Vaiheittainen opas Shiftonin käyttöönottoon

Tämä opas kuvaa Shifton-alustan oikean käyttöönottojärjestyksen rekisteröitymisestä täysipainoiseen käyttöön. Suorita vaiheet järjestyksessä — jokainen seuraava vaihe perustuu edelliseen.

Vaiheiden yleiskatsaus

Vaihe	Toimenpide	Missä määritetään
1	Yrityksen rekisteröinti	shifton.com → Rekisteröidy
2	Puhelinnumeron vahvistaminen ja kortin lisääminen	Profiilini → Phone / Company → Laskutus
3	Palkanlaskennan asetukset	Yritysasetukset → Palkka-asetukset
4	Moduulien aktivointi	Company menu → Moduulit
5	Moduulien asetukset	Company menu → Moduulit → Asetukset
6	Työntekijöiden lisääminen ja kutsuminen	Employees → + Lisää työntekijöitä
7	Projektin luominen	Projects → + Luo projekti
8	Työvuorolistan luominen	Schedules → + Lisää aikataulu
9	Aikataulusivun käyttö (Aikataulusivu)	Aikataulusivu → vuorojen lisääminen/muokkaaminen
10	Lisätoiminnot	Aktiviteetit, kartta, pyynnöt, raportit

Vaihe 1. Yrityksen rekisteröinti

Siirry osoitteeseen shifton.com ja napsauta Rekisteröidy tai Try Free.

Valitse tuote:

vuoroon Aikataulutus

mdash; vuorojen ja työvuorolistojen hallintaan

vuoroon Kenttäpalvelu

mdash; kenttäpalvelutiimeille ja tehtäville

Täytä lomake: yrityksen nimi, maa, toimiala, nimi, sähköposti, salasana, puhelinnumero.

Napsauta Rekisteröidy — pääset suoraan tilille.

Lomakkeen täyttänyt henkilö tulee yrityksen omistajaksi (Owner), jolla on täydet käyttöoikeudet kaikkiin asetuksiin.

Lisätietoja: Yrityksen rekisteröinti. Scheduling- ja Kenttäpalvelu -tiloista lisätietoja artikkelissa Toimintatilat.

Vaihe 2. Puhelinnumeron vahvistaminen ja kortin lisääminen

Ennen kuin voit kutsua työntekijöitä, sinun on suoritettava kolme pakollista toimenpidettä:

2.1 Puhelinnumeron vahvistaminen

Napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa → Profiilini.

Yleinen

välilehdellä etsi kenttä Puhelinnumero → napsauta vahvistuspyyntöä.

Syötä SMS-koodi → Vahvista.

2.2 Maksukortin lisääminen

Napsauta yrityksen nimeä → Laskutus.

Lisää maksukortti.

2.3 Tilauksen tekeminen

Laskutus

osiossa tee kuukausitilaus.

Ilman näitä vaiheita työntekijöiden kutsujen lähettäminen on mahdotonta.

Lisätietoja: Puhelinnumeron vahvistaminen. Maksutavoista ja tilauksesta — artikkeleissa Maksutavat ja Yrityksen saldo ja laskut.

Vaihe 3. Palkanlaskennan asetukset

Määritä palkka-asetukset ennen työvuorolistojen luomista — ne vaikuttavat palkkalaskentaan kaikissa tulevissa vuoroissa.

Napsauta yrityksen nimeä → Yritysasetukset → Palkka-asetukset.

Määritä tärkeimmät parametrit:

Parametri	Kuvaus
Valuutta	Laskennan valuutta (154 maailman valuuttaa)
Hinta-tila	Hinta per tunti — maksu jokaiselta työtunnilta. Hinta per vuoro — kiinteä maksu vuorolta
Päivittäinen / Viikoittain / Kuukausittain kiintiöt	Työaikakiintiöt, joiden jälkeen lasketaan ylityökorvaukset
Ylityö tasot	Ylityökorvaukset (esim. ensimmäiset 2 tuntia → 150 %, sen jälkeen → 200 %)
Yövuorokertoimet	Yövuoron kertoimet
Loma hinnat	Pyhäpäivien korvaukset
Maksuprioriteetti	Tehtävittäin — tuntihinta toimenkuvasta. Sijainnin mukaan — tuntihinta vuoron sijainnista

Lisätietoja: Palkanlaskennan asetukset. Tuntihintojen hierarkiasta lisätietoja artikkelissa Tuntihintojen hierarkia.

Vaihe 4. Moduulien aktivointi

Shifton käyttää modulaarista järjestelmää — aktivoi vain tarvitsemasi toiminnot.

Napsauta yrityksen nimeä → Moduulit.

Ota käyttöön tarvittavat moduulit kytkimellä.

