Tavallinen osio Raportit tarjoaa valmiita lomakkeita. Dynaamiset raportit on rakennustyökalu: määrität itse jakson, suodattimet ja ryhmittelyn, saat haluamasi näkymän tehtävistä ja tallennat sen, jotta sitä ei tarvitse koota uudelleen.
Sivu avataan vasemmasta valikosta: Raportit (new).
Tehtäväanalytiikka
Kenttäpalvelutilassa sivulla on yksi rakennustyökalu — Tehtäväanalytiikka. Se laskee kaiken tehtävistä: kuinka monta on luotu ja suoritettu, kuinka monta peruutettu ja myöhässä, kuinka paljon aikaa suorittamiseen kuluu.
*(Aikataulutilassa samalla sivulla on toiset rakennustyökalut — vuoroista ja toiminnoista. Valikoima riippuu yrityksen työtilasta.)*
Näin rakennat raportin
- Päivämääräväli — laskentajakso. Pakollinen ehto.
- Lisää suodatin — lisäehdot, joilla rajaat otoksen.
- Käytä — laske uudelleen. Ennen napsautusta taulukko ei päivity.
- Jakson ryhmittely — millaisiin jaksoihin rivit jaetaan: kuukausi, viikko, päivä.
- Ryhmittele perusteella — toinen jaottelutaso, esimerkiksi suoritustilan mukaan.
- Haku — etsi rivi valmiista taulukosta.
- Desimaalitunnit — aikamuoto
1.5muodon1:30sijaan.
Valmiit jaksot
Kenttää Päivämääräväli ei tarvitse täyttää käsin: napsautuksesta avautuu kalenteri, jossa on lista valmiita vaihtoehtoja — Tänään, Eilen, Huomenna, Tämä viikko, Viime viikko, Ensi viikko, Viimeiset 7 päivää, Viimeiset 30 päivää, Tämä kuukausi, Viime kuukausi, Ensi kuussa ja muita. Yleensä tämä riittää; käsin jakso määritetään, kun tarvitaan epätavallinen aikaväli.
Jokaisen ryhmän lopussa näytetään summa ja alempana kokonaissumma.
Miltä tämä näyttää oikeilla tiedoilla
Alla on tehtäväraportti vuodelta 2026, ryhmiteltynä kuukausittain ja suoritustilan mukaan. Siitä näkyy, kuinka monta tehtävää kussakin kuukaudessa suoritettiin, kuinka monta on aktiivisia ja kuinka monta odottaa jonossa:
Näin sitä luetaan: rivi ”2026-02 / Active — 21 tehtävää, 5 tekijää, 4 asiakasta” tarkoittaa, että helmikuussa 21 tehtävää jäi työn alle. Vieressä oleva rivi ”2026-02 / Backlog — 1” — yhtä tehtävää ei koskaan otettu.
Mitä voi laskea
Käytettävissä on kolmekymmentä tehtäviä koskevaa mittaria:
- Määrä: tehtäviä yhteensä, yksilölliset tekijät, yksilölliset asiakkaat.
- Tilan mukaan: suoritetut, peruutetut, työn alla, jonossa (Backlog), suoritusosuus ja peruutusosuus.
- Ongelmalliset: myöhässä olevat tehtävät.
- Tehtävien ominaisuudet: toistuvat, tarkistuslistalliset, merkinnöillä varustetut, alitehtävät.
- Läpäisyaika: yhteensä, vähimmäis-, enimmäis- ja keskiarvo.
- Myöhästymiset: yhteensä ja keskiarvo.
- Täysi kierto: tehtävän elinkaaren kokonais- ja keskiaika — luomisesta sulkemiseen.
- Käytetty aika: tekijöiden merkitsemä kokonais- ja keskiaika.
- Suunnitellut nimikkeet: määrä, kuinka moni niistä on suoritettu, niiden hinta ja suoritusosuus.
Tarpeettomat sarakkeet poistetaan asetuspainikkeella — taulukon yläpuolella oleva rataskuvake avaa paneelin Manage columns. Huomaa: sarakelista ilmestyy siihen vasta sen jälkeen, kun raportti on rakennettu — tyhjässä raportissa ei ole mitään määritettävää.
Miten tästä on käytännössä hyötyä. Suoritus- ja peruutusosuudet kuukausittain kertovat, toimiiko palvelu vakaasti. Myöhässä olevat tehtävät ja keskimääräinen myöhästyminen kertovat, missä suunnittelu pettää. Ero läpäisyajan ja täyden kierron ajan välillä kertoo, kuinka kauan tehtävä odotti, ennen kuin siihen tartuttiin.
Kaavio
Taulukon yläpuolella oleva kaaviopainike avaa graafin samoista tiedoista — kyse ei ole vain ”toisesta näkymästä”, vaan erillisestä paneelista, jossa on omat asetukset:
- Chart type — kaavion tyyppi, esimerkiksi pylväskaavio.
- X axis — mitä esitetään vaaka-akselilla. Vaihtoehto Combined (all) yhdistää ryhmittelyt yhdeksi otsikoksi, esimerkiksi ”2026-02 / active”.
