Alapalkin toinen kuvake on vuorojen kalenteri. Älä sekoita sitä valikon osioon Aikataulut (Schedules): siellä aikatauluja luodaan ja määritetään, täällä taas katsotaan, kuka työskentelee ja milloin, ja muokataan yksittäisiä vuoroja.
Tämän näytön painikevalikoima riippuu roolista: omistaja ja ylläpitäjä näkevät ylälaidassa neljä painiketta, työntekijä kaksi. Tämä mainitaan jatkossa kohta kohdalta.
Vaiheittainen ohje
Miten näyttö on rakennettu
Ylhäällä on kolme näyttötilaa. Ne muuttavat listan lisäksi myös päivien laskurit:
| Tila | Mitä näyttää |
|---|---|
| Omat vuoroni (My shifts) | Vain omat vuorosi |
| Avoimet vuorot (Open Shifts) | Avoimet vuorot, jotka voi ottaa |
| Kaikki vuorot (All shifts) | Koko tiimin vuorot |
Alempana ovat kuukausi ja viikkopalkki päivämäärineen. Päivämäärien alla on värillisiä pisteitä – yksi jokaista sen päivän tapahtumaa kohti, ja väri tulee aikataulusta. Siirtyminen tapahtuu painikkeilla Edellinen viikko (Previous week) ja Ensi viikko (Next week).
Viikkopalkki laajenee kuukauden kalenteriksi sen alla olevalla painikkeella Laajenna kalenteri (Expand calendar). Laajennetussa muodossa selaaminen tapahtuu kuukausittain: painikkeiksi tulevat Edellinen kuukausi (Previous month) ja Ensi kuussa (Next month). Supistaminen tapahtuu painikkeella Supista kalenteri (Collapse calendar).
Laskurit jokaisen päivän kohdalla
Päivän otsikossa oikealla on kolme kuvaketta lukuineen. Niillä ei ole tekstiselitettä, joten opettele ne kuvakkeista:
| Kuvake | Mitä laskee |
|---|---|
| Kaksi ihmistä | Kuinka monta työntekijää on töissä kyseisenä päivänä |
| Kalenteri | Kuinka monta vuoroa |
| Kuppi | Kuinka monta taukoa |
Ne laskevat valitun tilan mukaan: tilassa Omat vuoroni päivällä, jolla on yksi oma vuorosi, näkyy 1 1 0, ja tilassa Kaikki vuorot sama päivä näyttää koko tiimin – esimerkiksi 27 27 0.
Taukojen laskuri koskee taukoja erillisinä merkintöinä, ei Shifton sisältyvää kestoa. Siksi vuorossa voi lukea 30 min, mutta laskurissa on nolla: kukaan ei siis ole lisännyt Shifton taukoja.
Jos kyseiselle päivälle ei ole mitään, korttien sijasta lukee Tälle päivälle ei ole suunniteltu tapahtumia (No Events Planned Today).
Vuoron kortti listassa
Kortissa ovat työntekijän nimi, aika, tauon kesto, mallin nimi ja tilamerkinnät – Poissaolo (Absence), Aloitettu (Started), Valmis (Finished). Vasemmalla on värillinen palkki, se on aikataulun väri.
Omina kortteinaan näytetään poissaolot – esimerkiksi Sairauspäivä (Sick day) ajanjaksoineen – ja tauot: tauon kortissa ovat vain työntekijän nimi ja aika, esimerkiksi 19:00 — 19:30.
Mitä vuoroa painettaessa avautuu
Kortin painaminen avaa Vuoron tiedot (Shift details), jossa on kaksi välilehteä: Tiedot (Info) ja Bonukset/Rangaistukset/Ennakot (Bonuses/Penalties/Advances).
Jos viikolle kertyy ylityötä, ylhäälle ilmestyy oranssi lohko Ylityö (Overtime), jossa on teksti Huomio, ylityö! (Attention, overtime!) sekä rivit Yhteensä (Tuntia) (Total (Hrs)) ja Ylitunnit (t) (Overtime (hrs)) plusmerkillä.
Alempana ovat vuoron päivämäärä ja aika, sitten lohko Tiedot: yritys, projekti, aikataulu ja työntekijä – työntekijän kohdalla suluissa on hänen numeronsa.
Lohko Yksityiskohdat (Details) sisältää sen, mitä omaan tulevaan Shifton voi vaihtaa: Sijainti (Location) ja Merkit (Marks), ja niiden alla Tallenna (Save).
Aivan alalaidassa on lohko Tauot (Breaks). Kun niitä ei vielä ole, siinä lukee Ei taukoja (No breaks), ja oikealla on painike Lisää tauko (Add break).
