Poissaolopyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen

Kun työntekijä lähettää pyynnön, se siirtyy Odottaa-tilaan ja odottaa käsittelyä. Esimiehet ja ylläpitäjät tarkastelevat tiedot ja hyväksyvät tai hylkäävät pyynnön Requests-sivulla.

Vaiheittaiset ohjeet

Tilojen muutoskaavio

Tila	Merkitys	Mitä tapahtuu seuraavaksi
Odottaa	Pyyntö on lähetetty ja odottaa käsittelyä	Esimies tai ylläpitäjä hyväksyy tai hylkää sen
Hyväksytty	Pyyntö on hyväksytty	Poissaolo on vahvistettu; päällekkäisten vuorojen säännöt toteutetaan
Hylätty	Pyyntö on hylätty	Työntekijälle ilmoitetaan; vuoroihin ei tehdä muutoksia

Pending-tilassa olevien pyyntöjen suodattaminen

Vaihe	Toimenpide	Odotettu tulos
1	Avaa Pyynnöt sivupalkista	Requests-sivu avautuu
2	Avaa Tila-pudotusvalikko	Vaihtoehdot: Pending, Approved, Rejected
3	Valitse Odottaa	Näytetään vain käsittelyä odottavat pyynnöt
4	(Valinnainen) Valitse työntekijä Työntekijät-listasta	Lista rajautuu valitun työntekijän pyyntöihin

Pyynnön hyväksyminen

Vaihe	Toimenpide	Odotettu tulos
1	Napsauta pyynnön riviä	Yksityiskohtainen näkymä avautuu tyypin, päivämäärien, maksutyypin ja liitteiden kanssa
2	Napsauta Hyväksy	Tila vaihtuu Hyväksytty-tilaan. Työntekijälle ilmoitetaan. Vuoromuutokset toteutetaan valitun säännön mukaisesti

Pyynnön hylkääminen

Vaihe	Toimenpide	Odotettu tulos
1	Napsauta pyynnön riviä	Yksityiskohtainen näkymä avautuu
2	Napsauta Hylkää	Voi avautua dialogi hylkäämissyyn kirjoittamiseksi
3	(Valinnainen) Kirjoita hylkäämisen syy	Syy näkyy työntekijälle
4	Vahvista hylkääminen	Tila vaihtuu Hylätty-tilaan. Vuoroihin ei tehdä muutoksia

Useiden pyyntöjen käsittely

Vaihe	Toimenpide	Odotettu tulos
1	Suodata lista Odottaa-tilaan	Näytetään vain käsittelemättömät pyynnöt
2	Avaa ja käsittele jokainen pyyntö vuorotellen	Jokaisen tila päivittyy välittömästi
3	Napsauta Päivitä-kuvaketta, jos uusia pyyntöjä saapuu	Lista latautuu uudelleen uusimmilla tiedoilla

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

K1: Voiko hyväksynnän tai hylkäämisen perua?
Yleensä tila on lopullinen. Ota yhteyttä ylläpitäjään — hän voi korjata pyynnön manuaalisesti.

K2: Saako työntekijä ilmoituksen tilan muutTissa?
Kyllä. Työntekijä saa ilmoituksen jokaisesta tilan muutoksesta.

K3: Mitä vuoroille tapahtuu hyväksynnän jälkeen?
Riippuu työntekijän valitsemasta säännöstä: Poista vuorot — päällekkäiset vuorot poistetaan; Siirry avoimiin vuoroihin — siirretään avoimien vuorojen pooliin; Ei mitään — vuorot pysyvät muuttumattomina.

K4: Voiko pyynnön hyväksyä takautuvasti?
Kyllä. Järjestelmä sallii pyyntöjen hyväksymisen riippumatta siitä, ovatko ilmoitetut päivämäärät jo menneet.

K5: Hyväksy/Hylkää-painikkeet eivät näy — miksi?
Roolisi on Employee. Vain esimiehet ja ylläpitäjät voivat hyväksyä ja hylätä pyyntöjä. Ota yhteyttä ylläpitäjään.

K6: Voiko pyynnön hyväksyä osittain (esimerkiksi vain osa päivistä)?
Ei. Pyyntö hyväksytään tai hylätään kokonaisuudessaan. Osittaista hyväksyntää varten pyydä työntekijää perumaan ja lähettämään uusi pyyntö lyhyemmälle ajanjaksolle.

K7: Pitääkö hylkäämisen syy ilmoittaa?
Ei ole pakollista, mutta suositeltavaa — työntekijä näkee kommentin ilmoituksessa.

K8: Mitä lomasaldolle tapahtuu pyynnön hyväksynnän jälkeen?
Loma-tyypillä päivät vähennetään automaattisesti työntekijän saldosta (kun Lomien hallinta -moduuli on aktiivinen).

K9: Voiko pyynnön hyväksyä, jos työntekijän lomasaldo on negatiivinen?
Riippuu asetuksista: jos valittu Näytä varoitus esimiehelle — pyynnön voi hyväksyä, mutta varoitus näytetään. Jos Estäpyynnöt — pyyntöä ei voi lähettää lainkaan.

K10: Työntekijä on irtisanottu — mitä hänen Odottaa-pyyntöilleen tapahtuu?
Ne on hylättävä manuaalisesti. Järjestelmä ei hylkää pyyntöjä automaattisesti irtisanomisen yhteydessä.

K11: Miten löydän nopeasti kaikki edellisen kuukauden pyynnöt?
Requests → aseta Aloituspäivämäärä ja Päättymispäivä edelliselle kuukaudelle → napsauta Päivitä.

K12: Voiko useita pyyntöjä hyväksyä kerralla?
Ei. Jokainen pyyntö hyväksytään erikseen.

K13: Saako esimies ilmoituksen työntekijän uudesta pyynnöstä?
Kyllä, jos esimiehen profiilissa on käytössä pyyntöjen ilmoitukset (Vaihda/Drop Pyynnöt -tyyppi tai vastaava).

K14: Muuttuuko aikataulu automaattisesti hyväksynnän jälkeen?
Kyllä, jos työntekijä valitsi Poista vuorot tai Siirry avoimiin vuoroihin — vuorot käsitellään hyväksynnän yhteydessä.

K15: Voiko ylläpitäjä muuttaa jo hyväksytyn pyynnön tilan?
Ei suoraan. Tilan uudelleen muuttamista käyttöliittymän kautta ei tueta — tarvittaessa luo korjaava merkintä manuaalisesti.