Ennen ensimmäisen laskun muodostamista moduuli on määritettävä: kerro, mitä asiakirjoihin tulostetaan ja mistä numerosta numerointi alkaa. Asetukset avataan kerran, ja ne koskevat yrityksen kaikkia asiakirjoja.
Polku: valikko Shifton (yrityksen nimi ylätunnisteessa) → Moduulit → välilehti Asetukset → Laskutus vasemmalla olevassa luettelossa.
Perusasetukset
Nämä kentät tulevat jokaisen asiakirjan ylätunnisteeseen — laskun, työmääräyksen, kuitin, raportin.
| Kenttä | Mitä se tekee |
|---|---|
| Yrityksen logo | Logo asiakirjoissa. Painike Valitse logo — lataa tai vaihda |
| Yrityksen nimi | Organisaation nimi, pakollinen kenttä |
| Oletusvero (prosentti) | Oletusvero, joka lisätään uuteen asiakirjaan. Voit jättää arvon 0 ja ilmoittaa veron käsin jokaisessa asiakirjassa |
| Osoitelohko | Organisaation osoite. Vapaa teksti: tulostuu asiakirjaan sellaisena kuin se on, rivinvaihdot säilyvät |
| Laskutusesto | Maksutiedot — saaja, pankki, BIC, tilinumero. Myös vapaata tekstiä useammalla rivillä |
Osoite ja maksutiedot ovat tavallisia tekstikenttiä ilman muodon tarkistusta. Näin on tehty tarkoituksella: maksutietoja koskevat vaatimukset ovat eri maissa erilaiset, ja tiukka muoto haittaisi.
Asiakirjojen laskurit
Jokaisella asiakirjalajilla on oma numerointi, ja se määritetään erikseen. Kaksi kenttää lajia kohti: Etuliite — numeron eteen tuleva osa, Laskuri — mistä luvusta jatketaan.
| Laskuri | Oletusetuliite | Mille asiakirjalle |
|---|---|---|
| Arviolaskuri | EST- | Arvio |
| Työtilauslaskuri | WO- | Työmääräys |
| Laskuri | INV- | Lasku |
| Kuittilaskuri | REC- | Kuitti |
| Palvelutiskin todiste | POW- | Työn suoritusraportti |
Asiakirjan numero muodostuu etuliitteestä ja laskurin nykyisestä arvosta: kun etuliite on INV- ja laskuri 5, seuraava lasku saa numeron INV-5 ja laskuriksi tulee 6.
Miksi laskuria kannattaa muuttaa. Jos siirryit Shiftoniin toisesta järjestelmästä, jossa laskut ehtivät numeroon 340, aseta laskuriksi 341 — numerointi jatkuu ilman katkoja, eikä raportoinnissa ole kahta samannumeroista asiakirjaa.
Etuliitteen voi jättää tyhjäksi — silloin numero on pelkkä luku.
Kun olet muuttanut mitä tahansa kenttää, napsauta sivun alalaidassa Tallenna. Asetukset koskevat uusia asiakirjoja; jo muodostetut eivät muutu.
Luvat
| Rooli | Mitä voi tehdä |
|---|---|
| Työntekijä | Ei näe moduulien asetuksia |
| Ylläpitäjä | Avaa ja muuttaa asetuksia |
| Omistaja | Täysi pääsy |
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Vasemmalla olevassa luettelossa ei ole kohtaa Laskutus | Moduuli ”Laskutus” ei ole käytössä | Ota se käyttöön välilehdellä Moduulit ja napsauta Tallenna |
| Painike Tallenna ei toimi | Pakollinen kenttä on täyttämättä — yrityksen nimi tai laskurin arvo | Tarkista tähdellä merkityt kentät |
| Asiakirjassa ei ole logoa | Logoa ei ole ladattu tai asiakirja luotiin ennen latausta | Lataa logo ja luo asiakirja uudelleen |
| Kaksi asiakirjaa samalla numerolla | Laskuri siirrettiin taaksepäin | Aseta laskuri suuremmaksi kuin suurin annettu numero |
| Vero ei tullut laskuun | Asetuksissa on 0 | Ilmoita oletusvero tai määritä se itse asiakirjassa |
| Maksutiedot tulostuvat yhdelle riville | Rivinvaihdot eivät säilyneet, kun teksti liitettiin toisesta sovelluksesta | Kirjoita rivinvaihdot uudelleen kenttään Laskutusesto |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Onko moduuli pakko määrittää ennen ensimmäistä laskua? Vastaus: Teknisesti ei, mutta asiakirjassa ei ole silloin logoa eikä maksutietoja. Järkevämpää on täyttää asetukset kerran etukäteen.
Kysymys: Voiko eri asiakkaille määrittää eri maksutiedot? Vastaus: Ei, maksutietojen lohko on yrityksellä yksi ja se tulostuu kaikkiin asiakirjoihin.
Kysymys: Mitä jo muodostetuille asiakirjoille tapahtuu, jos logo vaihdetaan? Vastaus: Ei mitään. Asetukset koskevat uusia asiakirjoja, vanhat pysyvät entisellään.
Kysymys: Voiko numeroinnin aloittaa mistä tahansa luvusta? Vastaus: Kyllä, aseta haluttu arvo kenttään Laskuri. Pääasia on, että se on suurempi kuin jo annetut numerot, muuten syntyy kaksoiskappaleita.
Kysymys: Onko etuliite pakollinen? Vastaus: Ei. Jos jätät kentän tyhjäksi, numero on pelkkä luku.
Kysymys: Vaikuttaako oletusvero jo luotuihin asiakirjoihin? Vastaus: Ei, se lisätään vain uusiin.
Kysymys: Mistä näkee, minkä numeron seuraava asiakirja saa? Vastaus: Etuliite ja laskurin nykyinen arvo ovat näissä samoissa asetuksissa: niistä yhdessä muodostuu seuraava numero.
Kysymys: Miksi osoite ja maksutiedot ovat pelkkiä tekstikenttiä? Vastaus: Maksutietoja koskevat vaatimukset ovat eri maissa erilaiset, siksi muotoa ei pakoteta: tulostuu se, minkä olet kirjoittanut.
Kysymys: Nollautuvatko laskurit vuoden alussa? Vastaus: Ei, automaattista nollausta ei ole. Jos tarvitset numeroinnin vuoden alusta, aseta laskuriksi 1 käsin.
Kysymys: Kuka voi muuttaa näitä asetuksia? Vastaus: Yrityksen ylläpitäjä ja omistaja. Työntekijät eivät näe moduulien asetusten osiota.