Miten Shifton lisätään tauko
Lisää tauko avaa lomakkeen, jossa on viisi kenttää:
| Kenttä | Mitä määrittää |
|---|---|
| Nimi (Name) | Tauon nimi, esimerkiksi ”Lounas” |
| Aika alkaen (Time from) | Alku. Oletukseksi tulee vuoron sisäinen aika |
| Aika aloittaa (Time to) | Loppu |
| Maksettu (Paid) | Lasketaanko tauko maksetuksi |
| Kommentti (Comment) | Selite, ei pakollinen |
Alhaalla on Lisää (Add). Sen jälkeen tauko asettuu kortin lohkoon Tauot, näkyy omana korttinaan päivän listassa ja kasvattaa kuppilaskuria yhdellä.
Shifton liittyvät toiminnot
Kortin oikeassa ylälaidassa olevat kolme pistettä ovat Muita toimintoja (More actions). Se avaa alhaalta paneelin Valitse toiminto (Select action), jossa on viisi kohtaa:
| Toiminto | Mitä tekee |
|---|---|
| Siirrä avoimiin vuoroihin (Move to Open Shifts) | Antaa vuoron yhteiseen listaan |
| Vuoronvaihtopyyntö (Shift Swap Request) | Vaihtaa vuoron kollegan kanssa |
| Vuoron muokkauspyyntö (Shift edit request) | Pyytää toista aikaa |
| Vuoron peruutuspyyntö (Shift drop request) | Siirtää vuoron toiselle |
| Pyyntö jakaa vuoro (Request to split a shift) | Jakaa vuoron osiin |
Mitä kukin niistä tarkalleen tekee ja miten hyväksyntä kulkee – artikkelissa ”Mobiilisovellus työntekijälle”.
Paneeli ei avaudu aina: jos kyseiselle vuorolle ei ole toimintoja, painallus ei näytä mitään eikä anna mitään ilmoitusta. Syyt ovat alla olevassa taulukossa.
Ylälaidan painikkeet
| Painike | Kuka näkee | Mitä tekee |
|---|---|---|
| Päivitä (Update) | Kaikki | Päivittää tiedot odottamatta automaattista latausta |
| Suodattimet (Filters) | Kaikki | Vuorojen rajaus. Kuvakkeessa oleva luku kertoo, kuinka monta arvoa on valittu; yli yhdeksän näytetään muodossa 9+ |
| Viedä (Export) | Omistaja, ylläpitäjä | Aikataulun vienti tiedostona |
| Lisää (More) | Omistaja, ylläpitäjä | Aikatauluun liittyvät lisätoiminnot |
Alhaalla oikealla on plusmerkkinen painike – Lisää vuoro (Add Shift) suoraan kalenterista.
Mitä painikkeen ”Lisää” sisällä on
Ylälaidan kolme pistettä avaavat paneelin Aikataulu (Schedule), jossa on yksitoista kohtaa. Tämä on esihenkilön tärkein työvalikko: täältä muokataan montaa vuoroa kerralla, kopioidaan aikataulua sekä lisätään malleja, lomapäiviä ja ihmisiä.
| Kohta | Mitä tekee |
|---|---|
| Toiminnot useille vuoroille (Bulk Shift Actions) | Yksi toiminto kerralla kaikille rajaukseen osuneille vuoroille |
| Kopioi vuorot (Duplicate Shifts) | Kopioi aikataulujakson eteenpäin |
| Lisää uusi työntekijä (Add a new employee) | Uuden työntekijän lomake |
| Lisää uusi malli (Add a new template) | Uusi vuoromalli aikatauluun |
| Lisää vuoroja mallin mukaan (Add shifts by template) | Asettaa vuorot valmiin mallin mukaan koko jaksolle |
| Lisää loma (Add a holiday) | Lomapäivä sääntöineen ja korotetulla palkalla |
| Näytä / Piilota (Show / Hide) | Lajittelu, nimen muoto ja aikavyöhyke ruudukossa |
| Hätäilmoitukset (Emergency notifications) | Kutsuu täyttämään avoimia vuoroja ne, joilla ei ole vuoroja kyseisellä jaksolla |
| Jaa vuorot käytettävissä olevien listalta (Distribute shifts from Free Board) | Jakaa avoimet vuorot työntekijöille |
| Julkaise ja ilmoita työntekijöille (Publish & notify employees) | Julkaisee julkaisemattomat vuorot ja ilmoittaa ihmisille |
| Tyhjennä käytettävissä olevien lista (Clear the list of available) | Poistaa kaikki avoimet vuorot |
Toiminnot useille vuoroille
Näyttö koostuu kolmesta lohkosta: ensin määrität, mitkä vuorot otetaan, sitten mitä niille tehdään.
