Asiakas voi kysyä käyntiään koskevan kysymyksen soittamatta toimistoon, ja tiimisi voi vastata hänelle yhdessä paikassa. Koko keskustelu on liitetty tehtävään, joten sen näkee jokainen tämän tehtävän kanssa työskentelevä työntekijä, eikä se katoa henkilökohtaisiin puhelimiin.
Sivu avataan vasemmasta valikosta: Asiakasportaali → Chatit.
Näin asiakas pääsee chattiin
Erillistä linkkiä chattiin ei ole. Asiakas avaa keskustelun painikkeella ”Viesti” käynnin seurantasivulla — juuri sillä sivulla, jolle ilmoituksesi linkki johtaa.
Tästä seuraa tärkeä asia: ilman seurantalinkkiä chat ei ole käytettävissä. Linkki päätyy viestiin vain korvausmerkinnän {link_map} kautta — jos sitä ei lisää säännön tekstiin, asiakkaalla ei ole paikkaa, johon kirjoittaa. Miten tämä määritetään — artikkelissa ”Muistutusasetukset”.
Asiakas ei tarvitse rekisteröitymistä eikä salasanaa — hän kirjoittaa suoraan sivulta. Chatin vieressä on painike ”Puhelu”, joten asiakas voi valita: kirjoittaa vai soittaa.
Chattien lista
Sivulla on kaksi välilehteä:
| Välilehti | Mitä se näyttää |
|---|---|
| Chatit | Aktiiviset keskustelut — tehtävistä, jotka ovat vielä työn alla |
| Arkisto | Keskustelut valmistuneista tehtävistä |
Molemmat välilehdet näyttävät saman taulukon:
| Sarake | Mitä se näyttää |
|---|---|
| Tehtävä | Sen tehtävän numero, johon keskustelu on liitetty |
| Asiakas | Kuka kirjoittaa |
| Viestien määrä | Montako viestiä keskustelussa on |
| Toiminnot | Chatin avauspainike |
Näin luet ja vastaat
- Napsauta halutun rivin sarakkeessa Toiminnot olevaa painiketta — keskustelu avautuu sivupaneeliin.
- Paneelissa näkyy koko viestihistoria päivämäärineen ja kellonaikoineen.
- Kirjoita vastaus kenttään ”Enter message here…” ja napsauta ”Lähetä”.
- ”Peruuta” tai rasti sulkee paneelin.
Arkisto: lukeminen onnistuu, vastaaminen ei
Chat elää tehtävän mukana. Niin kauan kuin tehtävä on työn alla, asiakas ja tiimisi viestivät keskenään. Heti kun tehtävä siirretään loppustatukseen, chat sulkeutuu: asiakas ei voi enää kirjoittaa, ja keskustelu siirtyy välilehdelle Arkisto.
Arkistoidun keskustelun voi avata ja lukea kokonaan — historia säilyy. Mutta lähetyspainike ei ole aktiivinen arkistoidussa chatissa: suljettuun tehtävään ei voi enää vastata.
Tästä seuraa käytännön sääntö: selvitä tehtävää koskevat kysymykset ennen kuin siirrät sen loppustatukseen. Valmistumisen jälkeen keskustelu on pelkkää historiaa.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Listassa ei ole yhtään chattia | Asiakkaat eivät ole vielä kirjoittaneet — tai heillä ei ole paikkaa, johon kirjoittaa | Tarkista, että säännön tekstissä on korvausmerkintä {link_map}: ilman seurantalinkkiä asiakas ei pääse chattiin |
| Asiakas sanoo, ettei voi kirjoittaa | Tehtävä on jo loppustatuksessa — chat on suljettu | Keskustelu on siirtynyt välilehdelle Arkisto. Ota asiakkaaseen yhteyttä tavalliseen tapaan |
| Vanha keskustelu katosi listasta | Tehtävä on valmistunut ja chat on arkistoitu | Avaa välilehti Arkisto |
| Arkistoidussa chatissa lähetyspainiketta ei voi painaa | Näin se on tarkoitettu: valmistuneeseen tehtävään ei voi vastata | Jos kysymys on vielä auki, älä siirrä tehtävää loppustatukseen ennen sen ratkaisemista |
| Asiakas ei saanut vastausta | Viestiä ei lähetetty tai tehtävä ehti sulkeutua | Varmista, että chat on välilehdellä Chatit eikä arkistossa, ja että vastaus on lähetetty painikkeella ”Lähetä” |
Usein kysytyt kysymykset
Kysymys: Miten asiakas aloittaa chatin? Vastaus: Painikkeella ”Viesti” käynnin seurantasivulla. Erillistä linkkiä chattiin ei ole.
Kysymys: Tarvitseeko asiakas käyttäjätilin? Vastaus: Ei. Hän kirjoittaa sivulta, joka avautuu ilmoituksesi linkistä.
Kysymys: Miksi meillä ei ole yhtään chattia? Vastaus: Todennäköisesti ilmoitusten teksteissä ei ole korvausmerkintää {link_map} — asiakkaalla ei ole paikkaa, johon päästä. Ilman seurantasivua chat ei ole käytettävissä.
Kysymys: Ketkä työntekijät näkevät keskustelun? Vastaus: Chat on liitetty tehtävään eikä työntekijään: sen näkee jokainen, jolla on pääsy tähän tehtävään. Kaikki keskustelut on koottu sivulle Chatit.
Kysymys: Tuleeko asiakkaan uudesta viestistä ilmoitus? Vastaus: Erillistä ilmoitusta sivulla ei ole — viestien laskuri näkyy chattien listassa, joten sivua kannattaa tarkistaa työn edetessä.
Kysymys: Voiko valmistuneeseen tehtävään vastata? Vastaus: Ei. Arkistoidussa chatissa lähetyspainike ei ole aktiivinen — keskustelu on vain luettavissa.
Kysymys: Minne valmistuneen tehtävän keskustelu katosi? Vastaus: Välilehdelle Arkisto. Se säilyy kokonaisuudessaan.
Kysymys: Voiko keskustelun poistaa? Vastaus: Ei. Chat säilytetään tehtävän mukana asiointihistoriana.
Kysymys: Voiko asiakas liittää chattiin tiedoston? Vastaus: Chatissa asiakas lähettää tekstiä. Tiedoston hän voi liittää arvosteluun työn valmistumisen jälkeen.
Kysymys: Voiko asiakas soittaa sen sijaan, että kirjoittaisi? Vastaus: Kyllä, seurantasivulla viestipainikkeen vieressä on painike ”Puhelu”. Jos moduulin asetuksissa on otettu käyttöön numeron korvaus, puhelu ei mene tekijän henkilökohtaiseen puhelimeen.
Kysymys: Montako chattia yhdellä tehtävällä voi olla? Vastaus: Yksi — tehtävää koskeva keskustelu käydään yhdessä chatissa, ja laskuri näyttää siinä olevien viestien määrän.