Ensimmäisen projektin ja työvuorolistan luominen

Projektit yhdistävät työntekijät ja työvuorolistat (kuten osastot, sijainnit tai tiimit). TyövuoroListaaat määrittävät työaikasäännöt ja sisältävät todelliset vuorot. Tarvitaan vähintään yksi projekti ja yksi työvuorolista ennen kuin vuoroja voi kohdistaa.

Osa 1: Projekti

Ensimmäinen projekti luodaan automaattisesti yrityksen rekisteröitymisen jälkeen. Voit nimetä sen uudelleen tai muuttaa asetuksia.

Projektin muokkaaminen

Napsauta Projektit-kuvaketta vasemmassa sivupalkissa (kansiokuvake) → valitse projekti → muuta tietoja:

Työntekijöiden käyttöoikeudet projektissa

Projektin merkinnät (Marks)

Jokaisella projektilla voi olla oma merkintäjoukko — värilliset tunnisteet luokittelua varten. Merkintöjä voi liittää vuoroihin sekä työvuorolistan työntekijöihin (Aikataulutetut tiimin jäsenet -välilehdellä).

Merkintöjen hallinta: avaa projektin muokkaus → Merkit → + Add Merkitse → syötä nimi ja valitse väri → Tallenna.

Napsauta Tallenna.

Lisäprojektien luominen

Napsauta + Luo projekti Projects-sivulla.

Osa 2: Työvuorolistan luominen

Vaihe 1: Avaaikataulus-sivu

Napsauta Aikataulut-kuvaketta vasemmassa sivupalkissa (listakuvake).

Vaihe 2: Käynnistä ohjattu toiminto

Napsauta + Lisää aikataulu.

Vaihe 3: Perustiedot (Vaihe 1)

Työntekijöiden oikeudet (jokainen esimiehen hyväksynnän vaihtoehdolla):
– Vuorojen vaihto
– Vuoron siirtäminen avoimiin
– Omien vuorojen luominen
– Taukojen luominen
– Vuoroista kieltäytyminen
– Avointen vuorojen ottaminen
– Taukojen vaihto mallien välillä
– Vuorojen jakaminen

Napsauta Seuraava.

Vaihe 4: Valitse työvuorolistan tyyppi (Vaihe 2)

Jokaisella työvuorolistan tyypillä on omat asetuksensa ohjatun toiminnon seuraavissa vaiheissa.

Empty — manuaalinen työvuorolista

Täysi manuaalinen hallinta. Järjestelmä ei generoi vuoroja — lisäät ne käsin Schedule-sivulla.

Esimerkki: Pieni 5 hengen toimisto, jossa esimies itse päättää kuka työskentelee milloin ja asettaa vuorot manuaalisesti jokaiselle päivälle.

Ohjatun toiminnon lisävaiheita ei ole — työvuorolista luodaan heti.

Basic — vakioautomaattinen

Sopii yksinkertaisiin aikatauluihin kiinteillä ajoilla. Vaiheessa 3 (Vaihtotiedot) määritetään vuoromallit:

• Viikonpäivät jokaiselle mallille
• Vuoron alkamis- ja päättymisaika
• Tauon kesto
• Sijainti

Järjestelmä jakaa työntekijät automaattisesti määritettyjen mallien mukaan.

Esimerkki: Toimisto toimii ma–pe 09:00–18:00. Luot yhden vuoromallin, ja järjestelmä kohdistaa sen kaikille työntekijöille valituille päiville.

Saatavuuden mukaan — työntekijöiden saatavuuden perusteella

Työntekijät ilmoittavat etukäteen saatavuutensa (Kun olen käytettävissä -osion kautta). Järjestelmä generoi vuorot automaattisesti kunkin työntekijän saatavuuden perusteella. Vaiheessa 3 (Vaihtotiedot) määritetään:

Esimerkki: Kahvila, jossa opiskelijabaristit merkitsevät milloin voivat työskennellä. Arkisin tarvitaan 3 henkilöä, viikonloppuisin 1. Järjestelmä muodostaa työvuorolistan saatavuuden ja tarpeen perusteella.