| Lohko | Kenttä | Mitä määrittää |
|---|---|---|
| Ajanjakso (Period) | Ajanjakso / Tietyt päivät (Period / Specific days) | Yhtenäinen jakso tai erilliset päivämäärät |
| Alkaen ja Asti (From, To) | Jakson rajat | |
| Valintaruudut ma–su | Mitkä viikonpäivät jakson sisällä otetaan huomioon | |
| Suodatin (Filter) | Valitse vuoromallit (Select shift templates) | Vain näiden mallien vuorot |
| Valitse työntekijät (Select employees) | Vain näiden ihmisten vuorot | |
| Ei avoimia vuoroja / Avoimet vuorot / Vain avoimet vuorot (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Miten avoimien vuorojen kanssa toimitaan | |
| Toiminto (Action) | Yhdeksän toimintoa, katso alta | Mitä rajatuille vuoroille tehdään |
Yhdeksän toimintoa:
| Toiminto | Mitä tekee |
|---|---|
| Lisää merkintä (Add a mark) | Asettaa merkinnän kaikkiin rajattuihin vuoroihin |
| Poista merkintä (Remove a mark) | Poistaa merkinnän |
| Määritä sijainti (Set location) | Asettaa sijainnin |
| Poista sijainti (Delete location) | Poistaa sijainnin |
| Lisää bonus (Add bonus) | Myöntää bonuksen näistä vuoroista |
| Laske palkka uudelleen (Recalculate salary) | Laskee palkan uudelleen |
| Lisää/poista muistiinpanoja (Add/delete notes) | Asettaa tai poistaa muistiinpanoja |
| Siirrä avoimeksi (Move to Open) | Siirtää vuorot avoimien listaan |
| Poista (Delete) | Poistaa vuorot |
Mitään ei tapahdu heti: sovellus näyttää ensin, mikä osui rajaukseen. Toiminnon valinnan jälkeen ilmestyy ikkuna, jossa on ohje Napsauta ”Käytä” nähdäksesi vaikuttaneet vuorot (Click Apply to view the affected shifts), ja painikkeen Käytä jälkeen näkyy, kuinka moneen Shifton toiminto vaikuttaa – esimerkiksi Poistetaan 2 (Will be deleted 2). Vain seuraava painallus suorittaa toiminnon, ja tulee ilmoitus Tallennettu, toiminto suoritettu (Saved, Action completed).
Tarkista tämä luku ennen painallusta: se on juuri se varmistus siitä, ettei rajaus vahingossa poimi ylimääräisiä vuoroja.
Kopioi vuorot
Kopiointi siirtää jo laaditun jakson eteenpäin – yleensä näin viikko venytetään kuukaudeksi.
| Lohko | Mitä määrittää |
|---|---|
| Valitse jakso, joka on monistettava (Select the period that needs to be duplicated) | Mitä kopioidaan: Päivämäärä alkaen ja Päivämäärä asti |
| Lisää kopioidut vuorot alkaen (Add duplicated shifts starting from) | Mihin liitetään: päivämäärä ja Toistojen lukumäärä (Number of repetitions) |
| Työntekijät (Employees) | Kenen vuoroja kopioidaan |
| Valitse työvuorojen liittämisvaihtoehto (Select a paste shifts option) | Sisennetty (Indented) tai Rivissä (In a row) – toimii, jos toistoja on enemmän kuin yksi |
| Lisäasetukset (Additional options) | Kopioi merkit, Kopioi tauot, Kopioi sijainnit, Kopioi muistiinpanot, Kopioi avoimet vuorot |
| Mitä tehdä vuorokonfliktien kanssa? (What to do with shift conflicts?) | Salli ristiriidat (Allow conflicts), Vältä ristiriitoja (Avoid conflicts) tai Korvaa ristiriidat (Overwrite conflicts) |
Alhaalla on vihreä painike Kopioi (Duplicate).
Ristiriitoja koskeva lohko on tärkein: se ratkaisee, mitä tapahtuu, jos näille päiville on jo asetettu vuoroja. ”Salli” jättää molemmat, ”Vältä” ohittaa varatut päivät, ”Korvaa” korvaa olemassa olevat.
