Vuoron alkamisen ja päättymisen merkintä on se, minkä vuoksi työntekijä avaa sovelluksen useimmin. Versiosta 2.1.0 alkaen molemmat toiminnot kulkevat karttanäkymän Osallistuminen (Attendance) kautta, ja puhelin pyytää matkan varrella useita lupia.
Sijaintia seuraa kaksi eri moduulia. Osallistuminen (Attendance) tarkistaa, oletko paikalla vuoron alussa ja lopussa — juuri siksi molemmat toiminnot kulkevat kartan kautta. Työpaikan sijainnin valvonta (Work location control) seuraa, missä olit vuoron aikana.
Anna puhelimen luvat kaikki ja heti, mukaan lukien sijainnin käyttö tilassa ”aina”. Älä laske, mikä moduuli käyttää mitä: yrityksen omistaja kytkee moduuleja päälle ja pois milloin tahansa, ja jos luvat on annettu puolittain, sovellus alkaa toimia väärin — ja vieläpä hiljaa, ilman varoitusta. Kaiken salliminen kerralla on halvempaa kuin se, että etsit jälkikäteen, miksi vuoro ei kirjautunut.
Vaiheittainen ohje
Vuoron aloittaminen vaihe vaiheelta
Vuoron käynnistys on useamman näkymän ketju. Sitä ei voi ohittaa: jokainen vaihe kytkee jotain päälle.
1. Napauta hallintapaneelin vihreää painiketta ”Aloita vuoro”.
2. Puhelin pyytää sijainnin käyttöoikeutta. Anna se.
3. Sen jälkeen — fyysisen aktiivisuuden käyttöoikeus. Sitä tarvitaan liikkeen erottamiseen paikallaan olosta.
4. Seuraavaksi sovellus selittää itse: tarvitaan tila ”Salli aina”, ja se tarjoaa sen vaihtamista puhelimen asetuksissa. Hyväksy ja vaihda.
5. Avautuu karttanäkymä Osallistuminen (Attendance). Täällä näkyy, missä olet, ja siinä on varoitus: Vuoron alkaessa taustalla tapahtuva sijainnin seuranta otetaan käyttöön. Vuoro aloitetaan tässä näkymässä toisella painikkeella Aloita vuoro.
Jos et ole työpaikalla
Kun vuorolle on määritetty sijainti, osallistuminen vertaa sijaintiasi siihen. Jos olet kaukana, näkymä sanoo sen suoraan.
Ylhäälle ilmestyy punainen palkki Virhe — Olet sijainnin ulkopuolella (Error — You are outside the location). Kartalle piirtyy reitti omasta pisteestäsi työpaikalle, ja alapaneelissa on kolme lukua: etäisyys, matka-aika ja sijainnin nimi. Esimerkiksi: 3.34 km · 8 min · call center.
Näin työntekijä näkee heti paitsi sen, ettei ole oikeassa paikassa, myös kuinka kaukana on ja mihin pitää mennä.
Painike Aloita vuoro pysyy silti aktiivisena ja sitä voi napauttaa — mutta vuoro ei käynnisty: ylhäältä tulee taas virhe. Merkintä onnistuu vasta, kun olet esimiehen sijaintiasetuksissa määrittämän säteen sisällä.
Jos vuorolle ei ole määritetty sijaintia, tarkistusta ei tehdä — näkymässä kerrotaan, ettei sijaintia ole määritetty, ja vuoron voi aloittaa mistä tahansa. Sama koskee suunnittelemattomia vuoroja: niillä ei ole sijaintia, joten tarkistusta ei tehdä.
Vuoron ollessa käynnissä
Palkki vaihtuu muotoon Vuorossa (On shift), jossa on tehdyn ajan laskuri, ja painike muotoon Lopeta vuoro (End shift). Alle ilmestyy taukolohko: milloin tauko alkaa, sen kesto ja painike Aloita tauko (Start break).
Vuoron päättäminen vaihe vaiheelta
1. Napauta ”Lopeta vuoro”. Sovellus pyytää vahvistusta: Haluatko todella lopettaa? (Do you really want to finish?)
2. Avautuu sama karttanäkymä ”Osallistuminen” ja päättämispainike — sijainti merkitään myös lähdettäessä.
3. Viimeinen vahvistus — Oletko varma, että haluat suorittaa vuoron loppuun? (Are you sure you want to complete the shift?)