Suositellut moduulit aloitukseen

Moduuli	Mihin tarvitaan	Hinta
Osastot ja projektit	Useita projekteja/osastoja (1 ilmainen)	1 $/kk lisäprojektilta
Palkanlaskenta	Palkanlaskenta ja raportit	0,50 $/työntekijä/kk
Vapaa-atammihakemukset	Vapaapäivä- ja lomapyynnöt	1 $/työntekijä/kk
OsalListauminen	Läsnäoloseuranta	1 $/työntekijä/kk
Tauot	Taukojen seuranta	0,50 $/työntekijä/kk

Kaikissa moduuleissa on 30 päivän ilmainen kokeilujakso (Työpaikan sijainnin valvonta — vain 10 päivää).

Lisätietoja: Moduulijärjestelmän yleiskatsaus

Vaihe 5. Moduulien asetukset

Moduulien aktivoinnin jälkeen määritä niiden asetukset.

Napsauta yrityksen nimeä → Moduulit → Asetukset-välilehti.

Määritä jokaisen aktivoidun moduulin asetukset.

Tärkeimmät asetukset

Moduuli	Mitä määritetään
Perus	Tuntimuoto, päivämäärämuoto, ilmoitusten kieli, SMS-ilmoitukset
Tauot	Taukotyypit (palkallinen/palkaton), kesto, rajat
OsalListauminen	Merkintätavat (painike / GPS / QR), automaattinen päättäminen, muistutukset
Poissaolopyyntö	Vapaatyypit (sairausloma, loma, pyhäpäivä), mukautetut tyypit
Loma	Lomapäivien automaattinen kertyminen, saldo, siirto
Työpaikan sijainnin valvonta	GPS-säde, tarkistus sisäänkirjauksen/uloskirjauksen yhteydessä
Hätävuorot	Kiireellisten vuorojen ilmoitukset
Aktiviteetti	Aktiviteettimallit, linkitys työvuorolistoihin

Lisätietoja: artikkelit osiossa Moduulit

Vaihe 6. Työntekijöiden lisääminen ja kutsuminen

Napsauta Työntekijät vasemmassa sivupalkissa.

Napsauta + Lisää työntekijöitä.

Täytä lomake:

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Etunimi	Kyllä	Etunimi
Sukunimi	Kyllä	Sukunimi
Puhelinnumero	Ei	Matkapuhelin maakoodilla
Sähköposti	Ei	Kutsun lähettämistä varten
Kuukausittainen tuntimäärä, %	Kyllä	100 % = kokoaikainen, 50 % = osa-aikainen
Valitse projekti	Ei	Liitä projektiin heti
Valitse aikataulu	Ei	Liitä työvuorolistaan heti
Sijainti	Ei	Toimenkuva
Lähetä kutsu	Ei	Lähetä kutsu sähköpostitse

Napsauta Lisää ja sulje tai Add (seuraavan työntekijän lisäämiseksi).

VaihtoehVastaanottaja: tuo työntekijät Excel/CSV-tiedostosta Tuo-painikkeella — lataa malli, täytä se ja lataa.

Lisätietoja: Työntekijöiden lisääminen

Vaihe 7. Projektin luominen

Projekti on säiliö, joka yhdistää työntekijät ja työvuorolistat (osasto, tiimi, toimipiste).

Ensimmäinen projekti luodaan automaattisesti rekisteröitymisen yhteydessä. Voit nimetä sen uudelleen ja muokata asetuksia.

Projektin asetukset

Avaa Projektit sivupalkissa.

Napsauta Muokkaa halutun projektin kohdalla.

Täytä kentät:

Kenttä	Kuvaus
Projektin nimi *	Projektin nimi (pakollinen)
väri	Väri visuaaliseen tunnistamiseen työvuorolistoissa ja raporteissa
Aikavyöhyke	Projektin aikavyöhyke. Voidaan muuttaa vain, jos projektissa ei vielä ole työvuorolistoja
Oletuspaikka	Sijainti, joka asetetaan automaattisesti vuoroihin työvuorolistan luomisen yhteydessä
Esimiehet	Projektin esimiehet — voivat luoda ja muokata työvuorolistoja
Työntekijät	Projektin työntekijät (monivalinta)
Tarkkailijat	Tarkkailijat — vain työvuorolistojen katselu, ei muokkausoikeutta
Peruspalkkataso	Perustuntihinta palkanlaskentaa varten

Määritä käyttöoikeudet: työvuorolistojen näkyvyys, vuorojen vaihto, avoimet vuorot, menneiden vuorojen muokkauksen esto.

Lisää tarvittaessa merkinnät (Merkit) — värilliset tunnisteet vuorojen luokittelua varten.