Lisää uusi malli
Malli on vuoron pohja, jonka mukaan päivät myöhemmin täytetään.
| Lohko | Kenttä |
|---|---|
| Aikataulu (Schedule) | Missä aikataulussa luodaan |
| Perustiedot (Basic information) | Vuoron nimi (Shift name) ja väri |
| Työvuoron ajanjakso (Shift period) | Alkamis- ja päättymisaika. Kenttien alla sovellus laskee itse keston ja merkitsee, minkä projektin aikavyöhykkeen mukaan |
| Tauko (Break) | Tauon kesto ja kytkin Aseta tauot (Set up breaks) tarkempaan määrittelyyn |
| Sijainti (Location) | Missä vuoro tehdään |
| Merkit (Marks) | Merkinnät, jotka tämän mallin vuorot saavat |
| Tarvittavien työntekijöiden määrä (Number of staff required) | Kuinka monta ihmistä Shifton tarvitaan, ja kytkin Määritä työpisteet päivän mukaan (Set workplaces by day) – eri lukumäärä eri päiville |
Alhaalla on Tallenna (Save).
Lisää vuoroja mallin mukaan
Mallin kääntöpuoli: sen asettaminen kalenteriin.
| Lohko | Mitä määrittää |
|---|---|
| Aikataulu ja malli (Schedule and template) | Aikataulu ja malli, jonka mukaan vuorot asetetaan |
| Työntekijät (Employees) | Kenelle asetetaan |
| Ajanjakso (Period) | Ajanjakso tai Tietyt päivät, rajat ja viikonpäivien valintaruudut |
| Asetukset (Settings) | Sijainti ja Merkit luotaville vuoroille |
| Huomautus (Note) | Yhteinen muistiinpano |
Alhaalla on vihreä Käytä (Apply).
Lisää loma
| Lohko | Mitä määrittää |
|---|---|
| Yksityiskohdat (Details) | Loman otsikko (Holiday title), kuvaus ja väri |
| Valitse ajanjakso (Choose period) | Alkamispäivä ja -aika, päättymispäivä ja -aika – oletuksena klo 00:00–23:59 |
| Asetukset (Settings) | Neljä kytkintä ja maksuprosentti |
Loman neljä kytkintä:
| Kytkin | Mitä tekee |
|---|---|
| Salli vuoron lisääminen tälle ajanjaksolle (Allow shift addition on this period) | Päällä oletuksena: lomapäivälle voi asettaa vuoroja |
| Estä vapaapyyntöjä (Block time-off requests) | Kieltää vapaan pyytämisen näille päiville |
| Harkitse työpäivää pyytäessäsi lomaa (Consider working day when requesting vacation) | Lomapäivä lasketaan mukaan lomapäivien määrään |
| Ilmoita kaikille työntekijöille (Notify all employees) | Lähettää ilmoituksen lomasta |
Alempana on kenttä % peruspalkasta pyhäpäivätyötä varten (% from the basic pay rate for work on a holiday) – oletuksena 100. Juuri tässä määritetään korotettu palkka.
Näytä / Piilota
Nimestä huolimatta kyse on ruudukon näkymän asetuksista – kolme lohkoa ja Tallenna:
| Lohko | Vaihtoehdot |
|---|---|
| Lajittele mukaan (Sort by) | Aika (Time), Lajittele nimen mukaan (Sort by name), Lajittele tehtävän mukaan (Sort by position) |
| Nimen näyttömuoto (Name display format) | Sukunimi-etunimi-muoto tai Etunimi-sukunimi-muoto (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Aikavyöhyke (Time zone) | Työntekijän aikavyöhyke (Employee time zone) tai Projektin aikavyöhyke (Project time zone) |
Aikavyöhyke ratkaisee tässä, kenen ajassa näet vuorot – tämä on tärkeää, jos tiimi on eri maissa.
Hätäilmoitukset
Tämä on tapa täyttää aukko aikataulussa nopeasti. Lähetys menee niille työntekijöille, joilla ei ole vuoroja valitulla jaksolla – eli niille, jotka voivat tulla töihin. Tarkoitus on kutsua heitä ottamaan avoimia vuoroja, ei ilmoittaa asiasta jo varatuille.
Lomake on lyhyt: Ajanjakso (Period) päivämäärillä alkaen ja asti, kenttä Viestiteksti (Message text) ja painike Lähetä ilmoitus (Send notification). Tekstiin yleensä kirjoitetaan, mitkä vuorot ovat jääneet täyttämättä.
Jaa vuorot käytettävissä olevien listalta
Näytön nimi on Jaa vapaat vuorot (Distribute free shifts): valitset aikataulut ja jakson – Valitse aikataulut (Select schedules), Alkaen ja Asti – ja painat Jaa (Distribute). Järjestelmä jakaa avoimet vuorot työntekijöille itse. Vieressä on Peruuta (Cancel).
