Työntekijän työtunnit -raportti

Seuraa toteutuneita vs. suunniteltuja vuoroaikoja, taukojen kestoja, myöhästymisiä, aikaisia lähtöjä ja poissaoloja kaikille työntekijöille.

Mitä tämä on?

Työntekijän työtunnit -raportti on yksi Shiftonin kattavimmista raporteista. Se vertaa suunniteltuja vuoroaikatauluja toteutuneisiin läsnäolotietoihin, antaen managereille täydellisen kuvan siitä, miten työntekijöiden todelliset työtunnit vastaavat aikataulua. Raportti tallentaa myös taukoajan, myöhästymiset, aikaiset lähdöt ja poissaolotunnit, mikä tekee siitä välttämättömän palkanlaskennan valmistelun ja läsnäolon auditoinnin kannalta.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Läsnäolomoduuli käytössä	Toteutuneet vuoroajat tulevat Läsnäolo-moduulista.
2	Julkaistut aikataulut	Suunnitellut ajat edellyttävät julkaistuja aikatauluja.
3	Manager-, Admin- tai Owner-rooli	Täysi käyttöoikeus edellyttää korkeampia oikeuksia.

Vaiheittaiset ohjeet

Raporttiin siirtyminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry Raportit-kohtaan vasemmasta sivupalkista.	Raportit-sivu avautuu.
2	Valitse Työntekijän työtunnit raporttilistan.	Raportti latautuu suodattimineen ja datataulukoineen.

Suodattimien käyttäminen

Suodatin	Tyyppi	Kuvaus
Projektit	Monivalinta	Suodata yhden tai useamman projektin mukaan.
Päivämääräväli	Päivämääränvalitsin	Valitse raportointijakson alku- ja loppupäivämäärät.
Näytä käyttäjät	Pudotusvalikko	Vaihtoehdot: Kaikki, Uudet (äskettäin lisätyt), Poistetut (poistetut työntekijät).
Suunniteltu	Vaihtokytkentä	Näytä tai piilota suunnitellut vuorotiedot rinnakkain toteutuneiden tietojen kanssa.
Merkinnät	Monivalinta	Suodata työntekijöille määritettyjen mukautettujen merkintöjen/tunnisteiden mukaan.
Tehtävä	Pudotusvalikko	Suodata työntekijän tehtävän mukaan.

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Konfiguroi haluamasi suodattimet.	Suodattimet on asetettu.
2	Napsauta Käytä suodatinta.	Taulukko päivittyy suodatetuilla tiedoilla.

Raporttitaulukon lukeminen

Sarake	Kuvaus
Nimi	Työntekijän koko nimi.
Projekti	Projekti, johon vuoro kuuluu.
Vuoron alku	Todellinen aika, jolloin työntekijä aloitti vuoron.
Vuoron loppu	Todellinen aika, jolloin työntekijä päätyi vuoron.
Vuoron kesto	Todellinen kokonaistyöaika (taukoja ei lasketa).
Tauon kesto	Vuoron aikana pidetty kokonaistauko.
Myöhästymistunnit	Tunnit, jolloin työntekijä saapui myöhässä suunnitellusta aloitusajasta.
Aikainen lähtö tunteina	Tunnit, jolloin työntekijä lähti aikaisin suunnitellusta lopetusajasta.
Poissaolotunnit	Tunnit, jolloin työntekijä oli poissa (aikataulutettu mutta ei saapunut).
Poissaolo työtunteina	Suunnitellut työtunnit, jotka jäivät tekemättä poissaolon vuoksi.

Käyttöoikeudet

Rooli	Katso raportti	Vie raportti	Näe kaikki työntekijät
Employee	Vain omat tiedot	Ei	Ei
Manager	Kaikki	Kyllä	Kyllä
Admin	Kaikki	Kyllä	Kyllä
Owner	Kaikki	Kyllä	Kyllä

UKK

K: Mitä “Suunniteltu”-vaihtokytkentä tekee?

V: Kun se on käytössä, raportti sisältää sarakkeet, jotka näyttävät suunnitellun (aikataulutetun) vuoron alku- ja loppuajat rinnakkain todellisten aikojen kanssa, mikä helpottaa poikkeamien näkemistä.

K: Miten “Vuoron kesto” lasketaan?

V: Vuoron kesto on kokonaisaika todellisen vuoron alun ja lopun välillä vähennettynä kaikilla kirjatuilla taukoajoilla.

K: Mikä ero on “Poissaolotuntien” ja “Poissaolo työtuntien” välillä?

V: Poissaolotunnit on kokonaisaika, jonka työntekijä oli poissa. Poissaolo työtunnit viittaa erityisesti suunniteltuihin työtunteihin, jotka jäivät tekemättä poissaolon vuoksi.

K: Voinko nähdä poistettujen työntekijöiden tiedot?

V: Kyllä. Aseta Näytä käyttäjät -suodatin arvoon Poistetut sisällyttääksesi järjestelmästä poistetut työntekijät.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Toteutuneet vuoroajat puuttuvat	Työntekijät eivät käyttäneet Läsnäolo-moduulia kelloon kirjautumiseen/poistumiseen.	Varmista, että työntekijät aloittavat ja lopettavat vuorot Läsnäolo-ominaisuuden kautta.
Myöhästymistunnit näyttävät 0 kaikille	Aikatauluja ei julkaistu, joten ei ole suunniteltua aikaa vertailtavaksi.	Julkaise aikataulut ennen vuorojen alkua.
Tauon kesto on tyhjä	Tauot-moduuli ei ole käytössä tai työntekijät eivät kirjanneet taukoja.	Ota Tauot-moduuli käyttöön ja ohjaa työntekijöitä käyttämään taukotoimintoa.
Raportti latautuu hitaasti monilla riveillä	Suuri päivämääräväli tai monta työntekijää.	Kavenna päivämääräväliä tai suodata projektin/tehtävän mukaan tietoaineiston pienentämiseksi.
Suunnitellut sarakkeet eivät näy	“Suunniteltu”-vaihtokytkentä on pois päältä.	Ota käyttöön Suunniteltu-vaihtokytkentä suodattimissa.