Uudelleenkaytettavien aktiviteettimaarittelyjen hallinta tehtävien luomisen nopeuttamiseksi ja yhdenmukaisen toiminnan varmistamiseksi koko organisaatiossa.
Mikä tämä on?
Aktiviteettimallit ovat ennalta maaritettuja asetuksia, joita voidaan käyttää uudelleen uusien aktiviteettien luomisessa. Sen sijaan, että tayttaisitte samat kentät joka kerta — nimi, kesto, projekti, muistiinpanot — tallennatte ne malliksi ja sovellatte muutamalla klikkauksella.
Malleja hallitaan Aktiivisuusmallit -välilehdellä Activity-sivulla (Calendar-välilehden vieressä). Luomisen jälkeen mallit ovat käytettävissä uusia aktiviteetteja luotaessa — sekä yksittain että massana.
Malliosio avautuu olemassa olevien mallien luettelolla (jos niitä on).
Uuden mallin luominen
Vaihe
Toiminto
Odotettu tulos
1
Aktiivisuusmallit -välilehdellä napsauta Luo Malli (tai +-painiketta).
Mallin luomislomake avautuu.
2
Syötä mallin nimi — selkeä kuvaus aktiviteettityypista.
Nimikentta on täytetty.
3
Määritä oletuskesto tästä mallista luotaville aktiviteeteille.
Kesto on asetettu.
4
Valitse projekti, johon malli on sidottu (tarvittaessa).
Projekti on yhdistetty.
5
Lisää oletusmuistiinpanot tai -ohjeet, jotka näkyvät tästä mallista luoduissa aktiviteeteissa.
Muistiinpanot on tallennettu mallin osaksi.
6
Määritä lisakentat tarpeen mukaan (sijainti, tehtavanimiketta koskevat vaatimukset jne.).
Kaikki tarvittavat oletusarvot on asetettu.
7
Napsauta Tallenna.
Malli on luotu ja näkyy luettelossa.
Mallin muokkaaminen
Vaihe
Toiminto
Odotettu tulos
1
Aktiivisuusmallit -välilehdellä etsi haluamasi malli.
Mallin rivi on nakyvissa luettelossa.
2
Napsauta Muokkaa-painiketta (kynäkuvake) mallin vieressä.
Muokkauslomake avautuu nykyisilla arvoilla.
3
Tee muutokset tarvittaviin kenttiin.
Kentät on päivitetty.
4
Napsauta Tallenna.
Malli on päivitetty. Aiemmin tästä mallista luodut aktiviteetit eivät muutu.
Mallin poistaminen
Vaihe
Toiminto
Odotettu tulos
1
Aktiivisuusmallit -välilehdellä etsi poistettava malli.
Mallin rivi on nakyvissa luettelossa.
2
Napsauta Poista-painiketta (roskakorikuvake) mallin vieressä.
Vahvistusikkuna tulee näkyviin.
3
Vahvista poistaminen.
Malli on poistettu luettelosta. Aiemmin tästä mallista luodut aktiviteetit säilyvät muuttumattomina.
Mallin käyttäminen aktiviteettia luotaessa
Vaihe
Toiminto
Odotettu tulos
1
Aktiviteettikalenterissa napsauta Luo toiminto.
Aktiviteetin luomislomake avautuu.
2
Valitse malli pudotusvalikosta.
Lomake täytetään automaattisesti mallin arvoilla (nimi, kesto, projekti, muistiinpanot).
3
Muokkaa tarvittaessa kenttiä (esim. päivämäärä tai tietty työntekijä).
Kentät on saadetty tätä yksittaista tapausta varten.
4
Napsauta Tallenna.
Malliin perustuva uusi aktiviteetti on luotu.
Mallin kenttaviite
Kenttä
Pakollinen
Kuvaus
Mallin nimi
Kyllä
Selkeä nimi mallille.
Oletuskesto
Kyllä
Ennalta määritetty kesto tästä mallista luotaville aktiviteeteille.
Projekti
Ei
Oletusprojekti aktiviteettiin liittamiseksi.
Muistiinpanot / Ohjeet
Ei
Oletusteksti, joka näkyy aktiviteetin muistiinpanokentassa.
Sijainti
Ei
Oletustyosijainti.
Tehtävänimike
Ei
Vaadittu tehtävänimike aktiviteettia varten (käytetään kohdistuksessa).
Käyttöoikeudet
Rooli
Mallien katselu
Mallien luominen
Mallien muokkaus
Mallien poistaminen
Työntekijä
Ei
Ei
Ei
Ei
Vuoropaallikko
Kyllä
Ei
Ei
Ei
Paallikko
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Ylläpitäjä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Owner
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Usein kysytyt kysymykset
K1: Jos paivitan mallin, muuttuvatko olemassa olevat aktiviteetit? Ei. Aiemmin mallista luodut aktiviteetit säilyvät muuttumattomina. Mallin päivitys vaikuttaa vain uusiin aktiviteetteihin, jotka luodaan siitä jatkossa.
K2: Voinko luoda useita malleja yhdelle projektille? Kyllä. Voit luoda niin monta mallia kuin tarvitset, myös yhden projektin sisällä. Esimerkiksi erilliset mallit kohteille “Aamukatselmus”, “Paivatoimitus” ja “Iltaraportti” — kaikki samassa projektissa.
K3: Voinko kopioida mallin? Jos kopiointitoiminto on käytettävissä, voit kopioida olemassa olevan mallin ja muokata sitä. Muussa tapauksessa luo uusi malli ja täytä vastaavat arvot manuaalisesti.
K4: Ovatko mallit käytettävissä kaikissa projekteissa? Mallit ovat käytettävissä yritystasolla. Jos malli on sidottu tiettyyn projektiin, kyseinen projekti asetetaan oletusarvoksi, mutta aktiviteettia luotaessa projekti voidaan vaihtaa.
Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
Ongelma
Mahdollinen syy
Ratkaisu
“Create template” -painike ei nay
Riittämättömät oikeudet.
Malleja voivat luoda vain Paallikko, Ylläpitäjä tai Owner. Ota yhteyttä Ylläpitäjään.
Mallin lomakkeessa ei ole tarpeeksi kenttiä
Osa kentistä voi olla piilossa “Advanced”-kytkimen takana.
Etsi mallin lomakkeesta lisäasetukset-osiota.
Poistettu malli näkyy edelleen
Selaimen valimuistiongelma.
Päivitä sivu — mallin pitäisi kadota.
Mallilista on tyhjä aktiviteettia luotaessa
Yhtään mallia ei ole luotu.
Siirry Aktiivisuusmallit -välilehdelle ja luo vähintään yksi malli.
