Työvuorolistan luomisen yleiskatsaus

Tutustu työvuorolistasivun rakenteeseen ja kaksivaiheisen ohjatun luontitoiminnon toimintaan. Tässä artikkelissa kuvataan sivun rakenne, välilehdet ja yleinen työnkulku ennen siirtymistä tiettyihin työvuorolistatyyppeihin.

Mikä tämä on?

TyövuoroListaaat-sivu on keskitetty työkalu työntekijöiden työvuorolistojen luomiseen ja hallintaan. Se sisältää kaksi välilehteä: Aikataulut ja Vuoropohjat. Schedules-välilehdellä näytetään kaikkien olemassa olevien työvuorolistojen luettelo keskeisineen tietoineen, ja Vuoropohjat -välilehdellä voidaan luoda uudelleenkäytettäviä vuoromalleja.

Uuden työvuorolistan luominen tehdään kaksivaiheisella ohjatulla toiminnolla:
– Vaihe 1: Ilmoita perustiedot — nimi, väri, projekti, ajanjakso, palkkaluokka ja työntekijöiden oikeudet.
– Vaihe 2: Valitse työvuorolistan tyyppi ja määritä sen parametrit.

Jokainen työvuorolista voi kattaa enintään 3 kuukauden jakson.

Edellytykset

#	Vaatimus	Lisätiedot
1	Aktiivinen Shifton-tili	Sinulla tulee olla rekisteröity yritystili
2	Ylläpitäjä-, Omistaja- tai Esimies-rooli	Tarvitset oikeudet työvuorolistojen luomiseen
3	Vähintään yksi luotu projekti	Työvuorolistat ovat aina sidottuja projektiin
4	Työntekijät lisätty järjestelmään	Tarvitset työntekijöitä työvuorolistaan nimeämistä varten

Vaiheittaiset ohjeet

Siirtyminen työvuorolistasivulle

Avaa vasen sivuvalikko.

Napsauta Aikataulut

Yläosassa näet kaksi välilehteä: Aikataulut ja Vuoropohjat.

Schedules-välilehti

Schedules-välilehdellä näytetään kaikkien työvuorolistojesi taulukko:

Sarake	Kuvaus
Nimi	Työvuorolistan nimi
Työntekijöiden määrä	Työvuorolistaan nimettyjen työntekijöiden määrä
Projekti	Projekti, johon työvuorolista on sidottu
Jakso (From/To)	Työvuorolistan alku- ja loppupäivämäärät
Toiminnot	Käytettävissä olevat toiminnot: Muokkaa, Jatka, Poista ja muut

Uuden työvuorolistan luominen — kaksivaiheinen ohjattu toiminto

Vaihe 1: Perustiedot

Napsauta + Luo aikataulu -painiketta.

Täytä seuraavat kentät:

Aikataulun nimi

mdash; kuvaava nimi.

väri

mdash; valitse väri työvuorolistan näyttämiseen kalenterissa.

Projekti

mdash; valitse projekti, johon työvuorolista sidotaan.

Päivämääräväli (From / To)

mdash; aseta alku- ja loppupäivämäärät. Enimmäisjakso on 3 kuukautta.

Palkkataso

mdash; ilmoita tämän työvuorolistan palkkaluokka-asetukset.

Luvat

mdash; määritä, mitä toimintoja työntekijät voivat tehdä (vuorojen vaihto, vuorojen siirto jne.).

Napsauta Seuraava siirtyäksesi vaiheeseen 2.

Vaihe 2: Työvuorolistan tyypin valinta

Valitse yksi käytettävissä olevista työvuorolistatyypeistä:

Perus

mdash; kiinteät työtunnit vakiotyöpäivineen ja vapaapäivineen.

Saatavuuden mukaan

mdash; generoi vuoroja työntekijöiden saatavuusasetusten perusteella.

Edistynyt

mdash; eri määrä työpaikkoja per vuoro.

Esimääritys (Kuvio)

mdash; toistuva rotaatiomalli (esim. 2 päivää työtä, 2 päivää vapaata).

Tyhjä

mdash; tyhjä työvuorolista täysin manuaalista vuorojen nimeämistä varten.

Määritä valitulle tyypille ominaiset parametrit.

Napsauta Luo työvuorolistan generoimiseksi.

Vuoropohjat -välilehti

Napsauta Vuoropohjat -välilehteä työvuorolistasivun yläosassa.

Täällä voit tarkastella ja hallita valmiiksi määritettyjä vuoromalleja.

Vuoromallit säästävät aikaa mahdollistamalla tyypillisten vuoroasetusten uudelleenkäytön (esim. “Aamu 8–16”, “Yö 22–6”) vuoroja lisättäessä mihin tahansa työvuorolistaan.

Käyttöoikeudet

Rooli	Työvuorolistojen tarkastelu	Työvuorolistan luominen	Työvuorolistan muokkaaminen	Työvuorolistan poistaminen
Omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Ylläpitäjä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Esimies	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt projektit)	Kyllä (nimetyt projektit)
Työntekijä	Kyllä (vain oma työvuorolista)	Ei	Ei	Ei

Usein kysytyt kysymykset

K: Mikä on yhden työvuoroListaaan enimmäiskesto?
V: Yksi työvuorolista voi kattaa enintään 3 kuukauden jakson. Pidemmille jaksoille luo uusi työvuorolista jatkamaan edellistä tai jatka olemassa olevaa.

K: Voiko työvuoroListaaan tyyppiä muuttaa luomisen jälkeen?
V: Ei. Työvuorolistan tyyppi asetetaan luomisen yhteydessä eikä sitä voi muuttaa myöhemmin. Tarvittaessa voit poistaa työvuorolistan ja luoda uuden eri tyypillä.

K: Mitä tapahtuu, kun työvuoroListaaan voimassaolo päättyy?
V: Vanhentuneet työvuorolistat säilyvät luettelossa varoituskuvakkeen kanssa. Niitä voidaan jatkaa tarvittaessa. Lisätietoja työvuorolistojen jatkamista ja lyhentämistä käsittelevässä artikkelissa.

K: Voiko yhteen projektiin luoda useita työvuoroListaaoja?
V: Kyllä. Voit luoda rajattomasti työvuorolistoja yhden projektin sisälle, kukin eri jaksoille tai eri työntekijäryhmille.

K: Pitääkö vuoromallit luoda ennen työvuoroListaaan luomista?
V: Ei. Vuoromallit ovat valinnaisia ja niitä käytetään helpottamaan manuaalista vuorojen lisäämistä. Automaattiset työvuorolistatyypit (Basic, Saatavuuden mukaan, Advanced, Preset) generoivat vuorot itse.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
“Luo aikataulu” -painike ei näy	Riittämättömät oikeudet	Varmista, että sinulla on Ylläpitäjä-, Omistaja- tai Esimies-rooli projektissa
Jakso ylittää 3 kuukautta	Järjestelmä rajoittaa enimmäisjakson	Lyhennä jakso 3 kuukauteen tai vähemmäksi, jatka sitten tarvittaessa
Pudotusvalikossa ei ole käytettävissä olevia projekteja	Projekteja ei ole vielä luotu	Luo ensin projekti Projektit-sivulla
Työvuorolista näkyy varoituskuvakkeella	Työvuorolistan päättymispäivä on mennyt	Jatka työvuorolistaa tai luo uusi seuraavalle jaksolle
Työntekijöitä ei näy työvuorolistan luomisen jälkeen	Työntekijöitä ei ole nimetty valittuun projektiin	Nimeä työntekijät projektiin ennen työvuorolistan luomista