Ihmisen lisääminen yritykseen, käyttöoikeuksien antaminen, kutsun lähettäminen, tehtävän ja tuntinormin muuttaminen — kaikki tämä hoituu puhelimesta. Aiemmin tiimin hallinta onnistui vain selaimessa.
Osio on avoinna esihenkilölle, ylläpitäjälle ja omistajalle.
Vaiheittainen ohje
Miten näkymä avataan
☰ → ryhmä Tiimi (TEAM) → Yrityksen työntekijät (Company employees).
Jokaisen työntekijän kortissa näkyvät valokuva tai nimikirjaimet, nimi, käyttöoikeustaso, puhelin, sähköposti ja kutsun tila — Kutsu odottaa (Invite pending) oranssilla tai Kutsu hyväksytty (Invite accepted) vihreällä. Vahvistamattomien vieressä on painike Lähetä kutsu uudelleen (Resend invite).
Yläpalkissa on kolme painiketta: haku nimellä, Suodata projektin mukaan (Filter by project) ja Tuo työntekijät (Import Employees). Oikeassa alakulmassa on sininen pluspainike — lisääminen.
Työntekijän lisääminen
Paina +. Avautuu lomake Lisää työntekijä (Add employee), joka koostuu kolmesta lohkosta.
Henkilötiedot (Personal information)
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Etunimi (First name) | Työntekijän etunimi |
| Sukunimi (Last name) | Sukunimi |
| Puhelinnumero (Phone number) | Puhelin maatunnuksen kanssa |
| sähköposti (E-mail) | Sähköpostiosoite |
Lomakkeen alla on vihje Puhelin tai sähköposti vaaditaan (Phone or email required) — toinen niistä riittää, mutta ilman sähköpostikutsua työntekijä ei pysty luomaan itselleen salasanaa.
Työasetukset (Work settings)
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Henkilönumero (Personnel Number) | Työntekijän sisäinen numero, jonka mukaan on kätevä lajitella ja viedä tietoja muihin järjestelmiin |
| Kuukausittainen tuntimäärä, % (Monthly rate of hours, %) | Osuus täydestä työajasta. Oletuksena 100 |
| Valitse tehtävä (Select a position) | Tehtävä yrityksen rakenteesta. Sen mukaan otetaan palkka, jos palkat on määritetty tehtävittäin |
Aikataulutus (Scheduling)
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Projekti (Project) | Mihin projektiin lisätään |
| Aikataulu (Schedule) | Mihin aikatauluun sijoitetaan |
| Lisää työntekijä alkaen (Add employee starting from) | Mistä päivästä alkaen ihminen katsotaan työskenteleväksi |
Kytkin Lähetä kutsu (Send invite) ratkaisee, lähteekö viesti heti. Kaikki päättyy painikkeeseen Tallenna (Save).
Tässä on tärkeä kohta: lomake hoitaa kaikki kolme pakollista vaihetta kerralla — ihmisen luominen, projektiin lisääminen ja aikatauluun sijoittaminen. Jos projekti tai aikataulu jää väliin, työntekijä kyllä syntyy, mutta ei ilmesty ruudukkoon.
Käyttöoikeustason muuttaminen
Käyttöoikeustaso vaihdetaan suoraan työntekijäluettelossa: sen vieressä on alaspäin osoittava nuoli, paina sitä ja valitse toinen taso. Työntekijäkorttia ei tarvitse avata tätä varten.
| Taso | Mitä se antaa |
|---|---|
| Työntekijä (Employee) | Oma aikataulu, omat pyynnöt, oma saatavuus |
| Ylläpitäjä (Administrator) | Koko yrityksen työntekijöiden, moduulien ja aikataulujen hallinta |
Nämä ovat käyttöoikeuksia yrityksessä, ja ne määritetään täällä, työntekijäluettelossa. Niistä erillään ihmisellä on rooli projektissa: Työntekijät (Employees), Esimiehet (Managers) tai Katsojat (Viewers) — se annetaan itse projektin asetuksissa, ei täällä. Esimies on rooli projektissa eikä käyttöoikeustaso; ylläpitäjää ei nimitetä projektiin.
Täydet oikeudet, mukaan lukien yrityksen asetukset ja talous, ovat vain omistajalla.
Työntekijäkortti: kuusi välilehteä
Kortin painaminen avaa näkymän Muokkaa työntekijää (Edit employee), eikä se ole yksi lomake vaan kuusi välilehteä. Välilehtinauhaa vieritetään sivusuunnassa, joten viimeisiä ei näy heti.
| Välilehti | Mitä sisältää |
|---|---|
| Yleistä tietoa (General info) | Henkilötiedot, työasetukset, taidot, väri, omat työpäivät ja käyttöoikeudet |
| Saatavuus (Availability) | Milloin työntekijä on valmis työskentelemään, päivittäin |
| Projektit (Projects) | Missä projekteissa hän on ja millä roolilla |
| Muistiinpanot (Notes) | Merkinnät työntekijästä, joilla on voimassaoloaika ja näkyvyys |
| Tiedostot (Files) | Ihmiseen liitetyt asiakirjat |
| Lomat (Vacations) | Lomarajat jaksoittain ja saldon muutokset |
Yleistä tietoa on pisin välilehti, ja sitä on vieritettävä. Järjestyksessä: Henkilötiedot (Personal information) etunimineen, sukunimineen, puhelimineen ja sähköposteineen; Työasetukset (Work settings) henkilönumeroineen, tehtävineen ja kuukausittaisine tuntimäärineen; Taidot (Skills); Työntekijän väri (Employee color) — sillä ihminen merkitään geopaikannuskartalle ja aikatauluun; Työntekijän henkilökohtaiset työpäiväasetukset, joissa on valinnat ma–su ja kytkin Huomioi henkilökohtaiset asetukset; ja alimpana Luvat (Permissions) — Työntekijän oikeudet (Employee rights) ja Pääsy toimintalokeihin (Access to activity logs).