Advanced — edistynyt automaattinen

Monimutkaisille aikatauluille, joissa on useita vuoroja päivässä ja eri henkilöstötarpeita. Vaiheessa 3 (Vaihtotiedot):

Esimerkki: Puhelinpalvelukeskus aamuvuorolla (08:00–16:00, 10 operaattoria arkisin, 5 viikonloppuisin), iltavuorolla (16:00–00:00, 8 operaattoria) ja yövuorolla (00:00–08:00, 3 operaattoria). Järjestelmä jakaa työntekijät vuoroihin kunkin päivän kuormituksen mukaan.

Preset — kiertävät mallit

Syklisille aikatauluille. Vaiheessa 3 määritetään kiertomalli — järjestelmä vuorottelee automaattisesti työpäiviä ja vapaapäiviä annetun mallin mukaan.

Esimerkki: Vartiointiyritys, jossa työntekijät työskentelevät 2 päivää ja 2 vapaata (2/2), tai tehdas vuorokausi/kolme vapaata -aikataululla. Aseta malli kerran, ja järjestelmä toistaa sen koko työvuorolistan ajanjakson ajan.

Mikä on vuoromalli (Vaihtovuoromalli)

Vuoromalli on tallennettu parametrijoukko vuorojen nopeaan luomiseen. Sen sijaan, että syöttäisit ajan, tauon ja muut tiedot joka kerta käsin, valitset valmiin mallin — ja kaikki kentät täyttyvät automaattisesti.

Mallit luodaan Vaiheessa 3 (Vaihtotiedot) työvuorolistan ohjatun toiminnon aikana (tyypeille Basic, Saatavuuden mukaan, Advanced) tai myöhemmin — Schedule-sivulla.

Vuoromallin sisältö

Tauot vuoromallissa

Vuoromalli tukee kahta tapaa asettaa taukoja:

1. Yksinkertainen tauko (Tauko) — vain kesto minuutteina. Tauko ei ole sidottu tiettyyn aikaan.

2. Suunnitellut tauot (Aseta tauot) — tarkat tauot alkamisajalla ja parametreilla. Aktivoi Aseta tauot -valintaruutu vuoromallissa:

Napsauta Lisää tauko lisätäksesi taukoja malliin. Yhteen vuoroon voi asettaa useita taukoja (esim. aamukahvitauko ja lounastauko).

Työntekijämäärä viikonpäivittäin

Työvuorolistojen tyypeille Saatavuuden mukaan ja Edistynyt jokainen vuoromalli mahdollistaa Tarvittavien työntekijöiden määrä -asetuksen — vaadittu työntekijämäärä erikseen jokaiselle viikonpäivälle (ma–su). Käytä +/− -painikkeita asetukseen.

Tämä mahdollistaa esimerkiksi 5 henkilön asettamisen arkipäiville ja 2 viikonlopuille samalle vuoromallille.

Valintaruutu Määritä työpisteet päivän mukaan aktivoi erillisen työpaikkamäärän hallinnan päivittäin.

Missä malleja käytetään

Esimerkki

Ravintola luo kolme mallia: “Aamu” (07:00–15:00, suunniteltu tauko “Lounastauko” 30 min klo 12:00, palkallinen), “Päivä” (15:00–23:00, tauko 30 min), “Yö” (23:00–07:00, tauko 20 min). Arkisin tarvitaan 5 henkilöä aamuvuoroon, viikonloppuisin 3. Työvuorolistaa laatiessa esimies valitsee valmiin mallin — aika, tauot ja työntekijämäärä täyttyvät automaattisesti.

