Vapaapäivä, sairausloma, vuosiloma — työntekijä pyytää ne kaikki puhelimesta, ja esihenkilö vastaa samassa paikassa. Pyyntö ei katoa viestien joukkoon: sillä on tila, historia ja keskustelu.
Taukoa ei pyydetä täältä vaan työvuorokortista — siitä kertoo artikkeli ”Tauko ja aktiviteetti työvuorossa”.
Vaiheittaiset ohjeet
Missä pyynnöt sijaitsevat
Alapalkin kolmas kuvake on Pyynnöt (Requests). Näyttö on jaettu kahteen välilehteen:
| Välilehti | Mitä se näyttää |
|---|---|
| Uusi (New) | Pyynnöt, jotka odottavat vielä päätöstä |
| Arkisto (Archive) | Käsitellyt — hyväksytyt ja hylätyt |
Kortissa näkyy pyynnön tyyppi, ajanjakso ja viimeisen muutoksen päivämäärä. Oikeassa alakulmassa on luontipainike.
Miten vapaata pyydetään
1. Avaa Pyynnöt ja napauta luontipainiketta oikeassa alakulmassa.
2. Avautuu Luo pyyntö (Create request).
3. Täytä osio Pyyntötyyppi (Request type).
4. Liitä tarvittaessa asiakirja.
5. Napauta Lähetä (Submit).
Mitä täytetään:
| Kenttä | Mitä se määrittää |
|---|---|
| Tyyppi (Type) | Sairausloma, vuosiloma, juhlapäivä tai muu yrityksessäsi luotu tyyppi |
| Palkallisuus | Onko poissaolo merkitty palkalliseksi — riippuu tyypistä |
| Vapaan kestoaika (Time off duration) | Koko päivä tai osa päivästä |
| Päivämäärä (Date) | Poissaolopäivä |
| Aika (Time) | Näkyy, jos on valittu osa päivästä |
| Liitä tiedosto (Attach file) | Todistus, skannaus tai valokuva asiakirjasta |
Työntekijän lomake on lyhyempi kuin esihenkilön: siinä ei ole osiota Vaihtoehdot (Options), jossa valitaan, kenelle pyyntö laaditaan ja siirretäänkö työvuorot vapaiden vuorojen luetteloon. Työntekijä laatii pyynnön vain itselleen — lomakkeessa ei ole työntekijän valintakenttää.
Mitä työvuoroille tapahtuu vapaan aikana
Vapaa itsessään ei poista työvuoroa. Jos näille päiville on merkitty sinulle työvuoroja, esihenkilö päättää hyväksynnän yhteydessä, mitä niille tehdään: poistaa vai lähettää vapaiden vuorojen luetteloon. Jos haluat varmistaa asian, luovuta työvuoro etukäteen — se tehdään työvuorokortista kolmen pisteen valikosta.
Miten päätöksen saa tietää
Vastaus saapuu kahta kautta: kohtaan Tapahtumat (Events) — alapalkin neljäs kuvake — ja pyyntönäytön Arkisto-välilehdelle. Pyynnön tila muuttuu, ja siihen liittyvää viestinvaihtoa voi tarkastella.
Pyynnön sisällä on keskusteluvälilehti: siellä näkyy historia — Pyyntö luotu (Request created) päivämäärän kanssa — ja viestikenttä. Sen kautta voit vastata esihenkilölle poistumatta pyynnöstä, jos hän kysyy tarkempia tietoja.
Miten oman pyynnön voi peruuttaa
Avaa pyyntö Uusi-välilehdellä ja napauta Peruuta pyyntö (Cancel request). Sovellus pyytää täyttämään kohdan Kieltäytymisen syy (Reason of decline) ja lähettämään sen — tämän jälkeen pyyntö siirtyy arkistoon.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Pyyntölomakkeessa ei ole tarvittavaa poissaolotyyppiä | Tyyppiä ei ole luotu yrityksessä | Poissaolotyypit luo esihenkilö asetuksissa |
| Kollegalle ei onnistu laatimaan vapaapyyntöä | Näin on tarkoitettu | Työntekijä laatii pyynnön vain itselleen |
| Pyyntö on lähetetty, mutta mikään ei muutu | Odottaa esihenkilön päätöstä | Katso pyynnön tila ja sen sisäinen keskustelu |
| Pyyntöihin ei tule vastauksia | Ilmoitukset on kytketty pois | Oma profiili → Ilmoitukset, ryhmä Viestintä |
| Tiedosto ei liity mukaan | Se on liian suuri | Pienennä tiedostoa tai valokuvaa asiakirja suoraan sovelluksessa |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Vapaa on hyväksytty — katoaako työvuoro itsestään? Vastaus: Ei. Esihenkilö päättää, mitä näiden päivien työvuoroille tehdään: poistaa vai lähettää vapaiden vuorojen luetteloon.
Kysymys: Voiko vapaata pyytää muutamaksi tunniksi eikä koko päiväksi? Vastaus: Kyllä, valitse kentässä Vapaan kestoaika osa päivästä ja määritä aika.
Kysymys: Mihin sairauslomatodistus liitetään? Vastaus: Pyyntölomakkeessa on Liitä tiedosto. Voit valita tiedoston tai valokuvata asiakirjan.
Kysymys: Voiko jo lähetetyn pyynnön peruuttaa? Vastaus: Kyllä, avaa se ja napauta Peruuta pyyntö sekä ilmoita syy.
Kysymys: Mistä hylätyt pyynnöt näkee? Vastaus: Arkisto-välilehdeltä. Hylkäyksen syy saapuu päätöksen mukana, ja tarkemmat tiedot näkyvät keskustelussa.
Kysymys: Esihenkilö kirjoitti minulle pyynnön sisällä — mistä vastaan? Vastaus: Pyynnön sisällä, keskusteluvälilehdellä, viestikentässä.