Kaksi vahvistusta peräkkäin on tehty tarkoituksella: vuoroa ei voi sulkea vahingossa koskettamalla. Päättämisen jälkeen vuorokortti päivän listassa merkitään tilaan Valmis (Completed), ja sen viereen ilmestyvät poikkeamat — myöhästyminen ja aikainen lähtö.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Painiketta Aloita vuoro ei ole | Vuoro ei ole vielä alkanut tai se on jo päättynyt | Painike ilmestyy siinä aikaikkunassa, joka on määritetty osallistumismoduulin asetuksissa |
| Vuoroa ei saa alkuun, ylhäällä on virhe Olet sijainnin ulkopuolella | Osallistuminen tarkistaa paikan, ja olet työsijainnin ulkopuolella | Mene työpaikan lähelle: näkymässä näkyy etäisyys, matka-aika ja sijainnin nimi. Painiketta voi napauttaa, mutta merkintä ei onnistu ennen kuin olet säteen sisällä |
| Sijainti lakkaa välittymästä | Lupa on annettu muodossa ”sovellusta käytettäessä” | Vaihda tilaan ”Salli aina” puhelimen asetuksissa |
| Sovellus toimii toisin kuin ennen, vaikka mitään ei muutettu | Yrityksessä on otettu käyttöön uusi moduuli, eivätkä puhelimen luvat riitä | Tarkista sovelluksen luvat ja anna ne kaikki, mukaan lukien tila ”Salli aina” |
| Vuoro alkoi, mutta merkintää ei laskettu | Taustasijainnin pyyntö peruutettiin | Anna lupa ja aloita vuoro uudelleen |
| Vuoro on merkitty Ei suunniteltu | Se on aloitettu työvuorolistan ulkopuolella | Näin on tarkoitettu: suunnittelemattomalla vuorolla ei ole mallia, eikä sille tehdä sijaintitarkistusta |
| Vuoro sulkeutui itsestään, vaikka en napauttanut mitään | Aikaikkuna, jonka sisällä vuoron ehti vielä päättää käsin, on kulunut umpeen | Aikaikkuna määritetään osallistumismoduulin asetuksella ”Kuinka paljon myöhemmin työntekijä voi lopettaa vuoron” |
| Poikkeama näkyy kummallisena lukuna | Tunnettu näyttövirhe | Arvo on oikea, mutta se esitetään pyöristämättä. Katso ylhäällä olevaa palkkia — siinä on muoto ”0h 2m” |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miksi puhelin pyytää vuoron käynnistyksessä niin monta lupaa? Vastaus: Niitä on kolme: sijainti, fyysinen aktiivisuus ja sijainnin käyttö taustalla. Eri moduulit käyttävät niistä eri lupia: osallistuminen tarvitsee paikkamerkinnän vuoron alussa ja lopussa, työpaikan sijainnin valvonta liikkeet vuoron aikana. Sinun ei tarvitse selvittää, mikä kuuluu millekin: anna kaikki kolme.
Kysymys: Onko pakko antaa käyttöoikeus ”aina”? Vastaus: Kyllä. Tila ”sovellusta käytettäessä” lakkaa toimimasta heti, kun sovellus on suljettu taustalle, eikä osa tiedoista kirjaudu.
Kysymys: Voiko tauolle lähteä sovelluksesta? Vastaus: Kyllä, vuoron aikana päättämispainikkeen alle ilmestyy taukolohko, jossa on painike Aloita tauko.
Kysymys: Miksi päättäminen vahvistetaan kahdesti? Vastaus: Ensimmäinen kysymys on yleinen, toinen tulee jo karttanäkymässä, sijainnin merkitsemisen jälkeen. Näin vuoroa ei suljeta vahingossa koskettamalla.
Kysymys: Voiko aloittaa vuoron, jota ei ole työvuorolistalla? Vastaus: Kyllä, jos suunnittelemattomat vuorot on sallittu. Tällainen vuoro merkitään tilaan Ei suunniteltu.
Kysymys: Mitä tapahtuu, jos unohtaa päättää vuoron? Vastaus: Vuoro sulkeutuu itsestään, mutta eri tavoin tyypin mukaan. Suunnittelemattomille on asetuksissa määritetty enimmäiskesto, jonka jälkeen vuoro sulkeutuu automaattisesti. Suunnitelluilla on aikaikkuna: asetus Kuinka paljon myöhemmin työntekijä voi ”lopettaa” vuoron/tauon? (min) määrittää, montako minuuttia vuoron päättymisen jälkeen sen voi vielä sulkea käsin. Jos et ehdi, järjestelmä sulkee sen itse.
Kysymys: Näkeekö esimies, että olen aloittanut vuoron? Vastaus: Kyllä, vuoron tila näkyy heti työvuorolistalla ja raporteissa, ja jos ilmoitukset ovat käytössä, hänelle tulee viesti.