
Yritys voidaan poistaa vain, jos maksamattomia laskuja ei ole. Jos avointa velkaa on, poistaminen on mahdollista vasta sen maksamisen jälkeen.
Kun yritys poistetaan:
- yrityksen tili poistetaan (heti, jos tulevalta kaudelta ei ole velkaa; muussa tapauksessa poistoa lykätään, kunnes lasku on muodostettu ja maksettu);
- kaikki maksutavat irrotetaan;
- laskutus keskeytetään, jos uudelta kaudelta ei ole velkaa;
- tätä toimea ei voi peruuttaa.
Näin poistat yrityksen:
- Napsauta ”Poista yritys”.
- Kirjoita sivupaneeliin ehdottomasti vahvistusteksti englanniksi — kirjoita se täsmälleen niin kuin se näkyy näytöllä (voit kopioida sen ja liittää kenttään). Ilman tätä tekstiä vahvistuspainike pysyy passiivisena.
- Valitse syy.
- Lisää kommentti (vapaaehtoinen).
- Vahvista toimi napsauttamalla ”Vahvista”.
- Jos haluat keskeyttää, napsauta ”Peruuta”.
Laskutusosoite
Tähän osioon tallennetaan tiedot, joita käytetään laskujen muodostamisessa.
Tärkeää: muutokset eivät koske jo muodostettuja laskuja. Päivitä laskutustiedot ennen kuin lasku luodaan, jos haluat niiden näkyvän laskussa.
Voit täyttää seuraavat kentät:
- Yrityksen nimi *
- ALV-numero
- Etunimi *
- Sukunimi *
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Maa / Alue *
- Osavaltio / Provinssi / Alue *
- Kaupunki *
- Postinumero *
- Osoite *
Kun olet täyttänyt tiedot, napsauta ”Tallenna”.
Maksutavat
Tässä osiossa voit lisätä, muokata tai poistaa maksukortin.
Lisää kortti
- Napsauta ”Lisää kortti”.
- Syötä kortin tiedot.
- Napsauta ”Tallenna”.
Kortin muokkaaminen
- Napsauta kortin kohdalla ”Muokkaa”.
- Päivitä voimassaolon päättymiskuukausi ja -vuosi.
- Napsauta ”Tallenna” tai ”Peruuta”.
Voit myös poistaa kortin napsauttamalla ”Poista”.
> Työntekijöiden kutsuminen yritykseen edellyttää voimassa olevaa korttia ja aktiivista kuukausitilausta.
Yrityksen saldo
Täällä voit tarkastella nykyistä saldoa ja aktivoida kuukausitilauksen.
Näin teet tilauksen:
- Napsauta ”Kuukausimaksu”.
- Valitse olemassa oleva kortti tai lisää uusi.
- Napsauta ”Tallenna”.
Laskut
Tämä osio sisältää kaikki yrityksellesi muodostetut laskut.
Voit:
- ladata Excel-tiedoston, jossa on maksusummat eri kausilta;
- tarkastella kunkin laskun tietoja.
Taulukko sisältää:
- Laskun tunnus
- Laskutuskausi
- Maksun eräpäivä
- Luontipäivä
- Hinta
- Jo maksettu
- Maksettava
- Tila
Napsauttamalla laskun tunnusta avaat laskun kaikki tiedot, mukaan lukien moduuleista tehdyt veloitukset, jotka on muodostettu laskutusosoitteesi tietojen perusteella.
Tapahtumat
Tämä osio sisältää kaikki tapahtumat, jotka ovat vaikuttaneet yrityksen saldoon.
Aktiiviset moduulit
Täällä näet kaikki aktiiviset moduulit ja niiden voimassaolon päättymispäivät.
Usein kysytyt kysymykset
Kysymys: Mistä Yrityksen asetukset avataan Shiftonissa? Vastaus: Napsauta yrityksen nimeä näytön ylälaidassa ja valitse sitten ”Yrityksen asetukset”. Yrityksen yleisen kokoonpanon sivu avautuu.
Kysymys: Mitä tietoja yrityksen asetuksissa voi muokata? Vastaus: Voit päivittää yrityksen yleiset tiedot: yrityksen nimen, työtilan, työntekijöiden määrän, maan/alueen, osavaltion/provinssin, kaupungin ja lisätiedot. Täällä voi myös ladata yrityksen logon.
Kysymys: Miksi yrityksen logo kannattaa ladata? Vastaus: Logo siirtyy automaattisesti moduulin Laskutus asetuksiin ja tulostuu asiakirjoihin, jotka luot asiakkaillesi (laskut, tarjoukset), sekä tehtävän PDF-raporttiin osiosta ”Tehtävät”. Tarvittaessa asiakirjojen logo voidaan vaihtaa kohdassa Moduulit → Asetukset → Laskutus. Laskuihin, jotka Shifton lähettää yrityksellesi, logo ei vaikuta.
Kysymys: Miten muutokset tallennetaan yrityksen tietojen muokkaamisen jälkeen? Vastaus: Kun olet tehnyt muutokset yrityksen kenttiin, napsauta ”Tallenna”. Ilman tallennusta muutokset eivät tule voimaan.
Kysymys: Miten yrityksen omistajuus siirretään toiselle käyttäjälle? Vastaus: Napsauta osiossa ”Yrityksen toimet” kohtaa ”Vaihda omistaja”, valitse työntekijä, josta tulee uusi omistaja, ja vahvista toimi. Siirron jälkeen käyttöoikeutesi muuttuu Omistajasta Työntekijäksi.
Kysymys: Voiko yrityksen omistajuuden siirron peruuttaa? Vastaus: Ei — omistajuuden siirto on peruuttamaton. Vain uusi omistaja voi palauttaa omistajuuden sinulle.
Kysymys: Mitä toiminto ”Keskeytä yritys” tekee? Vastaus: Yrityksen keskeyttäminen pysäyttää sen toiminnan väliaikaisesti:
- kaikki maksutavat irrotetaan;
- kaikki moduulit poistetaan käytöstä;
- uuden kauden laskutus keskeytetään. Tämä toimi voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Kysymys: Miten yritys keskeytetään? Vastaus: Napsauta ”Keskeytä yritys”, kirjoita vaadittu vahvistusteksti ja valitse keskeytyksen syy.
Kysymys: Voiko yrityksen poistaa? Vastaus: Kyllä — mutta vain jos maksamattomia laskuja ei ole. Jos avointa velkaa on, poistaminen on käytettävissä vasta sen maksamisen jälkeen.
Kysymys: Mitä tapahtuu, kun yritys poistetaan? Vastaus: Kun yritys poistetaan:
- yrityksen tili poistetaan (heti, jos tulevalta kaudelta ei ole velkaa, tai sen maksamisen jälkeen);
- kaikki maksutavat irrotetaan;
- laskutus keskeytetään seuraavalta kaudelta. Tätä toimea ei voi peruuttaa.
Kysymys: Voiko yrityksen poistaa, jos sillä on moduuleja käytössä? Vastaus: Kyllä — mutta yritys poistetaan vasta, kun kaikki maksamattomat laskut on maksettu. Moduulit eivät estä poistamista, jos maksuehdot on täytetty.
Kysymys: Mikä on ”Työtila” yrityksen asetuksissa? Vastaus: Työtila kertoo, missä tilassa yrityksesi toimii — toimistotilassa vai kenttätilassa (Field Service). Siitä riippuvat käytettävissä olevat moduulit ja työprosessien rakenne.