Projektien hallinta - Shifton Help

Organisoi tiimisi ryhmittelemällä työntekijät ja aikataulut projekteihin. Projekti on ylätason säilö tiimien, osastojen tai liiketoimintayksiköiden erottamiseen. Jokainen tili sisältää yhden ilmaisen projektin; lisäprojekteja varten tarvitaan moduuli Osastot ja projektit — 1 $/kuukausi per projekti.

Vaiheittaiset ohjeet

Projektien tarkastelu

Avaa Projektit-sivu vasemmasta sivupaneelista tai siirry osoitteeseen /projects`.

Näet taulukon kaikista olemassa olevista projekteista.

Taulukko sisältää seuraavat sarakkeet:

Sarake	Kuvaus
Nimi	Projektin nimi
Esimiehet	Projektin esimiehiksi nimetyt käyttäjät
Työntekijät Laske	Projektin työntekijöiden kokonaismäärä
Projektin väri	Värimerkintä visuaaliseen erottamiseen aikatauluissa ja raporteissa
Toiminnot	Käytettävissä olevat toiminnot: Edit, Marks, Delete

Projektin hakeminen

Käytä Etsi-kenttää taulukon yläosassa.

Syötä osa tai koko projektin nimi.

Luettelo suodattuu automaattisesti kirjoitettaessa.

Projektin luominen

Napsauta + Luo projekti sivun yläosassa.

Täytä projektin kentät (katso taulukko alla).

Määritä työntekijöiden oikeudet.

Napsauta Tallenna.

Projektin muokkaaminen

Etsi projekti taulukosta.

Napsauta Muokkaa-kuvaketta Toiminnot-sarakkeessa.

Päivitä haluamasi kentät.

Napsauta Tallenna.

Projektin kentät

Kenttä	Kuvaus
Projektin nimi *	Projektin nimi (pakollinen)
väri	Väri visuaaliseen tunnistamiseen aikatauluissa
Aikavyöhyke	Projektin aikavyöhyke. Huomioidaan aikataulujen generoinnissa. Voidaan muuttaa vain, jos projektissa ei vielä ole aikatauluja
Oletuspaikka	Sijainti, joka asetetaan automaattisesti vuoroihin aikataulun generoinnissa
Esimiehet	Projektin esimiehet. Voivat luoda ja muokata aikatauluja, valvoa työntekijöiden työtä
Työntekijät	Projektiin kuuluvat työntekijät. Useita voi lisätä kerralla monivalinnalla
Tarkkailijat	Tarkkailijat — voivat ainoastaan katsella projektin vuoroaikatauluja. Ei muokkausoikeuksia. Heidän pyyntönsä eivät ohjaudu tämän projektin esimiehille
Peruspalkkataso	Peruspalkkio (valinnainen). Yksilöllinen palkkaluokka kullekin työntekijälle voidaan asettaa aikataulun luomisen jälkeen

Työntekijöiden oikeudet projektissa

Asetus	Kuvaus
Salli työntekijöiden nähdä kaikki aikataulut projektissa	Työntekijät näkevät kaikkien kollegojen aikataulut projektissa. Sama asetus on myös aikataulun asetuksissa
Salli vuorojen vaihto kaikkien työntekijöiden kesken projektissa	Sallii vuorojen vaihdon projektin työntekijöiden välillä. Alivalinta Johtajain vahvistuksella — vaihto vain esimiehen hyväksynnällä
Salli työntekijöiden ottaa vuoroja Avoimet vuorot -luettelosta projektissa	Työntekijät voivat ottaa vapaita vuoroja Open shifts -luettelosta. Alivalinta Johtajain vahvistuksella — esimiehen hyväksyntä vaaditaan
Prevent a Johtaja from changing vuorot in the past	Esimies ei voi muokata, siirtää tai poistaa menneiden päivien vuoroja

Projektin merkinnät (Marks)

Jokaisella projektilla voi olla oma merkintävalikoimansa (Marks) — värillisiä tunnisteita luokittelua varten. Merkinnät voidaan liittää vuoroihin sekä työntekijöihin aikataulussa (Aikataulutetut tiimin jäsenet -välilehti).

Miksi merkintöjä tarvitaan:
– Työpaikan osoittaminen (toimipiste, osasto, sijainti)
– Lisätietojen liittäminen vuoroon (työn tyyppi, erityisohjeet)
– Vuorojen suodatus aikataulukalenterissa merkintätyypin mukaan

Projektin merkintöjen hallinta:

Avaa projektin muokkaus → napsauta Merkit (kuvake otsikon vieressä).

Napsauta + Add Merkitse.

Syötä merkinnän nimi ja valitse väri.

Napsauta Tallenna.

Luodut merkinnät ovat käytettävissä tämän projektin vuoroja lisättäessä tai muokatessa.

Merkintöjen hallinta (Marks)

Napsauta Merkit-kuvaketta (tunnistekuvake) Toiminnot-sarakkeessa projektin kohdalla — avautuu projektin merkintöjen hallinta.