Julkaise ja ilmoita työntekijöille
Kohdan nimessä on luku – se on niiden vuorojen määrä, jotka on luotu mutta joita ei ole vielä julkaistu. Poista tai julkaise vuoroja, ja luku muuttuu. Painallus julkaisee ne ja lähettää ilmoitukset, joten älä avaa kohtaa ”vain katsomaan”.
Tyhjennä käytettävissä olevien lista
Ainoa kohta, joka on merkitty punaisella. Se poistaa avoimet vuorot – ne, jotka ovat yhteisessä listassa eikä kukaan ole vielä ottanut niitä. Toiminto vaikuttaa koko yrityksen tietoihin, joten käytä sitä vain silloin, kun lista pitää nollata kokonaan.
Lisää uusi työntekijä
Sama näyttö Lisää työntekijä (Add employee) kuin osiossa Yrityksen työntekijät: Henkilötiedot (Personal information) – etunimi, sukunimi, puhelin ja sähköposti, Työasetukset (Work settings) – Henkilönumero (Personnel Number), kuukausittainen tuntinormi prosentteina ja tehtävä. Tarkemmin, yhdessä kutsun ja oikeuksien kanssa, artikkelissa ”Yrityksen työntekijät mobiilisovelluksessa”.
Suodattimet
Suodatinnäyttö koostuu neljästä rivistä ja käyttöönottopainikkeesta. Kaksi ensimmäistä määrittävät, kenen aikataulua katsotaan, kaksi seuraavaa avaavat omat näyttönsä – niihin johtaa oikealla oleva nuoli, ja rivillä itsessään on merkintä nykyisestä tilasta.
| Rivi | Mitä määrittää |
|---|---|
| Projekti (Project) | Projekti, jonka vuorot näytetään |
| Aikataulut (Schedules) | Tietyt aikataulut projektin sisällä |
| Suodattimet (Filters) | Seitsemän rajausta ihmisten ja vuorojen mukaan |
| Asetukset (Settings) | Mitä tapahtumista näytetään ruudukossa |
Alhaalla on Käytä suodattimia (Apply filters) – ennen sen painamista rajaus ei tule voimaan.
Aikataulut ei ole tavallinen lista vaan puu: jokainen aikataulu laajenee, ja sen sisällä näkyvät sen vuoromallit, myös Mukautettu vuoro (Custom shift). Valita voi sekä koko aikataulun että yksittäisiä malleja. Ylhäällä ovat Tyhjennä kaikki (Clear all) ja Valitse kaikki (Select all), alhaalla Käytä (Apply).
Rivi ”Suodattimet”: seitsemän rajausta
| Rajaus | Mitä määrittää |
|---|---|
| Valitse yksittäiset työntekijät (Select individual employees) | Ihmisten rajaus – rivi Työntekijät (Employees) |
| Valitse tehtävä (Select a position) | Rajaus tehtävän mukaan – rivi Tehtävä (Position) |
| Valitse työntekijän merkit (Select employee marks) | Ihmisiin liitetyt merkinnät |
| Valitse aikataulu (Choose a schedule) | Rajaus aikataulun mukaan |
| Valitse sijainnit (Select locations) | Rajaus sijaintien mukaan |
| Valitse vuoromerkinnät (Select shift marks) | Vuoroihin liitetyt merkinnät |
| Valitse vuoron tila (Select shift status) | Vuoron tila |
Tiloja on viisi: Myöhässä (Late), Lähdetty aikaisin (Early left), Poissaolo (Absence), Aloitettu (Started), Valmis (Finished).
Kaikki seitsemän avautuvat samalla tavalla: ylhäällä Etsi (Search), sen alla Valittu (Selected) lukuineen, vieressä Tyhjennä kaikki ja Valitse kaikki, alempana lista valintaruuduilla ja painike Käytä. Itse rajausnäytön alalaidassa ovat Tyhjennä (Clear) ja Tallenna (Save).
Rivi ”Asetukset”: mitä ruudukossa näytetään
Tässä on kuusi kytkintä – tapahtumatyypeittäin – ja seitsemäs, yhteinen:
| Kytkin | Mitä näyttää |
|---|---|
| Piilota kaikki (Hide all) | Yhteinen: sammuttaa ja palauttaa kaikki kuusi kerralla |
| Vuorot (shifts) | Vuorot itse |
| Vapaapäivä (Time-off) | Vapaat ja poissaolot |
| Lomat (Holidays) | Lomapäivät |
| Tauot (Breaks) | Tauot omina kortteinaan |
| Saatavuus (Availability) | Käytettävyysmerkinnät |
| Toiminta (Activity) | Vuorojen sisäiset toiminnot |
Rivillä Asetukset näkyvä luku on käytössä olevien tyyppien määrä: kun kaikki ovat päällä, siinä on 6, ja kun sammutat yhden, siitä tulee 5. Alhaalla on Tallenna (Save).
