Työvuorolistan asetukset ja oikeudet

Yksityiskohtainen opas ohjatun työvuorolistan luonnin vaiheeseen 1: ylityövalvonta, työntekijöiden näkyvyys ja kahdeksan oikeutta, jotka määrittävät, mitä työntekijät voivat tehdä vuoroillaan.

Mikä tämä on?

Uutta työvuorolistaa luodessasi vaiheessa 1 sinun tulee ilmoittaa perustiedot sekä määrittää parametrit, jotka ohjaavat työvuorolistan toimintaa. Kaksi tärkeintä asetuskohtaa ovat:

Työntekijöiden näkyvyys

mdash; määrittää, mitkä kollegat työntekijä näkee työvuorolistassa.

Työntekijöiden toimintojen oikeudet

mdash; kahdeksan erillistä kytkintä, jotka määrittävät, mitä toimintoja työntekijät voivat tehdä vuoroillaan. Useimmille on käytettävissä lisävalinta “Esimiehen hyväksynnällä”.

Näiden parametrien oikea asettaminen auttaa löytämään tasapainon työntekijöiden joustavuuden ja johdon valvonnan välillä.

Edellytykset

#	Vaatimus	Lisätiedot
1	Aktiivinen Shifton-tili	Sinulla tulee olla rekisteröity yritystili
2	Ylläpitäjä-, Omistaja- tai Esimies-rooli	Tarvitset oikeudet työvuorolistojen luomiseen tai muokkaamiseen
3	Luotu projekti	Työvuorolista tulee sitoa projektiin

Vaiheittaiset ohjeet

Pääsy työvuorolistan asetuksiin

Työvuorolistan oikeudet asetetaan ohjatun luonnin vaiheessa 1, ja niitä voidaan muuttaa myöhemmin:

Luodessa:

täytä vaihe 1 kohdassa + Lisää aikataulu.

Olemassa olevalle työvuoroListaaalle:

apsauta muokkauskuvaketta (kynä) työvuorolistan rivillä luettelossa. Avautuu muokkausikkuna samoilla kentillä.

Viikkovalvontatyypin valinta

Pakollinen pudotusvalikko, joka määrittää ylityöiden käsittelyn kyseisessä työvuorolistassa. Oletus: Salli vahvistuksella.

Vaihtoehto	Kuvaus
Salli vahvistuksella	Ylityöt sallitaan, mutta merkitään esimiehen hyväksyttäviksi (oletus)
Salli	Ylityöt sallitaan ilman hyväksyntää
DisSalli	Ylityövuorot merkitään ongelmallisiksi (näytetään punaisella merkillä) — vuorojen luomista ei estetä, mutta ne merkitään

Tämä asetus näytetään työvuorolistan yhteenvedossa nimellä “Ylityö”.

Kaikkien vuorojen näyttäminen työntekijöille

Kun tämä valintaruutu on käytössä, työntekijät näkevät kollegoidensa vuorot pelkkien omiensa sijaan.

Käytössä ollessa näkyy sisäkkäinen valinta kytkimillä:

Vaihtoehto	Kuvaus
Näytä kaikki työntekijät	Työntekijä näkee kaikkien kollegojen vuorot työvuorolistassa
Näytä saman aseman työntekijät	Työntekijä näkee vain saman toimenkuvan kollegojen vuorot

Oletus: pois käytöstä (työntekijät näkevät vain omat vuoronsa).

Työntekijöiden toimintojen oikeudet

Vaiheessa 1 on kahdeksan oikeuskytkintä, jotka määrittävät, mitä työntekijät voivat tehdä vuoroilla. Kukin oikeus voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä, ja useimmille on käytettävissä lisävalinta: Esimiehen hyväksynnällä (vaatii esimiehen hyväksynnän ennen toiminnon voimaantuloa).