Napsauta Tallenna.

Tärkeää: Lisäprojektien luomiseen aktivoi moduuli Osastot ja projektit (1 $/kk lisäprojektilta).

Lisätietoja: Projektien hallinta. Moduulista useille projekteille — Osastot ja projektit.

Vaihe 8. Työvuorolistan luominen

Työvuorolista määrittää työaikasäännöt ja sisältää työntekijöiden vuorot.

Napsauta Aikataulut sivupalkissa → + Lisää aikataulu.

Täytä perustiedot: nimi, projekti, päivämäärät (enintään 3 kuukautta kerrallaan), perustuntihinta.

Valitse työvuoroListaaan tyyppi:

Tyyppi	Kuvaus	Esimerkki
Tyhjä	Täysin manuaalinen — vuorot lisätään käsin	Pieni toimisto, esimies sijoittaa vuorot itse
Perus	Kiinteät vuoromallit	Toimisto ma–pe 09:00–18:00
Saatavuuden mukaan	Työntekijöiden saatavuuden perusteella	Kahvila opiskelijatyöntekijöillä
Edistynyt	Useita vuorotyyppejä eri henkilöstötarpeilla	Puhelinpalvelukeskus aamu-, ilta- ja yövuoroilla
Esimääritys	Kiertävät mallit (2/2, 5/2 jne.)	Vartiointi, tehdas, ympärivuorokautinen toiminta

Määritä vuoromallit (aika, tauot, viikonpäivät).

Saatavuuden mukaan

ja Edistynyt -tyypeille — määritä rajoitukset (tuntikiintiöt, vähimmäislepo).

Lisää työntekijät työvuorolistaan.

Muista Heinäku.kaista työvuorolista (Heinäku.kaise ja ilmoita työntekijöille) — ilman julkaisua työntekijät eivät näe vuorojaan.

Lisätietoja: Työvuorolistan luominen

Vaihe 9. Aikataulusivun käyttö (Aikataulusivu)

Työvuorolistan luomisen jälkeen siirry aikataulusivulle vuorojen hallintaa varten.

Näkymätilat

Päivä / Viikko / Kuukausi

mdash; ajanjakson vaihto

Työntekijöiden mukaan / By Vuoropohjat

mdash; ryhmittely

Perustoiminnot

Vuoron lisääminen:

apsauta ⋮ työntekijän nimen vieressä → Lisää työntekijälle vuoro → aseta aika, tauko, sijainti

Vuoron muokkaaminen:

apsauta vuoroa ruudukossa → muuta parametreja → tallenna

Vuorojen kopiointi:

Actions → Kaksoiskappale Syötöt → määritä lähde- ja kohdeajanjakso

MasLaoiminnot:

Actions → Joukkosiirtojen toiminnot → valitse ajanjakso, työntekijät → Siirrä avoimeksi / Edit / Delete

Avoimet vuorot:

vuorot ilman nimettyä työntekijää, jotka voi ottaa itselleen

Suodattimet ja kerrokset

SuoTiedotikat:

työntekijöittäin, toimenkuvittain, sijainneittain, merkinnöittäin, vuorojen tilan mukaan

Kerrokset:

äytä/piilota vuorot, vapaapäivät, saatavuus, tauot, aktiviteetit

Vienti

Excel

(useita muotoja), PDF

Tuo bonuksia/vähennyksiä

mdash; lisien ja vähennysten tuonti

Lisätietoja: artikkelit osiossa Aikataulusivu ja vuorot

Vaihe 10. Lisätoiminnot

Peruskäyttöönoton jälkeen ota käyttöön lisätoimintoja tarpeen mukaan:

Aktiviteetit (Activity-moduuli)

Lisätehtävien suunnittelu vuorojen päälle — koulutukset, kokoukset, inventaariot. Luo aktiviteettimalleja ja kohdista ne työntekijöille.

GPS-kartta (Työpaikan sijainnin valvonta -moduuli)

Työntekijöiden sijainnin valvonta sisäänkirjauksen/uloskirjauksen yhteydessä. Määritä sallittu etäisyyssäde työkohteesta.

Työntekijöiden pyynnöt

Työntekijät voivat itsenäisesti sovelluksen tai verkkoversion kautta:
– Pyytää vapaapäiviä ja lomia (moduuli Vapaa-ajanhakemukset)
– Vaihtaa vuoroja (jos sallittu projektin asetuksissa)
– Ottaa avoimia vuoroja
– Luopua vuoroista

Raportit

11 raporttityyppiä: työtunnit, palkat, läsnäolo, vapaapäivät, ylityöt ja muut. Suodata ajanjakson, työntekijöiden ja projektien mukaan.