Miten vuoro lisätään kalenterista
Plusmerkkinen painike avaa Lisää vuoro (Add Shift). Lomake koostuu kahdesta lohkosta:
| Lohko | Kenttä | Mitä määrittää |
|---|---|---|
| Aikataulu ja malli (Schedule & Template) | Aikataulu (Schedule) | Valitsimessa ovat vain valittuna päivänä voimassa olevat aikataulut. Vanhentuneita ei listassa ole |
| Malli (Template) | Mukautettu vuoro (Custom shift) tai aikataulun valmis malli | |
| Työvuoron ajanjakso (Shift period) | Päivämäärä (Date) | Vuoron päivä |
| Aika alkaen (Time from) | Alku. Valitaan pyöreältä kellotaululta, ja numerosyöttöön voi vaihtaa | |
| Aika aloittaa (Time to) | Loppu | |
| Tauko (Break) | Tauon kesto minuutteina |
Lomakkeessa ei ole työntekijäkenttää: vuoro kirjataan sinulle. Mitä seuraavaksi tapahtuu, riippuu roolista. Omistajalla ja ylläpitäjällä vuoro ilmestyy aikatauluun heti. Työntekijältä lähtee pyyntö, ja sovellus vastaa: Pyyntösi vuoron luomisesta on hyväksytty, ja esimies käsittelee sen pian (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Poikkeuksena ovat aikataulut, joissa itsepalvelu ilman esihenkilön vahvistusta on päällä: niissä työntekijän vuoro asettuu heti.
Päällekkäisyyksiä sovellus ei päästä läpi. Jos sinulla on jo vuoro kyseiseen aikaan, tallennus peruuntuu tekstillä Toiminto peruttiin, koska se menee päällekkäin toisen vuoron kanssa (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Hyväksyntään lähtenyt pyyntö näkyy osiossa Pyynnöt (Requests) nimellä Pyyntö luoda vuoro (Request to create a shift). Sen avattuaan voi painaa Peruuta pyyntö (Cancel request) – tällöin avautuu paneeli Hylkää pyyntö (Decline request), jossa on pakollinen kenttä Kieltäytymisen syy (Reason of decline) ja painike Lähetä (Submit).
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Näkyvissä ovat vain omat vuorot | Valittuna on tila Omat vuoroni | Vaihda tilaan Kaikki vuorot. Jos vaihtajaa ei ole, aikataulun asetuksissa on pois päältä ”Salli työntekijöiden nähdä kaikki vuorot” |
| Kollegoiden vuorot eivät ilmesty edes tilassa Kaikki vuorot | Kielto aikataulun tai projektin tasolla | Tarkista Salli työntekijöiden nähdä kaikki vuorot aikataulussa ja Salli työntekijöiden nähdä kaikki aikataulut projektissa projektissa |
| Ruudukko on tyhjä | Suodatin on päällä | Katso suodatinkuvakkeen luku ja nollaa rajaus painikkeella Tyhjennä |
| Päivä on tyhjä, mutta laskuri näyttää vuoron | Laskurit laskevat tilan mukaan, ja rajaus piilottaa kortit | Nollaa suodattimet ja tarkista kytkimet kohdassa Asetukset |
| Tauot, vapaat tai lomat ovat kadonneet | Ne on sammutettu kohdassa Asetukset | Avaa Suodattimet → Asetukset ja kytke tarvittavat päälle. Rivillä oleva luku kertoo, kuinka monta tyyppiä on käytössä |
| Vuorossa lukee 30 min, mutta taukojen laskurissa on nolla | Nämä ovat eri asioita: kortissa on mallista tuleva kesto, laskurissa lisätyt tauot | Tauko lisätään vuoron kortissa painikkeella Lisää tauko |
| Vuoron kortin kolme pistettä ei avaa mitään | Kyseiselle vuorolle ei ole toimintoja: vuoro on jo alkanut tai alkaa pian, tai itsepalvelu on aikataulussa pois päältä | Tarkista aikataulun asetukset ja ota vuoro, johon on vielä aikaa |
| Ylälaidassa ei ole painikkeita Viedä eikä Lisää | Olet kirjautunut sisään työntekijänä | Nämä painikkeet näkevät omistaja ja ylläpitäjä |
| Vuoro ei tallennu | Päällekkäisyys toisen vuoron kanssa | Muuta aikaa tai päivämäärää – päällekkäisyyksiä ei sallita |
| Vuoro ei ilmestynyt tallennuksen jälkeen | Se lähti pyyntönä hyväksyntään | Odota esihenkilön päätöstä. Pyyntö näkyy osiossa Pyynnöt |
| Verkkoversiossa tehdyt muutokset eivät näy | Tiedot on ladattu aiemmin | Paina Päivitä |
| Aikatauluvalitsimessa ei ole tarvittavaa aikataulua | Aikataulu ei ole voimassa valittuna päivänä | Pidennä aikataulua ensin verkkoversiossa tai osiossa Aikataulut |
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Kysymys: Miten tämä näyttö eroaa valikon ”Aikatauluista”? Vastaus: Täällä katsotaan vuoroja ja muokataan yksittäisiä vuoroja, siellä aikatauluja luodaan ja määritetään.
