Työntekijä näkee sovelluksessa eri asiat kuin esihenkilö. Hän ei tarvitse yrityksen asetuksia eikä tiimin hallintaa — hän haluaa katsoa omat vuoronsa, aloittaa työn, pyytää vapaata ja vaihtaa vuoroa kollegan kanssa. Tämä artikkeli kertoo siitä, mitä juuri hänellä on käytettävissä.
Vaiheittainen ohje
Valikko
☰ alapalkissa avaa Työtila (Workspace). Työntekijällä se on lyhyt:
| Ryhmä | Kohta |
|---|---|
| Kortti ylhäällä | Profiili (Profile) ja Yritys (Company) |
| Aikataulutus (SCHEDULING) | Aktiviteetti (Activity) |
| Henkilökohtainen (PERSONAL) | Kun olen käytettävissä (When I am available), Palkkani (My salary), Omat tiedostot (My files) |
| Tuki (SUPPORT) | Ohjekeskus (Help center) |
Osioita Aikataulut, Geosijainnin kartta, Raportit, Projektit, Yrityksen työntekijät ja Yrityksen rakenne työntekijällä ei ole — ne ovat hallinnan osioita. Sen sijaan hänellä on Palkkani, jota omistajalla ei ole: omat kertymänsä työntekijä katsoo täältä.
Palkkani
Palkkani (My salary) — osio, jota omistajalla ei ole: nämä ovat työntekijän henkilökohtaiset kertymät. Ylhäällä on jakso, alla yhteenveto:
| Mitä näytetään | Selitys |
|---|---|
| Ansaittu yhteensä (Total earned) | Jakson aikana ansaittu yhteensä |
| Bonus (Bonus) | Kertyneet bonukset |
| Pitäminen (Retention) | Pidätykset |
| Työskentely yhteensä (Total worked) | Tehdyt tunnit |
| Sisältää päivävahdit (Includes day shifts) / Sisältää yövuorot (Includes night shifts) | Erittely päivä- ja yötunteihin summineen |
Ohjauspaneeli
Ensimmäinen näyttö kirjautumisen jälkeen: nykyinen tai lähin vuoro, sen aloituspainike ja lähimpien vuorojen lista päivien mukaan. Se on rakennettu samalla tavalla kuin esihenkilöllä, mutta näyttää vain sinun vuorosi.
Miten vuoro aloitetaan ja päätetään — artikkelissa ”Vuoron aloittaminen ja päättäminen mobiilisovelluksessa”.
Aikataulu
Alapalkin toinen kuvake. Kolme näyttötilaa:
| Tila | Mitä näyttää |
|---|---|
| Vaihtoni (My shifts) | Vain sinun vuorosi |
| Avoimet vuorot (Open Shifts) | Ne, jotka on annettu yhteiseen listaan — ne voi ottaa |
| Kaikki vuorot (All shifts) | Koko tiimin vuorot |
Painikkeita Viedä (Export) ja lisää (More), jotka esihenkilöllä ovat, ei täällä ole.
Mitä omalle vuorolle voi tehdä
Napauta vuoroa — avautuvat Shiftin tiedot (Shift details). Omalla tulevalla vuorolla voi valita sijainnin ja tunnisteet ja napauttaa Tallenna. Menneellä vuorolla tätä ei ole.
Kortin toinen välilehti on Bonukset/Rangaistukset/Ennakot (Bonuses/Penalties/Advances): mitä juuri tästä vuorosta on kertynyt ja pidätetty. Jos mitään ei ole, siitä kerrotaan siellä.
Tärkein on piilossa oikean yläkulman kolmen pisteen takana — se avaa Valitse toiminto (Select action):
| Toiminto | Mitä tekee |
|---|---|
| Siirry avoimiin vuoroihin (Move to Open Shifts) | Antaa vuoron yhteiseen listaan, jotta joku toinen ottaa sen |
| Vaihtovuoropyyntö (Shift Swap Request) | Vaihtaa vuoro kollegan kanssa |
| Vaihtovuoron muokkauspyyntö (Shift edit request) | Pyytää oman vuoron ajan siirtämistä |
| Vuoron peruutuspyyntö (Shift drop request) | Luovuttaa vuoro tietylle henkilölle |
| Pyyntö jakaa vuoro (Request to split a shift) | Tehdä osa vuorosta ja antaa loput pois |
Siirry avoimiin vuoroihin kysyy vahvistuksen — Oletko varma? (Are you sure?), ja vuoro siirtyy yhteiseen listaan.
Vaihtovuoropyyntö avaa näytön Vaihda vuoroa (Swap shift), jossa on lista muiden vuoroista: päivämäärä, aika, kollegan nimi ja pohjan nimi. Valitset, kenen kanssa vaihdat.