Vaihe 5: Rajoitusasetukset — Settings (vain Saatavuuden mukaan ja Advanced)

Tyypeille Saatavuuden mukaan ja Edistynyt ohjatun toiminnon lisävaihe Asetukset asettaa rajoitukset automaattiseen vuorojen jakoon:

Työaikakiintiöt:

Vuoro- ja leporajoitukset:

Mukautetut säännöt — + Add -painike mahdollistaa lisäsääntöjen lisäämisen automaattigenerointiin.

Nämä asetukset varmistavat, että automaattisesti luotu työvuorolista noudattaa työlainsäädäntöä ja yrityksen sisäisiä sääntöjä.

Kuormitussuunnittelija (vain Saatavuuden mukaan ja Advanced, vaatii Forecasting-moduulin)

Työvuorolistojen tyypeissä Saatavuuden mukaan ja Edistynyt, kun Ennustaminen-moduuli on aktivoitu, on saatavilla Lataa kysyntä -välilehti. Se mahdollistaa työntekijämäärän asettamisen jokaiselle tunnille jokaisena päivänä.

Tunti-työmäärän aikatauluttaja (tuntipohjainen kuormitussuunnittelija)

Visuaalinen kuormituseditori suoraan käyttöliittymässä:

Esimerkki: Toimisto toimii ma–pe 09:00–18:00. Arkisin jokaisena tuntina tarvitaan 1 työntekijä, la ja su — 0. Täytä ruudukko, ja järjestelmä laskee automaattisesti optimaalisen vuoromäärän.

Vaihe 6: Lisää työntekijät työvuorolistaan

Avaa Aikataulusivu (kalenterikuvake) → valitse projekti ja työvuoroListaaa → lisää työntekijöitä Toiminnot-valikon kautta.

Osa 3: Lisää ensimmäinen vuoro

Lisäämisen jälkeen napsauta Heinäku.kaise ja ilmoita työntekijöille — työntekijät saavat ilmoitukset työvuorolistasta.

Liittyvät artikkelit

• Vaiheittainen käyttöönotto-opas
• Ensimmäisten työntekijöiden lisääminen
• Palkanlaskennan asetukset
• Osastot ja projektit
• Tauot
• Ennustaminen
• Projektien hallinta
• Sijaintien hallinta

Usein kysytyt kysymykset

K: Kuinka Mata työvuoroListaaaa voi olla yhdessä projektissa?
V: Rajaton määrä.

K: TyövuoroListaaan enimmäiskesto?
V: Luomisen ja jatkamisen yhteydessä — enintään kolme kuukautta kerrallaan. Työvuorolistaa voi jatkaa rajattomasti.

K: Voiko työvuoroListaaan tyyppiä muuttaa luomisen jälkeen?
V: Ei. Toista tyyppiä varten luo uusi työvuorolista.

K: Työntekijät eivät näy aikatauluruudukossa.
V: Varmista, että työntekijät on lisätty sekä projektiin että työvuorolistaan.

K: Varoituskuvake ⚠️ työvuoroListaaan kohdalla.
V: Päivämääräväli on vanhentunut. Luo uusi työvuorolista tai jatka olemassa olevaa.

K: Miten lisätä työntekijöitä työvuoroListaaaan sen luomisen jälkeen?
V: Avaa Aikataulut → kynäkuvake työvuoroListaaan kohdalla → Lisää työntekijöitä -välilehti → valitse työntekijät → tallenna.

K: Miten jatkaa työvuoroListaaaa sen vanhennuttua?
V: Schedules → kynä → Vähennä/laajenna aikataulua -välilehti → valitse Laajenna aikataulua → ilmoita uusi päivämäärä → tallenna.

K: Mihin “Viikko control Tyyppi” vaikuttaa työvuoroListaaassa?
V: Määrittää, miten järjestelmä reagoi ylitöihin. Salli — ilman rajoituksia, Salli vahvistuksella — esimies vahvistaa ylityöt, Estää — kiintiön ylittävät vuorot merkitään punaisella pisteellä.

