Työvuorolistan luominen saatavuuden perusteella

Generoi vuoroja automaattisesti työntekijöiden ilmoittaman saatavuuden perusteella. Tämä työvuorolistatyyppi varmistaa, että vuoroihin nimetään vain saatavilla olevia työntekijöitä.

Mikä tämä on?

Saatavuuden mukaan -tyyppinen työvuorolista käyttää automaattista jakoa vuorojen muodostamiseen tarkistaen jokaisen työntekijän saatavuusasetukset. Kiinteiden tuntien nimeämisen sijaan tämä tyyppi huomioi päivät ja ajat, jotka kukin tiimin jäsen on merkinnyt saatavaksi profiilissaan.

Tämä on erityisen hyödyllistä osa-aikatyötiimeille, vähittäiskaupoille ja kaikille organisaatioille, joissa työntekijöillä on vaihtelevat aikataulut ja toiveet.

Tärkeää: Työntekijöiden tulee ehdottomasti asettaa saatavuutensa etukäteen. Jos työntekijällä ei ole saatavuutta määritettynä, hän ei saa yhtään vuoroa tätä työvuorolistatyyppiä käytettäessä.

Edellytykset

#	Vaatimus	Lisätiedot
1	Aktiivinen Shifton-tili	Sinulla tulee olla rekisteröity yritystili
2	Ylläpitäjä-, Omistaja- tai Esimies-rooli	Tarvitset oikeudet työvuorolistojen luomiseen
3	Projekti nimettyine työntekijöineen	Työvuorolista tulee sitoa projektiin, jossa on työntekijöitä
4	Työntekijöiden saatavuus on määritetty	Jokaisen työntekijän tulee ilmoittaa saatavuutensa profiilissaan ennen työvuoroListaaan luomista

Vaiheittaiset ohjeet

Ennen aloittamista: tarkista työntekijöiden saatavuus

Siirry jokaisen työntekijän profiiliin.

Varmista, että Saatavuus-osio on täytetty — toivotut työpäivät ja -tunnit on ilmoitettu.

Jos saatavuutta ei ole asetettu, pyydä työntekijöitä päivittämään profiilinsa tai aseta se heidän puolestaan (jos sinulla on muokkausoikeudet).

Vaihe 1: Perustiedot

Siirry Aikataulut-osioon sivuvalikossa ja napsauta + Lisää aikataulu.

Täytä perustietokentät:

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Anna aikataulun nimi	Kyllä	Kuvaava nimi (esim. “Myymälätiimi — huhtikuu, saatavuuden mukaan”)
väri	Ei	Valitse väri työvuorolistan tunnistamiseen
Valitse projekti	Kyllä	Valitse projekti, johon työvuorolista sidotaan
Valitse päivämäärät	Kyllä	Aseta alku- ja loppupäivämäärät — enintään 3 kuukautta
Perus Työntekijä Palkkataso	Ei	Tämän työvuorolistan vuorojen perustuntipalkka
Valitse viikon ohjaustyyppi	Kyllä	Ylityöiden käsittely: Salli vahvistuksella (oletus) / Allow / Disallow

Näiden kenttien alla on osio työntekijöiden toimintojen oikeuksilla (valintaruudut). Lisätietoja artikkelissa Työvuorolistan asetukset ja oikeudet.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.

Vaihe 2: Työvuorolistan tyypin valinta

Työvuorolistatyypin valintanäytöllä valitse Saatavuuden mukaan (automaattinen jakelu).

“Generoi työvuorolistoja tarkistaen työntekijöiden saatavuusasetukset. Vuorot nimetään työntekijöille heidän toivomiensa työaikojensa perusteella, mikä mahdollistaa tarkemman suunnittelun ja seisokkien välttämisen.”

Huomautus: työntekijöillä tulee olla saatavuus asetettuna.

Napsauta Seuraava. Työvuorolista on luotu.