Läsnäoloseuranta (moduuli Attendance)

Työntekijöiden sisäänkirjaus/uloskirjaus — sovelluksen painikkeella, GPS-koordinaateilla tai QR-koodilla.

Tauot (moduuli Breaks)

Vuoron sisäisten taukojen seuranta — palkalliset ja palkattomat, määrä- ja kestorajoituksilla.

Liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

K: Voiko jonkin vaiheen ohittaa?
V: Vaiheet 1–2 ovat pakollisia. Vaiheita 3–5 suositellaan vahvasti ennen työvuorolistojen luomista, koska palkanlaskennan ja moduulien asetukset vaikuttavat laskelmiin. Vaiheet 6–8 ovat vähimmäisvaatimus työn aloittamiseksi.

K: Kuinka kauan täydellinen käyttöönotto kestää?
V: Peruskäyttöönotto (vaiheet 1–8) vie 15–30 minuuttia pienelle tiimille.

K: Onko palkan määrittäminen pakolListaaa ennen työvuoroListaaan luomista?
V: Sitä suositellaan vahvasti. Palkanlaskennan asetukset (valuutta, tuntihintatila, ylityöt) vaikuttavat kaikkiin tuleviin vuoroihin. Niitä voi muuttaa myöhemmin, mutta takautuvaa uudelleenlaskentaa ei tapahdu.

K: Voiko työntekijöitä lisätä ilman kutsua?
V: Kyllä. Lisää työntekijä ilman Lähetä kutsu -valintaruutua — hän näkyy järjestelmässä tilassa “Ei kutsuttu”. Kutsun voi lähettää myöhemmin.

K: Mitä jos en aktivoi yhtään moduulia?
V: Perustoiminnallisuus (työvuorolista, työntekijälista, hallintapaneeli) toimii ilman moduuleja. Moduulit lisäävät lisätoimintoja — palkanlaskenta, vapaapäivät, läsnäoloseuranta jne.

K: Oikea järjestys: ensin työntekijät vai ensin projekti?
V: Ensimmäinen projekti luodaan automaattisesti rekisteröitymisen yhteydessä. Suositellaan ensin projektin määrittämistä ja sitten työntekijöiden lisäämistä — lisäämisen yhteydessä heidät voi liittää suoraan projektiin ja työvuorolistaan.

K: Työntekijä on lisätty, mutta ei näe vuoroja — mitä tehdä?
V: Tarkista kolme vaihetta: 1) työntekijä on lisätty projektiin, 2) työntekijä on lisätty työvuoroListaaaan, 3) työvuorolista on Heinäku.kaistu. Kaikki kolme vaihetta ovat pakollisia.

K: Voiko asetuksia muuttaa myöhemmin?
V: Kyllä. Kaikkia asetuksia (paitsi työvuorolistan tyyppiä ja projektin aikavyöhykettä, jossa on työvuorolistoja) voi muuttaa milloin tahansa.

K: Miten tiedän, mitä moduuleja tarvitsen?
V: Aloita perustoiminnallisuudella. Aktivoi moduuleja tarpeen mukaan — jokaisessa on 30 päivän ilmainen kokeilujakso testaamista varten.

K: Pitääkö toimenkuvat (AseKarttaaikat) ja taidot (Taidot) luoda?
V: Ei pakollista. Toimenkuvat ovat hyödyllisiä eri tuntihinnoille ja suodatukselle. Taidot — työntekijöiden automaattiseen kohdistamiseen tiettyihin tehtäviin tai aktiviteetteihin.

K: Miten voi kutsua työntekijän ilman sähköpostia?
V: Ilmoita matkapuhelinnumero — kutsu lähetetään SMS-viestinä.

K: Mikä on “aktiivinen työntekijä” kustannuslaskennassa?
V: Työntekijä, jolla oli vähintään yksi vuoro laskutuskuukauden aikana. Passiivisista työntekijöistä ei veloiteta.

K: Onko työvuoroListaaan Heinäku.kaiseminen pakolListaaa?
V: Esimiehen kannalta — ei, vuorot näkyvät hallintapaneelissa. Mutta työntekijät näkevät vuoronsa sovelluksessa vasta julkaisun jälkeen.

K: Voiko järjestelmän määrittää usealle toimipisteelle?
V: Kyllä. Luo erillinen projekti jokaiselle toimipisteelle (moduuli Osastot ja projektit). Jokaisella projektilla on omat esimiehensä, työntekijänsä ja työvuorolistansa.

K: Miten määritetään kiertävä työvuoro (2/2, vuorokausi ja kolme vapaata)?
V: Työvuorolistan luomisen yhteydessä valitse tyyppi Esimääritys ja aseta kiertomalli — järjestelmä toistaa sen automaattisesti koko ajanjakson ajan.