Vuoro sovelluksessa ei ole lopullinen tuomio. Jos et pääse töihin, voit siirtää vuoron yhteiseen listaan, vaihtaa sen kollegan kanssa, luovuttaa sen tietylle henkilölle, pyytää toista ajankohtaa tai tehdä siitä vain osan. Kaikki tämä hoituu puhelimesta, yhden kolmen pisteen valikon takaa.
Oikeudet näihin toimintoihin antaa esimies työvuorolistan asetuksissa, joten valikon sisältö vaihtelee työntekijöittäin. Jos sinulla on kohtia vähemmän, lue artikkelin lopusta osio ”Miksi toimintoja ei näy”.
Vaiheittainen ohje
Mistä toiminnot löytyvät
Avaa Ajoittaa (alapalkin toinen kuvake) ja napauta omaa vuoroasi — avautuvat Shiftin tiedot (Shift details). Oikeassa yläkulmassa on kolme pistettä: se avaa paneelin Valitse toiminto (Select action).
| Toiminto | Milloin siitä on hyötyä |
|---|---|
| Siirry avoimiin vuoroihin (Move to Open Shifts) | Et pääse töihin, eikä ole väliä kuka tekee vuoron |
| Vaihtovuoropyyntö (Shift Swap Request) | Haluat vaihtaa vuoron kollegan kanssa |
| Vaihtovuoron muokkauspyyntö (Shift edit request) | Tulet töihin, mutta eri aikaan |
| Vuoron peruutuspyyntö (Shift drop request) | Tiedät tarkalleen, kuka tekee vuoron puolestasi |
| Pyyntö jakaa vuoro (Request to split a shift) | Teet osan vuorosta ja luovutat loput |
Neljä ensimmäistä kohtaa ovat Pyynnöt, ja niiden kulku on erilainen.
Vaihto ja luovutus kulkevat kollegan kautta: ensin tarvitaan sen henkilön suostumus, jolle tarjoat vuoroa, ja vasta sitten — jos työvuorolistalla on käytössä esimiehen vahvistus — esimiehen päätös. Ennen kuin kollega on suostunut, pyyntö ei mene eteenpäin eikä mikään muutu.
Ajan muutos ja jakaminen on osoitettu vain esimiehelle. Avoimiin vuoroihin siirtäminen toimii heti, kun vahvistus ei ole käytössä.
Vuoron siirtäminen avoimiin vuoroihin
Vuoro siirtyy yhteiseen listaan, ja sen voi ottaa kuka tahansa, jolle se on asetuksissa sallittu.
1. Kolme pistettä → Siirry avoimiin vuoroihin.
2. Sovellus kysyy Oletko varma? (Are you sure?) — vahvista.
3. Vuoro katoaa omien vuorojesi joukosta ja ilmestyy työvuorolistanäkymän tilaan Avoimet vuorot (Open Shifts).
Ennen kuin kukaan on ottanut vuoron, se ei kuulu kenellekään: päivän laskurissa se näkyy vuorona, mutta sen takana ei ole työntekijää.
Vuorojen vaihto
1. Kolme pistettä → Vaihtovuoropyyntö.
2. Avautuu näkymä Vaihda vuoroa (Swap shift), jossa on lista kollegojen vuoroista: päivämäärä, kellonaika, nimi ja mallin nimi.
3. Valitse vuoro, johon haluat vaihtaa, ja lähetä pyyntö.
4. Odota kollegan vastausta: pyyntö menee hänelle, eikä vaihto toteudu ilman hänen suostumustaan.
5. Jos työvuorolistalla on käytössä esimiehen vahvistus, pyyntö siirtyy kollegan suostumuksen jälkeen esimiehelle.
Listalla näkyvät vain ne vuorot, joiden kanssa vaihto on ylipäätään mahdollista: saman työvuorolistan muiden työntekijöiden vuorot. Jos esimies on rajannut vaihdon saman tehtävänimikkeen sisälle, listalle jäävät vain oman tehtävänimikkeesi kollegat.
Vuoron ajan muuttaminen
1. Kolme pistettä → Vaihtovuoron muokkauspyyntö.
2. Avautuu Ajan vaihto (Change of time): päivämäärä, alkamisaika, päättymisaika.
3. Selitä syy kentässä Viesti (Message) — esimies näkee sen pyynnön yhteydessä.
4. Lähetä.
Vuoro pysyy sinun vuoronasi: vain kellonajat muuttuvat, ja vain hyväksynnän jälkeen.
