Aktiviteettimallit - Shifton Help

Uudelleenkaytettavien aktiviteettimaarittelyjen hallinta tehtavien luomisen nopeuttamiseksi ja yhdenmukaisen toiminnan varmistamiseksi koko organisaatiossa.

Mika tama on?

Aktiviteettimallit ovat ennalta maaritettuja asetuksia, joita voidaan kayttaa uudelleen uusien aktiviteettien luomisessa. Sen sijaan, etta tayttaisitte samat kentat joka kerta — nimi, kesto, projekti, muistiinpanot — tallennatte ne malliksi ja sovellatte muutamalla klikkauksella.

Malleja hallitaan Aktiivisuusmallit -valilehdella Activity-sivulla (Calendar-valilehden vieressa). Luomisen jalkeen mallit ovat kaytettavissa uusia aktiviteetteja luotaessa — seka yksittain etta massana.

Edellytykset

#	Vaatimus	Tiedot
1	Paasy Activity-sivulle	Aktiviteettitoiminnallisuuden kayttooikeus tarvitaan.
2	Rooli Paallikko, Yllapitaja tai Owner	Mallien hallintaan tarvitaan korotetut oikeudet.
3	Projektit on maaritetty	Mallit voivat viitata tiettyihin projekteihin.

Vaiheittaiset ohjeet

Siirtyminen aktiviteettimalleihin

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry Aktiviteetti-sivulle vasemman sivupalkin kautta.	Activity-sivu avautuu aktiivisella Calendar-valilehdella.
2	Napsauta Aktiivisuusmallit -valilehtea (Calendar-valilehden vieressa).	Malliosio avautuu olemassa olevien mallien luettelolla (jos niita on).

Uuden mallin luominen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Aktiivisuusmallit -valilehdella napsauta Luo Malli (tai +-painiketta).	Mallin luomislomake avautuu.
2	Syota mallin nimi — selkea kuvaus aktiviteettityypista.	Nimikentta on taytetty.
3	Maarita oletuskesto tasta mallista luotaville aktiviteeteille.	Kesto on asetettu.
4	Valitse projekti, johon malli on sidottu (tarvittaessa).	Projekti on yhdistetty.
5	Lisaa oletusmuistiinpanot tai -ohjeet, jotka nakyvat tasta mallista luoduissa aktiviteeteissa.	Muistiinpanot on tallennettu mallin osaksi.
6	Maarita lisakentat tarpeen mukaan (sijainti, tehtavanimiketta koskevat vaatimukset jne.).	Kaikki tarvittavat oletusarvot on asetettu.
7	Napsauta Tallenna.	Malli on luotu ja nakyy luettelossa.

Mallin muokkaaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Aktiivisuusmallit -valilehdella etsi haluamasi malli.	Mallin rivi on nakyvissa luettelossa.
2	Napsauta Muokkaa-painiketta (kynakuvake) mallin vieressa.	Muokkauslomake avautuu nykyisilla arvoilla.
3	Tee muutokset tarvittaviin kenttiin.	Kentat on paivitetty.
4	Napsauta Tallenna.	Malli on paivitetty. Aiemmin tasta mallista luodut aktiviteetit eivat muutu.

Mallin poistaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Aktiivisuusmallit -valilehdella etsi poistettava malli.	Mallin rivi on nakyvissa luettelossa.
2	Napsauta Poista-painiketta (roskakorikuvake) mallin vieressa.	Vahvistusikkuna tulee nakyviin.
3	Vahvista poistaminen.	Malli on poistettu luettelosta. Aiemmin tasta mallista luodut aktiviteetit sailyvat muuttumattomina.

Mallin kayttaminen aktiviteettia luotaessa

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Aktiviteettikalenterissa napsauta Luo toiminto.	Aktiviteetin luomislomake avautuu.
2	Valitse malli pudotusvalikosta.	Lomake taytetaan automaattisesti mallin arvoilla (nimi, kesto, projekti, muistiinpanot).
3	Muokkaa tarvittaessa kenttia (esim. paivamaara tai tietty tyontekija).	Kentat on saadetty tata yksittaista tapausta varten.
4	Napsauta Tallenna.	Malliin perustuva uusi aktiviteetti on luotu.

Mallin kenttaviite

Kentta	Pakollinen	Kuvaus
Mallin nimi	Kylla	Selkea nimi mallille.
Oletuskesto	Kylla	Ennalta maaritetty kesto tasta mallista luotaville aktiviteeteille.
Projekti	Ei	Oletusprojekti aktiviteettiin liittamiseksi.
Muistiinpanot / Ohjeet	Ei	Oletusteksti, joka nakyy aktiviteetin muistiinpanokentassa.
Sijainti	Ei	Oletustyosijainti.
Tehtavanimike	Ei	Vaadittu tehtavanimike aktiviteettia varten (kaytetaan kohdistuksessa).

Kayttooikeudet

Rooli	Mallien katselu	Mallien luominen	Mallien muokkaus	Mallien poistaminen
Tyontekija	Ei	Ei	Ei	Ei
Vuoropaallikko	Kylla	Ei	Ei	Ei
Paallikko	Kylla	Kylla	Kylla	Kylla
Yllapitaja	Kylla	Kylla	Kylla	Kylla
Owner	Kylla	Kylla	Kylla	Kylla

Usein kysytyt kysymykset

K1: Jos paivitan mallin, muuttuvatko olemassa olevat aktiviteetit?
Ei. Aiemmin mallista luodut aktiviteetit sailyvat muuttumattomina. Mallin paivitys vaikuttaa vain uusiin aktiviteetteihin, jotka luodaan siita jatkossa.

K2: Voinko luoda useita malleja yhdelle projektille?
Kylla. Voit luoda niin monta mallia kuin tarvitset, myos yhden projektin sisalla. Esimerkiksi erilliset mallit kohteille “Aamukatselmus”, “Paivatoimitus” ja “Iltaraportti” — kaikki samassa projektissa.

K3: Voinko kopioida mallin?
Jos kopiointitoiminto on kaytettavissa, voit kopioida olemassa olevan mallin ja muokata sita. Muussa tapauksessa luo uusi malli ja tayta vastaavat arvot manuaalisesti.

K4: Ovatko mallit kaytettavissa kaikissa projekteissa?
Mallit ovat kaytettavissa yritystasolla. Jos malli on sidottu tiettyyn projektiin, kyseinen projekti asetetaan oletusarvoksi, mutta aktiviteettia luotaessa projekti voidaan vaihtaa.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
“Create template” -painike ei nay	Riittamattomat oikeudet.	Malleja voivat luoda vain Paallikko, Yllapitaja tai Owner. Ota yhteytta Yllapitajaan.
Mallin lomakkeessa ei ole tarpeeksi kenttia	Osa kentista voi olla piilossa “Advanced”-kytkimen takana.	Etsi mallin lomakkeesta lisaasetukset-osiota.
Poistettu malli nakyy edelleen	Selaimen valimuistiongelma.	Paivita sivu — mallin pitaisi kadota.
Mallilista on tyhja aktiviteettia luotaessa	Yhtaan mallia ei ole luotu.	Siirry Aktiivisuusmallit -valilehdelle ja luo vahintaan yksi malli.
Mallista ladattiin vaarat arvot	Mallissa voi olla vanhentuneita tietoja.	Muokkaa mallia ja paivita oletusarvot.