Projektin poistaminen

Napsauta Poista-kuvaketta Toiminnot-sarakkeessa.

Vahvista poistaminen ponnahdusikkunassa.

Huomio:

projektin poistaminen tuhoaa peruuttamattomasti kaikki liittyvät aikataulut ja vuorotiedot. Toimintoa ei voi kumota.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka Mata projektia voi luoda ilmaiseksi?
Yhden. Lisäprojekteja varten on aktivoitava moduuli Departments — 1 $/kk per lisäprojekti.

Voiko työntekijä kuulua useisiin projekteihin?
Kyllä. Työntekijöitä voidaan nimetä useisiin projekteihin samanaikaisesti — kunkin projektin aikatauluja hallinnoidaan erikseen.

Mitä aikatauluille tapahtuu projektin poistamisen yhteydessä?
Kaikki aikataulut, vuorot ja niihin liittyvät tiedot poistetaan peruuttamattomasti. Vie tarvittavat tiedot ennen poistamista.

Voiko työntekijän siirtää projektista toiseen?
Kyllä — työntekijän profiilin tai projektin asetusten kautta. Työntekijää ei tarvitse välttämättä poistaa nykyisestä projektista.

“Luo projekti” -painike ei näy.
Ilmaisten projektien raja on saavutettu. Aktivoi Departments-moduuli tiliasi asetuksissa.

Mikä on “Tarkkailijat” projektin asetuksissa?
Tarkkailijat näkevät projektin aikataulut, mutta eivät voi muokata niitä. Kätevä johdolle tai henkilöstöhallinnolle, jotka tarvitsevat vain lukuoikeuden.

Miten työntekijä lisätään projektiin sen luomisen jälkeen?
Avaa projektin muokkaus → kenttä Työntekijät → valitse haluamasi työntekijät Maivalinnalla → tallenna.

Voiko projektin peruspalkkion asettaa?
Kyllä. Projektin muokkauslomakkeessa on kenttä Peruspalkkataso — asettaa palkkion kaikille projektin työntekijöille (ellei sitä ole ylikirjoitettu aikataulun tai vuoron tasolla).

Voiko esimiestä estää muuttamasta menneitä vuoroja?
Kyllä. Projektin asetuksissa ota käyttöön Prevent a Johtaja from changing vuorot in the past.

Miten vuorojen vaihto työntekijöiden välillä määritetään projektin tasolla?
Projektin asetuksissa ota käyttöön Salli vuorojen vaihto between Kaikki työntekijät. Lisää alivalinta Johtajain vahvistuksella hyväksyntävaatimusta varten.

Mitä ovat projektin merkinnät (Merkit) ja miten ne eroavat yleisistä?
Projektin merkinnät ovat käytettävissä vain kyseisessä projektissa. Ne luodaan projektin asetuksissa. Niitä sovelletaan vuoroihin ja työntekijöihin (aikataulun muokkauksen Aikataulutetut tiimin jäsenet -välilehti).

Miten projektin aikavyöhyke asetetaan?
Projektin muokkauslomakkeessa on kenttä Aikavyöhyke. Se voidaan asettaa vain, jos projektissa ei vielä ole aikatauluja.

Miten “Oletuspaikka” -asetusta käytetään projektissa?
Ilmoita Oletuspaikka projektin asetuksissa — tämä sijainti asetetaan automaattisesti kaikkiin vuoroihin aikataulun generoinnissa.

Projekti poistettiin — voiko tiedot palauttaa?
Ei. Poistaminen tuhoaa peruuttamattomasti kaikki projektin aikataulut ja vuorot. Vie tiedot ennen poistamista.

Mikä on tunnistekuvake Toiminnot-sarakkeessa?
Se on projektin merkintöjen (Marks) hallinta — merkintöjen luominen, muokkaaminen ja poistaminen.

K: Voiko esimies luoda projekteja?
V: Ei. Projektien luominen on käytettävissä vain Ylläpitäjä-roolissa oleville käyttäjille.

K: Miten nähdä kunkin projektin työntekijämäärä?
V: Projects-sivun taulukossa on sarake Työntekijät Laske — se näyttää kunkin projektin työntekijöiden määrän.

K: Voiko aikataulun siirtää projektista toiseen?
V: Ei. Aikataulut ovat sidottuja tiettyyn projektiin. Luo uusi aikataulu kohdeprojektiin ja kopioi vuorot manuaalisesti.

K: Miten projektin väri vaihdetaan?
V: Avaa projektin muokkaus → kenttä väri → valitse uusi väri → Save. Väri päivittyy aikatauluissa ja raporteissa.

K: Työntekijä on lisätty projektiin mutta ei näy aikataulussa — mitä tehdä?
V: Projektiin lisääminen ja aikatauluun lisääminen ovat kaksi eri vaihetta. Avaa työntekijän profiili → Projects-välilehti → napsauta Lisää aikatauluun.

K: Voiko yhden projektin asetukset kopioida toiseen?
V: Ei. Jokainen projekti määritetään erikseen.