Vuoron luovuttaminen
1. Kolme pistettä → Vuoron peruutuspyyntö.
2. Avautuu Siirrä vuoro (Transfer shift).
3. Merkitse kohdassa Valitse työntekijät (Select employees), kenelle tarjoat vuoroa — voit valita useita.
4. Lähetä pyyntö (Send request).
5. Odota, että joku heistä suostuu: ilman suostumusta vuoro pysyy sinulla.
Ero avoimiin vuoroihin: tässä nimeät tietyt henkilöt sen sijaan, että antaisit vuoron kaikille. Pyyntö menee juuri heille, ja vasta jonkun suostumuksen jälkeen se jatkaa eteenpäin — esimiehelle, jos hänen pitää vahvistaa se.
Vuoron jakaminen
Tarvitaan silloin, kun voit tehdä vuorosta vain osan.
1. Kolme pistettä → Pyyntö jakaa vuoro.
2. Avautuu Jaettu vuoro (Split shift) ja ohje: jaa vuoro, jotta voit valita työaikasi ja lähettää loput avoimiin vuoroihin.
3. Aseta jakokohta liukusäätimellä.
4. Valitse, kumpi kahdesta osasta jää sinulle ja kumpi siirtyy avoimiin.
5. Lähetä pyyntö.
Mitä itse kortissa voi muuttaa
Kolmen pisteen lisäksi omassa tulevassa vuorossa on käytettävissä kaksi kenttää: Sijainti (Location) ja Merkit (Marks) lohkossa Yksityiskohdat (Details), ja niiden alla Tallenna (Save). Menneessä vuorossa näitä kenttiä ei ole.
Kortin toinen välilehti on Bonukset/Rangaistukset/Ennakot (Bonuses/Penalties/Advances): mitä juuri tästä vuorosta on maksettu ja pidätetty.
Minne vastaus tulee
Vastaukset tulevat kohtaan Tapahtumat (Events) — alapalkin neljäs kuvake — ja pyyntönäkymän kohtaan Arkisto (Archive). Vaihdossa ja luovutuksessa vastauksia tulee kaksi: ensin kollegalta, sitten esimieheltä, jos hän vahvistaa pyynnön. Pyynnön sisällä on keskusteluvälilehti: siellä voit kirjoittaa esimiehelle poistumatta pyynnöstä.
Miksi toimintoja ei näy
Tämä on yleisin valitus, ja syy on lähes aina toinen kahdesta.
Ensimmäinen: toiminnot on kytketty pois työvuorolistan asetuksissa. Jokainen toiminto kytketään päälle omalla valitsimellaan — esimies tekee sen työvuorolistan osiossa Perustiedot. Jos ne ovat pois päältä, kolmen pisteen takana on viiden kohdan sijaan yksi.
| Mitä puuttuu | Mikä valitsin tarvitaan |
|---|---|
| Vuorojen vaihto | Salli vuorojen vaihto |
| Vuoron luovutus | Anna työntekijöille mahdollisuus luopua vuoroista |
| Siirto avoimiin vuoroihin | Anna työntekijöille mahdollisuus siirtää vuoroja Avoimet vuorot -listalle |
| Avoimen vuoron ottaminen | Salli työntekijöiden ottaa vuoroja Avoimet vuorot -listalta |
| Vuoron jakaminen | Anna työntekijöille mahdollisuus jakaa työvuoroja |
| Oma vuoro | Anna työntekijöille mahdollisuus luoda omia vuorojaan |
| Muiden vuorot työvuorolistalla | Anna työntekijöiden nähdä kaikki vuorot |
Osa samoista asetuksista on projektin kortissa, vuoroasetusten lohkossa: ne vaikuttavat kaikkiin projektin työvuorolistoihin kerralla.
Toinen: työvuorolista on päättynyt. Työvuorolistan voimassaolon ulkopuolella oleville vuoroille ei ole toimintoja lainkaan — kolme pistettä ei avaudu. Esimiehen on jatkettava työvuorolistaa.
