Luotua aikataulua muutetaan suoraan sovelluksessa: nimi, itsepalveluluvat, tiimin kokoonpano, jakso, palkat, kuormitusennuste. On sellaistakin, mitä selainversiossa ei ole, — rakentaa aikataulu uudelleen päivitettyjen sääntöjen mukaan.
Aikatauluja voivat muokata yrityksen esihenkilö, ylläpitäjä ja omistaja.
Vaiheittainen ohje
Miten näkymä avataan
☰ → Aikataulut (Schedules) → Aikataulut → paina luettelossa haluamaasi aikataulua. Avautuu näkymä, jossa on kuusi osiota.
| Osio | Mitä se muuttaa |
|---|---|
| Tärkeimmät tiedot (Main information) | Nimi, väri, viikon valvonta ja itsepalveluluvat |
| Työntekijät (Employees) | Kokoonpano: kenet lisätään aikatauluun, kenet poistetaan |
| Vähennä/laajenna aikataulua (Reduce/extend schedule) | Jakso: pidennä tai lyhennä |
| Kuormituksen tarve (Load demand) | Kuormitusennuste — montako vuoroa kussakin aikavälissä tarvitaan |
| Aikataulutetut tiimin jäsenet (Scheduled team members) | Perustuntipalkka kaikille tässä aikataulussa oleville |
| Aikataulun uudelleenkonfigurointi (Rebuild schedule) | Aikataulun luominen uudelleen päivitettyjen sääntöjen mukaan |
Tärkeimmät tiedot: mitä työntekijä saa tehdä itse
Nimen, värin ja viikon valvontatyypin lisäksi tähän on koottu kaikki itsepalvelukytkimet — se, mitä työntekijä saa tehdä omille vuoroilleen itse. Niitä on kymmenen, viidessä ryhmässä.
Tämä ei ole käyttöoikeustaso yrityksessä: työntekijäksi, ylläpitäjäksi tai omistajaksi ihminen tehdään hänen kortissaan, ja se pätee kaikkialla. Alla olevat kytkimet vaikuttavat vain tämän aikataulun sisällä, joten yhdessä aikataulussa vuorojen vaihto voi olla sallittua ja viereisessä ei.
| Ryhmä | Kytkin | Mitä se sallii |
|---|---|---|
| Näkyvyys (Visibility) | Salli työntekijöiden nähdä kaikki vuorot | Nähdä koko tiimin vuorot, ei vain omia |
| Vuorovaihto (Shift exchange) | Salli vuorojen vaihto (Allow shift swapping) | Vaihtaa vuoroja kollegoiden kanssa |
| Managerin vahvistuksella (With manager confirmation) | Vaihto toteutuu vasta esihenkilön hyväksynnän jälkeen | |
| Vaihda vuoroja saman aseman kanssa (Swap shifts with the same position) | Vaihtaa vain saman tehtävän kanssa | |
| Avoimet vuorot (Free shifts) | Salli työntekijöiden lähettää vuoroja avoimien vuorojen luetteloon (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Antaa oma vuoro avoimien luetteloon |
| Salli työntekijöiden ottaa vuoroja avoimien luettelosta (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Ottaa vuoroja avoimien luettelosta | |
| Työntekijän pyynnöt (Employee requests) | Salli työntekijöiden luoda omia vuoroja (Allow employees to create their own shifts) | Luoda itselleen vuoroja |
| Salli työntekijöiden luoda taukoja (Allow employees to create breaks) | Luoda taukoja | |
| Salli työntekijöiden luopua vuoroista (Allow employees to drop shifts) | Luopua vuorosta | |
| Muut | Salli työntekijöiden vaihtaa taukoja eri vuoropohjien välillä (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Vaihtaa taukoja eri vuoropohjien välillä |
| Salli työntekijöiden jakaa vuoroja (Allow employees to split shifts) | Jakaa vuoro osiin |
Muutokset tulevat voimaan painikkeen Tallenna (Save) jälkeen.