- Y axis (metrics) — mitkä mittarit piirretään. Voi valita useita kerralla.
- Max items — elementtien määrän rajoitus, jotta graafista ei tule aidanseiväsrivistöä.
0— ei rajoitusta. - Valitsimet: Stacked (pinoa pylväät päällekkäin), Legend (selite), Value labels (arvojen otsikot), Category labels (luokkien otsikot), Grid (ruudukko).
Valmis graafi ladataan painikkeilla Download PNG ja Download SVG — jälkimmäinen muoto ei menetä laatua skaalattaessa, ja se on kätevä lisätä esityksiin.
Tallentaminen ja vienti
Taulukon yläpuolella on neljä painiketta: tallenna, vie tiedostona, sarakkeiden asetukset ja siirtyminen kaavioon.
Tallennettaessa määritetään kolme asiaa:
- Otsikko — nimi raporttilistassa.
- Kuvaus — kuvaus: mitä raportista kannattaa katsoa.
- Kuka näkee raportin — ”Vain minä” tai ”Kaikki tässä yrityksessä”.
Tallennettu raportti ilmestyy osion pääsivun listaan, jossa on sarakkeet Otsikko, Kuvaus, Näkyvyys ja toiminnot. Oma raportti on merkitty henkilökohtaiseksi. Rivillä on kaksi toimintoa: avaa (silmä) ja poista (roskakori) — poistaminen kysyy vahvistuksen.
Luvat
| Rooli | Mitä voi tehdä |
|---|---|
| Työntekijä | Ei pääsyä raportteihin |
| Ylläpitäjä | Rakentaa, katsoa, tallentaa ja viedä |
| Omistaja | Täysi pääsy |
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Valikossa ei ole kohtaa Raportit (new) | Oikeudet eivät riitä | Tarvitaan ylläpitäjän tai omistajan rooli |
| Käytä-napsautuksen jälkeen taulukko on tyhjä | Jaksolla ei ole tehtäviä tai suodattimet ovat liian tiukat | Laajenna päivämääräväliä, poista suodattimet ja napsauta Käytä uudelleen |
| Muutin suodatinta, mutta luvut ovat samat | Raporttia ei ole laskettu uudelleen | Napsauta Käytä — automaattista uudelleenlaskentaa ei ole |
| Tehtäväanalytiikan sijasta näkyvät vuororakentimet | Yritys toimii aikataulutilassa | Vaihda työtila tai käytä vuoroanalytiikkaa |
| Kollega ei näe tallennettua raporttia | Se on tallennettu omaksi (henkilökohtaiseksi) | Tallenna uudelleen näkyvyydellä ”Kaikki tässä yrityksessä” |
| Suunniteltuja nimikkeitä koskevat mittarit ovat tyhjiä | Tehtävissä ei käytetty suunniteltuja nimikkeitä | Nämä sarakkeet täyttyvät vain nimikkeitä sisältäville tehtäville |
Usein kysytyt kysymykset
Kysymys: Miten dynaamiset raportit eroavat tavallisista? Vastaus: Tavalliset ovat valmiita lomakkeita, joissa on kiinteä tietojoukko. Täällä määrität itse jakson, suodattimet, ryhmittelyn ja mittarit, ja tallennat tuloksen uudelleenkäyttöä varten.
Kysymys: Onko jakso pakko määrittää? Vastaus: Kyllä, ilman päivämääräväliä raportti ei rakennu.
Kysymys: Miksi luvut eivät muutu suodattimen vaihdon jälkeen? Vastaus: Täytyy napsauttaa Käytä.
Kysymys: Kuinka monta mittaria tehtävistä on käytettävissä? Vastaus: Kolmekymmentä — tehtävien määrästä ja suoritusosuudesta täyden kierron aikaan ja suunniteltuihin nimikkeisiin.
Kysymys: Mikä on Backlog? Vastaus: Tehtävät, joita ei ole vielä otettu työn alle.
Kysymys: Miten läpäisyaika eroaa täyden kierron ajasta? Vastaus: Läpäisyaika on se, kuinka kauan itse työ kesti. Täysi kierto on se, kuinka kauan tehtävän luomisesta sen sulkemiseen kului, odotus mukaan lukien.
Kysymys: Voiko tietoja katsoa graafina? Vastaus: Kyllä, taulukon yläpuolella oleva kaaviopainike.
Kysymys: Miten raportti viedään? Vastaus: Taulukon yläpuolella olevalla vientipainikkeella — tiedot ladataan tiedostona.
Kysymys: Miten raportti jaetaan kollegoille? Vastaus: Valitse tallennettaessa näkyvyys ”Kaikki tässä yrityksessä”.
Kysymys: Poistaako raportin poistaminen tehtävät? Vastaus: Ei, vain tallennettu raportin määritys poistetaan. Tehtävien tiedot säilyvät.
Kysymys: Voiko raportin rakentaa yhdestä tekijästä tai asiakkaasta? Vastaus: Kyllä, kohdan Lisää suodatin kautta — ja ryhmitellä tuloksen sitten haluamallasi tavalla.