Pyyntöjen arkisto - Shifton Help

Arkisto-välilehti tallentaa kaikki valmiit ja hylätyt vapaa-aikapyynnöt, tarjoten historiallisen tietueen menneistä poissaoloista viitteeksi ja raportointia varten.

Mikä tämä on?

Arkisto-välilehti Pyynnöt-sivulla sisältää vapaa-aikapyynnöt, jotka ovat saavuttaneet lopullisen tilan — joko Hyväksytty (ja valmis) tai Hylätty. Toisin kuin aktiivinen Pyynnöt-välilehti, Arkisto toimii vain luku -historiallisena lokina. Käytä sitä menneiden poissaolojen etsimiseen, lomakirjanpidon tarkistamiseen tai vapaa-ajan kuvioiden auditointiin ajan mittaan.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Aktiivinen Shifton-tili	Sinun täytyy olla kirjautuneena Shifton-työtilaan
2	Asianmukainen rooli	Työntekijät voivat tarkastella omia arkistoituja pyyntöjään; Managerit ja Adminit voivat tarkastella tiimin tai yrityksen laajuisia arkistoja
3	Olemassa olevia arkistoituja pyyntöjä	Vähintään yksi pyyntö on täytynyt hyväksyä tai hylätä näkyäkseen Arkistossa

Vaiheittaiset ohjeet

Siirtyminen Arkistoon

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Klikkaa vasemmassa sivupalkissa Työntekijät	Työntekijät-alivalikko laajenee
2	Klikkaa Pyynnöt	Pyynnöt-sivu avautuu Pyynnöt-välilehti aktiivisena
3	Klikkaa Arkisto-välilehteä	Näkymä vaihtuu näyttämään historialliset (valmiit ja hylätyt) pyynnöt

Arkistoitujen pyyntöjen selaaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Tarkastele arkistoitujen pyyntöjen listaa	Jokainen rivi näyttää työntekijän nimen, vapaa-aikatyypin, päivämäärävälin ja lopullisen tilan (Hyväksytty tai Hylätty)
2	Klikkaa pyyntöriviä nähdäksesi sen täydet tiedot	Yksityiskohtainen näkymä avautuu, jossa näkyvät kaikki alkuperäisen pyynnön kentät, lopullinen tila ja kaikki liitetiedostot
3	Käytä sivutuksen hallintaa alareunassa sivujen välillä siirtymiseen	Arkisto saattaa sisältää monia tietueita; navigoi käyttämällä “Siirry sivulle”, sivunumeroita ja rivejä sivulla -valitsinta

Arkiston suodattaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Käytä Työntekijät-pudotusvalikkoa suodattaaksesi tietyn työntekijän mukaan	Vain kyseisen työntekijän arkistoidut pyynnöt näytetään
2	Aseta Aloituspäivämäärä ja Loppupäivämäärä määritelläksesi päivämääräväli	Vain valitun jakson sisällä olevat pyynnöt näytetään
3	Käytä Tila-pudotusvalikkoa suodattaaksesi Hyväksytyn tai Hylätyn mukaan	Lista kavenee näyttämään vain valitun lopullisen tilan pyynnöt
4	Klikkaa Päivitä-kuvaketta ladataksesi arkistodatan uudelleen	Lista päivittyy uusimmilla arkistoiduilla tietueilla

Arkistoitujen pyyntöjen tietojen ymmärtäminen

Kenttä	Kuvaus
Työntekijä	Pyynnön lähettäneen työntekijän nimi
Maksutyyppi	Oliko vapaa-aika palkallinen vai palkaton
Vapaa-aikatyyppi	Kategoria: Sairasloma, Loma, Pyhäpäivä tai mukautettu tyyppi
Päivämäärä / Aikaväli	Alkamis- ja päättymispäivämäärät (tai kellonajat osittaisten päivien pyynöille)
Tila	Lopullinen tila — Hyväksytty tai Hylätty
Vuorotoiminto	Mitä päällekkäisille vuoroille tehtiin (Ei mitään, Poistettu, Siirretty avoimiin vuoroihin)
Liite	Kaikki alkuperäisen pyynnön yhteydessä ladattu tiedosto

Käyttöoikeudet

Rooli	Näe oma arkisto	Näe tiimin arkisto	Näe kaikki arkistot
Employee	Kyllä	Ei	Ei
Manager	Kyllä	Kyllä	Ei
Admin	Kyllä	Kyllä	Kyllä

UKK

K: Mikä on ero Pyynnöt-välilehden ja Arkisto-välilehden välillä?
V: Pyynnöt-välilehti näyttää aktiiviset pyynnöt, jotka ovat edelleen odottavia tai äskettäin hyväksyttyjä. Arkisto-välilehti sisältää pyynnöt, jotka ovat saavuttaneet lopullisen tilan ja säilytetään historiaviitteeksi.

K: Voinko muokata tai poistaa arkistoitua pyyntöä?
V: Ei. Arkistoidut pyynnöt ovat vain luku -tilassa. Ne toimivat pysyvinä tietueina. Jos korjaus on tarpeen, uusi pyyntö tulee lähettää ja käsitellä normaalin työnkulun kautta.

K: Kuinka kauas taakSyyskuuäin Arkisto ulottuu?
V: Arkisto säilyttää kaikki historialliset pyynnöt ilman automaattista vanhenemista. Voit suodattaa päivämäärävälin mukaan löytääksesi tietueita miltä tahansa ajalta siitä lähtien, kun työtilasi alkoi käyttää Vapaa-aika-moduulia.

K: Voinko viedä arkistoidut pyynnöt raportointia varten?
V: Vientitoiminto riippuu työtilasi suunnitelmasta ja konfiguraatiosta. Tarkista ylläpitäjältäsi, onko CSV- tai raporttivientivaihtoehtoja käytettävissä vapaa-aikatiedoille.

K: Miksi hyväksytty pyyntö on edelleen Pyynnöt-välilehdessä eikä Arkistossa?
V: Äskettäin hyväksytyt pyynnöt saattavat pysyä Pyynnöt-välilehdessä, kunnes vapaa-aikajakso on päättynyt. Kun lomap äivät ovat ohittuneet, pyyntö siirtyy Arkistoon automaattisesti.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Arkisto-välilehti ei näytä tietueita	Yhtään pyyntöä ei ole hyväksytty tai hylätty vielä, tai suodattimet ovat liian tiukat	Tyhjennä kaikki suodattimet ja tarkista uudelleen; jos pyyntöjä ei ole käsitelty, arkisto on tyhjä
En löydä tiettyä mennyttä pyyntöä	Päivämäärävälisuodatin on liian kapea	Laajenna Aloitus- ja Loppupäivämäärä-kenttiä kattamaan laajempi jakso
Vain omat pyynnöt näkyvät	Roolisi on Employee	Managerit voivat tarkastella tiimin arkistoja ja Adminit kaikkia; ota yhteyttä ylläpitäjään, jos tarvitset laajempaa pääsyä
Arkisto latautuu hitaasti	Hyvin suuri määrä historiallisia tietueita on olemassa	Sovella suodattimia (työntekijän nimi, päivämääräväli, tila) ladattavien tulosten vähentämiseksi
Hylätty pyyntö ei näy Arkistossa	Pyyntö saattaa olla vielä Pyynnöt-välilehdellä	Tarkista Pyynnöt-välilehti; äskettäin hylättyjen pyyntöjen siirtymiseen Arkistoon saattaa kulua hetki