Työntekijät: kenet lisätään ja kenet poistetaan
Osiossa on kolme kenttää.
| Kenttä | Mitä se tekee |
|---|---|
| Lisää työntekijät aikatauluun (Add employees to schedule) | Niiden ihmisten valinta, jotka pitää sijoittaa tähän aikatauluun |
| Lisää työntekijä alkaen (Add employee starting from) | Päivämäärä, josta alkaen ihminen tulee aikatauluun. Ei jakson alusta vaan valitusta päivästä |
| Poista työntekijät (Remove employees) | Poistaa ihmisen aikataulusta poistamatta häntä yrityksestä |
Päivämääräkenttä on juuri se, minkä takia tänne useimmiten tullaan: uusi ihminen aloitti työt kesken kuukauden, eikä vuoroja tarvita hänelle ensimmäisestä päivästä.
Jakson lyhentäminen tai pidentäminen
Näkymän nimi on Aikataulun koon muuttaminen (Schedule resizing), ja ylhäällä näkyy nykyinen jakso.
| Kenttä | Vaihtoehdot |
|---|---|
| Toiminto (Action) | Laajenna aikataulua (Extend schedule) tai Lyhennä aikataulua (Shorten schedule) |
| Muutoksen tyyppi (Change type) | Esimerkiksi Laajenna ilman vuoroja (Extend without shifts) — jaksosta tulee pidempi, mutta vuoroja ei siihen ilmesty |
| Laajenna aikataulua päivämäärään (Extend schedule to) | Päivämäärä, johon asti jaksoa venytetään |
| Mitä tehdä olemassa oleville vuoroille uudella kaudella? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ohita (Ignore) tai Poista (Delete) |
Viimeinen kysymys on tärkeämpi kuin miltä näyttää: jos uudella jaksolla on jo vuoroja — esimerkiksi toisesta aikataulusta —, sovellus kysyy, jätetäänkö ne vai pyyhitäänkö pois.
Laajennus ilman vuoroja sopii silloin, kun jakso pitää venyttää ja vuorot asetetaan myöhemmin käsin tai aikataulu rakennetaan uudelleen.
Kuormituksen tarve
Ennuste: montako vuoroa kussakin aikavälissä tarvitaan. Näiden tietojen perusteella järjestelmä sijoittelee vuorot automaattisessa jaossa.
Niin kauan kuin ennustetta ei ole määritetty, näytöllä lukee Ei tietoja (No data) — niin on uudessa aikataulussa.
Aikataulutetut tiimin jäsenet: palkka
Näkymä Perustuntipalkan muokkaus aikataulussa (Basic pay rate editing in the schedule). Ylhäällä ovat valuutta ja yksikkö — esimerkiksi USD · Tunnissa (USD · Per hour) — ja itse palkan arvo.
Kaksi näytöllä olevaa vihjettä selittävät eron yhteisen ja henkilökohtaisen palkan välillä:
- Aseta perustuntipalkka aikataulun työntekijöille — eli yhteinen palkka kaikille osallistujille;
- Aseta työntekijälle henkilökohtainen perustuntipalkka. Se on voimassa valitusta päivästä aikataulun loppuun — eli yksittäiselle ihmiselle voi antaa oman palkan, ja vain tämän aikataulun sisällä.
Alempana on painike Työntekijät (Employees) — siirtyminen luetteloon, jossa palkka määritetään nimikohtaisesti.
Aikataulun uudelleenkonfigurointi: rakenna uudelleen
Osio avaa saman ohjatun toiminnon kuin luonnissa, mutta jo täytettynä tämän aikataulun tiedoilla — nimi, väri, projekti, jakso, palkka. Korjaat sen, mitä pitää muuttaa, ja käynnistät luonnin uudelleen.
