Kaksi alapalkin osiota, joiden vuoksi sovellus useimmiten avataan: Pyynnöt (Requests) — mitä työntekijät pyytävät, Ilmoitukset (Notifications) — mitä on tapahtunut.
Vaiheittainen ohje
Pyyntöjen lista
Alapalkin kolmas kuvake. Näyttö on jaettu kahteen välilehteen: Uusi (New) — ne, jotka odottavat päätöstä, ja Arkisto (Archive) — jo käsitellyt. Ylhäällä Suodattimet (Filters), alhaalla oikealla luontipainike.
Kortista näkyy pyynnön tyyppi, työntekijän nimi, projekti, ajanjakso ja viimeisen muutoksen päivämäärä.
Pyyntökortti
Painallus avaa pyynnön, jossa on kaksi välilehteä.
Yksityiskohdat (Details) — tila, työntekijä, pyynnön tyyppi, ajanjakso Alkaen (From) — Asti (To), milloin luotu ja milloin muutettu. Alhaalla on kaksi painiketta: Vahvista (Confirm) — hyväksy, Peruuta (Cancel) — hylkää.
Keskustelu (Discussion) — pyyntöä koskeva viestittely. Täällä näkyy historia (Pyyntö luotu (Request created) päivämäärineen) ja kenttä Syötä viesti tähän (Enter message here) lähetyspainikkeineen. Työntekijältä voi kysyä tarkennuksia poistumatta hakemuksesta ja siirtymättä sähköpostiin.
Pyynnön luominen
Lisäyspainike avaa näkymän Luo pyyntö (Create request):
| Lohko | Kenttä | Kuvaus |
|---|---|---|
| Pyyntötyyppi (Request type) | Tyyppi (Type) | Tyyppi: sairausloma, loma, juhlapyhä tai oma tyyppisi |
| Palkallisuus | Onko poissaolo merkitty palkalliseksi | |
| Vapaan kestoaika (Time off duration) | Koko päivä vai osa päivästä | |
| Päivämäärä (Date) | Päivämäärä | |
| Aika (Time) | Kellonaika, jos on valittu osa päivästä | |
| Vaihtoehdot (Options) | Työntekijä (Employee) | Kenelle laaditaan. Esimies voi luoda pyynnön työntekijän puolesta |
| Siirrä vuorot avoimiin vuoroihin (Move shifts to Open Shifts) | Siirrä tämän ajanjakson vuorot avoimien listalle, jotta joku toinen voi ottaa ne |
Alhaalla Liitä tiedosto (Attach file) — pyyntöön liitetään asiakirja, esimerkiksi todistus. Lähetetään painikkeella Lähetä (Submit).
Ilmoitukset
Neljäs kuvake, kello. Punainen ympyrä näyttää lukemattomien määrän, yli yhdeksääkymmentäyhdeksää merkitään 99+.
Syötteessä on tapahtumat päivämäärineen ja kellonaikoineen: työntekijä ei tullut Shifton, saapui pyyntö, aikataulu muuttui. Ilmoitus kertoo tapahtuneesta; päätös tehdään pyyntöjen osiossa.
Se, mitä ilmoituksia tulee ja minne, säädetään kohdassa Profiilini → Ilmoitukset. Samassa paikassa, ryhmässä TELEGRAM, on botin tunnus — Telegram-ilmoitukset kytketään suoraan sovelluksesta.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Työntekijä ei voi lähettää pyyntöä | Tarvittava tyyppi on kielletty aikataulun asetuksissa | Kytke lupa päälle: Aikataulut → aikataulu → Perustiedot |
| Poissaolevan työntekijän vuoroja ei ole kenenkään otettavaksi | Pyyntöä luotaessa vuorojen siirtoa ei kytketty | Kytke Siirrä vuorot avoimiin vuoroihin — vuorot menevät avoimien listalle |
| Pyyntö katosi listalta | Se on käsitelty | Etsi välilehdeltä Arkisto |
| Epäselvää, miksi työntekijä pyytää vapaata | Tarkennuksia ei ole tarpeeksi | Kysy suoraan pyynnössä, välilehti Keskustelu |
| Sairauslomaan tarvitaan todistus | Tiedostoa ei ole liitetty | Työntekijä liittää asiakirjan painikkeella Liitä tiedosto pyyntöä luodessaan |
| Ilmoituksia ei tule | Tarvittavat tyypit on kytketty pois | Profiilini → Ilmoitukset |
| Tekstiviestejä ei tule | Moduulin kytkeminen ei riitä | Tarvitaan neljä ehtoa yhtä aikaa: moduuli on päällä, tekstiviestit ovat sallittuja yrityksen asetuksissa, työntekijällä on numero, yrityksen saldoa on lisätty |
| Takautuvaa pyyntöä ei voi luoda | Näin on tarkoitettu | Avointa vuoroa, vaihtoa ja siirtoa ei voi pyytää takautuvasti |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miten ilmoitus eroaa pyynnöstä? Vastaus: Ilmoitus kertoo tapahtumasta, pyyntö vaatii päätöksen. Hyväksyminen ja hylkääminen tehdään pyyntökortissa painikkeilla Vahvista ja Peruuta.
Kysymys: Voiko työntekijän kanssa viestiä pyynnöstä? Vastaus: Kyllä, välilehti Keskustelu pyynnön sisällä. Siellä näkyy myös muutoshistoria.
Kysymys: Voiko todistuksen liittää? Vastaus: Kyllä, painikkeella Liitä tiedosto pyyntöä luotaessa.
Kysymys: Mitä tekee Siirrä vuorot avoimiin vuoroihin (Move shifts to Open Shifts)? Vastaus: Siirtää työntekijän tämän ajanjakson vuorot avoimien listalle, jotta kollegat voivat ottaa ne.
Kysymys: Voiko esimies luoda pyynnön työntekijän puolesta? Vastaus: Kyllä, lohkossa Vaihtoehdot valitaan, kenelle pyyntö laaditaan.
Kysymys: Kuka hyväksyy pyynnöt? Vastaus: Projektipäällikkö, järjestelmänvalvoja tai omistaja.
Kysymys: Mistä käsitellyt pyynnöt näkee? Vastaus: Välilehdeltä Arkisto.