Employee Working Hours Report

Mikä tämä on?

Työntekijöiden työtunnit -raportti on yksi Shiftonin kattavimmista raporteista. Se vertaa suunniteltuja vuoroaikatauluja todellisiin läsnäolotietoihin ja antaa esimiehille täydellisen näkymän siitä, miten työntekijöiden todelliset työtunnit vastaavat aikataulua. Raportti sisältää myös taukoajan, myöhästymiset, ennenaikaiset lähdöt ja poissaolotunnit, mikä tekee siitä välttämättömän palkkahallinnon valmisteluun ja läsnäolon seurantaan.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Attendance-moduuli on käytössä	Todelliset vuoroajat tulevat Attendance-moduulista.
2	Julkaistut aikataulut	Suunnitellut ajat vaativat julkaistuja aikatauluja.
3	Esimies-, Admin- tai Omistaja-rooli	Täysi pääsy vaatii korotetut oikeudet.

Vaiheittaiset ohjeet

Raporttiin pääsy

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Reports vasemmasta sivupalkista.	Raportit-sivu avautuu.
2	Valitse Employee Working Hours raporttiluettelosta.	Raportti latautuu suodattimilla ja tietotaulukolla.

Suodattimien käyttö

Suodatin	Tyyppi	Kuvaus
Projects	Monivalinta	Suodata yhden tai useamman projektin mukaan.
Date range	Päivämäärävalitsin	Valitse raportointijakson alkamis- ja päättymispäivä.
Show users	Pudotusvalikko	Vaihtoehdot: All, New (äskettäin lisätyt), Deleted (poistetut työntekijät).
Planned	Kytkin	Näytä tai piilota suunnitellut vuorotiedot todellisten tietojen rinnalla.
Marks	Monivalinta	Suodata työntekijöille määritettyjen mukautettujen merkintöjen/tunnisteiden mukaan.
Position	Pudotusvalikko	Suodata työntekijän tehtävän mukaan.

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Määritä haluamasi suodattimet.	Suodattimet on asetettu.
2	Napsauta Apply Filter.	Taulukko päivittyy suodatetuilla tiedoilla.

Raporttitaulukon lukeminen

Sarake	Kuvaus
Nimi	Työntekijän koko nimi.
Projekti	Projekti, johon vuoro kuuluu.
Vuoron alku	Todellinen aika, jolloin työntekijä aloitti vuoron.
Vuoron loppu	Todellinen aika, jolloin työntekijä lopetti vuoron.
Vuoron kesto	Todellinen kokonaistyöaika (ilman taukoja).
Tauon kesto	Vuoron aikana pidetty kokonaistaukoaika.
Myöhästymistunnit	Tunnit, jotka työntekijä saapui myöhässä suunniteltuun alkamisaikaan verrattuna.
Ennenaikaisen lähdön tunnit	Tunnit, jotka työntekijä lähti aikaisin suunniteltuun päättymisaikaan verrattuna.
Poissaolotunnit	Tunnit, jolloin työntekijä oli poissa (aikataulutettu mutta ei saapunut paikalle).
Poissaolon työtunnit	Suunnitellut työtunnit, jotka menetettiin poissaolon vuoksi.

Käyttöoikeudet

Rooli	Näytä raportti	Vie raportti	Näe kaikki työntekijät
Työntekijä	Vain omat tiedot	Ei	Ei
Esimies	Kaikki	Kyllä	Kyllä
Admin	Kaikki	Kyllä	Kyllä
Omistaja	Kaikki	Kyllä	Kyllä

Usein kysytyt kysymykset

K1: Mitä "Planned"-kytkin tekee?
Kun se on käytössä, raportti sisältää sarakkeet, jotka näyttävät suunnitellut (aikataulutetut) vuoron alkamis- ja päättymisajat todellisten aikojen rinnalla, mikä helpottaa eroavaisuuksien havaitsemista.

K2: Miten "Vuoron kesto" lasketaan?
Vuoron kesto on kokonaisaika todellisen vuoron alun ja lopun välillä, vähennettynä mahdollisella kirjatulla taukoajalla.

K3: Mikä on ero "Poissaolotuntien" ja "Poissaolon työtuntien" välillä?
Poissaolotunnit on kokonaisaika, jonka työntekijä oli poissa. Poissaolon työtunnit viittaa nimenomaan suunniteltuihin työtunteihin, jotka menetettiin poissaolon vuoksi.

K4: Voinko nähdä poistettujen työntekijöiden tiedot?
Kyllä. Aseta Show users -suodatin arvoon Deleted sisällyttääksesi järjestelmästä poistetut työntekijät.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Todelliset vuoroajat puuttuvat	Työntekijät eivät käyttäneet Attendance-moduulia sisään-/uloskirjautumiseen.	Varmista, että työntekijät aloittavat ja lopettavat vuorot Attendance-toiminnon kautta.
Myöhästymistunnit näyttävät 0 kaikilla	Aikatauluja ei ollut julkaistu, joten vertailukohtana ei ole suunniteltua aikaa.	Julkaise aikataulut ennen vuorojen alkua.
Tauon kesto on tyhjä	Breaks-moduuli ei ole käytössä tai työntekijät eivät kirjanneet taukoja.	Ota Breaks-moduuli käyttöön ja ohjeista työntekijöitä käyttämään taukotoimintoa.
Raportti latautuu hitaasti monilla riveillä	Suuri päivämääräväli tai paljon työntekijöitä.	Rajaa päivämääräväliä tai suodata projektin/tehtävän mukaan tietomäärän pienentämiseksi.
Suunnitellut sarakkeet eivät näy	"Planned"-kytkin on pois päältä.	Ota Planned-kytkin käyttöön suodattimissa.