Tätä tarvitaan, kun sääntöjä on tullut lisää tai ne ovat muuttuneet: on lisätty vuoropohja, muutettu viikonpäiviä tai korjattu kuormitusta. Sen sijaan että poistaisit aikataulun ja kokoaisit sen alusta, rakennat olemassa olevan uudelleen.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
| Ongelma | Syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Työntekijä ei näe muiden vuoroja | Kytkin Salli työntekijöiden nähdä kaikki vuorot (Allow employees to see all shifts) on pois päältä | Kytke se päälle osiossa Tärkeimmät tiedot ja tallenna |
| Työntekijät vaihtavat vuoroja kysymättä | Managerin vahvistuksella (With manager confirmation) on pois päältä | Kytke se päälle — vaihto kulkee hyväksyntäsi kautta |
| Muutokset eivät tallentuneet | Painiketta Tallenna ei ole painettu | Palaa osioon ja tallenna |
| Tarvitaan pidempi aikataulu kuin on luotu | Jakso määritettiin luonnin yhteydessä | Vähennä/laajenna aikataulua — pidentää ilman uudelleenluontia |
| Sääntöjen korjauksen jälkeen vuorot jäivät vanhoiksi | Säännöt muuttuvat, mutta jo luodut vuorot eivät | Käynnistä Aikataulun uudelleenkonfigurointi |
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kysymys: Miten ”Aikataulun uudelleenkonfigurointi” eroaa uuden aikataulun luomisesta? Vastaus: Ohjattu toiminto on sama, mutta kentät on jo täytetty olemassa olevan aikataulun tiedoilla, ja tulos korvaa sen eikä lisää toista.
Kysymys: Voiko aikataulua pidentää luomatta sitä uudelleen? Vastaus: Kyllä, osio Vähennä/laajenna aikataulua — se myös lyhentää jaksoa.
Kysymys: Mistä palkka muutetaan kerralla kaikille aikataulussa? Vastaus: Osiossa Aikataulutetut tiimin jäsenet — siellä on perustuntipalkka kaikille tämän aikataulun osallistujille.
Kysymys: Mitkä oikeudet määritetään täällä ja mitkä työntekijäkortissa? Vastaus: Täällä vain nämä kymmenen itsepalvelukytkintä: mitä ihminen saa tehdä omille vuoroilleen (vaihtaa, antaa avoimiin, ottaa sieltä, luoda vuoroja ja taukoja, jakaa vuoron). Ne vaikuttavat yhden aikataulun sisällä, ja eri aikatauluissa ne voivat olla erilaisia. Käyttöoikeustaso yrityksessä — työntekijä, ylläpitäjä, omistaja — taas määritetään työntekijäkortissa ja pätee koko yritykseen, eikä aikataulu vaikuta siihen.
Kysymys: Työntekijä voi antaa vuoron pois, mutta ei ottaa sitä — miksi? Vastaus: Nämä ovat kaksi eri kytkintä ryhmässä Avoimet vuorot: avoimien luetteloon antaminen ja sieltä ottaminen sallitaan erikseen.
Kysymys: Mikä on ”Kuormituksen tarve”? Vastaus: Kuormitusennuste: montako vuoroa kussakin aikavälissä tarvitaan. Näiden tietojen perusteella järjestelmä sijoittelee vuorot automaattisessa jaossa.
Kysymys: Voiko työntekijän poistaa aikataulusta poistamatta häntä yrityksestä? Vastaus: Kyllä, tämän aikataulun osiossa Työntekijät.
Kysymys: Uusi työntekijä aloitti kesken kuukauden — miten hänet sijoitetaan muualta kuin alusta? Vastaus: Osiossa Työntekijät on kenttä Lisää työntekijä alkaen: merkitse työn aloituspäivä.
Kysymys: Mitä tapahtuu vuoroille, jotka ovat jo uudella jaksolla pidennettäessä? Vastaus: Sovellus kysyy: Ohita — jätä ennalleen, Poista — pyyhi pois ja rakenna uudelleen.
Kysymys: Missä työntekijän palkka ylipäätään määritetään? Vastaus: Työntekijän profiilissa palkkaa ei ole. Palkka määritetään neljällä tasolla: yrityksen asetuksissa, projektissa, tehtävällä ja täällä, aikataulussa. Järjestelmä etsii sitä ketjussa yritys → aikataulu → tehtävä → sijainti. Aikataulun palkka on voimassa vain sen sisällä ja vain valitusta päivästä jakson loppuun, joten yhdelle ihmiselle voi maksaa eri tavalla eri aikatauluissa.