Vaihtovuoron muokkauspyyntö avaa näytön Ajan vaihto (Change of time): päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika sekä kenttä Viesti (Message) — siinä selitetään syy.
Vuoron peruutuspyyntö avaa näytön Siirrä vuoro (Transfer shift): Valitse työntekijät (Select employees) ja Lähetä pyyntö (Send request). Ero avoimiin vuoroihin on siinä, että täällä nimeät tietyt henkilöt sen sijaan, että antaisit vuoron kaikille.
Pyyntö jakaa vuoro avaa näytön Jaettu vuoro (Split shift). Näytöllä on vihje: jaa vuoro, jotta voit valita työajan ja lähettää loput avoimiin vuoroihin. Liukusäätimellä asetat jakokohdan ja valitset, kumman kahdesta osasta annat pois.
Pyynnöt
Alapalkin kolmas kuvake. Kaksi välilehteä: Uusi (New) ja Arkisto (Archive). Oikeassa alakulmassa on luontipainike.
Lomake Luo pyyntö (Create request) on työntekijällä lyhyempi kuin esihenkilöllä:
| Lohko | Kenttä |
|---|---|
| Pyyntötyyppi (Request type) | Poissaolon tyyppi ja palkallisuus |
| Vapaan kestoaika (Time off duration) — koko päivä vai osa siitä | |
| Päivämäärä ja aika | |
| Liitä tiedosto (Attach file) — todistus tai dokumentti |
Päättyy painikkeeseen Lähetä (Submit).
Lohkoa Vaihtoehdot (Options), jossa esihenkilö valitsee, kenelle pyyntö laaditaan ja siirretäänkö vuorot avoimiin, työntekijällä ei ole: hän laatii pyynnön vain itselleen.
Ilmoitukset
Neljäs kuvake. Työntekijällä näyttö on nimeltään Tapahtumat (Events) ja se on jaettu välilehtiin: kaikki, ilmoitukset ja pyynnöt. Punainen ympyrä näyttää lukemattomien määrän.
Tauot
Suunniteltu tauko käynnistetään ohjauspaneelista: vuoron aikana päättämispainikkeen alle ilmestyy lohko, jossa on tauon aika ja painike Aloita tauko. Sen jälkeen kaikki menee kuin vuoron kanssa — karttanäyttö, vahvistus, ja lopussa painike Lopeta tauko ja kaksi vahvistusta.
Suunnittelematon tauko lisätään vuoron kortilla, osiossa Tauot (Breaks) plusmerkkipainikkeella. Sitä rajoittavat moduulin asetukset: kuinka monta suunnittelematonta taukoa vuoron aikana voi ottaa ja missä aikaikkunassa ennen tauon alkua painike ylipäätään toimii. Jos raja on käytetty tai taukoon on vielä pitkä aika, painiketta ei ole tai se ei toimi.
Otetut tauot näkyvät heti samassa paikassa, listassa otsikon Tauot alla.
Ohjekeskus
☰ → Tuki (SUPPORT) → Ohjekeskus (Help center). Sisällä: yhteydenotto tukeen, kytkin Ota tukiyhteys käyttöön (Enable Support Access), artikkelit, videotunnit ja linkit Shiftonin sosiaalisen median kanaviin.
Miksi työntekijällä ei ehkä ole näitä painikkeita
Tämä on yleisin valitus, ja syy on lähes aina toinen kahdesta.
Ensimmäinen: toiminnot on kytketty pois asetuksista. Kaiken, mitä työntekijä tekee vuorolle, kytkee päälle esihenkilö aikataulussa — osio Perustiedot, kymmenen itsepalvelukytkintä. Jos ne ovat pois päältä, kolmen pisteen takana on yksi kohta viiden sijaan.
| Mikä työntekijältä katosi | Mikä kytkin pitää ottaa käyttöön |
|---|---|
| Vuorojen vaihto | Salli vuorojen vaihto |
| Vuoron luovutus | Anna työntekijöille mahdollisuus luopua vuoroista |
| Lähettäminen avoimiin | Salli työntekijöiden lähettää vuoroja Avoimet vuorot -listalle |
| Avoimen vuoron ottaminen | Salli työntekijöiden ottaa vuoroja Avoimet vuorot -listalta |
| Vuoron jakaminen | Anna työntekijöille mahdollisuus jakaa työvuoroja |
| Tauon pyytäminen | Salli työntekijöiden luoda taukoja |
| Oma vuoro | Anna työntekijöille mahdollisuus luoda omia vuorojaan |
| Muiden vuorot aikataulussa | Anna työntekijöiden nähdä kaikki vuorot |
Osa asetuksista on kaksinkertaisena projektitasolla — Vuorojen asetukset projektin kortilla. Ne vaikuttavat kaikkiin projektin aikatauluihin kerralla.