On myös kolmas, harvinaisempi syy: vuoro on jo alkanut tai alkaa aivan kohta. Sovellus ei anna luovuttaa vuoroa puoli tuntia ennen sen alkua.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Kolme pistettä ei avaudu | Työvuorolista on päättynyt tai vuoro on jo alkanut | Pyydä esimiestä jatkamaan työvuorolistaa; toiminnot toimivat tulevissa vuoroissa |
| Listalla on viiden kohdan sijaan yksi | Itsepalvelun valitsimet ovat pois päältä | Esimies kytkee tarvittavat päälle työvuorolistan kohdassa Perustiedot |
| Kenenkään kanssa ei ole mitä vaihtaa | Listalla ei ole sopivia vuoroja | Vaihto on mahdollista vain saman työvuorolistan kollegojen vuorojen kanssa, ja ”saman tehtävänimikkeen sisällä” -asetuksella vain saman nimikkeen kanssa |
| Vaihto tai luovutus on lähetetty, mutta mitään ei tapahdu | Odotamme kollegan vastausta — ilman hänen suostumustaan pyyntö ei mene eteenpäin | Muistuta kollegaa: pyyntö odottaa hänen pyyntölistallaan |
| Pyyntö on lähetetty, mutta vuoro ei muuttunut | Esimiehen vahvistus on käytössä | Odota päätöstä: se tulee kohtaan Tapahtumat ja kohtaan Arkisto |
| Vuoro palautettiin takaisin | Esimies hylkäsi pyynnön | Hylkäyksen syy tulee vastauksen mukana — katso keskustelu pyynnön sisällä |
| Avoimet vuorot on tyhjä | Kukaan ei ole luovuttanut mitään tai ottaminen on kielletty | Tarkista esimieheltä avoimien vuorojen ottamisen valitsin |
| Jakaminen ei ole käytettävissä | Se on kytketty pois työvuorolistalla | Tarvitaan valitsin Anna työntekijöille mahdollisuus jakaa työvuoroja |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miten avoimiin vuoroihin siirtäminen eroaa vuoron luovuttamisesta? Vastaus: Ensimmäisessä tapauksessa vuoro siirtyy yhteiseen listaan ja sen ottaa kuka tahansa halukas. Toisessa nimeät tietyt henkilöt, ja pyyntö menee juuri heille.
Kysymys: Voinko tehdä puolet vuorosta ja luovuttaa loput? Vastaus: Kyllä, se on Pyyntö jakaa vuoro: valitset liukusäätimellä jakokohdan ja määrität, kumpi osa lähetetään avoimiin vuoroihin.
Kysymys: Onko hyväksyntää pakko odottaa? Vastaus: Vaihdossa ja luovutuksessa aina: ensin tarvitaan sen kollegan suostumus, jolle tarjoat vuoroa. Sen jälkeen, jos työvuorolistalla on käytössä esimiehen vahvistus, päättää vielä esimies. Avoimiin vuoroihin siirtäminen toimii heti, kun vahvistus ei ole käytössä.
Kysymys: Kollega ei vastaa vaihtopyyntööni — mitä teen? Vastaus: Ennen kuin hän on suostunut, pyyntö ei mene minnekään ja vuoro pysyy sinulla. Muistuta häntä: pyyntö odottaa hänen pyyntöosiossaan. Voit myös peruuttaa pyynnön ja tarjota vuoroa toiselle.
Kysymys: Miksi minulla ei ole vaihtopainiketta, mutta kollegalla on? Vastaus: Asetukset määritetään erikseen jokaiselle työvuorolistalle. Jos olette eri työvuorolistoilla, myös toiminnot ovat erilaisia.
Kysymys: Voinko peruuttaa oman pyyntöni? Vastaus: Kyllä, avaa pyyntö pyyntönäkymässä — siellä on Peruuta pyyntö (Cancel request).
Kysymys: Kuka näkee viestini, jonka kirjoitan ajan muutospyyntöön? Vastaus: Esimies, joka tekee päätöksen pyynnöstä. Viesti tulee pyynnön mukana.
Kysymys: Mitä vuorolle tapahtuu, jos kukaan ei ota sitä avoimista vuoroista? Vastaus: Se jää avoimien vuorojen listalle. Esimies voi määrätä sen jollekulle käsin tai jakaa sen automaattisesti.
Kysymys: Voinko vaihtaa oman vuoroni sijainnin? Vastaus: Kyllä, tulevassa vuorossa lohkossa Yksityiskohdat on sijainnin ja merkintöjen kentät; muutoksen jälkeen napauta Tallenna.