Kysymys: Mitä ovat avoimet vuorot (Open Shifts)? Vastaus: Vuoroja, jotka on annettu yhteiseen listaan. Kuka tahansa, jolle se on asetuksissa sallittu, voi ottaa ne.
Kysymys: Mitä päivämäärän vieressä olevat kolme lukukuvaketta tarkoittavat? Vastaus: Kuinka monta työntekijää on töissä kyseisenä päivänä, kuinka monta vuoroa ja kuinka monta taukoa. Ne laskevat valitun näyttötilan mukaan.
Kysymys: Voiko kuukauden katsoa kokonaan? Vastaus: Kyllä, painikkeella Laajenna kalenteri viikkopalkin alla. Selaaminen tapahtuu silloin kuukausittain.
Kysymys: Voiko vuoron lisätä suoraan täältä? Vastaus: Kyllä, plusmerkkisellä painikkeella alhaalla oikealla. Vuoro kirjataan sinulle; työntekijältä se lähtee pyyntönä esihenkilölle, jos aikataulussa ei ole sallittu toisin.
Kysymys: Kenelle puhelimesta lisätty vuoro tulee? Vastaus: Sinulle – lomakkeessa ei ole työntekijän valintakenttää. Toiselle henkilölle vuoron asettaminen vaatii osion Aikataulut tai verkkoversion.
Kysymys: Miten Shifton lisätään tauko? Vastaus: Avaa vuoro ja paina lohkossa Tauot painiketta Lisää tauko. Tauko ilmestyy myös päivän listaan omana korttinaan.
Kysymys: Miksi joissakin vuoroissa on merkintä Poissaolo (Absence)? Vastaus: Työntekijälle on kirjattu kyseiselle ajalle poissaolo – vapaa, sairausloma tai loma.
Kysymys: Voiko aikataulun viedä sovelluksesta? Vastaus: Kyllä, ylälaidan painikkeella Viedä. Se on omistajalla ja ylläpitäjällä.
Kysymys: Mitä oranssi palkki ”Huomio, ylityö” tarkoittaa? Vastaus: Viikolle kertyy ylityötä. Vieressä näytetään, kuinka monta tuntia yhteensä ja kuinka monta niistä on ylityötä.
Kysymys: Miten toiminnot useille vuoroille eroavat vuorojen kopioinnista? Vastaus: Toiminnot useille vuoroille muuttavat jo olemassa olevia vuoroja – asettavat merkinnän, sijainnin, bonuksen, poistavat. Kopiointi luo uusia vuoroja jo laaditun jakson mallin mukaan.
Kysymys: Miten varmistan, että joukkotoiminto koskee vain haluttuja vuoroja? Vastaus: Sovellus näyttää luvun ennen suoritusta: painikkeen Käytä jälkeen ilmestyy esimerkiksi Poistetaan 2. Tarkista tämä luku – se on juuri se varmistus liian laajaa rajausta vastaan.
Kysymys: Voiko joukkopoiston peruuttaa? Vastaus: Ei, peruutusta ei ole. Juuri siksi kapeuta rajausta ennen poistoa päivämäärillä, malleilla ja työntekijöillä ja katso, kuinka moneen Shifton toiminto vaikuttaa.
Kysymys: Mitä tehdä ristiriidoille kopioinnissa? Vastaus: Kolme vaihtoehtoa. Salli ristiriidat jättää sekä vanhan että uuden vuoron. Vältä ristiriitoja ohittaa varatut päivät. Korvaa ristiriidat korvaa olemassa olevat vuorot kopioiduilla.
Kysymys: Miten ”Sisennetty” eroaa vaihtoehdosta ”Rivissä”? Vastaus: Kyse on liittämistavasta, kun toistoja on enemmän kuin yksi: ”Rivissä” asettaa kopiot peräkkäin, ”Sisennetty” samalla välillä, joka oli alkuperäisessä jaksossa.