#	Oikeus	Oletus	Kuvaus
1	Salli vuorojen vaihto	Päällä	Työntekijät voivat pyytää vuorojen vaihtoa kollegoiden kanssa. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (päällä oletuksena); “Vuorojen vaihto vain saman toimenkuvan sisällä” (pois oletuksena)
2	Salli vuorojen lähettäminen avointen vuorojen Listaaalle	Pois	Työntekijä voi lähettää vuoronsa avointen vuorojen varantoon. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (päällä oletuksena)
3	Salli omien vuorojen luominen	Pois	Työntekijä voi pyytää uuden vuoron luomista itselleen. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (pois oletuksena)
4	Salli taukojen luominen	Pois	Työntekijä voi lisätä taukoja vuoroihinsa. Vaatii Tauot-moduulin. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (pois oletuksena)
5	Salli vuoroista kieltäytyminen	Pois	Työntekijä voi kieltäytyä nimetystä vuorosta. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (pois oletuksena)
6	Salli vuorojen ottaminen avointen vuorojen Listaaalta	Päällä	Työntekijä voi ottaa vapaan avoimen vuoron. Lisävalinta: “Esimiehen hyväksynnällä” (päällä oletuksena)
7	Salli taukojen vaihto eri vuoromallien välillä	Pois	Työntekijät voivat vaihtaa taukoaikoja eri vuoromallien välillä. Vaatii Tauot-moduulin.
8	Salli vuorojen jakaminen	Pois	Työntekijä voi jakaa yhden vuoron kahdeksi erilliseksi aikajaksoksi.

Lisäasetukset

Kaksi lisänumerokenttää oikeuskytkinten alla:

Kenttä	Oletus	Kuvaus
Peräkkäisten vuorojen enimmäismäärä	0	Suurin perättäisten vuorojen määrä, jotka voidaan nimetä työntekijälle. 0 = ei rajaa. Järjestelmä näyttää varoituksen rajan ylittyessä.
Vuorojen välinen vähimmäistauko (tunneissa)	0.0000	Lepoajan vähimmäisaika kahden vuoron välillä. 0 = ei rajaa.

Oikeuksien asettaminen

Kunkin kahdeksan oikeuden kohdalla päätä, otetaanko se käyttöön vai poistetaanko käytöstä.

Jos oikeus on käytössä, päätä tarvitaanko esimiehen hyväksyntä:

Käytössä ilman hyväksyntää

mdash; työntekijät voivat suorittaa toiminnon heti.

Käytössä hyväksynnällä

mdash; työntekijät voivat pyytää toimintoa, mutta se tulee voimaan vasta esimiehen hyväksynnän jälkeen.

Pois käytöstä

mdash; työntekijät eivät voi suorittaa kyseistä toimintoa.

Kaikkien oikeuksien asettamisen jälkeen napsauta Seuraava siirtyäksesi vaiheeseen 2.

Suositellut oikeuskokoonpanot

Tiimityyppi	Suositellut asetukset
Pieni luotettu tiimi	Ota käyttöön useimmat oikeudet ilman esimiehen hyväksyntää maksimaalisen joustavuuden saavuttamiseksi
Keskikokoinen tiimi	Ota käyttöön oikeudet esimiehen hyväksynnällä vaihdon, kieltäytymisen ja avointen vuorojen osalta
Suuri tai säännelty tiimi	Ota käyttöön vain välttämättömät oikeudet, kaikki esimiehen hyväksynnällä
Täysin hallinnoitu	Poista kaikki työntekijöiden oikeudet käytöstä — esimiehet hallinnoivat kaiken

Mitä pyyntötyyppejä kukin oikeus aktivoi

Oikeuden ollessa käytössä työntekijät näkevät vastaavan pyyntötyypin Pyynnöt-sivulla ja mobiilisovelluksessa:

Oikeus	Pyyntötyyppi
Salli vuorojen vaihto	Vuoronvaihtopyyntö
Salli vuorojen lähettäminen avointen listalle	Pyyntö lähettää avoimeen listaan
Salli omien vuorojen luominen	Vuoron luontipyyntö
Salli taukojen luominen	Tauon luontipyyntö
Salli vuoroista kieltäytyminen	Vuorosta kieltäytymispyyntö
Salli vuorojen ottaminen avointen listalta	Pyyntö ottaa avoimesta listasta
Salli taukojen vaihto	Taukojen vaihtopyyntö
Salli vuorojen jakaminen	Vuoron jakamispyyntö

Käyttöoikeudet

Rooli	Asetusten tarkastelu	Parametrien asettaminen	Työntekijöiden pyyntöjen hyväksyminen
Omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Ylläpitäjä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Esimies	Kyllä (nimetyt työvuorolistat)	Kyllä (nimetyt työvuorolistat)	Kyllä (nimetyt työntekijät)
Työntekijä	Ei	Ei	Ei

Usein kysytyt kysymykset

K: Voiko oikeuksia muuttaa työvuoroListaaan luomisen jälkeen?
V: Kyllä. Napsauta muokkauskuvaketta (kynä) työvuorolistan kohdalla luettelossa. Avautuu sama asetusikkuna, ja kaikki muutokset tulevat voimaan heti tallentamisen jälkeen.

K: Mitä tapahtuu odottaville pyynnöille oikeuden poistamisen yhteydessä?
V: Poistetun oikeuden odottavat pyynnöt tulee käsitellä manuaalisesti. Suositellaan kaikkien odottavien pyyntöjen käsittelyä ennen oikeusasetusten muuttamista.

K: Ilmoittaako “Esimiehen hyväksynnällä” -valinta esimiehelle automaattisesti?
V: Kyllä. Kun työntekijä suorittaa hyväksyntää vaativan toiminnon, nimetty esimies saa ilmoituksen ja voi hyväksyä tai hylätä pyynnön.

K: Voiko saman työvuoroListaaan eri työntekijöille asettaa eri oikeudet?
V: Ei. Oikeudet koskevat kaikkia työvuorolistan työntekijöitä tasapuolisesti. Jos tarvitset eri oikeustasoja, luo erilliset työvuorolistat eri asetuksilla.

K: Mihin “Vuorojen jakaminen” -oikeutta tarvitaan?
V: Vuoron jakaminen mahdollistaa yhden pitkän vuoron jakamisen kahdeksi lyhyemmäksi — esimerkiksi 8-tuntisen vuoron muuttamisen 4-tuntiseksi aamujaksoksi ja 4-tuntiseksi iltapäiväjaksoksi.

K: Otin oikeuden käyttöön, mutta työntekijä ei näe vaihtoehtoa — miksi?
V: Tarkista, että: (1) asetus on tallennettu, (2) työntekijä on nimetty juuri tähän työvuorolistaan, ja (3) tarvittava moduuli on aktiivinen (Breaks-moduuli taukoon liittyville oikeuksille).

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Työntekijät eivät voi vaihtaa vuoroja, vaikka oikeus on käytössä	“Esimiehen hyväksynnällä” on käytössä, eikä esimies ole vielä hyväksynyt pyyntöä	Tarkista odottavien pyyntöjen jono ja hyväksy tai hylkää vaihtopyynnöt
Esimies ei saa hyväksyntäpyyntöjä	Ilmoitusasetukset on määritetty väärin	Varmista, että esimiehen ilmoitusasetuksissa työvuorolistatoiminnot ovat käytössä
Työntekijät näkevät liian monta kollegaa työvuorolistassa	Näkyvyys on asetettu “Kaikki työntekijät”	Vaihda “Sama toimenkuva” -vaihtoehtoon näkyvyyden rajoittamiseksi
Oikeusmuutokset eivät tule voimaan	Selaimen välimuisti näyttää vanhat asetukset	Pyydä työntekijöitä päivittämään sivu tai tyhjentämään selaimen välimuisti
Oikeusosiota ei löydy	Vieritettiin sen ohi vaiheen 1 lomakkeessa	Vieritä alaspäin vaiheen 1 lomakkeessa — oikeudet ovat yleensä alaosassa