Aktiviteetti on tekeminen vuoron sisällä: puhelut, sähköpostien käsittely, koulutus. Vuoro vastaa kysymykseen ”milloin ihminen on töissä”, aktiviteetti kysymykseen ”mitä hän tarkalleen tekee näiden tuntien aikana”.
Sovelluksessa osio koostuu kahdesta välilehdestä: aktiviteettien kalenterista ja niiden malleista.
Vaiheittainen ohje
Miten avataan
☰ → ryhmä Aikataulutus (SCHEDULING) → Aktiviteetti (Activity).
Ylhäällä on kaksi välilehteä: Kalenteri (Calendar) ja Aktiivisuusmallit (Activity Templates).
Kalenteri
Kalenteri-välilehdellä näkyy, mitkä aktiviteetit työntekijöille on määritetty ja mihin aikaan. Se on sama kalenteri kuin verkkoversiossa.
Aktiivisuusmallit
Malli on valmis pohja, josta aktiviteetit syntyvät nopeasti ja samanlaisina. Mallin kortissa näkyy nimi ja aika, esimerkiksi ”Emails 08:00 – 12:00” tai ”Calls 08:00 – 16:00”, sekä selite.
Uusi malli luodaan oikean alakulman painikkeella Luo malli (Create template). Lomake jakautuu neljään lohkoon:
| Lohko | Mitä se määrittää |
|---|---|
| Yleinen (General) | Nimi ja väri, jolla aktiviteetti näkyy kalenterissa |
| Aika (Time) | Oletusarvoinen alkamis- ja päättymisaika |
| Soveltamisala (Scope of application) | Mallin rajaaminen projektiin, aikatauluun, sijaintiin tai tehtävään |
| Tunnisteet ja taidot (Tags and skills) | Merkinnät ryhmittelyä varten ja taidot |
Näytön oma vihje selittää viimeisen lohkon merkityksen: merkinnät auttavat ryhmittelemään aktiviteetteja, ja taidot ovat pakollisia suorittajille. Juuri tämä on malleissa tärkeintä — järjestelmä valitsee aktiviteettiin ihmiset, joilla on tarvittava osaaminen, eikä ketä tahansa vapaana olevaa.
Mitä työntekijä tekee omalle aktiviteetilleen
Sovelluksessa työntekijä voi vain aloittaa ja lopettaa aktiviteetin. Aktiviteetin sisällä ei ole tarkistuslistoja, valokuvia eikä kommentteja — tämä ei ole kenttätöiden tilan tehtävä.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Osiota Aktiviteetti ei ole | Aktiviteettimoduulia ei ole otettu käyttöön | Ota se käyttöön kohdassa Yritys → Moduulit. Moduuli edellyttää, että läsnäolonseuranta on päällä |
| Aktiviteettia ei määritetä työntekijälle | Hänellä ei ole mallissa vaadittua taitoa | Lisää työntekijälle taito tai poista vaatimus mallista |
| Samanlaisia aktiviteetteja tarvitaan kerralla useita | Yksitellen se vie aikaa | Luonnin yhteydessä on määräkenttä — kerro, montako niitä tarvitaan |
| Aktiviteettien tilaa ei saa vaihdettua joukolla | Tällaista toimintoa ei ole | Joukkotoimintona on käytettävissä vain poisto |
| Aktiviteetti ei näy aikataulussa | Aktiviteettien näyttäminen on pois päältä | Ota aktiviteettien näyttäminen käyttöön aikataulunäkymän asetuksissa |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miten aktiviteetti eroaa vuorosta? Vastaus: Vuoro on koko työaika. Aktiviteetti on tekeminen tuon ajan sisällä.
Kysymys: Tarvitaanko erillinen moduuli? Vastaus: Kyllä, aktiviteettimoduuli, ja se toimii yhdessä läsnäolonseurannan kanssa.
Kysymys: Mihin mallissa tarvitaan taitoja? Vastaus: Jotta aktiviteettiin valikoituisivat työntekijät, joilla on tarvittava osaaminen, eivätkä ketkä tahansa.
Kysymys: Voiko työntekijä luoda itselleen aktiviteetin? Vastaus: Sovelluksessa hän aloittaa ja lopettaa hänelle määritetyn aktiviteetin. Niitä luovat esimies, järjestelmänvalvoja ja omistaja.
Kysymys: Voiko useamman aktiviteetin tilan muuttaa kerralla? Vastaus: Ei. Joukkotoiminnoista on käytettävissä vain poisto.
Kysymys: Onko aktiviteetin sisällä tarkistuslistaa tai valokuvaraporttia? Vastaus: Ei. Tarkistuslistat ja valokuvat kuuluvat kenttätöiden tilan tehtäviin, eivät aikataulujen aktiviteetteihin.