Kysymys: Kopioituvatko tauot ja sijainnit vuorojen mukana? Vastaus: Vain jos merkitset ne kohdassa Lisäasetukset: siellä ovat omat valintaruudut merkinnöille, tauoille, sijainneille, muistiinpanoille ja avoimille vuoroille.
Kysymys: Miten ”Lisää uusi malli” eroaa kohdasta ”Lisää vuoroja mallin mukaan”? Vastaus: Ensimmäinen luo vuoron pohjan – ajan, tauon, sijainnin, työpaikkojen määrän. Toinen asettaa vuorot tämän pohjan mukaan valituille päiville.
Kysymys: Mihin kytkintä ”Määritä työpisteet päivän mukaan” tarvitaan? Vastaus: Eri ihmismäärän määrittämiseen viikonpäivien mukaan: esimerkiksi perjantaina tarvitaan neljä ja muina päivinä kaksi.
Kysymys: Estääkö loma vuorojen asettamisen? Vastaus: Oletuksena ei: kytkin Salli vuoron lisääminen tälle ajanjaksolle on päällä. Sammuta se, jos lomapäivänä ei pidä työskennellä.
Kysymys: Mistä korotettu palkka lomapäivätyöstä määritetään? Vastaus: Loman asetuksista, peruspalkan prosenttiosuuden kentästä. Oletuksena siinä on 100.
Kysymys: Miksi osion nimi on ”Näytä / Piilota”, mutta sisällä on lajittelu? Vastaus: Nimi on jäänyt aiemmasta versiosta. Sisällä on kolme ruudukon näkymän asetusta: lajittelu, nimen muoto ja aikavyöhyke.
Kysymys: Kenen ajassa vuorot näytetään? Vastaus: Kuten kohdassa Näytä / Piilota on valittu: työntekijän tai projektin aikavyöhykkeessä. Tämä on tärkeää, jos tiimi on eri maissa.
Kysymys: Kenelle hätäilmoitukset menevät? Vastaus: Niille, joilla ei ole vuoroja valitulla jaksolla – vapaille työntekijöille, jotta he ottaisivat täyttämättömät vuorot. Jo varattuja lähetys ei kosketa.
Kysymys: Mitä luku kohdassa ”Julkaise ja ilmoita työntekijöille” tarkoittaa? Vastaus: Kuinka monta vuoroa on luotu, mutta ei vielä julkaistu. Painallus julkaisee ne ja lähettää ilmoitukset, joten älä avaa kohtaa vain katsomaan.
Kysymys: Mitä ”Tyhjennä käytettävissä olevien lista” poistaa? Vastaus: Avoimet vuorot – ne, jotka ovat yhteisessä listassa eikä kukaan ole vielä ottanut niitä. Kohta on merkitty punaisella, koska se vaikuttaa koko yrityksen tietoihin.
Kysymys: Miksi suodattimissa esiintyy ”Merkit” kahdesti? Vastaus: Kyse on eri merkinnöistä: toiset ovat työntekijöillä, toiset vuoroissa. Ensimmäinen rajaus hakee ihmisiä, toinen vuoroja.
Kysymys: Mitä ”9+” suodatinkuvakkeessa näyttää? Vastaus: Kuinka monta arvoa on valittu kaikissa suodattimissa yhteensä. Yli yhdeksää merkitään muodossa 9+.
Kysymys: Miksi aikataulusuodattimessa näkyvät vuoromallit? Vastaus: Jotta voi rajata ei koko aikataulua vaan yksittäisiä vuoroja: esimerkiksi vain yövuorot 23-7.
Kysymys: Voiko työntekijän lisätä poistumatta aikataulusta? Vastaus: Kyllä, valikossa Lisää on Lisää uusi työntekijä – siitä avautuu sama lomake kuin työntekijöiden osiossa.
Kysymys: Miksi tarvittava aikataulu ei ole listassa vuoroa lisättäessä? Vastaus: Valitsin näyttää vain valittuna päivänä voimassa olevat aikataulut. Vanhentunut pitää ensin pidentää.
Kysymys: Vuoroja ei näy joukkotoiminnon jälkeen – eikö se toiminut? Vastaus: Paina ensin ylälaidan Päivitä: näyttö saattoi näyttää tietoja, jotka ladattiin ennen muokkausta.
Kysymys: Miten hätäilmoitukset eroavat tavallisista? Vastaus: Tavalliset ilmoitukset kertovat tapahtumista niille, joita ne koskevat. Hätäilmoitukset ovat kohdennettu pyyntö tulla töihin: ne menevät vapaille työntekijöille, kun aikatauluun on jäänyt täyttämättömiä vuoroja.