K: Miten luoda toinen projekti?
V: Siirry Moduulit-osioon → lisää projektien määrää moduulissa Osastot ja projektit → tallenna. Sen jälkeen + Luo projekti -painike aktivoituu.

K: Voiko vuoromallin nimetä uudelleen työvuoroListaaan luomisen jälkeen?
V: Kyllä. Napsauta vuoromallia aikatauluruudukossa → muokkauspainike — muuta nimi ja tallenna.

K: Miten valita “Esimääritys”-tyyppi 2/2-kierrolle?
V: Ohjatun toiminnon Vaiheessa 2 valitse Esimääritys, sitten aseta malli: 2 työpäivää, 2 vapaata.

K: Mitä tapahtuu, jos työvuoroListaaaa ei Heinäku.kaista?
V: Työntekijät eivät saa ilmoituksia eivätkä näe vuorojaan mobiilisovelluksessa. Julkaisu on pakollinen tiimin tiedottamiseksi.

K: Voiko esimiehen nimetä projektin luomisen yhteydessä?
V: Kyllä. Projektin asetuksissa on Esimiehet-kenttä — lisää tarvittavat käyttäjät Manager-roolilla.

K: Miten poistaa työvuoroListaaa?
V: Avaa työvuorolistan asetukset ja napsauta Poista. Kaikki työvuorolistan sisältämät vuorot poistetaan automaattisesti.

K: Miten lisätä suunnitellut tauot vuoromalliin?
V: Vuoromallissa aktivoi Aseta tauot -valintaruutu → ilmoita Otsikko, Kesto, Alkaminen ja Maksettu → napsauta Lisää tauko lisätaukojen lisäämiseksi. Jokainen tauko on sidottu tiettyyn aikaan.

K: Miten yksinkertainen tauko (Tauko) eroaa suunnitellusta (Aseta tauot)?
V: Yksinkertainen Break — vain kesto minuutteina, ilman aikasidonaisuutta. Aseta tauot — tarkat tauot nimellä, alkamisajalla, kestolla ja palkallisuuden valinnalla.

K: Voiko asettaa eri työntekijämäärän arkipäiville ja viikonlopuille?
V: Kyllä. Työvuorolistan tyypeissä Saatavuuden mukaan ja Edistynyt jokaiselle vuoromallille asetetaan Tarvittavien työntekijöiden määrä erikseen jokaiselle viikonpäivälle (ma–su).

K: Mikä on Tunti-työmäärän aikatauluttaja?
V: Visuaalinen kuormitussuunnittelija Lataa kysyntä -välilehdellä (vaatii Ennustaminen-moduulin). Mahdollistaa tarvittavan työntekijämäärän asettamisen jokaiselle tunnille jokaisena päivänä. Näiden tietojen perusteella järjestelmä laskee optimaalisen vuoromäärän.

K: Mistä löytyy kuormitussuunnittelija?
V: Aktivoi Ennustaminen-moduuli → ohjatun toiminnon tyypeissä Saatavuuden mukaan tai Edistynyt → Lataa kysyntä -välilehti → Tunti-työmäärän aikatauluttaja.

K: Mitä “Määritä työpisteet päivän mukaan” tarkoittaa vuoromallissa?
V: Valintaruutu mahdollistaa eri työpaikkamäärän asettamisen jokaiselle viikonpäivälle yhden vuoromallin sisällä. Saatavilla tyypeissä Saatavuuden mukaan ja Advanced.

K: Voiko yhteen vuoromalliin lisätä useita taukoja?
V: Kyllä. Napsauta Lisää tauko jokaiselle lisätauolle. Esimerkiksi kahvitauko 15 min klo 10:30 ja lounas 30 min klo 13:00.

K: Mitä tarkoittaa “Samaan aikaan tauolla 0–1” taukoasetuksissa?
V: Näyttää, kuinka monta työntekijää voi olla samalla tauolla samanaikaisesti. Järjestelmä valvoo, etteivät kaikki mene tauolle samaan aikaan.