Saatavuus näyttää saman kuvan, jonka työntekijä itse näkee osiossa ”Milloin olen käytettävissä”: viikko päivittäin, viikkojen vaihtaminen ja Laajenna kalenteri. Siellä, missä ihminen ei ole merkinnyt mitään, lukee Saatavuus ei määritetty (Availability not specified).
Projektit on luettelo työntekijän projekteista ja hänen roolistaan kussakin, ja siinä ovat painikkeet Lisää projektiin (Add to project) ja Lisää aikatauluun (Add to schedule). Täältä ihminen kytketään työhön poistumatta kortista.
Muistiinpanot on painike Luo muistiinpano (Create a note) ja merkintöjen luettelo. Muistiinpanolla on voimassaoloaika ja näkyvyys: Vain johtajat ja ylläpitäjät (Only managers and administrators). Tämä on paikka työhön liittyville huomautuksille, joita työntekijän itsensä ei pidä nähdä.
Tiedostot on tämän ihmisen asiakirjat ja painike Lataa tiedostoja (Upload). Niin kauan kuin niitä ei ole, näkyy Ei tietoja (No data).
Lomat on välilehti, jonka takia kortti useimmiten avataan. Se koostuu kolmesta osasta:
| Osa | Mitä se määrittää |
|---|---|
| Sallittu loman ylitys (Permissible vacation overrun) | Kuinka monta päivää työntekijä voi mennä miinukselle. Tallennetaan painikkeella Tallenna |
| Loma-asetukset (Vacation settings) | Jaksot rajoineen: alku, loppu ja Vuosittainen lomaraja. Lisätään painikkeella Lisää loma-asetus |
| Muutos lomasaldossa (Change in vacation balance) | Manuaaliset hyvitykset ja veloitukset: päivämäärä, etumerkillinen arvo ja kommentti. Painike Lisää lomatapahtuma |
Jaksoja voi olla useita peräkkäin — esimerkiksi rajana ensin 0, sitten 24 ja sitten 50 päivää vuodessa: näin näkyy, miten ihmisen ehdot ovat muuttuneet. Saldon muutoksissa miinusmerkki tarkoittaa veloitusta.
Tuonti luettelona
Yläpalkin painike Tuo työntekijät lataa monta ihmistä kerralla tiedostosta. Tuonti ilman sähköpostiosoitteita on mahdollista, mutta kutsut eivät lähde tällaisille työntekijöille — osoitteet on lisättävä myöhemmin.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Työntekijä on luotu, mutta häntä ei ole aikataulussa | Lisäyslomakkeessa jäi projekti tai aikataulu täyttämättä | Avaa kortti ja täytä lohko Aikataulutus |
| Kutsu ei tule perille | Viesti on roskapostissa tai yrityksen puhelinnumeroa ei ole vahvistettu | Tarkista roskaposti, paina Lähetä kutsu uudelleen, vahvista numero profiilissa |
| Työntekijällä on valkoinen näyttö aktivoinnissa | Tämä sähköpostiosoite on jo toisen tilin käytössä | Poista vanha tili, jolla on tämä osoite |
| Luotu ilman sähköpostia ja puhelinta | Lomake vaatii ainakin toisen näistä | Täytä puhelin tai sähköposti — muuten tallennuspainike ei toimi |
| Irtisanottu työntekijä jäi aikatauluun | Näin on tarkoitettu | Menneet vuorot ja maksumerkinnät säilyvät, nimen vieressä on poistomerkintä |
| Ylläpitäjää ei saa nimitettyä projektiin | Sellaista roolia ei projektissa ole | Ylläpitäjä on käyttöoikeustaso yrityksessä; projektissa nimitetään työntekijä, esimies ja katsoja |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Voiko työntekijän luoda ja sijoittaa heti aikatauluun? Vastaus: Kyllä, lisäyslomake tekee sen yhdellä kertaa: lohko Aikataulutus määrittää projektin, aikataulun ja aloituspäivän.
Kysymys: Mikä on henkilönumero? Vastaus: Työntekijän sisäinen numero. Sen mukaan on kätevä lajitella luetteloa ja viedä tietoja muihin järjestelmiin.
Kysymys: Miksi kuukausittainen tuntimäärä on prosentteina? Vastaus: Näin määritetään osa-aikaisuus: 50 % tarkoittaa puolta kuukausinormista.
Kysymys: Voiko työntekijän lisätä ilman sähköpostiosoitetta? Vastaus: Luoda voi, jos puhelin on annettu. Mutta kutsu lähtee vain sähköpostiin.
Kysymys: Miten työntekijän käyttöoikeudet vaihdetaan nopeasti? Vastaus: Käyttöoikeustason vieressä olevalla nuolella suoraan luettelossa, korttiin ei tarvitse mennä.
Kysymys: Miten esimies eroaa ylläpitäjästä? Vastaus: Esimies on rooli projektin sisällä: tämän projektin aikataulut ja pyynnöt. Ylläpitäjä on käyttöoikeustaso koko yritykseen.
Kysymys: Mitä irtisanotun tiedoille tapahtuu? Vastaus: Vuorot ja maksumerkinnät jäävät raportteihin, ja työntekijä itse merkitään poistetuksi.