Luomisen jälkeen: työntekijöiden lisääminen

Napsauta työvuorolistan nimeä avataksesi sen.

Siirry Lisää työntekijöitä -välilehdelle.

Valitse työntekijät ja napsauta Add. Järjestelmä huomioi jokaisen työntekijän saatavuuden vuoroja generoitaessa.

Luomisen jälkeen: vuorojen lisääminen ja julkaiseminen

Lisää vuoroja Yritys Ajoittaa -sivun kautta massalisäyksellä tai manuaalisesti.

Napsauta Heinäku.kaise ja ilmoita työntekijöille, jotta työntekijät voivat nähdä vuoronsa.

Käyttöoikeudet

Rooli	Työvuorolistan tarkastelu	Työvuorolistan luominen	Vuorojen muokkaaminen	Työntekijän saatavuuden asettaminen
Omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki työntekijät)
Ylläpitäjä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki työntekijät)
Esimies	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt työntekijät)
Työntekijä	Kyllä (vain omat vuorot)	Ei	Ei	Kyllä (vain oma saatavuus)

Usein kysytyt kysymykset

K: Mitä tapahtuu, jos työntekijä ei ole ilmoittanut saatavuuttaan?
V: Järjestelmä ei sovella saatavuusrajoituksia kyseiselle työntekijälle — hänet voidaan nimetä mihin tahansa vuoroon. Varmista, että kaikki työntekijät ovat päivittäneet saatavuutensa ennen työvuorolistan luomista.

K: Voivatko työntekijät päivittää saatavuuttaan työvuoroListaaan luomisen jälkeen?
V: Kyllä, työntekijät voivat päivittää saatavuuden milloin tahansa. Muutokset eivät kuitenkaan päivitä automaattisesti olemassa olevaa työvuorolistaa. Sinun tulee korjata vuorot manuaalisesti tai luoda työvuorolista uudelleen.

K: Miten järjestelmä jakaa vuorot, kun useita työntekijöitä on saatavilla samaan aikaan?
V: Kun useita työntekijöitä on saatavilla samalle aikavälille, Shifton jakaa vuorot tasaisesti kaikkien saatavilla olevien tiimin jäsenten kesken.

K: Entä jos yksikään työntekijä ei ole saatavilla tiettynä päivänä?
V: Kyseiselle päivälle ei nimetä vuoroja. Sinun tulee lisätä vuoro manuaalisesti tai pyytää työntekijöitä päivittämään saatavuutensa kattamaan kyseinen päivä.

K: Vuorot eivät näy työntekijöille — miksi?
V: Vuorot tulee julkaista. Napsauta Heinäku.kaise ja ilmoita työntekijöille työvuorolistasivulla. Ennen julkaisua vuorot näkyvät vain esimiehille.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Vuoroja ei generoitu yhdellekään työntekijälle	Yhdelläkään työntekijällä ei ole saatavuutta asetettuna	Varmista, että työntekijät ovat ilmoittaneet saatavuutensa profiileissaan
Jotkut työntekijät eivät saaneet vuoroja	Nämä työntekijät eivät ole ilmoittaneet saatavuutta tai ilmoittivat liian vähän tunteja	Pyydä heitä päivittämään saatavuusasetuksiaan
Liian monta vuoroa nimetty yhdelle työntekijälle	Muiden työntekijöiden saatavuus on rajallinen, mikä johtaa epätasaiseen jakoon	Tarkista ja tasapainota tiimin saatavuus tai aseta vuororajat
Työvuorolista ei huomioi äskettäisiä saatavuusmuutoksia	Työvuorolista luotiin ennen saatavuuden päivitystä	Luo työvuorolista uudelleen tai lisää puuttuvat vuorot manuaalisesti
Vuorot menevät päällekkäin vapaapyyntöjen kanssa	Saatavuutta ja vapaapyyntöjä hallinnoidaan erikseen	Tarkista vapaapyynnöt ja korjaa vuorot työvuorolistan luomisen jälkeen