Toinen: aikataulu on päättynyt. Aikataulun voimassaolon ulkopuolisille vuoroille ei ole toimintoja lainkaan — kolme pistettä ei yksinkertaisesti avaudu. Tarkista aikataulun jakso: jos se on menneisyydessä, jatka sitä toiminnolla Vähennä/laajenna aikataulua.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Vuoron kolme pistettä ei avaudu | Aikataulu on päättynyt | Esihenkilö jatkaa aikataulua toiminnolla Vähennä/laajenna aikataulua |
| Toimintolistassa on vain yksi kohta | Itsepalvelukytkimet ovat pois päältä | Esihenkilö ottaa tarvittavat käyttöön aikataulun kohdassa Perustiedot |
| Ei ole ketään, kenen kanssa vaihtaa vuoroa | Listassa ei ole sopivia kollegoiden vuoroja | Vaihto on mahdollinen vain tämän aikataulun muiden työntekijöiden vuorojen kanssa. Jos asetus ”vaihto vain saman tehtävänimikkeen sisällä” on päällä — lisäksi vain saman tehtävänimikkeen kanssa |
| Avoimia vuoroja ei ole | Kukaan ei ole antanut mitään tai ottaminen on kielletty | Tarkista esihenkilöltä avoimien vuorojen ottamisen kytkin |
| Toiminnot ovat olemassa, mutta pyyntö ei mene läpi | Esihenkilön vahvistus on päällä | Pyyntö meni esihenkilölle ja odottaa hyväksyntää — katso välilehti Arkisto ja ilmoitukset |
| Valikossa ei ole osiota Aikataulut | Näin on tarkoitettu | Se on hallinnan osio. Omat vuoronsa työntekijä katsoo alapalkin toisella välilehdellä |
| Ei ole osiota Palkkani | Palkanlaskentamoduulia ei ole otettu käyttöön | Moduuli kytketään päälle yrityksen asetuksissa |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miten toiminto ”Siirry avoimiin vuoroihin” eroaa toiminnosta ”Vuoron peruutuspyyntö”? Vastaus: Ensimmäisessä tapauksessa vuoro siirtyy yhteiseen listaan ja sen voi ottaa kuka tahansa, jolle se on sallittu. Toisessa nimeät tietyt henkilöt.
Kysymys: Voiko tehdä puolet vuorosta ja antaa loput pois? Vastaus: Kyllä, sitä varten on Pyyntö jakaa vuoro: liukusäätimellä valitset jakokohdan ja määrität, minkä osan lähetät avoimiin.
Kysymys: Miksi minulla ei ole vaihtopainiketta, mutta kollegalla on? Vastaus: Itsepalveluasetukset määritetään jokaiselle aikataululle erikseen. Jos olette eri aikatauluissa, toimintojen valikoimat voivat olla erilaisia.
Kysymys: Minne vastaus pyyntööni tulee? Vastaus: Osioon Tapahtumat ja välilehdelle Arkisto pyyntönäytöllä. Itse pyynnön sisällä on keskusteluvälilehti, jolla voi viestitellä esihenkilön kanssa.
Kysymys: Voiko sairauslomaan liittää todistuksen? Vastaus: Kyllä, painikkeella Liitä tiedosto pyynnön luonnin yhteydessä.
Kysymys: Mistä näen oman palkkani? Vastaus: Valikko → Palkkani. Esihenkilöllä tällaista kohtaa ei ole, se on työntekijän henkilökohtainen osio.
Kysymys: Voinko laatia vapaapäivähakemuksen kollegan puolesta? Vastaus: Et. Pyyntö laaditaan vain itselle — lomakkeessa ei ole työntekijän valintaa.
Kysymys: Mistä näen, kuinka paljon minulle on kertynyt? Vastaus: Valikko → Palkkani: jakson aikana ansaittu, bonukset, pidätykset ja tehdyt tunnit eriteltynä päivä- ja yötunteihin.
Kysymys: Miksi suunnittelematon tauko ei lisäänny? Vastaus: Kaksi syytä. Joko vuoron suunnittelemattomien taukojen raja on käytetty, tai taukoon on vielä liian pitkä aika — painike toimii vain moduulin asetuksissa määritetyssä aikaikkunassa.
Kysymys: Miksi tauko ei käynnisty? Vastaus: Tauko, kuten vuorokin, merkitään kartan kautta — läsnäolo tarkistaa paikan. Jos puhelimen paikannus on pois päältä, painike ei reagoi.
Kysymys: Miksi menneellä vuorolla ei voi muuttaa mitään? Vastaus: Toiminnot ovat käytettävissä vain voimassa olevan aikataulun tulevilla vuoroilla.